ईमेल लिखना वास्तव में काफी सरल है, लेकिन एक सामान्य प्रारूप है जिस पर आपको ध्यान देना चाहिए। साथ ही, आधिकारिक और अनौपचारिक ईमेल के बीच का अंतर जानें। यहां वे चीजें हैं जो आपको जाननी चाहिए।
कदम
5 में से विधि 1: मूल ईमेल भेजने के चरण
चरण 1. एक ईमेल पता बनाएँ।
यदि आपके पास अभी तक कोई ईमेल पता नहीं है, तो आगे बढ़ने से पहले आपको एक ईमेल सेवा प्रदाता के साथ पंजीकरण करना होगा। सौभाग्य से, कई मुफ्त वेब-आधारित ईमेल सेवाएं आपको बिना कोई पैसा खर्च किए एक ईमेल पता प्राप्त करने की अनुमति देती हैं। कुछ सबसे लोकप्रिय वेब ईमेल सेवाओं में शामिल हैं:
- जीमेल लगीं
- हॉटमेल
- Yahoo mail
चरण 2. "लिखें" या "नया" पर क्लिक करें।
"ईमेल लिखने से पहले, आपको लिखने के लिए एक नया, खाली मेलबॉक्स खोलना होगा। मेलबॉक्स को खोलने का तरीका आपके द्वारा उपयोग की जा रही सेवा के आधार पर भिन्न होता है, लेकिन आमतौर पर पृष्ठ के शीर्ष के पास एक बटन होगा जिसमें "लिखें," "नया," या "नया संदेश" जैसा लेबल।
यदि आप नहीं जानते कि नया संदेश कैसे बनाया जाता है, तो इसे विस्तार से कैसे करें, यह जानने के लिए अपनी ईमेल सेवा का सहायता पृष्ठ देखें।
चरण 3. प्राप्तकर्ता का ईमेल पता लिख लें।
आपको अपना ईमेल पता लिखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको उस व्यक्ति का ईमेल पता लिखना चाहिए जो आपका ईमेल प्राप्त करेगा।
- आमतौर पर, आप कई ईमेल पतों को अलग करने के लिए बस एक स्थान का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन कुछ सेवाओं के लिए आवश्यक है कि आप एक से अधिक ईमेल पतों को अल्पविराम या अन्य विराम चिह्न से अलग करें। यदि आप जिस सेवा का उपयोग कर रहे हैं, उसके लिए इन विराम चिह्नों के उपयोग की आवश्यकता है, तो सेवा प्रदाता को मार्गदर्शन प्रदान करना चाहिए था।
- "प्रति:" फ़ील्ड में प्राथमिक प्राप्तकर्ता का ईमेल पता दर्ज करें। प्राथमिक प्राप्तकर्ता आमतौर पर वह व्यक्ति होता है जिसके लिए संदेश का इरादा होता है, या ईमेल के मुख्य भाग में संदर्भित होता है।
- "CC:" फ़ील्ड में दूसरा ईमेल पता टाइप करें। यह कॉलम "कॉपी" कॉलम है। प्राप्तकर्ता को आमतौर पर कॉपी फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है यदि ईमेल विशेष रूप से कॉपी प्राप्त करने वाले को संबोधित नहीं है, लेकिन उसके पास ऐसी चीजें हैं जो उसे पता होनी चाहिए।
- ईमेल पते छिपाने के लिए "BCC:" फ़ील्ड का उपयोग करें। यदि आप नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता यह देखें कि ईमेल किसको संबोधित है, तो प्राप्तकर्ता का पता "ब्लाइंड कॉपी" फ़ील्ड में टाइप करें।
चरण 4. एक सूचनात्मक शीर्षक लिखें।
प्रत्येक ईमेल सेवा आपको "विषय" बॉक्स में अपने ईमेल का शीर्षक / विषय लिखने की अनुमति देती है।
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आपके ईमेल का शीर्षक छोटा होना चाहिए, लेकिन प्राप्तकर्ता को ईमेल की सामग्री का अंदाजा दें।
- उदाहरण के लिए, किसी मित्र को एक अनौपचारिक ईमेल का शीर्षक "आप कैसे हैं?" हो सकता है, लेकिन यदि आपने कोई असाइनमेंट ईमेल किया है, तो ईमेल का शीर्षक "गणित असाइनमेंट" हो सकता है।
