एक लिखित स्वर जो आपके संगठन में रुचि जगाता है, आपके दान अनुरोध ईमेल को प्रभावी बना देगा। धन उगाहने वाले माध्यम के रूप में ईमेल का उपयोग लोकप्रियता प्राप्त कर रहा है क्योंकि यह भौतिक मेल और टेलीफोन की तुलना में अपेक्षाकृत सस्ता है। इलेक्ट्रॉनिक मेल संचार को तेज करता है। एक सम्मोहक ईमेल बनाने के लिए आप कई कदम उठा सकते हैं, जिसका पाठक जवाब देते हैं और आपको एक बड़ी दान राशि मिलती है।
कदम
3 का भाग 1: एक ई-मेल संरचना की स्थापना
चरण 1. एक मजबूत शीर्षक बनाएँ।
शीर्षक ईमेल में पहली पंक्ति है जो शीर्षक के रूप में कार्य करती है। भेजे गए सभी ईमेल में से केवल 15% ईमेल ही खोले गए। एक आकर्षक शीर्षक उस 15% लोगों का ध्यान आकर्षित करेगा और उन्हें पढ़ते रहने के लिए प्रोत्साहित करेगा। अधिकांश ईमेल खातों पर, आप विषय पंक्ति के आगे ईमेल की पहली पंक्ति (शीर्षक) पढ़ सकते हैं। वे सुर्खियाँ लोगों को आपके ईमेल खोलने और लोगों को पढ़ते रहने के लिए प्रोत्साहित करती हैं
- ध्यान आकर्षित करने के लिए सक्रिय क्रियाओं और संज्ञाओं का प्रयोग करें। बोल्ड, केंद्रित और बड़े फ़ॉन्ट आकार के कार्यों का भी उपयोग करें।
- शीर्षक छोटा रखें ताकि यह आपके ईमेल के उद्देश्य को शुरू से ही स्पष्ट कर दे। पाठकों को यह सोचने के लिए प्रोत्साहित करें कि यह ईमेल पढ़ना उपयोगी, उपयुक्त और प्रासंगिक होगा।
- पाठक के प्रश्न का उत्तर दें: मुझे क्या मिलेगा?
- विषय पंक्तियाँ पाठकों को विभिन्न काम करने के लिए आमंत्रित कर सकती हैं, जैसे कि आपके ईमेल का जवाब देना, किसी विशेष कार्यक्रम में उनकी उपस्थिति का अनुरोध करना, या स्थानीय सामुदायिक स्थान या कार्यक्रम को साझा करना।
- एक अच्छे शीर्षक का एक उदाहरण है, "रियाउ अगेंस्ट नेचुरल गैस लॉ इन कोर्ट"
चरण 2. पहले पैराग्राफ में पूरी कहानी बताएं।
शुरुआत से ही अपने लक्ष्य बताएं। इसका अर्थ समझे बिना प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल का आधा हिस्सा न पढ़ने दें। वे दान किए बिना आपके ईमेल को त्याग सकते हैं। इस पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से लिखें कि आपका अनुरोध क्या है और आप ईमेल क्यों भेज रहे हैं।
- पहले पैराग्राफ में दान मांगें। सीधे बोल रहे हैं तो ध्यान से पूछना चाहिए। हालाँकि, यदि आप ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो पहले इसके लिए पूछें। इस अनुरोध को बोल्ड या बड़े फ़ॉन्ट में लिखकर पढ़ने में आसान बनाएं।
- अपने अनुरोध में, पाठक को बताएं कि आप उनके पैसे का क्या करेंगे। यदि एक छोटा सा दान आपको कुछ करने की अनुमति देता है, तो ऐसा कहें । उदाहरण के लिए, यदि $5000 100 बच्चों को खिला सकता है, तो ऐसा कहें। इसे लिखने से आपको झोपडी बनाने के लिए 15,000,000 रुपये की जरूरत लिखने की तुलना में अधिक प्रतिक्रियाएं मिलेंगी।
- पाठकों को बताएं कि उन्हें मना करने का अधिकार है। आंकड़े बताते हैं कि जब लोग मजबूर महसूस करते हैं तो चुनने के लिए स्वतंत्र महसूस होने पर लोगों को देने की अधिक संभावना होती है।
- पहले पैराग्राफ में अपने मिशन की व्याख्या और वर्णन करें ताकि पाठक तुरंत जान सके कि पैसे का उपयोग किस लिए किया जाएगा। दिखाएँ कि आप केवल धन एकत्र नहीं कर रहे हैं।
