परिवर्तन प्रबंधन योजनाएँ दो प्रकार की होती हैं। पहले प्रकार की योजना संगठन पर परिवर्तन के प्रभाव को संबोधित करती है, जो संक्रमण को आसान बनाती है। दूसरे प्रकार की योजना विशिष्ट परियोजना परिवर्तनों की निगरानी करती है, जिसके परिणामस्वरूप परियोजना के दायरे में परिवर्तन का स्पष्ट रिकॉर्ड होता है। दोनों योजनाओं का उद्देश्य स्पष्ट रूप से और सटीक रूप से संवाद करना है कि क्या करने की आवश्यकता है।
कदम
विधि 1 में से 2: संगठनात्मक परिवर्तन को प्रबंधित करने के लिए एक योजना लिखना
चरण 1. परिवर्तन के पीछे का कारण दिखाएं।
उन कारकों की सूची बनाएं जिन्होंने बदलने का निर्णय लिया, जैसे खराब प्रदर्शन, नई तकनीक, या संगठन के मिशन में बदलाव।
एक दृष्टिकोण जिसका उपयोग किया जा सकता है वह वर्तमान स्थिति और भविष्य की स्थिति का वर्णन करना है जिसे संगठन बनाना चाहता है।
चरण 2. परिवर्तन के प्रकार और दायरे को परिभाषित करें।
परिवर्तन परियोजना की प्रकृति का संक्षेप में वर्णन करें। निर्धारित करें कि क्या यह परिवर्तन कार्य शीर्षक, व्यावसायिक प्रक्रियाओं, नीति परिवर्तनों और/या संगठनात्मक संरचना को प्रभावित करेगा। उन विभागों, कार्यसमूहों, प्रणालियों या अन्य घटकों की सूची बनाएं जिनमें परिवर्तन होंगे।
चरण 3. हितधारक समर्थन का वर्णन करें।
प्रस्तावित परिवर्तन से प्रभावित होने वाले सभी पक्षों की सूची बनाएं, उदाहरण के लिए, वरिष्ठ प्रबंधन, परियोजना प्रबंधक, परियोजना प्रायोजक, अंतिम उपयोगकर्ता और/या कर्मचारी। प्रत्येक पार्टी के लिए, यह लिखें कि क्या पार्टी परिवर्तन का समर्थन करती है।
- इसे स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से संप्रेषित करने के लिए एक आरेख बनाने पर विचार करें। एक उदाहरण उच्च/मध्यम/निम्न पैमाने का उपयोग करके रैंक की गई प्रत्येक पार्टी की जागरूकता, समर्थन के स्तर और प्रभाव को सूचीबद्ध करना है।
- यदि संभव हो, तो समर्थन को मापने के लिए एक व्यक्तिगत साक्षात्कार आयोजित करें।
चरण 4. एक परिवर्तन प्रबंधन टीम बनाएं।
यह टीम सभी पक्षों को जानकारी प्रदान करने, चिंताओं को सुनने और परिवर्तन प्रक्रिया को यथासंभव सुगम बनाने के लिए जिम्मेदार है। ऐसे लोगों को चुनें जिनके पास संगठन के भीतर विश्वसनीयता हो और संचार कौशल अच्छा हो।
इस टीम में वरिष्ठ कार्यकारी स्तर के सदस्य भी होने चाहिए। इस बात पर जोर दें कि वे बदलाव को बढ़ावा देने के लिए जिम्मेदार हैं, न कि केवल स्वीकृति देने के लिए।
चरण 5. प्रबंधन के लिए एक दृष्टिकोण विकसित करें।
परिवर्तन की सफलता के लिए संगठन में महत्वपूर्ण लोगों का पूर्ण समर्थन बहुत महत्वपूर्ण है। वरिष्ठ कर्मचारियों को फीडबैक प्रदान करने और परिवर्तन को प्रदर्शित करने और नेतृत्व करने में सक्रिय भूमिका निभाने के लिए उनके साथ काम करने का अवसर दें।
चरण 6. प्रत्येक इच्छुक पार्टी के लिए एक योजना बनाएं।
परिवर्तन का समर्थन करने वालों सहित सभी पक्षों के जोखिमों और चिंताओं का मूल्यांकन करें। चिंताओं को दूर करने के लिए प्रबंधन टीम को सौंपें।
चरण 7. एक संचार योजना बनाएं।
