लिखित नीतियां और प्रक्रियाएं संगठन के दिशानिर्देशों, नियमों, फोकस और सिद्धांतों की रूपरेखा तैयार करती हैं। आम तौर पर, कर्मचारियों के लिए बनाई गई नियमावली में नीतियों और प्रक्रियाओं को शामिल किया जाता है। व्यावसायिक नीतियों और प्रक्रियाओं को कैसे लिखना है यह कंपनी के लक्ष्यों पर ही निर्भर करता है।
कदम
5 का भाग 1: व्यावसायिक लक्ष्यों की रूपरेखा तैयार करें
चरण 1. लक्ष्यों की एक सूची बनाएं।
एक प्रबंधक या व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप कंपनी के लक्ष्यों को जानते हैं। बिक्री लक्ष्यों, कर्मचारी और प्रबंधन लक्ष्यों और अगले कुछ वर्षों में आपके द्वारा अपेक्षित व्यावसायिक स्थिति जैसी चीज़ों पर विचार करें।
- ऐसे लक्ष्य निर्धारित करने का प्रयास करें जो न केवल विशिष्ट हों, बल्कि प्राप्य और प्रयास करने योग्य भी हों। उदाहरण के लिए, वित्तीय लक्ष्य निर्धारित करें जो पहुंच के भीतर हों, और कर्मचारी प्रदर्शन के लिए ऐसे लक्ष्य निर्धारित करें जिन्हें आपके द्वारा निर्धारित नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करके प्राप्त किया जा सकता है।
- एक बार जब आप अपने लक्ष्य निर्धारित कर लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप व्यवसाय के स्वामी या प्रबंधक के रूप में प्रतिबद्ध होने के लिए तैयार हैं। नीतियों और प्रक्रियाओं को विकसित करने में लक्ष्य निर्धारित करना एक महत्वपूर्ण पहला कदम है। फिर, पालन करना कोई कम महत्वपूर्ण नहीं है।
चरण 2. नौकरियों और प्रक्रियाओं की एक सूची लिखें।
अपने व्यवसाय में दैनिक घटनाओं और कार्यों के बारे में सोचें। हर उस काम को लिख लें जिसे हर दिन पूरा किया जाना चाहिए ताकि व्यवसाय सुचारू रूप से चले।
निम्नलिखित पर विचार करें: किन कार्यों के लिए औपचारिक विवरण या निर्देशन की आवश्यकता होती है? किन प्रक्रियाओं को समान रूप से लगातार किया जाना चाहिए? मैनुअल काम पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय जिसमें अधिक निर्देश की आवश्यकता नहीं होती है, बड़े कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें।
चरण 3. संभावित समस्याओं और समाधानों की सूची बनाएं।
यह सुनिश्चित करने के लिए नीतियां बनाई जाती हैं कि सब कुछ सुचारू रूप से चले और कर्मचारियों और प्रबंधकों के पास प्रदर्शन के मानक हों। उन समस्याओं के बारे में सोचें जो नीति के अभाव में उत्पन्न हो सकती हैं। इस तरह, आप उन नीतियों के बारे में सोच सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता है।
किसी संभावित समस्या के बारे में सोचते समय, समस्या को हल करने या ठीक करने के तरीके के बारे में एक त्वरित अवलोकन देखें। दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों के बारे में सोचें, जैसे कि वित्त, कर्मचारियों और ग्राहकों के बीच बातचीत, और कर्मचारी व्यवहार और दृष्टिकोण।
5 का भाग 2: व्यावसायिक नीतियां लिखना
चरण 1. नीति श्रेणियों की सूची बनाएं।
नीति के साथ हल किए जाने वाले विभिन्न संभावित मुद्दों पर विचार करने के बाद, प्रत्येक की श्रेणियों के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, सुरक्षा, शेड्यूलिंग, व्यवहार, वेतन, लाभ, छुट्टी या छुट्टी, और भेदभाव जैसी श्रेणियों का उपयोग करें।
बाद में मैनुअल को संकलित करते समय, पहले से ही श्रेणियों में विभाजित नीतियां आपको मैनुअल और उसके अनुभागों को व्यवस्थित करने में मदद करेंगी। श्रेणियाँ आपको यह तय करने में भी मदद करती हैं कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और उन्हें और अधिक विस्तार से विभाजित कर सकता है।