- व्याख्याताओं या वरिष्ठों के लिए प्रश्नों का शीर्षक "प्रश्न के बारे में …" भी हो सकता है, उसके बाद एक छोटा लेबल होता है जिसमें आपके द्वारा पूछे जा रहे विषय का स्पष्टीकरण होता है।
- ध्यान रखें कि शीर्षक रहित संदेश "(कोई विषय नहीं)" लेबल वाले प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में दिखाई देंगे।
चरण 5. अपने ईमेल का मुख्य भाग लिखें।
ईमेल का मुख्य भाग शीर्षक फ़ील्ड के नीचे बड़े टेक्स्ट बॉक्स में लिखा होना चाहिए।
- एक ईमेल में आम तौर पर एक ग्रीटिंग, संदेश और समापन होना चाहिए।
- चूंकि ईमेल त्वरित संचार के लिए अभिप्रेत है, आपको आमतौर पर यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका ईमेल बहुत लंबा नहीं है।
चरण 6. "भेजें" बटन दबाएं।
ईमेल लिखना समाप्त करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल को फिर से पढ़ें कि आपने कोई व्याकरणिक या वर्तनी की गलतियाँ नहीं की हैं, और संदेश उस विषय को सामने लाता है जिसे आप कवर करना चाहते हैं। जब आपका ईमेल भेजने के लिए तैयार हो, तो प्राप्तकर्ता को ईमेल भेजने के लिए संदेश बॉक्स में "भेजें" पर क्लिक करें।
विधि 2 का 5: एक अनौपचारिक ईमेल लिखना
चरण 1. जानें कि अनौपचारिक ईमेल कब भेजना है।
गैर-आधिकारिक ईमेल उन लोगों को संबोधित किए जाने चाहिए जिनकी आप परवाह करते हैं, जिनमें मित्रों, परिवार और भागीदारों शामिल हैं। यदि आपका ईमेल आधिकारिक नहीं है और आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति को भेज रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह जानते हैं, तो आप एक अनौपचारिक ईमेल भेज सकते हैं।
मित्रों या परिवार को औपचारिक ईमेल भेजने का एकमात्र अच्छा समय वह है जब आप औपचारिक स्वर के साथ समूह संदेश भेज रहे हों, जैसे कि दान के लिए अनुरोध या विज्ञापन। चूंकि ईमेल उन लोगों को भी भेजा जाएगा जो आपके बहुत करीब नहीं हैं, आपको उन लोगों को खुश करने के लिए स्वर को समायोजित करने की आवश्यकता होगी।
चरण 2. एक अनौपचारिक शीर्षक लिखें।
आपको एक शीर्षक लिखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको अपने ईमेल को एक शीर्षक देना चाहिए। एक शीर्षक लिखें जो संक्षिप्त, संक्षिप्त और मैत्रीपूर्ण हो।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पुराने मित्र को ईमेल लिख रहे हैं, तो आप एक ऐसे शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं जो आपको हंसाता है, या एक साधारण शीर्षक जैसे "लंबे समय तक नहीं देखा!"।
- यदि आप किसी विशिष्ट उद्देश्य से ईमेल लिख रहे हैं, तो अपना उद्देश्य लिखें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक बैठक के बारे में एक ईमेल लिख रहे हैं, तो अपने ईमेल को एक शीर्षक के साथ शीर्षक दें जिसमें घटना का उल्लेख हो।
चरण 3. ईमेल में प्राप्तकर्ता के नाम का उल्लेख करने पर विचार करें।
अनौपचारिक ईमेल के लिए, यह कड़ाई से आवश्यक नहीं है, लेकिन यह अभी भी एक संदेश शुरू करने का एक विनम्र तरीका हो सकता है।
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आपका अभिवादन प्राप्तकर्ता के नाम जितना सरल हो सकता है:
बॉब,
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आप एक दोस्ताना अभिवादन भी शामिल कर सकते हैं:
- "हाय बॉब!"
