क्योंकि यह अक्सर व्यक्तिगत और अनौपचारिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, औपचारिक ईमेल लिखना कठिन हो सकता है। हालांकि, अगर आपको किसी शिक्षक, बॉस, बिजनेस पार्टनर, सरकारी एजेंसी, या किसी अन्य व्यक्ति को औपचारिक ईमेल लिखना है, जिसे औपचारिकता की आवश्यकता है, तो बस इन सरल दिशानिर्देशों का पालन करें। संक्षेप में और स्पष्ट रूप से अपनी बात रखें, और लेखन, शैली और औपचारिक पत्र प्रारूप के नियमों का पालन करें। अंत में, भेजने से पहले अपना ईमेल जांचें और सही करें।
कदम
3 में से विधि 1: ईमेल को फ़ॉर्मेट करना
चरण 1. एक पेशेवर ईमेल पते का प्रयोग करें।
आदर्श रूप से, ईमेल पता आपके वास्तविक नाम का रूपांतर है, न कि उपयोगकर्ता नाम या उपनाम। यदि संभव हो तो अंकों या अन्य अक्षरों के बिना अवधियों, डैश या अंडरस्कोर का उपयोग करें।
उदाहरण के लिए [email protected] गैर-पेशेवर प्रतीत होगा। इस बीच, [email protected] उपयोग करने के लिए अधिक उपयुक्त होगा।
चरण 2. एक पेशेवर फ़ॉन्ट का प्रयोग करें।
अधिकांश ईमेल सेवाएं आज आपको विभिन्न प्रकार के फोंट और टेक्स्ट में लिखने की अनुमति देती हैं। हालांकि, आधिकारिक ईमेल के लिए, टाइम्स न्यू रोमन और एरियल जैसे आधिकारिक फोंट से चिपके रहना सबसे अच्छा है। कॉमिक सेन्स या पुरानी अंग्रेज़ी जैसे सजावटी फ़ॉन्ट से बचें। निम्न के अलावा:
- अपने ईमेल को पढ़ने में आसान फ़ॉन्ट में लिखें, जैसे आकार 12.
- इटैलिक, बोल्ड या बहुरंगी फोंट जैसे विशेष लेखन से बचें, जब तक कि यह ईमेल की सामग्री और उद्देश्य के अनुकूल न हो।
- ईमेल को पूरी तरह से बड़े अक्षरों में न लिखें। इस तरह लिखने से आपको ऐसा लगेगा जैसे आप प्राप्तकर्ता पर चिल्ला रहे हैं।
चरण 3. ईमेल को एक संक्षिप्त और सटीक शीर्षक (विषय) दें।
शीर्षक में ईमेल की सामग्री से संबंधित कुछ खोजशब्दों का प्रयोग करें। यह प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल को अनदेखा करने से रोकने में मदद करेगा। बिना शीर्षक या अस्पष्ट शीर्षक का उपयोग करके भेजे गए ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए महत्वहीन दिखाई देंगे।
- "त्वरित प्रश्न," "आपसे संपर्क" या "महत्वपूर्ण मामले" जैसे ईमेल शीर्षक प्राप्तकर्ता को अस्पष्ट दिखाई देंगे।
- इस बीच, ईमेल शीर्षक "शेड्यूल, अतिथि सूची, लंच आमंत्रण, और 12 मार्च के लिए मीटिंग सारांश" बहुत लंबा प्रतीत होगा और इसमें एक साथ कई विषय होंगे।
- दूसरी ओर, ईमेल का शीर्षक "12 मार्च को एस्केलेटर डैमेज के बारे में बैठक" काफी छोटा और स्पष्ट है। यह शीर्षक प्राप्तकर्ता को मुख्य विषय का एक सिंहावलोकन, साथ ही एक स्पष्ट तिथि भी दे सकता है।
विधि २ का ३: लेखन सामग्री
चरण 1. उपयुक्त अभिवादन का प्रयोग करें।
हमेशा ग्रीटिंग के साथ औपचारिक ईमेल शुरू करें। आप सीधे प्राप्तकर्ता का नाम लिख सकते हैं (यदि आप जानते हैं)। प्राप्तकर्ता का नाम उसके शीर्षक या शीर्षक (श्री, सुश्री, डॉ, आदि) के साथ पूरा करें। आप चाहें तो प्राप्तकर्ता के नाम और शीर्षक से पहले "प्रिय" भी लिख सकते हैं।
- यदि आप ईमेल प्राप्त करने वाले का नाम नहीं जानते हैं, तो बस "प्रिय महोदय/मैडम" या "इच्छुक पार्टियों के लिए" लिखें।
- "नमस्ते," या "नमस्ते," या अन्य अनौपचारिक अभिवादन का उपयोग न करें।
चरण 2. पहले पैराग्राफ में अपना परिचय दें (यदि आवश्यक हो)।
यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिससे आपने पहले कभी संपर्क नहीं किया है, जैसे कोई नया ग्राहक, मानव संसाधन प्रबंधक, या सरकारी अधिकारी, तो अपना परिचय दें और बताएं कि आप ईमेल क्यों कर रहे हैं। इसे अपने ईमेल के पहले या दूसरे वाक्य में लिख लें।
उदाहरण के लिए, नौकरी के आवेदन को ईमेल करते समय, आप लिख सकते हैं, "मेरा नाम मारिया इसाबेला है। मैंने JobXYZ.com वेबसाइट पर विज्ञापित एक प्रशासनिक सहायक के रूप में नौकरी के लिए आवेदन करने के लिए आपसे संपर्क किया था।"
चरण 3. सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को प्राथमिकता दें।
