किसी कंपनी द्वारा किए गए व्यय (लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया) को आमतौर पर देय व्यय के रूप में संदर्भित किया जाता है। देय खर्चों को ऋण दायित्वों के रूप में वर्गीकृत किया जाता है जिन्हें बैलेंस शीट पर चुकाया जाना चाहिए। ऋण खर्चों को पहचानना और रिकॉर्ड करना सीखना लेखांकन के मूल सिद्धांतों की एक मजबूत समझ की आवश्यकता है, लेकिन प्रक्रिया और अभ्यास वास्तव में काफी आसान है।
कदम
2 का भाग 1: यह जानना कि कौन से व्यय देय हैं
चरण 1. समझें कि एक बकाया खर्च क्या है।
देय व्यय पुस्तक की समाप्ति अवधि के दौरान होते हैं और बिना रिकॉर्ड किए गए नकद संवितरण और अवैतनिक ऋण दायित्व होते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारी वेतन जिनका भुगतान किया गया है लेकिन अभी तक वितरित नहीं किया गया है, उन्हें ऋण व्यय के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। कंपनी सामान्य जर्नल में पुस्तकों को समायोजित करके देय खर्चों को संभालती है।
चरण 2. समझें कि प्रोद्भवन के आधार पर खर्चों को रिकॉर्ड करना क्यों आवश्यक है।
वित्तीय लेखांकन का प्रोद्भवन आधार (समय या घटना के अनुसार) बताता है कि लेन-देन होने पर आय और व्यय को दर्ज किया जाना चाहिए और न कि जब उन लेनदेन के लिए नकद प्राप्त या भुगतान किया जाता है। व्यय से संबंधित सिद्धांत को मिलान सिद्धांत कहा जाता है।
- मिलान सिद्धांत बताता है कि लेखाकारों को होने पर खर्च रिकॉर्ड करना चाहिए और खर्च आने वाली आय से मेल खाते हैं या संतुलित करते हैं।
- इस सिद्धांत का निहितार्थ यह है कि खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए नकद भुगतान होने तक प्रतीक्षा करने की कोई आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के पास वेतन के रूप में एक खर्च होता है जिसका भुगतान १००,०००,०००.०० रुपये की राशि में द्वि-साप्ताहिक रूप से किया जाता है, लेकिन किए गए भुगतान की अवधि को २ लेखा अवधियों के बीच समान रूप से २ भागों में विभाजित किया जाता है। यानी वेतन के कुछ हिस्से का भुगतान चालू लेखा अवधि के अंत में कर दिया गया है। खर्चों के लिए बहीखाता पद्धति, जो भुगतान किए जाने वाले कुल वेतन का आधा है (Rp50,000,000.00), वर्तमान लेखा अवधि में दर्ज किया जाना चाहिए, भले ही कर्मचारी वेतन अगली लेखा अवधि तक दर्ज नहीं किया गया हो।
चरण 3. उन खर्चों का निर्धारण करें जिन्हें प्रोद्भवन के आधार पर दर्ज करने की आवश्यकता है।
इस सिद्धांत के आधार पर, किए गए लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किए गए खर्चों को बैलेंस शीट पर प्रोद्भवन के आधार पर दर्ज करने की आवश्यकता है। निम्नलिखित देय व्यय हैं जो अक्सर पुस्तकों पर पाए जाते हैं:
- वेतन देय
- बकाया ब्याज
- देय कर
2 का भाग 2: देय खातों की रिकॉर्डिंग
चरण 1. वितरित किए गए रिकॉर्ड किए गए प्रोद्भवन की गणना करें।
एक बार देय व्यय की पहचान हो जाने के बाद, कुल राशि की गणना वर्तमान लेखा अवधि में दर्ज किए जाने वाले कुल खर्चों के अंशों को आवंटित करके की जानी चाहिए। सभी धन की गणना और राशि निर्धारित होने के बाद, रिपोर्ट को सामान्य खाता बही में दर्ज करने का समय आ गया है।
ऊपर दिए गए उदाहरण के अनुसार, कुल वेतन का 50% दर्ज किया जाता है क्योंकि आधे वेतन का भुगतान लेखा अवधि में आता है।
चरण 2. उचित समायोजन नोट बनाएं।
सामान्य खाता बही में वित्तीय विवरणों को समायोजित करके प्रोद्भवन लेखांकन किया जाता है। वित्तीय विवरणों में समायोजन समापन अवधि में होता है और बैलेंस शीट (देयताओं का भुगतान करने पर) और आय विवरण (खर्चों पर) को प्रभावित करता है।