चरण 2. प्रत्येक श्रेणी के अंतर्गत विभिन्न नीतियों को तोड़ने के लिए रूपरेखा प्रारूप का उपयोग करें।
टेम्प्लेट आपको प्रत्येक नीति या श्रेणी के पहलुओं में गहराई से खुदाई करने देता है, और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, नियम और विनिर्देश जोड़ते हैं। प्रत्येक अनुभाग या श्रेणी को क्रमबद्ध करने के लिए संख्याओं का उपयोग करें।
एक छोटी रूपरेखा के साथ शुरू करें। फिर, सभी प्रारंभिक विचारों को लिखने के बाद, आप रूपरेखा पर वापस जा सकते हैं और जैसे ही आप बदलते हैं, जोड़ या बढ़ा सकते हैं।
चरण 3. नीति उल्लंघनों के उचित परिणामों के बारे में सोचें।
नीतियां व्यवसायों को ठीक से काम करने में सक्षम बनाती हैं, और उन मानकों के रूप में भी काम करती हैं जिनका कर्मचारियों और प्रबंधन को पालन करना चाहिए। नीतियां लिखित दस्तावेजों के रूप में भी काम करती हैं, जो नीतिगत मुद्दों या उल्लंघनों को संबोधित करने के तरीके को रेखांकित करती हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब समस्या को हल करने के लिए कार्रवाई की आवश्यकता होती है।
आधिकारिक दस्तावेजों में लिखे जाने पर, नीतियां कर्मचारियों और कंपनी के कानूनी अधिकारों और दायित्वों को कवर कर सकती हैं। नीति में विकलांग लोगों के लिए रोजगार के अधिकार, कर, और कार्यस्थल में भेदभाव और उत्पीड़न पर प्रतिबंध के बारे में जानकारी शामिल है। सुनिश्चित करें कि आपने लागू कानून के अनुसार जानकारी दर्ज की है।
चरण 4. बर्खास्तगी पर एक स्पष्ट नीति स्थापित करें।
यदि आपको किसी कर्मचारी को नीति का उल्लंघन करने के लिए बर्खास्त करना है, तो यह लिखित नीति है जो सबूत के रूप में काम करेगी यदि कर्मचारी को लगता है कि उसे गलत तरीके से निकाल दिया गया था। सुनिश्चित करें कि आप बर्खास्तगी के नियमों पर चर्चा करने के लिए एक अनुभाग समर्पित करते हैं।
आपको हायरिंग पॉलिसी भी बनानी चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी उम्मीदवार को काम पर रखने से पहले पृष्ठभूमि की जांच, या किसी कर्मचारी की भर्ती के बाद और उसके स्थायी कर्मचारी बनने से पहले परिवीक्षा अवधि। सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट शब्द बनाते और रेखांकित करते हैं।
चरण 5. स्पष्ट सक्रिय भाषा का प्रयोग करें।
सभी नीतियों को स्पष्ट रूप से इस प्रकार लिखें कि उनका गलत अर्थ या गलत अर्थ न हो। यदि कोई अन्य व्याख्या है, तो उसे किसी अन्य भाषा में फिर से लिखने पर विचार करें।
उदाहरण के लिए, यह न लिखें, "कुछ परिस्थितियों में अतिरिक्त बीमारी की छुट्टी दी जा सकती है।" इसके बजाय, लिखें "अतिरिक्त बीमारी की छुट्टी केवल ऑन-ड्यूटी प्रबंधक की स्पष्ट अनुमति के साथ ही स्वीकृत है।"
भाग ३ का ५: लेखन प्रक्रिया
चरण 1. निर्धारित करें कि किन नौकरियों के लिए विस्तृत प्रक्रियाओं की आवश्यकता है।
सभी नौकरियों या घटनाओं के लिए विस्तृत निर्देशों की आवश्यकता नहीं होती है। ऐसे कार्यों या प्रक्रियाओं को प्राथमिकता दें जिन्हें लगातार करने की आवश्यकता होती है, जैसे पेरोल या शेड्यूलिंग।
यह तय करते समय कि किन प्रक्रियाओं के लिए विस्तार की आवश्यकता है, निम्नलिखित प्रश्नों पर विचार करें: क्या प्रक्रिया लंबी या जटिल थी? कार्यान्वयन में त्रुटि होने पर क्या परिणाम होंगे? क्या हाल ही में कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन लागू किया गया है? क्या इस प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण या व्यापक दस्तावेजों की आवश्यकता है? क्या कर्मचारी अक्सर प्रक्रिया से भ्रमित होते हैं?