चरण 3. सूक्ष्म सामग्री का बुद्धिमानी से उपयोग करें।
माइक्रोकंटेंट छोटे वाक्यांश और उपशीर्षक हैं जो ईमेल को सुशोभित करते हैं। अपने मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करने के लिए माइक्रोकंटेंट का उपयोग करें ताकि स्किमिंग के आदी पाठकों को आपका टेक्स्ट पढ़ना दिलचस्प लगे।
- माइक्रोकंटेंट में शीर्षक, उपशीर्षक, विषय पंक्ति, लिंक और बटन शामिल हैं।
- सक्रिय क्रियाओं, वर्णनात्मक क्रियाविशेषणों और संज्ञाओं का प्रयोग करें। आपका लक्ष्य उनके लिए संपूर्ण पाठ पढ़ना है।
- एक अच्छे शीर्षक का एक उदाहरण इस तरह दिखता है: "डॉल्फ़िन को बचाने के लिए IDR 500,000 दान करें"
- टेक्स्ट को बोल्डर या बड़ा बनाएं ताकि वह अलग दिखे। यह उपशीर्षक किसी अनुच्छेद के पहले या कोई नया खंड प्रारंभ करते समय प्रकट होता है।
- एक साधारण उपशीर्षक लिखें। आप उपशीर्षक का उपयोग कर सकते हैं या नहीं भी कर सकते हैं, लेकिन जब आपका शीर्षक बहुत छोटा होता है तो वे उपयोगी होते हैं। समान सिद्धांतों का उपयोग करें - संक्षिप्त, कार्रवाई योग्य, बोल्ड।
चरण 4. एक कहानी लिखें।
ईमेल में कहानी लिखने से अधिक पाठकों का ध्यान आकर्षित होगा। अपने ईमेल के मुख्य भाग में कहानी लिखें। याद रखें कि कहानियों की शुरुआत, मध्य और अंत होती है। पाठकों को दान करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए आप भावनात्मक कहानियों का उपयोग कर सकते हैं। अपनी गतिविधियों के परिणामों की एक सच्ची कहानी लिखें।
चरण 5. एक छोटा पैराग्राफ लिखें।
संक्षिप्त, स्पष्ट पैराग्राफ का उपयोग करके अपना ईमेल लिखें। बहुत सारे ईमेल प्राप्त करने से पाठक थक जाएंगे। अपने ईमेल की लंबाई सीमित करने से आप सबसे अलग दिखेंगे।
- एक या दो मुख्य बिंदु बनाएं।
- अपने ईमेल को संक्षिप्त रखें, भले ही आपको कई बार संपादित और संशोधित करना पड़े
- आप दान का अनुरोध क्यों कर रहे हैं, इसका इतिहास शामिल न करें। शुरुआती पैराग्राफ में वाक्य और बॉडी पैराग्राफ में आपकी कहानी आपके तर्क को समझाने के लिए पर्याप्त है।
चरण 6. लिंक और बटन प्रदान करें - लेकिन संदेश से भटकें नहीं।
आप सैकड़ों लिंक शामिल करना चाह सकते हैं, लेकिन यह पाठकों को आपके मुख्य संदेश से विचलित कर सकता है, जो दान मांग रहा है। खुद को विचलित किए बिना जानकारी प्रदान करने का एक आसान तरीका है कि आप अपनी वेबसाइट पर सभी जानकारी शामिल करें और ईमेल में केवल एक लिंक, अपनी वेबसाइट का लिंक शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि कोई अध्ययन है जो आपके कथन का समर्थन करता है, तो ईमेल में एक लंबे और जटिल अध्ययन का लिंक शामिल न करें। अपनी वेबसाइट पर शोध लिंक रखें (और सुनिश्चित करें कि दान करने का विकल्प सबसे अलग है)।
चरण 7. छवि को ध्यान से जोड़ें।
आप अपनी बात पर जोर देने के लिए एक या दो चित्र जोड़ना चाह सकते हैं, लेकिन यह आवश्यक नहीं है। वास्तव में, रंग और चित्र आपके ईमेल को स्पैम जैसा बना सकते हैं। यदि आप एक छवि शामिल करते हैं, तो इसे ईमेल के ऊपर या नीचे रखें और इसका उपयोग केवल तभी करें जब आपकी बात को संप्रेषित करने या सहानुभूति उत्पन्न करने के लिए अत्यंत आवश्यक हो।