परिवर्तन प्रबंधन में संचार सबसे महत्वपूर्ण घटक है। परिवर्तन से प्रभावित लोगों के साथ नियमित रूप से संवाद करें। परिवर्तन के पीछे के कारणों और परिवर्तन से प्राप्त होने वाले लाभों पर जोर दें।
- इच्छुक पार्टियों को दो तरफा व्यक्तिगत संचार स्वीकार करना चाहिए। आमने-सामने या आमने-सामने की बैठकें बहुत महत्वपूर्ण हैं।
- संचार एक उच्च-रैंकिंग परिवर्तन प्रायोजक से, आपके तत्काल पर्यवेक्षक से, और इच्छुक पार्टियों द्वारा विश्वसनीय अन्य लोगों से आना चाहिए। सभी संचारों को एक सुसंगत संदेश देना चाहिए।
चरण 8. मैच की निगरानी करें।
हमेशा ऐसे लोग होते हैं जो परिवर्तन का विरोध करते हैं। यह मैच व्यक्तिगत स्तर पर है। तो, उनके तर्क को समझने के लिए व्यक्ति के साथ संवाद करें। शिकायतों की निगरानी करें ताकि परिवर्तन प्रबंधन टीम उन्हें संबोधित कर सके। प्रतिरोध के सामान्य कारणों में शामिल हैं:
- न बदलने की प्रेरणा, न तात्कालिकता की भावना
- समग्र स्थिति की समझ नहीं है या परिवर्तन की आवश्यकता क्यों है
- प्रक्रिया में इनपुट की कमी
- नौकरी की सुरक्षा, भविष्य की भूमिकाओं, या भविष्य की नौकरियों को करने के लिए आवश्यक मांगों और कौशल के बारे में अनिश्चितता।
- परिवर्तन कार्यान्वयन या संचार के संबंध में अपेक्षाओं को पूरा करने में प्रबंधन की विफलता
चरण 9. बाधाओं पर काबू पाएं।
विशिष्ट मुद्दों को संबोधित करने के लिए संचार में सुधार या संचार रणनीतियों को बदलकर कई शिकायतों का समाधान किया जाना चाहिए। कुछ शिकायतों के लिए एक अतिरिक्त दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है जिसे आप योजना के हिस्से के रूप में शामिल करने में सक्षम हो सकते हैं या आप प्रबंधन टीम को सौंप सकते हैं ताकि वे वह कर सकें जो आवश्यक है। विचार करें कि आपके संगठन में कौन से कदम उपयुक्त हैं:
- भूमिकाओं या कार्य प्रक्रियाओं को बदलने के लिए, कर्मचारी प्रशिक्षण को प्राथमिकता दें।
- यदि आप कम मनोबल या तनावपूर्ण संक्रमण काल की भविष्यवाणी करते हैं, तो कंपनी की घटनाओं या कर्मचारी लाभों से निपटें।
- यदि इच्छुक पार्टियों को बदलने के लिए प्रेरित नहीं किया जाता है, तो प्रोत्साहित करें।
- यदि इच्छुक पक्ष परिवर्तन प्रक्रिया में शामिल महसूस नहीं करते हैं, तो प्रतिक्रिया एकत्र करने और योजनाओं को बदलने पर विचार करने के लिए एक बैठक बुलाएं।
विधि 2 में से 2: निगरानी परियोजना परिवर्तन
चरण 1. परिवर्तन प्रबंधन भूमिका को परिभाषित करें।
इस परियोजना के लिए नियुक्त किए जाने वाले पदों की सूची बनाएं। प्रत्येक पद के लिए आवश्यक जिम्मेदारियों और कौशल का वर्णन करें। कम से कम, दिन-प्रतिदिन परिवर्तन करने के लिए एक परियोजना प्रबंधक और सामान्य प्रगति की निगरानी के लिए एक परियोजना प्रायोजक और बड़े परिवर्तन निर्णय लेने के लिए शामिल करें।
एक बड़े संगठन में एक व्यापक परियोजना के लिए, परियोजना प्रबंधन भूमिका को विशेष ज्ञान वाले कई लोगों में विभाजित करें।
चरण 2. एक परिवर्तन नियंत्रण बोर्ड बनाने पर विचार करें।
सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं में आम तौर पर प्रत्येक इच्छुक समूहों के प्रतिनिधियों से बना एक परिवर्तन नियंत्रण बोर्ड होता है। यह बोर्ड है जो परिवर्तन अनुरोधों को मंजूरी देता है, परियोजना प्रबंधक को नहीं और इच्छुक पार्टियों को निर्णयों को संप्रेषित करता है। यह दृष्टिकोण उन परियोजनाओं के लिए अच्छा काम करता है जिनमें कई समूह और परियोजनाएं शामिल होती हैं जिनके न्यूनतम दायरे और लक्ष्यों को अक्सर पुनर्मूल्यांकन की आवश्यकता होती है।
चरण 3. परिवर्तन अनुरोधों को साकार करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं।
एक बार जब परिवर्तन दल के किसी व्यक्ति ने अगले चरण का पता लगा लिया, तो आप किसी विचार को वास्तविकता में कैसे बदलते हैं? टीम की सहमति से इस प्रक्रिया का वर्णन कीजिए। उदाहरण:
- टीम के सदस्य चेंज रिक्वेस्ट फॉर्म भरते हैं और इसे प्रोजेक्ट मैनेजर को भेजते हैं।
- प्रोजेक्ट मैनेजर परिवर्तन अनुरोध रिकॉर्ड में फॉर्म में प्रवेश करता है और इस रिकॉर्ड को समायोजित करता है क्योंकि परिवर्तन लागू या अस्वीकार किए जाते हैं।
- प्रबंधक टीम के सदस्यों को एक विशिष्ट योजना लिखने और अनुमान लगाने के लिए कहता है कि कितने प्रयास की आवश्यकता होगी।
- परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रायोजक को अनुमोदन या अस्वीकृति के लिए योजना भेजता है।
- परिवर्तन लागू करें। इच्छुक पार्टियों को नियमित रूप से घटनाक्रम के बारे में सूचित किया जाता है।
चरण 4. एक परिवर्तन अनुरोध प्रपत्र बनाएँ।
हर बार परिवर्तन का अनुरोध किए जाने और परिवर्तन लॉग में दर्ज किए जाने पर नीचे दिए गए डेटा को शामिल किया जाना चाहिए:
- अनुरोध तिथि बदलें
- परियोजना प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट अनुरोध संख्या बदलें
- शीर्षक और स्पष्टीकरण
- आवेदक का नाम, ईमेल पता और फोन नंबर
- प्राथमिकता (उच्च, मध्यम, या निम्न)। आपातकालीन परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं के लिए विशिष्ट समय सीमा की आवश्यकता हो सकती है।
- उत्पाद और संस्करण संख्या (सॉफ्टवेयर परियोजनाओं के लिए)
चरण 5. परिवर्तन नोटों में अतिरिक्त जानकारी दर्ज करें।
रिकॉर्ड बदलें निर्णय और कार्यान्वयन रिकॉर्ड करना चाहिए। परिवर्तन अनुरोध फॉर्म से कॉपी की गई जानकारी के अलावा, आपको निम्नलिखित लिखने के लिए एक जगह तैयार करनी होगी:
- स्वीकृति या अस्वीकृति का संकेत
- अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर
- कार्यान्वयन की समय सीमा बदलें
- पूरा होने की तारीख बदलें
चरण 6. महत्वपूर्ण निर्णयों की निगरानी करें।
दैनिक नोटों के अलावा महत्वपूर्ण निर्णयों पर नजर रखना भी परियोजना के लिए लाभदायक होगा। ये रिकॉर्ड आपके लिए लंबी अवधि की परियोजनाओं या नेतृत्व में बदलाव के दौर से गुजर रही परियोजनाओं की निगरानी करना आसान बना देंगे। ये रिकॉर्ड ग्राहकों या वरिष्ठ प्रबंधन के साथ संचार का मार्गदर्शन भी कर सकते हैं। समय सीमा, परियोजना के दायरे या आवश्यकताओं, प्राथमिकता स्तर या रणनीति में किसी भी बदलाव के लिए, निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
- निर्णय लेने वाले लोग
- निर्णय तिथि
- निर्णय और निर्णय लेने की प्रक्रिया के पीछे के कारणों का सारांश। इस प्रक्रिया से संबंधित दस्तावेज शामिल करें।