चरण 2. प्रत्येक प्रक्रिया के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करें।
प्रक्रिया को रेखांकित करने से पहले, आपको सभी चरणों और उनके पहलुओं को जानना होगा। कर्मचारी प्रश्नों पर विचार करें जो सामने आए हैं, और आपके सामने आने वाली किसी भी समस्या पर विचार करें।
यहां तक कि अगर आपके पास सारी जानकारी है, तब भी आपको प्रक्रिया की मूल बातों पर ही टिके रहना होगा। इस बारे में सोचें कि पाठकों या कर्मचारियों को क्या समझना चाहिए और प्रक्रिया को अंजाम देना चाहिए।
चरण 3. स्पष्ट प्रक्रिया लिखने के लिए सभी सूचनाओं का उपयोग करें।
सक्रिय भाषा का प्रयोग करें। लंबे और निरर्थक शब्दों से बचने की कोशिश करें। सुनिश्चित करें कि आप ऐसी भाषा का उपयोग नहीं करते हैं जिसे समझना मुश्किल है, जिसमें शब्दजाल भी शामिल है जिसे कर्मचारी नहीं जानते हैं।
उदाहरण के लिए, लिखने के बजाय, "स्टाफ फटे पेरोल रसीदों को वित्तीय फ़ाइल में रखा जाना चाहिए," निम्न भाषा का प्रयोग करें, "फटे पेरोल रसीदों को वित्तीय फ़ाइल में रखना।"
भाग ४ का ५: वैधता को समझना
चरण 1. भेदभाव विरोधी नीति पर एक अनुभाग दर्ज करें।
सभी व्यवसाय मालिकों को सरकार द्वारा निर्धारित भेदभाव-विरोधी नीतियों का पालन करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप सभी कर्मचारियों द्वारा इसका अनुपालन करने की अपेक्षाओं के साथ-साथ नीति के बारे में जानकारी शामिल करते हैं।
समान रोजगार के अवसरों की जानकारी को भी नीति में शामिल किया जाना चाहिए, साथ ही विकलांग व्यक्तियों के लिए काम करने के अधिकार पर कानून और उत्पीड़न पर नीति भी शामिल की जानी चाहिए।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि आपकी नीति कानूनी है।
आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि तैयार की गई सभी नीतियां निष्पक्ष और कानून के अनुसार हैं। ऐसे कई संसाधन हैं जिनका उपयोग आप यह पता लगाने के लिए कर सकते हैं कि आपकी नीति लागू कानून के अनुरूप है या नहीं।
आप कानूनी सलाहकार से कर्मचारियों पर लागू करने से पहले आपके द्वारा तैयार की गई नीतियों का अध्ययन करने के लिए भी कह सकते हैं। एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, एक कानूनी सलाहकार होने से आप नियमित रूप से परामर्श कर सकते हैं, यह बहुत फायदेमंद है।
चरण 3. कर्मचारियों से मसौदा नीतियों और प्रक्रियाओं पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें।
नए कर्मचारियों को नीति और प्रक्रिया दस्तावेजों से सहमत होने और हस्ताक्षर करने के लिए कहा जाना चाहिए, और संदर्भ के लिए एक प्रति प्रदान की जानी चाहिए। इसके अलावा, सभी कर्मचारियों द्वारा किसी भी बदलाव पर फिर से हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए है कि भविष्य में दोनों पक्षों द्वारा की जाने वाली कोई कानूनी कार्रवाई होने पर वे सभी नीति से बंधे हैं।
नाबालिग कानूनी रूप से अनुबंध में प्रवेश नहीं कर सकते हैं। यदि आप 18 वर्ष से कम आयु के कर्मचारियों को काम पर रखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि उनके पास अनुबंध में प्रवेश करने के लिए अभिभावक से लिखित अनुमति है क्योंकि माता-पिता या अभिभावक कानूनी रूप से अनुबंध को रद्द कर सकते हैं।
भाग ५ का ५: मैनुअल का संकलन
चरण 1. सूचना को तार्किक क्रम में व्यवस्थित करें।
बड़े बिंदुओं से शुरू करें, फिर छोटे बिंदुओं से अनुसरण करें। उदाहरण के लिए, मुआवजे की श्रेणी से शुरू करने के बजाय, मैनुअल को हायरिंग प्रक्रिया या पात्रता श्रेणी के साथ शुरू करें।
- जैसा कि आपने पहले बताया था, कंपनी के लक्ष्यों के विवरण के साथ एक मैनुअल खोलने पर विचार करें। एक स्पष्ट, एकीकृत पैराग्राफ या दो लिखें जो मैनुअल को सारांशित करता है, कर्मचारी कंपनी से क्या उम्मीद कर सकते हैं, और कंपनी कर्मचारियों से क्या अपेक्षा करती है।
- मैनुअल में उपश्रेणियाँ बनाने के लिए रूपरेखा का उपयोग करें। काम पूरा करने के बाद सामग्री की एक तालिका बनाएं ताकि जानकारी का प्रत्येक भाग आसानी से मिल सके।
चरण 2. चित्र, चार्ट या आरेख का उपयोग करें।
ऐसे लोग हैं जो अधिक दृश्य हैं इसलिए मैनुअल में आरेख, चार्ट या चित्र विभिन्न प्रकार के कर्मचारियों को अवधारणाओं को समझने में मदद कर सकते हैं। छवियां प्रक्रियाओं और नीतियों को सरल बना सकती हैं।
उदाहरण के लिए, आप एक चार्ट या टेबल बना सकते हैं जो विभिन्न शीर्षकों और उनके कर्तव्यों को सूचीबद्ध करता है। आप प्रश्नों और उत्तरों की एक तालिका का भी उपयोग कर सकते हैं जिसे कर्मचारी जरूरत पड़ने पर संदर्भ के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. सभी कर्मचारियों को आसानी से उपयोग करने के लिए नियमावली प्रदान करें।
आदर्श रूप से, नए कर्मचारियों को काम पर रखने पर मैनुअल की एक प्रति प्राप्त होती है, और पुराने कर्मचारियों को एक संशोधन होने पर एक नई प्रति प्राप्त होती है। सभी कर्मचारियों को यह कहते हुए अनुबंध पर हस्ताक्षर करने पर विचार करें कि वे मैनुअल में उल्लिखित सभी बिंदुओं को समझते हैं, और इससे सहमत हैं।