- एक उपयोगी छवि का एक उदाहरण आपका धन उगाहने का लक्ष्य होगा जो दान प्राप्त कर रहा है, जैसे कि पहली बार नए कपड़े प्राप्त करने वाले बच्चे की तस्वीर।
- एक अपवाद के रूप में, आप अपने लोगो को ईमेल के निचले कोने की तरह एक विनीत स्थान पर सम्मिलित कर सकते हैं। यह लोगो पाठकों को आपके संगठन की पहचान करा सकता है।
चरण 8. अनुवर्ती/अगले चरणों की जानकारी लिखें।
ईमेल का अंत अनुवर्ती जानकारी के बारे में है। इस जानकारी को प्रमुख बनाएं ताकि पाठक इसे दान करने के कारणों को पढ़ने से पहले देख सकें। यह जानकारी पाठक को बताती है कि आपने ईमेल क्यों भेजा। दान करने के तरीके के बारे में स्पष्ट रूप से लिखें।
- यदि कोई पाठक आपके ईमेल की सामग्री को नहीं समझता है, तो वे इसे फेंक सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि यह अंतिम "अनुरोध" बाहर खड़ा है और स्पष्ट रूप से बताएं कि आप क्या मांग रहे हैं। बोल्ड या बड़े फॉन्ट या किसी भिन्न टाइपफेस का उपयोग करके इसे एक पैराग्राफ समर्पित करें। एक लिंक लिखें या एक अलग रंग के साथ एक बटन बनाएं।
- यदि पाठक को एक निश्चित बटन या लिंक को दबाना है या यदि पाठक को आगे के निर्देशों के लिए ईमेल का जवाब देना है, तो उन्हें स्पष्ट रूप से बताएं: "इस बटन को अभी एक वानर को बचाने के लिए क्लिक करें!" या "उत्तर बटन दबाएं और ईमेल के मुख्य भाग में 'दान की जानकारी' टाइप करें।"
- यह आसान होगा यदि पाठक तुरंत बटन दबा सकता है। इस तरह आपको अधिक दान भी मिलेगा। तो अपने संगठन को एक लिंक या बटन प्रदान करें।
- एक वेबसाइट या ऑनलाइन दान पृष्ठ बनाएं ताकि पाठक ऑनलाइन दान कर सकें। आखिरकार, यह एक ऐसी चीज है जिसकी पाठक एक दान ईमेल से अपेक्षा करते हैं।
चरण 9. इसे छोटा रखें।
यदि आपका ईमेल लंबा है, तो पाठकों के लिए इसे पढ़ना मुश्किल होगा। पाठकों द्वारा पढ़ना जारी रखने का निर्णय लेने से पहले छोटे पैराग्राफ और शीर्षक लिखने से आपके ईमेल को एक नज़र में पढ़ना आसान हो जाएगा।
3 का भाग 2: पाठकों को ध्यान में रखते हुए
चरण 1. अपने लेखन के लहजे को एक पत्र की तुलना में अधिक आकस्मिक बनाएं।
किसी संगठन द्वारा किसी व्यक्ति को भेजा गया पत्र अक्सर उपयोग किए जाने वाले संचार माध्यम के कारण औपचारिक और अवैयक्तिक लगता है। हालाँकि, ईमेल, ब्लॉग की तरह, अधिक आकस्मिक स्वर है।
- पाठक के लिए दूसरे व्यक्ति सर्वनाम का प्रयोग करें।
- पाठक को अपने करीब महसूस कराने के लिए रोज़मर्रा के भावों का उपयोग करें, जैसे "वह कड़ी मेहनत कर रहा है" या "आलस्य से मत बैठो।"
- पाठकों से बात करते समय स्पष्ट, ईमानदार और खुली भाषा का प्रयोग करें ताकि वे आपके करीब महसूस करें और सोचें कि आपका अनुरोध ईमानदार है।
चरण 2. अपने शब्दों को पढ़ने में आसान बनाएं।
एक साधारण टाइपफेस और दृश्य उपस्थिति का प्रयोग करें। कर्सिव का उपयोग न करें - सेरिफ़ फोंट का उपयोग करें और शीर्षक और टेक्स्ट के लिए एक अलग टाइपफेस का उपयोग न करें। जोर देने के लिए बोल्ड या फॉन्ट साइज में बदलाव करें।
आपका ईमेल भाषाई दृष्टिकोण से समझने में आसान होना चाहिए - ऐसी भाषा का उपयोग करना सबसे अच्छा है जिसे मिडिल स्कूल के छात्र समझ सकें। अत्यधिक जटिल ईमेल न बनाएं। आपका लेखन स्पष्ट, त्रुटि रहित (भाषा संरचना या वर्तनी) और पढ़ने में आसान होना चाहिए।
