एक वित्तीय रिपोर्ट एक दस्तावेज है जिसमें बैलेंस शीट, आय विवरण और कैश फ्लो स्टेटमेंट के रूप में किसी कंपनी या संगठन की वित्तीय स्थिति के बारे में जानकारी होती है। वित्तीय विवरणों की आम तौर पर समीक्षा और विश्लेषण व्यापार प्रबंधकों, निदेशक मंडल, निवेशकों, वित्तीय विश्लेषकों और सरकारी अधिकारियों द्वारा किया जाता है। यह रिपोर्ट सही और स्पष्ट जानकारी के साथ समयबद्ध तरीके से तैयार और प्रसारित की जानी चाहिए। हालाँकि वित्तीय विवरण तैयार करने की प्रक्रिया बहुत जटिल लग सकती है, लेकिन इन रिपोर्टों को तैयार करने के लिए जिन लेखांकन प्रक्रियाओं को जानना आवश्यक है, उन्हें सीखना बहुत कठिन नहीं है।
कदम
4 का भाग 1: वित्तीय विवरण तैयार करना
चरण 1. उस अवधि का निर्धारण करें जिस पर वित्तीय विवरण तैयार किए जाते हैं।
रिपोर्ट बनाना शुरू करने से पहले, आपको उस अवधि का निर्धारण करना होगा जिसके लिए वित्तीय विवरण तैयार किए जाएंगे। वित्तीय रिपोर्ट आमतौर पर त्रैमासिक और वार्षिक रूप से तैयार की जाती हैं, हालांकि कुछ कंपनियां ऐसी भी हैं जो हर महीने वित्तीय रिपोर्ट तैयार करती हैं।
- ताकि आप उस अवधि का निर्धारण कर सकें जिसे रिपोर्ट किया जाना चाहिए, उन दस्तावेजों का अध्ययन करें जो आपके संगठन/कंपनी के गठन के लिए आधार बनाते हैं, उदाहरण के लिए एसोसिएशन के लेख, उप-नियम, या संगठन/कंपनी की स्थापना का विलेख। ये दस्तावेज़ आमतौर पर वर्णन करते हैं कि वित्तीय विवरण कब तैयार किए जाने चाहिए।
- अपनी कंपनी के नेतृत्व से पूछें कि प्रत्येक रिपोर्ट कितनी बार तैयार की जाती है।
- यदि आप अपने स्वयं के संगठन के प्रमुख हैं, तो विचार करें कि आपको वित्तीय रिपोर्टों की सबसे अधिक आवश्यकता कब है और इस तिथि को वित्तीय विवरण तैयार करने की तिथि के रूप में निर्धारित करें।
चरण 2. अपने सामान्य खाता बही की समीक्षा करें।
इसके बाद, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सामान्य लेज़र में सभी वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड अपडेट किए गए हैं और ठीक से रिकॉर्ड किए गए हैं। वित्तीय रिपोर्ट पाठकों के लिए किसी काम की नहीं होगी जब तक कि बहीखाता विभाग द्वारा डेटा को ठीक से दर्ज नहीं किया जाता है।
- उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि सभी देय और प्राप्य खाते दर्ज किए गए हैं, सत्यापित करें कि बैंक समाधान पूरा हो गया है, और सुनिश्चित करें कि सभी स्टॉक खरीद लेनदेन और उत्पाद बिक्री दर्ज की गई है।
- आपको किसी भी देनदारी पर भी विचार करना चाहिए जो वित्तीय विवरण तैयार करने की तारीख में दर्ज नहीं की गई हो। उदाहरण के लिए, क्या कंपनी ने बिल-रहित सेवाओं का उपयोग किया है? क्या कोई बकाया और अवैतनिक कर्मचारी वेतन है? ये उपार्जित देयताएं हैं और इन्हें वित्तीय विवरणों में दर्ज किया जाना चाहिए।
चरण 3. अधूरी जानकारी इकट्ठा करें।