- "श्री बॉब,"
- "सुबह, बॉब!"
चरण 4. ईमेल स्पष्ट रूप से लिखें, लेकिन अनौपचारिक भाषा शैली का उपयोग करें।
आपके ईमेल की सामग्री को समझना आसान होना चाहिए, लेकिन अनौपचारिक संवादी स्वर में।
- ईमेल पढ़ें और अपने आप से पूछें, क्या यह ईमेल वैसा ही है जैसा मैं व्यक्तिगत रूप से बोलने पर कहूँगा? यदि उत्तर हाँ है, तो आपको अनौपचारिक ईमेल के लिए सही स्वर मिल गया है।
- संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग करें। संक्षेप औपचारिक लेखन का हिस्सा नहीं हैं। लेकिन आमतौर पर रोजमर्रा की बातचीत में इस्तेमाल किया जाता है। इसलिए, संक्षिप्त नाम अनौपचारिक ईमेल के लिए उपयुक्त है।
- चाहें तो स्लैंग का इस्तेमाल करें। आप इंटरनेट स्लैंग का उपयोग कर सकते हैं, जैसे: "thx" के लिए "धन्यवाद।" "टिटि डीजे" के लिए "सड़क पर सावधान रहें", "एस 7" के लिए "सहमत", आदि।
- जरूरत पड़ने पर इमोटिकॉन्स का भी इस्तेमाल करें:)।
चरण 5. ईमेल के अंत में अपना नाम लिखने पर विचार करें।
अनौपचारिक ईमेल के लिए अभिवादन, समापन या हस्ताक्षर वास्तव में आवश्यक नहीं हैं, वे संदेश को बंद करने का एक अच्छा तरीका हो सकते हैं।
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आपका ईमेल बंद करना सिर्फ एक नाम हो सकता है:
- "जेन"
- "-जेन"
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आप ईमेल बंद करने के साथ थोड़ा रचनात्मक भी प्राप्त कर सकते हैं:
- "यह बहुत समय पहले की बात है! जेन।"
- "यह ईमेल स्वचालित रूप से हटा दिया जाएगा। 3…2…1…"
विधि 3 का 5: आधिकारिक ईमेल लिखना
चरण 1. जानें कि आधिकारिक ईमेल भेजने का समय कब है।
जब आप उन लोगों को संदेश लिखते हैं जिन्हें आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, जैसे बॉस, सहकर्मी, ग्राहक और ग्राहक, प्रशिक्षक, और समुदाय/राजनीतिक नेता आपको एक औपचारिक ईमेल का उपयोग करना चाहिए।
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ध्यान रखें कि एक बार जब आप उस व्यक्ति के साथ संबंध बना लेते हैं, तो आपको ऐसा लग सकता है कि उपरोक्त लोगों को ईमेल लिखते समय एक औपचारिक ईमेल अनावश्यक है। जब कोई औपचारिक ईमेल बहुत कठोर लगता है, तो "अर्ध-औपचारिक" ईमेल लिखें।
- अर्ध-औपचारिक ईमेल में, आपकी शैली थोड़ी अधिक आरामदेह हो सकती है, लेकिन आपको अभी भी इंटरनेट स्लैंग का उपयोग करने की अनुमति नहीं है।
- आपको अर्ध-औपचारिक ईमेल पर अभी भी एक हस्ताक्षर शामिल करना चाहिए, लेकिन आपको अपने नाम के तहत अपनी सभी संपर्क जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. एक सूचनात्मक शीर्षक लिखें।
आपका ईमेल शीर्षक छोटा लेकिन सटीक होना चाहिए। सीधे उस मुद्दे पर जाएं जो आप उठा रहे हैं।
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उदाहरण के लिए:
- जब आप अपने प्रोफेसर को निबंध असाइनमेंट के बारे में ईमेल करते हैं, तो "निबंध प्रश्न" लिखें।
- जब आप किसी ऐसी नौकरी के लिए आवेदन करते हैं जिसके बारे में आप विज्ञापन से जानते हैं, तो "प्रबंधन पद के लिए आवेदन (विज्ञापन से)" लिखें।