चरण 3. ईमेल प्रदाता की सेवा का उपयोग करें।
यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके ईमेल खुले हैं या यह निर्धारित करना चाहते हैं कि किस प्रकार के लोग आपके ईमेल पढ़ते हैं, तो आपको उत्तर या दान के साथ यह जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप MailChimp जैसी किसी सेवा का उपयोग करते हैं, तो आप इस सेवा द्वारा उत्पन्न मीट्रिक डेटा का उपयोग ऐसे ईमेल बनाने के लिए कर सकते हैं जो आपके लक्षित दर्शकों के साथ प्रतिध्वनित हों।
- आप मीट्रिक डेटा देख सकते हैं, जैसे क्लिकों की संख्या, खोले गए ईमेल की संख्या और पढ़े गए ईमेल की संख्या।
- खोले गए ईमेल डेटा की संख्या लोकप्रिय विषय शीर्षकों को निर्धारित करने और आपके ईमेल पढ़ने वाले लोगों की संख्या में वृद्धि करने में मदद करती है।
- ई-मेल प्रदाता की सेवाओं का उपयोग करने का एक अन्य कारण यह है कि आप स्पैमर होने का संदेह होने से बचते हैं। आप ईमेल पतों की एक सूची बनाने, उन्हें तोड़कर अधिकतम संख्या में पतों को पूरा करने में भी बहुत समय व्यतीत करेंगे (अधिकांश ईमेल में प्रति ईमेल 50 प्राप्तकर्ताओं की अधिकतम सीमा होती है), एक बार में एक ईमेल का जवाब देना, और प्रबंधन करना ईमेल जो बाउंस हो गए क्योंकि पता अब सक्रिय नहीं था।
चरण 4. सुनिश्चित करें कि ईमेल सूची के लोग आपके मिशन की परवाह करते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर अपनी ईमेल सूची की जाँच करें कि उस पर मौजूद लोग आपके ईमेल पढ़ेंगे, विशेष रूप से वे लोग जो स्पष्ट रूप से अपनी रुचि व्यक्त करते हैं। आपके मीट्रिक डेटा परिणाम बेहतर होंगे और आप अपने समय का अधिक कुशलता से उपयोग करेंगे।
चरण 5. खंड द्वारा एक व्यक्तिगत ईमेल बनाएं।
दाता समूह के अनुसार अलग-अलग स्वरों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ऐसे लोगों का समूह है जो नियमित रूप से आपके ईमेल का जवाब देते हैं, तो ईमेल को व्यक्तिगत स्वर में भेजें। उन लोगों के नाम के साथ एक और सूची बनाएं जो आमतौर पर आपके ईमेल नहीं खोलते हैं। ईमेल को कम आकस्मिक स्वर में भेजें। जो लोग पहली बार आपका ईमेल प्राप्त कर रहे हैं, उनके लिए "व्याख्या" टोन वाले ईमेल भी बनाएं।
एक ई-मेल सेवा प्रदाता पाठक के नाम, जैसे "प्रिय श्रीमान हेनरी" को शामिल करके आपके ई-मेल को वैयक्तिकृत करने में आपकी सहायता करेगा।
चरण 6. वह डेटा दर्ज करें जो आपके अनुदान संचय का समर्थन करता है।
अपने पाठकों को शामिल महसूस कराने के लिए, डेटा प्रदान करें कि आपके धन का उपयोग कैसे किया जा रहा है या इसका उपयोग कैसे किया जाएगा। यह जानकारी शुरुआती पैराग्राफ में या उस सेक्शन में रखी जा सकती है जहां आप रीडर फॉलो-अप का अनुरोध करते हैं या दोनों सेक्शन में। लोगों को देने की अधिक संभावना तब होती है जब वे जानते हैं कि उनके धन का उपयोग अच्छे कारण के लिए किया गया है।
चरण 7. दान प्राप्त करने के बाद धन्यवाद कहें।
अपना दान प्राप्त करने के बाद व्यक्तिगत धन्यवाद नोट भेजना न भूलें। इस प्रकार का सरल कार्य भविष्य में बार-बार दान की गारंटी दे सकता है। आपको यह अभिवादन जल्द से जल्द भेजना चाहिए; इस अभिवादन को धन की प्राप्ति के रूप में सोचें।