यदि आपने सामान्य बहीखाता की जाँच कर ली है और अभी भी अधूरी जानकारी है, तो संबंधित दस्तावेजों के माध्यम से जाने के लिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वित्तीय विवरण पूर्ण और सही हैं।
भाग 2 का 4: बैलेंस शीट तैयार करना
चरण 1. बैलेंस शीट के लिए पेज तैयार करें।
बैलेंस शीट रिपोर्ट एक निश्चित तिथि पर कंपनी की संपत्ति (उसके पास क्या है), देनदारियों (क्या ऋण बन जाती है), और पूंजी खाते जैसे शेयर पूंजी और अतिरिक्त भुगतान की गई पूंजी पर डेटा प्रस्तुत करती है। अपने वित्तीय विवरणों के पहले पृष्ठ पर शीर्षक के रूप में "बैलेंस शीट रिपोर्ट" लिखें, इसके बाद संगठन का नाम और बैलेंस शीट की रिपोर्ट करने की तारीख लिखें।
बैलेंस शीट खातों को वर्ष की कुछ निश्चित तिथियों पर रिपोर्ट किया जाएगा। उदाहरण के लिए, किसी दिए गए वर्ष में 31 दिसंबर तक एक बैलेंस शीट तैयार की जा सकती है।
चरण 2. अपनी बैलेंस शीट के लिए उचित प्रारूप निर्धारित करें।
बैलेंस शीट आम तौर पर बाईं ओर संपत्ति, देनदारियों और पूंजी को दाईं ओर सूचीबद्ध करती है। एक विकल्प के रूप में, एक बैलेंस शीट है जो ऊपर की संपत्ति और नीचे देनदारियों/पूंजी को सूचीबद्ध करती है।
चरण 3. अपनी कंपनी की सभी संपत्तियों की सूची बनाएं।
कंपनी के स्वामित्व वाली विभिन्न संपत्तियों के बाद बैलेंस शीट के शीर्ष पर "एसेट्स" शीर्षक रखें।
- चालू परिसंपत्तियों जैसे कि नकद और अन्य खातों से शुरू करें जिन्हें बैलेंस शीट रिपोर्टिंग तिथि के बाद एक वर्ष के भीतर नकदी में परिवर्तित किया जा सकता है। वर्तमान संपत्ति विवरण की निचली पंक्ति पर "कुल वर्तमान संपत्ति" शीर्षक लिखें।
- इसके बाद, अपनी कंपनी की सभी गैर-वर्तमान संपत्तियों की सूची बनाएं। गैर-वर्तमान परिसंपत्तियों को ऐसी संपत्ति के रूप में परिभाषित किया जाता है जो नकदी के रूप में नहीं होती हैं और निकट भविष्य में नकदी में परिवर्तित नहीं की जा सकती हैं। उदाहरण के लिए, संपत्ति, उपकरण और प्राप्य प्रतिभूतियां गैर-वर्तमान संपत्ति हैं। अचल संपत्ति विवरण की निचली पंक्ति पर "कुल अचल संपत्ति" शीर्षक लिखें।
- अंत में, वर्तमान संपत्ति और गैर-वर्तमान संपत्तियां जोड़ें और इस पंक्ति पर शीर्षक के रूप में "कुल संपत्ति" लिखें।
चरण 4. अपनी कंपनी के दायित्वों को लिखें।
बैलेंस शीट में अगला भाग देनदारियां और इक्विटी है। इस खंड के लिए आपको बैलेंस शीट में शीर्षक "देयता और इक्विटी" लिखना चाहिए।
- अपने अल्पकालिक दायित्वों को सूचीबद्ध करके प्रारंभ करें। अल्पकालिक देनदारियां वे दायित्व हैं जो एक वर्ष के भीतर परिपक्व हो जाएंगे और आम तौर पर व्यापार देय, अर्जित ऋण, बंधक ऋण का हिस्सा जो जल्द ही परिपक्व हो जाएगा, और अन्य ऋण शामिल होंगे। नीचे "अल्पकालिक देनदारियों की राशि" लिखें।
