बैठक की योजना बनाते समय, आपको सभी प्रासंगिक सूचनाओं को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से संप्रेषित करना चाहिए। आपको चर्चा के समय, स्थान और विषय का विवरण देना होगा। यदि बैठक के लिए किसी तैयारी या सामग्री की आवश्यकता हो तो आपको नोट्स भी लेने पड़ सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस माध्यम का उपयोग करते हैं, ईमेल या आउटलुक ऐप, सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण जानकारी प्रसारित की जाती है ताकि सभी आमंत्रित लोग इसे जान सकें और भविष्यवाणी कर सकें कि वे किसके खिलाफ हैं।
कदम
विधि 1 का 3: सशक्त विषय लिखना
चरण 1. बैठक की तारीख और विषय के साथ एक संक्षिप्त, प्रासंगिक विषय लिखें।
इन बातों को सब्जेक्ट बॉक्स में लिखने से आमंत्रित व्यक्ति बिना ईमेल खोले ही मीटिंग के समय और विषय को समझ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "बैठक 01/03: नए रिपोर्टिंग दिशानिर्देश।"
चेतावनी:
यदि आप मीटिंग का विषय नहीं लिखते हैं, तो लोग यह पूछने के लिए उत्तर दे सकते हैं कि क्या मीटिंग उनके विभाग के लिए प्रासंगिक है या यदि उन्हें इसमें भाग लेना चाहिए। तो सुनिश्चित करें कि आप बैठक के विषय को लिख लें!
चरण 2. विषय बॉक्स में उपस्थिति की पुष्टि का अनुरोध करें।
अगर आपको पता होना चाहिए कि कौन आ रहा है, तो सब्जेक्ट बॉक्स में पुष्टि के लिए पूछें। इस तरह, पाठकों को पता चल जाएगा कि उन्हें जितनी जल्दी हो सके प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, भले ही उन्होंने ईमेल नहीं खोला हो। आप लिख सकते हैं, "शुक्रवार 10/06 एचआर मीटिंग, कृपया जल्द ही पुष्टि करें।"
आप यह भी लिख सकते हैं, "कृपया जवाब दें: एचआर मीटिंग 10/06।"
चरण 3. यदि बैठक अत्यावश्यक है, तो इसे सब्जेक्ट बॉक्स में लिखें।
यदि बैठक का विषय अत्यावश्यक है या त्वरित निर्णय की आवश्यकता है ताकि बैठक तुरंत हो, तो विषय बॉक्स में एक आपातकालीन चिह्न लगाएं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "आपातकालीन बैठक सोमवार 31/02: साइबर सुरक्षा।"
बैठक के विषय की व्याख्या करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि पाठक अनुमान लगा सके कि क्या चर्चा की जाएगी।
चरण 4. लिख लें कि बैठक अनिवार्य है या सिर्फ एक सुझाव।
यदि आप एक बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो कुछ लोगों की उपस्थिति हमेशा जरूरी नहीं हो सकती है। संबंधित विभागों को विषय बॉक्स में लिखें या उन्हें बताएं कि क्या उन्हें उपस्थित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "अनिवार्य मार्केटिंग मीटिंग 6/10।"
यदि पाठक को उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं है, तो आप लिख सकते हैं "कुशल विपणन रणनीति पर 10/6 बैठक में भाग लेने की अनुशंसा की जाती है।"
चरण 5. भ्रम से बचने के लिए विषय बॉक्स में पूर्ण शब्दों का प्रयोग करें।
संक्षिप्त रूप कुशल लग सकते हैं, लेकिन वे वास्तव में पूर्ण शब्दों की तुलना में कम विशिष्ट हैं और भ्रम पैदा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "केके" का अर्थ "पारिवारिक कार्ड" या "क्रेडिट कार्ड" हो सकता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी व्यक्तिगत भाषा कौन समझता है या नहीं समझता है।
हालाँकि, आप "RSVP", "HR" और "KTP" जैसे सामान्य संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग कर सकते हैं।
विधि 2 का 3: ईमेल सामग्री लिखना
चरण 1. एक दोस्ताना, संक्षिप्त परिचय और संक्षिप्त नोट्स लिखें।
यदि आप किसी बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं या यदि आप सभी को नहीं जानते हैं तो अपना परिचय देना आवश्यक है। इस संक्षिप्त परिचय में, आपको यह बताना चाहिए कि क्या कोई दस्तावेज या सामग्री है जिसे पूरा किया जाना चाहिए/बैठक में लाया जाना चाहिए।
एक दोस्ताना या नौकरी-प्रासंगिक परिचय बनाएं। उदाहरण के लिए, "नमस्कार, टिम! अगले सप्ताह नए कार्यक्रम के शुरू होने का इंतजार नहीं कर सकता!"