अपना परिचय देने और ईमेल भेजने का अपना मुख्य उद्देश्य बताने के बाद, आप ईमेल के मुख्य भाग के साथ आगे बढ़ सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को सबसे ऊपर सूचीबद्ध करें। इस तरह, आप प्राप्तकर्ता के समय की अधिक सराहना करेंगे और ईमेल के उद्देश्य को स्पष्ट करेंगे।
उदाहरण के लिए, किसी सरकारी अधिकारी को ईमेल लिखते समय, आप इसके साथ शुरू कर सकते हैं: "मेरा नाम मारिया इसाबेला है। मुझे आपका ईमेल पता सलाटिगा सिटी कोर्ट की आधिकारिक वेबसाइट से मिला है। मैं इस पत्र को अपनी आपत्ति व्यक्त करने के लिए भेज रहा हूं। मुझे 29 फरवरी 2015 को टिकट मिला था।"
चरण 4. सीधे पत्र के मुद्दे पर पहुंचें।
औपचारिक पत्र में आप अपनी बात सीधे तौर पर व्यक्त कर सकते हैं। छोटी सी बात पाठक को केवल भ्रमित करेगी और यह समझना मुश्किल होगा कि आपको उनसे क्या चाहिए या क्या चाहिए।
- उदाहरण के लिए, परिसर में एक प्रोफेसर को पत्र लिखते समय, आपको इधर-उधर जाने और इस तरह की बातें लिखने की आवश्यकता नहीं है: "मैं मारिया इसाबेला हूं। क्या आप मुझे जानते हैं? रसायन विज्ञान 221 अभी मेरा पसंदीदा पाठ्यक्रम है क्योंकि आपका शिक्षण सामग्री बहुत अच्छी तरह से व्यवस्थित है। इसलिए, मैं हमेशा अनुसरण कर सकता हूं और जान सकता हूं कि क्या परीक्षण किया जाएगा। परीक्षा के संबंध में, मुझे आगामी परीक्षा की याद दिला दी जाती है।"
- दूसरी ओर, इस तरह से एक ईमेल लिखने से यह स्पष्ट हो सकता है, "मैं मारिया इसाबेला हूं। मैं रसायन विज्ञान 221 का छात्र हूं, और मैं आपको परीक्षा कार्यक्रम के संभावित टकराव के बारे में बताना चाहता हूं।"
चरण 5. एक संक्षिप्त ईमेल लिखें।
हालांकि लंबाई की कोई विशेष सीमा नहीं है, लेकिन ईमेल को एक लैपटॉप या कंप्यूटर स्क्रीन जितना लंबा बनाना एक अच्छा विचार है।
यदि आपका ईमेल काफी लंबा है, तो इसे कई छोटे पैराग्राफ में विभाजित करें। इंडेंट लिखने के बजाय प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन छोड़ दें।
चरण 6. आधिकारिक भाषा का प्रयोग करें।
चूंकि औपचारिक ईमेल पेशेवर उद्देश्यों के लिए बनाए जाते हैं, इसलिए आपको एक अच्छा प्रभाव बनाने की आवश्यकता है। पूर्ण वाक्यों और विनम्र वाक्यांशों का प्रयोग करें। निम्नलिखित से बचें:
- बोलचाल की भाषा
- अनावश्यक संक्षिप्ताक्षर
- इमोटिकॉन्स और इमोजी का उपयोग
- अपमानजनक शब्द
- मज़ाक
चरण 7. एक उपयुक्त समापन अभिवादन का प्रयोग करें।
अभिवादन खोलने की तरह ही, अभिवादन को बंद करने के कई विकल्प हैं जिनका उपयोग औपचारिक पत्रों में किया जा सकता है। अपना पूरा नाम और शीर्षक, साथ ही कोई अन्य शीर्षक (यदि कोई हो) शामिल करना सुनिश्चित करें। समापन अभिवादन के उदाहरण जिनका उपयोग किया जा सकता है उनमें शामिल हैं:
- "सादर,"
- "आपका विश्वासी,"
- "शुक्रिया,"
- "अभिवादन,"
- "आपका छात्र,"
विधि 3 का 3: पत्र भेजने की तैयारी
चरण 1. आवश्यक संलग्नक शामिल करें।
यदि आपको कोई अनुलग्नक शामिल करना है, तो इसे ईमेल के मुख्य भाग में शामिल करना सुनिश्चित करें ताकि इसे पढ़ने वाले लोग इसे देख सकें। अनुलग्नकों और फ़ाइल आकारों की संख्या को सीमित करने का प्रयास करें, और सामान्य और व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली फ़ाइल प्रकारों का उपयोग करें।
उदाहरण के लिए, एक नोटिस शामिल करें जैसे "मैं अपने पाठ्यक्रम जीवन और पोर्टफोलियो की एक पीडीएफ प्रति संलग्न कर रहा हूं।"
चरण 2. ईमेल की सामग्री, वर्तनी और व्याकरण में सुधार करें।
अपनी वर्तनी और व्याकरण की गलतियों का पता लगाने के लिए केवल ईमेल सेवाओं पर निर्भर न रहें। अपना ईमेल ज़ोर से पढ़ें या किसी से जाँच करवाएँ और उसे ठीक करें। इस तरह, आप वर्तनी की गलतियाँ और अस्पष्ट वाक्य आसानी से पा सकते हैं।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल में कोई संवेदनशील जानकारी नहीं है।
हमेशा याद रखें कि ईमेल संचार का सुरक्षित तरीका नहीं है। ध्यान रखें कि ईमेल सर्वर को हैक किया जा सकता है, या प्राप्तकर्ता जानबूझकर या अनजाने में ऐसी जानकारी साझा कर सकता है जिसे आप प्रकट नहीं करना चाहते हैं।