- इसके बाद, दीर्घकालिक दायित्वों को लिखें। लंबी अवधि की देनदारियां वे दायित्व हैं जिन्हें एक वर्ष के भीतर चुकाया नहीं गया है, जैसे कि दीर्घकालिक ऋण और देय प्रतिभूतियां। नीचे "लंबी अवधि की देनदारियों की राशि" लिखें।
- अपनी अल्पकालिक और लंबी अवधि की देनदारियों को जोड़ें और देयता खातों के नीचे "देयताओं की राशि" शीर्षक रखें।
चरण 5. पूंजी के सभी स्रोतों की सूची बनाएं।
बैलेंस शीट में पूंजी का हिस्सा देनदारियों के अधीन है जो कंपनी के स्वामित्व वाली राशि को दर्शाता है यदि सभी संपत्तियां बेची जाती हैं और देनदारियों का भुगतान किया जाता है।
अब, सभी पूंजी खाते जैसे शेयर पूंजी, पुनर्खरीद शेयर पूंजी, और प्रतिधारित आय/(हानि) को लिख लें। सभी पूंजी खाते सूचीबद्ध होने के बाद, उन्हें जोड़ें और पूंजी खातों के नीचे "पूंजी की राशि" शीर्षक दें।
चरण 6. देनदारियों और इक्विटी को जोड़ें।
"देनदारियों की राशि" और "पूंजी की राशि" को मिलाएं, फिर बैलेंस शीट की निचली पंक्ति में "देयताओं और पूंजी की राशि" शीर्षक दें।
चरण 7. राशि की जाँच करें।
"कुल संपत्ति" और "कुल देयताएं और इक्विटी" गणना जो आपने अभी की है, बैलेंस शीट में समान संख्याएं उत्पन्न करनी चाहिए। यदि ये दोनों संख्याएँ समान हैं, तो तुलन पत्र पूरा हो गया है और आप आय विवरण तैयार करना शुरू कर सकते हैं।
- शेयरधारकों की पूंजी कंपनी की कुल संपत्ति के बराबर होनी चाहिए, कुल देनदारियों को घटाकर। जैसा कि पहले बताया गया है, इस कमी का परिणाम वह राशि है जो अभी भी है यदि कंपनी की सभी संपत्तियां बेची जाती हैं और सभी देनदारियों का भुगतान किया जाता है। तो, देनदारियों और पूंजी को संपत्ति के बराबर होना चाहिए।
- यदि आपकी बैलेंस शीट बैलेंस से बाहर है, तो अपनी गणना दोबारा जांचें। ऐसे खाते हो सकते हैं जिनकी आपने गणना नहीं की है या गलत श्रेणी में हैं। प्रत्येक कॉलम को दोबारा जांचें और सुनिश्चित करें कि सभी खाते उचित समूहों में दर्ज हैं। यह संभव है कि आपने एक मूल्यवान संपत्ति या एक महत्वपूर्ण दायित्व की गणना नहीं की है।
भाग ३ का ४: आय विवरण तैयार करना
चरण 1. आय विवरण के लिए पृष्ठ तैयार करें।
आय विवरण एक निश्चित अवधि के दौरान कंपनी द्वारा उत्पन्न और जारी की गई राशि की रिपोर्ट करेगा। अपने वित्तीय विवरण के शीर्षक के रूप में "लाभ और हानि विवरण" लिखें और उसके बाद संगठन का नाम और रिपोर्ट की जाने वाली अवधि लिखें।
- उदाहरण के लिए, आय विवरण आमतौर पर किसी दिए गए वर्ष में 1 जनवरी से 31 दिसंबर की अवधि के लिए तैयार किया जाता है।
- ध्यान रखें कि वित्तीय विवरण त्रैमासिक या मासिक अवधि के लिए तैयार किए जा सकते हैं, जबकि आपके वित्तीय विवरण पूरे वर्ष की अवधि के लिए तैयार किए जा सकते हैं। यदि वित्तीय विवरण समान अवधि में तैयार किए जाते हैं तो उन्हें समझना आसान होता है, लेकिन इसकी कोई आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. राजस्व के सभी स्रोतों की सूची बनाएं।
