प्रबंधन के लिए एक प्रस्ताव लिखना तब किया जा सकता है जब आप कार्य प्रक्रियाओं में सुधार का प्रस्ताव देना चाहते हैं, बचत के तरीके सुझाते हैं, लाभ के अवसरों के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं, या परिवर्तनों का सुझाव देते हैं। यदि आप कंपनी प्रबंधन के लिए एक प्रस्ताव लिखना चाहते हैं, तो आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए समय निकालें। सहकर्मियों के साथ विचारों पर चर्चा करें कि वे क्या सोचते हैं, और प्रबंधन के साथ चतुराई से व्यवहार करें।
कदम
2 में से विधि 1 प्रस्ताव तैयार करना
चरण 1. प्रस्ताव में संबोधित किए जाने वाले विचार या मुद्दे को परिभाषित करें, जैसे कार्यप्रवाह में सुधार या लागत कम करना।
आम तौर पर, आप विचारों की स्पष्ट रूप से कल्पना कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप किसी समस्या का समाधान करना चाहते हैं या किसी महत्वपूर्ण चीज़ के लिए प्रस्ताव बनाना चाहते हैं, तो उससे जुड़ी हर चीज़ पर पूरा ध्यान दें।
चरण २। अपना शोध करें, और प्रस्ताव लिखने से पहले वर्तमान स्थिति की जाँच करें।
सहकर्मियों, प्रबंधकों या ग्राहकों जैसे प्रासंगिक पक्षों के साथ चर्चा करें। प्रतिस्पर्धियों के बारे में जानकारी देखें और देखें कि वे कैसे काम करते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि कार्यालय में खानपान सेवा को बदलने की आवश्यकता है, तो पहले रसोई के कर्मचारियों से बात करें। क्या उन्होंने अलग-अलग कैटरिंग प्रदाताओं के साथ कहीं और काम किया है? आपके सहकर्मी क्या सोचते हैं? यह हो सकता है कि आपका असंतोष गुणवत्ता की समस्या नहीं है, बल्कि सिर्फ स्वाद का मामला है।
चरण 3. समस्या का विवरण लिखें।
वर्तमान परिस्थितियों को समझाते हुए प्रस्ताव की शुरुआत करें। सभी प्रासंगिक तथ्य शामिल करें, जैसे अपराधी, दिनांक और स्थान। प्रारंभिक प्रस्ताव लिखते समय, निर्णय न लें। वास्तविकता के अनुसार शर्तों की व्याख्या करें।
उदाहरण के लिए, "पीटी सुक्सेस माजू ने 7 वर्षों से श्रीमती न्यांगिर की खानपान सेवाओं का उपयोग किया है। हालांकि, उपलब्ध मुख्य मेनू धीरे-धीरे कम हो रहा है, पांच मेनू से दो तक। शाकाहारी मेनू की उपलब्धता भी प्रभावित होती है। वास्तव में, कुछ दिनों में, शाकाहारी मेनू उपलब्ध नहीं हैं. उपलब्ध हैं."
चरण 4। समस्या का वर्णन करने के बाद, उस समाधान को लिखें जिसे आप प्रस्तावित करना चाहते हैं और इसे लागू करने के लिए कदम।
समाधान का सार लिखकर प्रारंभ करें, और अपनी टिप्पणियों के आधार पर आपको जो मिला उसका वर्णन करें।
उदाहरण के लिए, "मेरी राय में, पीटी सुक्सेस माजू को एक नए खानपान प्रदाता की तलाश करनी चाहिए। पीटी फास्ट बैंगक्रूट कई अन्य खानपान सेवाओं का उपयोग करता है। खानपान श्रीमती सिस्का सोविटोमो और मिस्टर रूडी चेरुद्दीन प्रतिस्पर्धी कीमतों पर अधिक मेनू प्रदान करते हैं। इसके अलावा, क्योंकि खानपान मिस्टर रूडी चेरुद्दीन हर दिन शाकाहारी, शाकाहारी और ग्लूटेन-मुक्त मेनू प्रदान करते हैं, खानपान कंपनी की जरूरतों के अनुरूप अधिक है। श्रीमती सिस्का सोविटोमो के लिए खानपान की भी झलक देखी जा सकती है, हालांकि कैटरर में शाकाहारी मेनू नहीं है श्री रूडी चेरुद्दीन के कैटरर के रूप में भिन्न। 2011 के कर्मचारी सर्वेक्षण के अनुसार, पीटी सुक्सेस माजू के 40% कर्मचारी शाकाहारी हैं, 10% शाकाहारी हैं, और 2% को ग्लूटेन-मुक्त आहार खाना चाहिए।"
चरण 5. एक कार्यान्वयन योजना बनाएं।
उठाए जाने वाले प्रत्येक कदम और इसमें शामिल समय और लागत के बारे में बताएं। आप जो जानते हैं और जो आपको अभी भी सीखना है, उसे लिख लें। चरणों को सूची के रूप में लिखने पर विचार करें, फिर उन्हें विस्तार से समझाएं। परिवर्तनों को अतिरंजित न करें। हालांकि, इन परिवर्तनों के संभावित परिणामों की व्याख्या करना न भूलें।
