उनके स्वभाव से, ईमेल एक लिखित पत्र की तरह औपचारिक नहीं है। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको ईमेल लिखते समय अधिक औपचारिक स्वर का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। विचार करें कि प्राप्तकर्ता कौन है, फिर सही अभिवादन चुनें। उसके बाद, आप एक ग्रीटिंग प्रारूप के बारे में सोच सकते हैं और एक प्रारंभिक वाक्य लिख सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1: प्राप्तकर्ताओं को ध्यान में रखते हुए
चरण 1. तय करें कि आपको कितना औपचारिक होना चाहिए।
भले ही आप "औपचारिक" ईमेल लिखते हों, औपचारिकता का स्तर इसे प्राप्त करने वाले व्यक्ति पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, एक व्याख्याता को ईमेल की औपचारिकता का स्तर नौकरी के आवेदन के लिए ईमेल के समान नहीं है।
पहले संपर्क पर, सुरक्षित रहने के लिए, अधिक औपचारिक स्वर का उपयोग करें।
चरण 2. प्राप्तकर्ता का नाम खोजें।
उन प्राप्तकर्ताओं को खोजने के लिए कुछ शोध करें जिन्हें आप नहीं जानते हैं। नाम जानने से अभिवादन अधिक व्यक्तिगत हो जाएगा, भले ही आप औपचारिक तकनीक का उपयोग करें।
चरण 3. प्राप्तकर्ता उदाहरण का पालन करें।
यदि प्राप्तकर्ता आपको पहले ईमेल करता है, तो आप उसके द्वारा उपयोग किए जाने वाले अभिवादन की प्रतिलिपि बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि वह "Hi" और आपके पहले नाम का उपयोग करता है, तो आप "Hi" और उसके पहले नाम का उपयोग करके उसी शैली में उत्तर दे सकते हैं।
भाग २ का ३: अभिवादन चुनना
चरण 1. "प्रिय" का प्रयोग करें।
नमस्ते "प्रिय।" (प्राप्तकर्ता के नाम के बाद) किसी कारण से आमतौर पर उपयोग किया जाता है। यह अभिवादन बिना दबंग हुए औपचारिक है, और इतना परिचित है कि इस पर ज्यादा ध्यान नहीं जाता है, और यह ठीक है। आप ऐसा अभिवादन नहीं चाहते जो विशिष्ट हो क्योंकि यह जगह से बाहर है।
चरण 2. यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं तो "ईमानदारी से" प्रयास करें।
यह अभिवादन व्यावसायिक ईमेल में अपेक्षाकृत औपचारिक रूप से उपयोग किया जाता है, खासकर यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं। हालांकि, यदि संभव हो तो पहले नाम देखना एक अच्छा विचार है।
यदि ईमेल बहुत औपचारिक है और आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो आप "किससे यह चिंतित हो सकते हैं" का भी उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, यह अभिवादन कभी-कभी लोगों को नाराज़ कर देता है क्योंकि यह व्यक्तिगत नहीं है।
चरण 3. कम औपचारिक ईमेल में "Hi" या "Hello" पर विचार करें।
ईमेल सामान्य रूप से पत्रों की तुलना में कम औपचारिक लगते हैं। तो, आप एक औपचारिक ईमेल में "Hi" जैसे ग्रीटिंग का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी व्याख्याता को ईमेल लिख रहे हैं, विशेष रूप से जिससे आप परिचित हैं, तब भी नमस्ते कहना उचित होगा।
चरण 4. "अरे" का प्रयोग न करें।
जबकि अर्ध-औपचारिक ईमेल में "हाय" स्वीकार्य है, "अरे" एक अलग कहानी है। यह अभिवादन बहुत ही आकस्मिक है, यहाँ तक कि सीधे भाषण में भी। इसलिए आपको इससे बचना चाहिए। यहां तक कि अगर आप अपने बॉस को अच्छी तरह से जानते हैं, तो भी उसे संबोधित ईमेल में "अरे" का उपयोग करने से बचें।