युक्ति:
पाठकों को याद दिलाएं कि क्या उन्हें कोई विशिष्ट कार्य पूरा करना है या किसी मीटिंग में कुछ लाना है। उदाहरण के लिए, "अपनी विक्रेता संपर्क सूची की 4 हार्ड कॉपी लाना न भूलें।"
चरण 2. तारीख और समय को एक अलग लाइन पर लिखें ताकि वह अलग दिखे।
आमंत्रितों के लिए यह महत्वपूर्ण सूचना है। तो, इसे स्पष्ट करें और इसके आस-पास के अन्य वाक्यों से अलग दिखें। इसके ऊपर और नीचे दो पंक्तियाँ रखें या इसे मोटे अक्षरों में लिखें।
- उदाहरण: "6 अक्टूबर, 2020, 10.30 - 11.45 डब्ल्यूआईबी"
- यदि बैठक ऑनलाइन हो रही है, तो समय क्षेत्र की जानकारी प्रदान करें ताकि विभिन्न समय क्षेत्रों के लोग गलत संचार के कारण पीछे न रहें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "6 अक्टूबर, 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
चरण 3. दिनांक और समय के बाद स्थान लिखें।
सुनिश्चित करें कि स्थान भी प्रमुख रूप से दिनांक और समय की तरह लिखा गया है, खासकर यदि बैठक एक नए स्थान पर आयोजित की जा रही है, जिसे खोजना मुश्किल है, या यदि आप जानते हैं कि कुछ आमंत्रित व्यक्ति स्थान से अपरिचित हैं। वर्चुअल मीटिंग (लाइव फ़ोरम या वीडियो चैट के माध्यम से) के लिए, फ़ोरम या वीडियो लिंक को आसानी से एक्सेस करने के लिए आमंत्रित लोगों के लिए एक सीधा लिंक प्रदान करें।
निर्देश देते समय, यथासंभव विस्तृत रहें। उदाहरण: "कृपया सासना विद्या सरवोनो बिल्डिंग (जालान गाटोट सुब्रतो नंबर 10) के मीटिंग रूम 592 में आएं। कमरा 592 इमारत की दूसरी मंजिल पर है। इसलिए आपको भूतल से लिफ्ट लेनी होगी, 12वीं मंजिल पर रुकना होगा, और 59वीं मंजिल तक जाने के लिए भवन के दक्षिण की ओर (अपनी बाईं ओर) लिफ्ट का उपयोग करना होगा।
चरण 4. बैठक का उद्देश्य साझा करें।
बैठक के उद्देश्य के बारे में आमंत्रित व्यक्ति को सूचित करें। एक छोटा एजेंडा बताने से आमंत्रित लोगों को यह समझने में मदद मिलेगी कि उन्हें पहले से कौन से कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है। आप विषय को नाम दे सकते हैं (जैसे "साइबर सुरक्षा अपडेट") या आप शेड्यूल कर सकते हैं:
- 10.30 - 10.45 नवीनतम परियोजना स्थिति की जानकारी प्रदान करें
- 10.45 - 11.10 अच्छे ऑफर्स की तुलना करें और चुनें
- 11.10 - 11.30 मंथन और प्रक्षेपण लक्ष्य
चरण 5. व्याकरण संबंधी या सूचनात्मक त्रुटियों के लिए ईमेल को दोबारा जांचें।
दोबारा जांच करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात बैठक की तारीख, समय और स्थान है। सुनिश्चित करें कि ये तीन चीजें सही हैं! आप यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने सभी आवश्यक जानकारी प्रदान की है, परिचय, एजेंडा, या आपके द्वारा जोड़े गए किसी अन्य नोट को फिर से पढ़ सकते हैं।
ईमेल भेजने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए जोर से पढ़ें कि आपका लेखन स्पष्ट और संक्षिप्त है।
विधि 3 का 3: आउटलुक या एकीकृत कैलेंडर ऐप का उपयोग करना
चरण 1. आउटलुक में होम मेनू पर "नई बैठक" पर क्लिक करें।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक जैसे एकीकृत कैलेंडर के साथ संचार डेटाबेस का उपयोग करती है, तो इसका उपयोग मीटिंग की योजना बनाने के लिए करें। यह माध्यम आम तौर पर आपके साथ काम करने वाले लोगों द्वारा चुना गया संचार चैनल है।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक या इसी तरह की सेवा का उपयोग नहीं करती है, तो निमंत्रण भेजने के लिए अपनी एजेंसी द्वारा प्रदान किए गए ईमेल का उपयोग करें।
चरण 2. "शेड्यूलिंग असिस्टेंट" विंडो से समय और तारीख चुनें।