- वित्तीय विवरणों का समायोजन निम्नलिखित तरीके से किया जाना चाहिए: डेबिट के रूप में उपयुक्त व्यय की गणना करना, फिर क्रेडिट के रूप में भुगतान किए जाने वाले दायित्व की गणना करना। ध्यान रहे, डेबिट का अर्थ है खर्चों की मात्रा में वृद्धि और क्रेडिट का अर्थ है देयता की मात्रा में वृद्धि करना।
- पिछले उदाहरण का उपयोग करते हुए, कार्यान्वयन निम्नानुसार है, डेबिट के रूप में आरपी 50,000,000.00 के कर्मचारी वेतन के रूप में खर्चों की गणना करना, फिर क्रेडिट के रूप में आरपी 50,000,000.00 के देयता व्यय की गणना करना। यह समझना आवश्यक है कि वेतन के रूप में खर्च ही खर्च हैं, तो इन खर्चों का भुगतान नहीं किया गया है, तो ये खर्च ऋण दायित्वों (देय वेतन) का बोझ बन जाते हैं। इसलिए, जो वास्तव में क्रेडिट बन जाता है, वह स्वयं ऋण दायित्व है।
- बहीखाता समायोजन करने की आवश्यकता है, क्योंकि उन्हें अनदेखा करके कंपनी दायित्व के अर्थ को कम आंकेगी और आय को सब कुछ मानेगी।
चरण 3. अगली लेखा अवधि के लिए एक उलटी प्रविष्टि तैयार करें।
प्रोद्भवन रिकॉर्डिंग से संबंधित दावे समय पर पहुंचेंगे और सामान्य व्यावसायिक गतिविधियों में संसाधित किए जाएंगे। इसलिए, खर्चों की दो बार गणना करने से बचने के लिए, प्रारंभिक वित्तीय रिकॉर्ड को अगली लेखा अवधि के लिए रिवर्सिंग जर्नल में दर्ज करने की आवश्यकता है।
लेखांकन के लिए अधिकांश कंप्यूटर प्रोग्राम उपयोगकर्ता के लिए समायोजित पुस्तकों के लिए एक उत्क्रमण तिथि निर्धारित करना आसान बनाते हैं। समायोजित बहीखाता पद्धति के लिए तुलन-पत्रों का उत्क्रमण भी उलटने वाली पत्रिकाओं के साथ हस्तचालित रूप से किया जा सकता है।
टिप्स
- प्रोद्भवन सिद्धांत पर आधारित लेखांकन सिद्धांतों का विभिन्न देशों में समान कार्य सिद्धांत है। हालांकि, प्रत्येक देश के पास बकाया ऋण रिकॉर्ड करने की अपनी विस्तृत प्रक्रिया है और यह प्रत्येक देश के लेखांकन मानकों पर निर्भर करता है। संयुक्त राज्य अमेरिका का एक लेखा मानक है जिसे यू.एस. कहा जाता है। GAAP (आम तौर पर स्वीकृत लेखा मानक) जबकि विश्व स्तर पर IFRS (अंतर्राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानक) का उपयोग किया जाता है। इंडोनेशिया में ही एक लेखा मानक है, जिसका नाम INA GAAP या PSAK (वित्तीय लेखा मानकों का विवरण) है जो यू.एस. का उपयोग करके बनाया गया है। मुख्य स्रोत के रूप में GAAP और IFRS। ऊपर सूचीबद्ध उदाहरणों को इंडोनेशिया में लेखा मानकों के अनुसार बताया जा सकता है।
- कभी-कभी, उपार्जित व्यय गैर-मौजूद आइटम होते हैं, जैसे बिजली और पानी के बिल, मासिक बीमा लागत, या सदस्यता शुल्क। प्रोद्भवन खर्चों को रिकॉर्ड करने में, आपको प्रोद्भवन रिकॉर्डिंग के मूल्य को गणना और रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक समय और प्रयास के साथ विचार करना चाहिए। प्रोद्भवन की रिकॉर्डिंग को अनदेखा करना संभव है यदि रिपोर्ट की गणना के लिए आवश्यक समय प्रोद्भवन व्यय के मूल्य से अधिक महत्वपूर्ण है।
- प्रोद्भवन की रिकॉर्डिंग को अधिक सटीक रूप से संसाधित करने में मदद करने के लिए, देयता अनुभाग और व्यय अनुभाग में उपयुक्त संख्या प्रदान करना एक अच्छा विचार है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी अपनी देनदारियों के लिए "2" और अपने खर्चों के लिए "4" असाइन करती है। कंपनी तब कर्मचारी वेतन व्यय के लिए संख्या "40121" और अवैतनिक वेतन व्यय के लिए "20121" संख्या प्रदान करती है। सरल शब्दों में, संख्या 4 खर्चों से जुड़ी है, संख्या "2" दायित्वों से जुड़ी है, और "0121" वेतन से जुड़ी है। यह गणना प्रक्रिया और रिवर्सिंग जर्नल में की जा सकने वाली त्रुटियों को कम करने में मदद कर सकता है।