अगर आपको हर महीने एक बड़ा दान मिलता है, तो एक टेम्प्लेट बनाएं जिसे आप कॉपी कर सकते हैं ताकि आप इसे अपने ड्राफ्ट ईमेल में पेस्ट कर सकें और इसे जल्दी से कस्टमाइज़ कर सकें।
3 का भाग 3: एक ई-मेल पता सूची बनाना
चरण 1. ईमेल पतों की सूची न खरीदें।
संभावित दाताओं के ईमेल पतों की सूची बेचना और खरीदना एक अवैध गतिविधि है, जो इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम और लेनदेन के कार्यान्वयन से संबंधित इंडोनेशिया गणराज्य संख्या ८२ के २०१२ के सरकारी विनियमन के अनुसार है। ऐसी कंपनियां हैं जो आपको एक बार उपयोग के लिए ईमेल सूचियों को "किराए पर" देने देंगी, लेकिन वे बहुत महंगी हैं। हज़ारों ईमेल पतों को आमतौर पर बहुत कम परिणाम मिलते हैं। बेहतर होगा कि आप अपना पैसा किसी और चीज़ पर खर्च करें और ईमेल पतों की सूची बनाने का एक बेहतर तरीका खोजें।
चरण 2. अपने आयोजनों में नाम और पते एकत्र करें।
जब भी आपकी गैर-लाभकारी संस्था किसी कार्यक्रम में शामिल होती है, तो सुनिश्चित करें कि आप लोगों को अपना ईमेल पता अपनी ईमेल सूची में डालने का एक तरीका प्रदान करते हैं। सुनिश्चित करें कि पंजीकरण पत्र स्पष्ट रूप से बताता है कि वे आपकी ईमेल पता सूची में शामिल होने के इच्छुक हैं।
अधिक नाम प्राप्त करने के लिए स्वीपस्टेक्स या प्रतियोगिता आयोजित करने का प्रयास करें। एक इवेंट में, उन लोगों के लिए स्वीपस्टेक या प्रतियोगिता चलाएं जो अपना ईमेल पता पंजीकृत करते हैं।
चरण 3. सामाजिक नेटवर्क का उपयोग करें।
सुनिश्चित करें कि आपकी गैर-लाभकारी संस्था की सोशल मीडिया पर एक मजबूत प्रोफ़ाइल है - ट्विटर से लेकर फेसबुक से लेकर इंस्टाग्राम तक। सोशल मीडिया के माध्यम से लोगों तक पहुंचना आसान है और अगर आपके पास दिलचस्प सामग्री है, तो लोग आपके लेखन को साझा कर सकते हैं या दान मांगने में आपकी मदद करना शुरू कर सकते हैं। सोशल मीडिया पर अपने नेटवर्क से उनके ईमेल पते पंजीकृत करने के लिए कहें ताकि वे महत्वपूर्ण घोषणाओं से न चूकें।
चरण 4. पंजीकरण करना आसान बनाएं।
आपकी वेबसाइट को आगंतुकों को यह बताना चाहिए कि उनका ईमेल पता कैसे पंजीकृत किया जाए। साइट को आकर्षक होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे ढूंढना और उपयोग करना आसान होना चाहिए।
टिप्स
- धन उगाहने के लिए उपयोग किए जाने वाले पुराने पत्र (कागज और इलेक्ट्रॉनिक) पढ़ें। यदि आपको लगता है कि अक्षर प्रभावी हैं तो समान वाक्यांशों का प्रयोग करें। कई संगठन नए पत्र बनाने के लिए पुराने अक्षरों को उदाहरण के रूप में उपयोग करते हैं।
- ईमेल को तुरंत पहचानने के लिए अपने लोगो का उपयोग करें। पाठक अक्सर संगठनों या कंपनियों को उनके लोगो से जोड़ते हैं।
- अधिक आकर्षक ईमेल बनाने और भविष्य में आपके ईमेल के प्रदर्शन में सुधार करने वाले मीट्रिक उत्पन्न करने के लिए ईमेल प्रदाता की सेवाओं का उपयोग करें। MailChimp एक अच्छा विकल्प है।
- सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल भेजने से पहले सफेद लेबल वाला है। यदि आप Fundraise.com जैसे किसी ऑनलाइन फ़ंडरेज़िंग प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते हैं, तो यह प्लेटफ़ॉर्म इसे स्वचालित रूप से करेगा।