- यदि आप एक ईमेल लिख रहे हैं जो ग्राहक सेवा से मदद मांग रहा है या किसी तकनीकी समस्या की रिपोर्ट कर रहा है, तो "समस्या के साथ भाग #000000" लिखें।
चरण 3. औपचारिक अभिवादन लिखें।
औपचारिक अभिवादन में "प्रिय / प्रिय," प्राप्तकर्ता का नाम शामिल होना चाहिए। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम और उपयुक्त शीर्षक का प्रयोग करें, फिर एक अवधि के साथ अभिवादन समाप्त करें।
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उदाहरण के लिए:
- "प्रिय मिस्टर स्मिथ"
- "प्रिय श्रीमती जोन्स"
- "प्रिय डॉ इवांस"
चरण 4. सुनिश्चित करें कि ईमेल की सामग्री लक्ष्य पर है और सटीक है।
सुनिश्चित करें कि यह कुछ पैराग्राफ से अधिक लंबा नहीं है, और यह कि सामग्री वास्तव में ईमेल के विषय को कवर करने के लिए है। औपचारिक भाषा का प्रयोग करें, और सुनिश्चित करें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सही है।
- संक्षिप्ताक्षरों के प्रयोग से बचें।
- इंटरनेट स्लैंग या इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें।
चरण 5. एक उपयुक्त समापन अभिवादन का प्रयोग करें।
सबसे आम समापन अभिवादन "अभिवादन" है, लेकिन कई अन्य समापन अभिवादन भी हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। एक विनम्र समापन अभिवादन का प्रयोग करें और अल्पविराम से समाप्त करें।
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अन्य समापन अभिवादन जिनका आप उपयोग कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:
- सादर,
- शुक्रिया,
- शुभकामनाएं,
चरण 6. यदि आवश्यक हो तो अपने हस्ताक्षर में संपर्क जानकारी प्रदान करें।
ईमेल क्लोजिंग ग्रीटिंग के तहत अपना पूरा नाम शामिल करें। अपने नाम के तहत, आप अपना शीर्षक और संपर्क जानकारी शामिल करना चाह सकते हैं जिसकी आवश्यकता हो सकती है।
- आपकी स्थिति, यदि कोई हो, में उस कंपनी/संस्थान का पद और नाम शामिल होना चाहिए जहां आप काम करते हैं।
- कम से कम एक फोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता शामिल करें। आप एक डाक पता और वेबसाइट भी शामिल करना चाह सकते हैं।
विधि 4 का 5: अनौपचारिक ईमेल के प्रकार
चरण १. अपने घर चले गए मित्र को एक ईमेल लिखें।
यदि आपके मित्र, परिवार या साथी हाल ही में घर आए हैं, तो उनकी स्थिति जानने के लिए एक ईमेल लिखें। पूछें कि उनकी प्रवास प्रक्रिया कैसी चल रही है, उनका नया वातावरण कैसा है, इत्यादि।
चरण 2. एक मित्र को ईमेल करें जिसने आपको कभी ईमेल पता नहीं दिया।
यदि आपको किसी मित्र का ईमेल पता किसी और से मिलता है, तो ईमेल लिखना और यह सुनिश्चित करना बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके मित्र का ईमेल सही है। यह भी बताना न भूलें कि आप कौन हैं।
चरण 3. पुरुषों को ईमेल लिखना सीखें।
यदि आप एक महिला हैं और आप पहली बार किसी लड़के को ईमेल लिख रहे हैं, तो आप चिंतित महसूस कर सकते हैं, खासकर यदि लड़का ऐसा लड़का है जिसे आप पसंद कर सकते हैं। एक ईमेल लिखने की कोशिश करें जो आराम से लेकिन फिर भी स्मार्ट और शांत दिखे।