एक नई मीटिंग बनाने के बाद, एक कैलेंडर विंडो दिखाई देगी। "शेड्यूलिंग असिस्टेंट" पर क्लिक करें और मीटिंग के लिए उपलब्ध समय और तारीख को हाइलाइट करें।
सुनिश्चित करें कि आपने आमंत्रित लोगों के भाग लेने के लिए सही समय चुना है। कंपनी के आवेदन के आधार पर, आपको अपनी प्रदर्शन सेटिंग्स बदलनी पड़ सकती हैं ताकि स्क्रीन पर हर किसी का (और आपका) शेड्यूल दिखाई दे।
चरण 3. आमंत्रितों को उनके नाम लिखकर या पता पुस्तिका का उपयोग करके जोड़ें।
मैन्युअल रूप से नाम दर्ज करने के लिए टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें या पता पुस्तिका के माध्यम से स्क्रॉल करें और सूची से एक आमंत्रित व्यक्ति का नाम चुनें। आमंत्रण समय की उपलब्धता की जांच के लिए "शेड्यूलिंग सहायक" फ़ंक्शन का उपयोग करें।
यदि आमंत्रित लोगों के पास खाली समय नहीं है, तो उनके नाम हाइलाइट कर दिए जाएंगे। शेड्यूलर सहायक आपके शेड्यूल और अन्य आमंत्रित लोगों के अनुरूप अनुशंसित समय भी प्रदान करेगा।
चरण 4. बैठक का प्रारंभ और समाप्ति समय निर्धारित करें।
सुनिश्चित करें कि तिथि आपके द्वारा पहले सेट की गई तारीख से मेल खाती है। यदि आप इसे बदलना चाहते हैं तो कैलेंडर बटन पर क्लिक करें। मीटिंग के लिए उपयुक्त समय का चयन करने के लिए समय सूची के दाईं ओर नीचे तीर का उपयोग करें।
बैठक समाप्त होने का समय लिखना दूसरे व्यक्ति के समय का सम्मान करने का आपका तरीका है ताकि वे भविष्यवाणी कर सकें कि क्या होने जा रहा है और दिन के लिए यात्रा या काम की योजना बना सकते हैं।
चरण 5. स्क्रीन के शीर्ष पर "मीटिंग" के तहत "अपॉइंटमेंट" पर क्लिक करें।
आप शेड्यूल स्क्रीन पर वापस आ जाएंगे और आप देख सकते हैं कि आपकी मीटिंग शेड्यूल की गई है। उसके बाद, आप एक विषय, स्थान और नोट्स जोड़ सकते हैं।
यदि आप शेड्यूल स्क्रीन में मीटिंग प्रविष्टि नहीं देखते हैं, तो पिछले चरणों पर वापस जाएं और तब तक दोहराएं जब तक कि आपका मीटिंग शेड्यूल प्रकट न हो जाए।
चरण 6. विषय, स्थान और विशिष्ट नोट्स लिखें।
बैठक के विषय को कुछ संक्षिप्त शब्दों में सूचित करें (उदाहरण: "नया उत्पाद परीक्षण")। विशिष्ट स्थान बताएं। यदि स्थान आमतौर पर बैठकों के लिए उपयोग नहीं किया जाता है या उस तक पहुंचना मुश्किल है, तो स्थान निर्देश लिखें। अतिरिक्त नोट्स दें (जैसे कि उन्हें जो तैयारी करनी है) जो बैठक के लिए प्रासंगिक हों।
- स्थान का पता दें, भले ही यह संभावना हो कि आमंत्रित व्यक्ति को पहले से ही पता हो।
- जब आप कर लें तो "भेजें" पर क्लिक करें।
युक्ति:
किसी ऐसे विषय का उपयोग न करें जो बहुत व्यापक हो, जैसे "विचार-मंथन" क्योंकि इस प्रकार के शब्द बैठक के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट जानकारी नहीं देते हैं। आप इसे "एक नए उत्पाद के लिए एक विक्रेता के बारे में दिमाग में दिमाग" से बदल सकते हैं।
टिप्स
- ईमेल या आमंत्रण को दोबारा पढ़ते समय, सुनिश्चित करें कि यह संक्षिप्त और सुव्यवस्थित है।
- एक दोस्ताना और पेशेवर स्वर का प्रयोग करें।
- सभी लक्ष्यों को आमंत्रित किया गया है यह सुनिश्चित करने के लिए प्राप्तकर्ता सूची को दोबारा जांचें।
- यदि आप प्राप्तकर्ताओं से संपूर्ण ईमेल पता छिपाना चाहते हैं, तो "गुप्त प्रति" बॉक्स में ईमेल पता टाइप करें।
चेतावनी
- बिना तिथि, समय और स्थान के आमंत्रण या ईमेल न लिखें। आमंत्रित लोग भ्रमित होंगे और आपको इन चीजों के बारे में पूछने वाले दर्जनों उत्तर प्राप्त होंगे।
- सभी बड़े अक्षरों में न लिखें क्योंकि इसे चिल्लाने के रूप में समझा जाएगा और यह बहुत ही गैर-पेशेवर है।