चरण 5. यदि आवश्यक हो तो नाम के बजाय शीर्षक का प्रयोग करें।
कभी-कभी, जब आप किसी को ईमेल लिखते हैं, तो आप केवल कंपनी या संगठन में उनकी स्थिति जानते हैं। इस मामले में, नाम के बजाय केवल शीर्षक का उपयोग करें, जैसे "प्रिय। मानव संसाधन प्रबंधक, "प्रिय। भर्ती समिति", या "प्रिय। प्रोफेसर"।
चरण 6. ईमेल को अधिक औपचारिक बनाने के लिए एक अभिवादन जोड़ें।
यदि संभव हो तो "सर", "पिता", "माँ", "डॉ" जोड़ें। या अधिक औपचारिक प्रभाव के लिए प्राप्तकर्ता के नाम से पहले "प्रोफेसर"। साथ ही, अपने उपनाम या पूरे नाम का उपयोग करें, न कि केवल अपने पहले नाम का।
3 का भाग 3: ईमेल लिखें और प्रारंभ करें
चरण 1. ग्रीटिंग को पहली पंक्ति में रखें।
शीर्ष पंक्ति पर आपके द्वारा चुने गए ग्रीटिंग का कब्जा होता है, उसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम होता है। यदि संभव हो तो एक शीर्षक या शीर्षक का प्रयोग करें, जैसे "श्रीमान", "माँ", या "डॉ।", उसके बाद अपना पहला और अंतिम नाम।
चरण 2. अल्पविराम का प्रयोग करें।
आम तौर पर, आपको अभिवादन के बाद अल्पविराम का उपयोग करना चाहिए। एक औपचारिक पत्र में, आप एक कोलन का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह आमतौर पर ईमेल के लिए बहुत औपचारिक होता है। एक अल्पविराम पर्याप्त होगा, लेकिन यदि आप किसी ईमेल में एक प्रारंभिक पत्र लिख रहे हैं तो आप एक कोलन का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. अगली पंक्ति पर जारी रखें।
सलाम का सबसे ऊपर अपना स्थान है। उसके बाद, अगली लाइन पर जाने के लिए एंटर की दबाएं। यदि आप वाक्यों को इंडेंट करने के बजाय नए पैराग्राफ के लिए रिक्त स्थान का उपयोग कर रहे हैं, तो ग्रीटिंग और पहले पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन रखें।
चरण 4. यदि आवश्यक हो, तो प्रारंभिक वाक्य में अपना परिचय दें।
पहले ईमेल के लिए, अपना परिचय दें, भले ही आप प्राप्तकर्ता को वास्तविक जीवन में जानते हों। व्यक्तिगत जानकारी प्रदान करके, प्राप्तकर्ताओं को आपका ईमेल पढ़ने के लिए प्रोत्साहित किया जाएगा।
- उदाहरण के लिए, "मेरा नाम जेसिका हार्टोनो है, और मैं एबीसी कंपनी में मार्केटिंग का निदेशक हूं।" आप प्राप्तकर्ता को अपना परिचय भी दे सकते हैं, जैसे "मेरा नाम रामा सुसांतो है और मैं आपकी मार्केटिंग क्लास लेता हूं (मार्केटिंग 101 हर मंगलवार और गुरुवार दोपहर)।"
- यदि आप प्राप्तकर्ता को पहले से जानते हैं और उसे ईमेल कर चुके हैं, तो बेझिझक पहले वाक्य को अभिवादन के रूप में उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "इतने त्वरित उत्तर के लिए धन्यवाद" या "मैं आपके अच्छे स्वास्थ्य की कामना करता हूं"।
चरण 5. ईमेल का मुख्य भाग लिखें।
अधिकांश औपचारिक ईमेल मामले की तह तक जाते हैं। इसका मतलब है कि पहले और दूसरे वाक्यों को पता होना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता को क्यों लिख रहे हैं। याद रखें, अपने लक्ष्य के बारे में यथासंभव संक्षिप्त रहें।