भले ही यह खतरनाक लगे, आप अपने प्यार का इजहार करने के लिए ईमेल लिख सकते हैं।
चरण 4. महिलाओं को ईमेल लिखना सीखें।
यदि आप पहली बार किसी महिला को ईमेल करने वाले पुरुष हैं, तो आपको यह प्रक्रिया बहुत कठिन लग सकती है। अपने आप को शांत करें और एक ऐसा संदेश लिखें जो आकस्मिक और साफ-सुथरा लगे।
चरण 5. एक याचना ईमेल लिखें।
यदि आप ईमेल प्राप्त करने वाले को मजाकिया दिखना चाहते हैं, तो प्राप्तकर्ता के सामने उसी भाषा का उपयोग करें जिसका उपयोग आप मोहक भाषा में करते हैं। आप "गले और चुंबन" जैसे इमोटिकॉन्स या अभिव्यक्तियों का भी उपयोग कर सकते हैं।
आप डेटिंग साइट्स पर उन लोगों को प्रलोभन ईमेल भी लिख सकते हैं जिन्हें आप जानते हैं। यदि आप यह ईमेल लिख रहे हैं, तो आपको आकर्षक और सूचनात्मक दिखना चाहिए, ताकि वह जान सके कि आप कौन हैं।
चरण 6. एक प्रेम ईमेल लिखें।
इस डिजिटल युग में, प्रेम पत्र उतने ही महत्वपूर्ण हैं जितने कि प्रेम पत्र। अगर आपका साथी बाहर है और आप अपने प्यार का इजहार करना चाहते हैं, तो ऐसा करने का सबसे तेज़ तरीका ईमेल है।
विधि 5 का 5: औपचारिक ईमेल के प्रकार
चरण 1. अपना नौकरी आवेदन ईमेल के माध्यम से भेजें।
जब आप अपना आवेदन ईमेल करते हैं और फिर से शुरू करते हैं, तो आपको यह बताना चाहिए कि आप किस रिक्ति के लिए आवेदन कर रहे हैं, आप नौकरी क्यों चाहते हैं, और आपके पास कौन सी योग्यताएं हैं जो आपको नौकरी के लिए उपयुक्त बनाती हैं। आपको अपना रिज्यूम अटैचमेंट के रूप में भी शामिल करना चाहिए।
- आप इंटर्नशिप के लिए आवेदन करने के लिए एक ईमेल भी लिख सकते हैं। बताएं कि आप किस तरह की इंटर्नशिप चाहते हैं और यह आपके करियर के लक्ष्यों को पूरा करने में आपकी मदद कैसे कर सकता है। उन कारणों को भी शामिल करें जिनकी वजह से आपको इंटर्नशिप के लिए चुना जाना चाहिए।
- यदि आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसके बारे में कोई उत्तर प्राप्त नहीं होने पर एक अनुवर्ती ईमेल भेजें।
चरण 2. जानें कि व्याख्याताओं को ईमेल कैसे करें।
प्रोफेसरों को ईमेल करना कठिन हो सकता है, लेकिन यह अभी भी उतना ही कठिन है जितना कि किसी अन्य औपचारिक ईमेल को भेजना। आपका प्रोफेसर व्यस्त व्यक्ति हो सकता है, इसलिए प्रश्नों को यथासंभव स्पष्ट करें।
यदि आप व्याख्याता द्वारा अच्छी तरह से जाने जाते हैं, तो आप उसे सिफारिश पत्र के लिए एक अनुरोध ईमेल भी कर सकते हैं।
चरण 3. एक "क्वेरी" ईमेल भेजें।
यह ईमेल प्रकाशन के लिए एक काम की स्वीकृति के लिए संपादक को एक ईमेल पूछताछ है। आपको अपने काम की व्याख्या करनी चाहिए ताकि आपका संपादक काम को समझ सके।
चरण 4. कर्मियों से संपर्क करने के लिए ईमेल का उपयोग करें।
अगर आपको लगता है कि आपकी कंपनी के एचआर में कुछ गड़बड़ है, तो इसे हल करने का सबसे तेज़ तरीका कर्मियों में उपयुक्त व्यक्ति को ईमेल करना है। सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल समस्या का अच्छी तरह से वर्णन करता है।
चेतावनी
ईमेल में पासवर्ड, उपयोगकर्ता नाम या क्रेडिट कार्ड नंबर और टिन जैसी व्यक्तिगत जानकारी न दें।