उदाहरण के लिए, "एक अन्य कैटरिंग सेवा का उपयोग करने के लिए, कंपनी को चाहिए: 1. श्रीमती न्येंगिर के साथ अनुबंध को समाप्त करें। 2. कैटरर श्रीमती सिस्का सोविटोमो और मिस्टर रूडी चेरुद्दीन से स्वाद परीक्षण करने के लिए कहें। 3. इनमें से किसी एक को चुनें कैटरर्स। 4. चुने हुए कैटरर के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करें। आवश्यक खानपान शुल्क श्रीमती न्यांगिर के खानपान शुल्क से बहुत अलग नहीं हैं। जब तक कंपनी श्रीमती न्यंगिर के साथ अपने अनुबंध संबंधी दायित्वों को पूरा करती है, तब तक कंपनी को दंडित नहीं किया जाएगा। इसके अलावा, यदि कर्मचारी पेश किए गए भोजन को पसंद करते हैं, तो वे काम करने की स्थिति से अधिक संतुष्ट होंगे।"
चरण 6. अपनी योजना के संभावित प्रतिरोध को लिखें।
क्या आपकी योजना कुछ कर्मचारियों द्वारा अस्वीकार कर दी जाएगी? इस मामले में, कुछ कर्मचारियों को श्रीमती न्यांगिर के खाना पकाने का स्वाद पसंद आ सकता है। या, यदि आप एक उत्पाद विचार का प्रस्ताव करते हैं, तो क्या आप संबंधित एजेंसी के अधिकारियों को समझा सकते हैं कि नया उत्पाद उपयोग करने के लिए सुरक्षित है? अपनी परियोजना के बारे में दूसरों को समझाने के लिए आप जो कदम उठा सकते हैं, उसे लिखें।
चरण 7. चरणों को लिखने के बाद, आवश्यक सामग्री या मानव संसाधन, यदि कोई हो, लिख लें।
साथ ही, परिवर्तनों को लागू करने में लगने वाले समय को भी लिख लें, क्योंकि समय ही पैसा है। एक साधारण चेकलिस्ट बनाएं। उपरोक्त उदाहरण के मामले में, आप निम्नानुसार एक सूची बना सकते हैं:
आवश्यक संसाधन: खानपान मूल्यांकन के लिए उप-समिति (विभिन्न वर्गों के 4 लोग), स्वाद परीक्षण के लिए 2 घंटे और रिपोर्ट लिखने के लिए 3 घंटे।
चरण 8. आप जो परिवर्तन करना चाहते हैं और उनके मुख्य लाभों को फिर से लिखकर प्रस्ताव को समाप्त करें।
अपने तीन मुख्य बिंदुओं को फिर से लिखें, फिर एक समापन वाक्य बनाएं। एक कार्यकारी सारांश के रूप में प्रस्ताव के अंत के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए:
- "जैसा कि पहले बताया गया है, श्रीमती न्यांगिर का खानपान पिछले 7 वर्षों में उपलब्ध मुख्य मेनू को धीरे-धीरे कम कर रहा है। खानपान श्रीमती सिस्का सोविटोमो और मिस्टर रूडी चेरुद्दीन प्रतिस्पर्धी कीमतों पर अधिक विविध मेनू पेश करते हैं। इसलिए, मैं पीटी सुक्सेस माजू को ऐसा करने का सुझाव देता हूं। यह। स्वाद परीक्षण और कंपनी के लिए एक नया कैटरर चुनें। इस नए कैटरर के साथ, कर्मचारियों की संतुष्टि बढ़ने की उम्मीद है, और कर्मचारियों के रहने की अधिक संभावना होगी।"
- परिवर्तन के मात्रात्मक या वित्तीय लाभ, यदि कोई हों, बताएं।
- परिवर्तन के गुणात्मक लाभों की व्याख्या कीजिए। कभी-कभी, परिवर्तन के लाभों को संख्याओं या तथ्यों से नहीं मापा जा सकता है। यदि आपका प्रस्तावित परिवर्तन कर्मचारी की खुशी से संबंधित है, तो इसे स्पष्ट करें। गुणात्मक परिवर्तन उतना ही मूल्यवान हो सकता है जितना कि मात्रात्मक परिवर्तन।
विधि २ का २: प्रस्ताव साझा करना
चरण 1. किसी सहकर्मी से अपने प्रस्ताव को पढ़ने और प्रतिक्रिया देने के लिए कहें।
वह आपके प्रस्तावित परिवर्तनों से सहमत हो भी सकता है और नहीं भी। यदि वह सहमत नहीं है, तो विचार करें कि क्यों। यदि कारण मान्य हैं और आपके प्रस्ताव को प्रभावित करते हैं, तो इसे संशोधित करने के लिए तैयार रहें। यदि आप विचार समझते हैं लेकिन सहमत नहीं हैं, तो आप "असहमति" कॉलम में अपने साथी की असहमति भी जोड़ सकते हैं।
चरण 2. एक प्रस्ताव बनाने और सहकर्मियों से प्रतिक्रिया के लिए पूछने के बाद, प्रस्ताव के प्रवाह, व्याकरण, सटीकता और शब्द गणना की समीक्षा करें।
ऐसा प्रस्ताव न बनाएं जो बहुत लंबा हो ताकि आपके प्रस्ताव पर प्रबंधक की नजर पड़े। यदि संभव हो तो १-२ पृष्ठ लंबा एक प्रस्ताव बनाएं।
चरण 3. एक बार प्रस्ताव तैयार हो जाने के बाद, जानें कि इसे किसके पास जमा किया जाना चाहिए, और फिर प्रस्ताव भेजें।
कुछ कंपनियों में, निर्णय लेने वाले स्पष्ट होते हैं, लेकिन अन्य में अधिक तरल संरचना होती है जिससे यह जानना मुश्किल हो जाता है कि किससे संपर्क करना है। यह पता लगाने के लिए कि आपको किसे प्रस्ताव भेजना चाहिए, कंपनी की पृष्ठभूमि देखें।