अपनी कंपनी की प्राप्तियों के विभिन्न स्रोतों और प्राप्त धनराशि की सूची बनाएं।
- सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक प्रकार की रसीद को अलग से रिपोर्ट करते हैं और यह भी गणना करते हैं कि क्या बिक्री छूट या माल वापस करने के लिए आरक्षित है, उदाहरण के लिए: "बिक्री आईडीआर 10,000,000, 00" और "सेवा रसीद आईडीआर 5,000,000, 00"
- राजस्व स्रोतों का एक समूह बनाएं जो कंपनी के लिए फायदेमंद हो। स्वीकृति समूह भौगोलिक क्षेत्र, प्रबंधन टीम या विशिष्ट उत्पाद द्वारा बनाए जा सकते हैं।
- जब आय के सभी स्रोत रिकॉर्ड कर लिए जाएं, तो उन्हें जोड़ें और उन्हें अपनी रिपोर्ट में "रसीदों की राशि" के रूप में शामिल करें।
चरण 3. बेचे गए माल की लागत की रिपोर्ट करें।
बेचे गए माल की लागत रिपोर्टिंग अवधि के दौरान माल तैयार करने, बेचे जाने वाले उत्पादों का उत्पादन करने या सेवाएं प्रदान करने के लिए खर्च की गई कुल लागत है।
- बेची गई वस्तुओं की लागत की गणना करने के लिए, आपको प्रत्यक्ष सामग्री, प्रत्यक्ष श्रम, विनिर्माण लागत, परिवहन लागत और शिपिंग लागत की लागतों को जोड़ना होगा।
- कुल राजस्व से बेचे गए माल की लागत घटाएं और फिर इस कमी के परिणाम के लिए "सकल लाभ" शीर्षक दें।
चरण 4. परिचालन लागत रिकॉर्ड करें।
परिचालन लागत आपके व्यवसाय को चलाने के लिए आवश्यक सभी लागतें हैं। इन लागतों में सामान्य और प्रशासनिक खर्च जैसे वेतन, किराये की फीस, उपयोगिता लागत और संपत्ति का मूल्यह्रास शामिल हैं। इसके अलावा, विज्ञापन लागत, अनुसंधान और विकास लागत भी परिचालन लागत में शामिल हैं। आपको इन लागतों को अलग से रिपोर्ट करना चाहिए ताकि रिपोर्ट के पाठक को यह पता चल सके कि कंपनी के पैसे का उपयोग कैसे किया जा रहा है।
इन लागतों को सकल लाभ से घटाएं और फिर इस कटौती के परिणाम के लिए "कर से पहले लाभ" शीर्षक दें।
चरण 5. प्रतिधारित आय/हानि की राशि दर्ज करें।
"प्रतिधारित लाभ / हानि" संगठन / कंपनी की स्थापना के बाद से सभी शुद्ध आय और शुद्ध हानि का योग है।
रिपोर्ट की गई अवधि के अंत में प्रतिधारित आय शेष की गणना करने के लिए वर्तमान अवधि के दौरान अर्जित शुद्ध लाभ/हानि के साथ वर्ष की शुरुआत में प्रतिधारित आय शेष राशि को जोड़ें।
भाग 4 का 4: कैश फ्लो स्टेटमेंट तैयार करना
चरण 1. कैश फ्लो स्टेटमेंट के लिए पेज तैयार करें।
यह रिपोर्ट कंपनी द्वारा नकदी के स्रोत और संवितरण को प्रस्तुत करती है। कंपनी के नाम और रिपोर्ट की जाने वाली अवधि के बाद अपने वित्तीय विवरण के शीर्षक के रूप में "कैश फ्लो का विवरण" लिखें।
आय विवरण के समान, कैश फ्लो स्टेटमेंट भी एक निश्चित अवधि के लिए तैयार किया जाता है, उदाहरण के लिए एक निश्चित वर्ष में 1 जनवरी से 31 दिसंबर तक।
चरण 2. एक अनुभाग तैयार करें जो कंपनी के संचालन को सूचीबद्ध करता है।
कैश फ्लो स्टेटमेंट एक सेक्शन से शुरू होता है जिसे आपको "ऑपरेटिंग एक्टिविटीज से कैश फ्लो" शीर्षक देना चाहिए। यह खंड उस आय विवरण से संबंधित है जिसे आपने अभी तैयार किया है।
अपनी कंपनी के सभी कार्यों को लिखिए। इस गतिविधि में बिक्री से धन की प्राप्ति और क्रय सूची पर खर्च किए गए धन शामिल हैं। इन दो गतिविधियों के बीच अंतर की गणना करें और फिर इसे "ऑपरेटिंग गतिविधियों से शुद्ध नकद" शीर्षक दें।
चरण 3. निवेश गतिविधियों को रिकॉर्ड करने के लिए एक अनुभाग तैयार करें।
इस खंड के लिए "निवेश गतिविधियों से नकदी प्रवाह" शीर्षक लिखें। यह निवेश रिकॉर्ड उस बैलेंस शीट से संबंधित है जिसे आपने अभी तैयार किया है।
- यह खंड संपत्ति और उपकरणों में निवेश से भुगतान या प्राप्त नकद, या स्टॉक और बॉन्ड जैसी प्रतिभूतियों में निवेश से संबंधित है।
- इस गणना के परिणामों के लिए शीर्षक "निवेश गतिविधियों से शुद्ध नकद" लिखें।
चरण 4. सभी वित्तीय गतिविधियों को रिकॉर्ड करें।
यह अंतिम खंड है जिसे आपको "वित्तीय गतिविधियों से नकदी प्रवाह" शीर्षक देना चाहिए जो बैलेंस शीट में पूंजी की मात्रा से संबंधित है।
इस खंड को कंपनी द्वारा किए गए प्रतिभूतियों और ऋण लेनदेन से नकदी प्रवाह और बहिर्वाह की रिपोर्ट करनी चाहिए। इस गणना के परिणामों के लिए शीर्षक "वित्तीय गतिविधियों से शुद्ध नकद" दें।
चरण 5. प्रत्येक खंड से सभी संख्याओं को जोड़ें।
गणना के उन तीन समूहों को जोड़ें जो आपने पहले किए हैं और उन्हें रिपोर्टिंग अवधि के दौरान "नकदी में वृद्धि या कमी" शीर्षक के साथ इस कैश फ्लो स्टेटमेंट में शामिल करें।
आप रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में नकद शेष राशि के साथ इस नकद वृद्धि या कमी को जोड़ सकते हैं। इन दो संख्याओं की गणना के परिणाम बैलेंस शीट में सूचीबद्ध नकद शेष राशि के समान होना चाहिए।
चरण 6. कोई महत्वपूर्ण नोट या स्पष्टीकरण भी शामिल करें।
वित्तीय विवरणों में आमतौर पर "वित्तीय विवरणों के लिए नोट्स" नामक एक खंड होता है जिसमें कंपनी के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी होती है। कंपनी की वित्तीय स्थिति के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें जो "नोट्स" अनुभाग में सबसे अधिक सहायक है और फिर इस जानकारी को अपनी रिपोर्ट में शामिल करें।
- इन अभिलेखों में कंपनी के इतिहास, दीर्घकालिक योजनाओं या उद्योग के विकास के बारे में जानकारी हो सकती है। यह एक अवसर है जिसका उपयोग आप निवेशकों को यह समझाने के लिए कर सकते हैं कि आपकी रिपोर्ट का क्या अर्थ है और किन बातों पर ध्यान देने की आवश्यकता है। यह रिपोर्ट संभावित निवेशकों को आपके दृष्टिकोण से कंपनी की स्थिति देखने में मदद करेगी।
- यह नोट कंपनी द्वारा लागू लेखांकन प्रथाओं और प्रक्रियाओं के साथ-साथ बैलेंस शीट में महत्वपूर्ण मामलों की व्याख्या भी प्रदान कर सकता है।
- इस खंड का उपयोग अक्सर कर की स्थिति, पेंशन योजनाओं और स्टॉक प्रसाद से संबंधित कंपनी की स्थिति के बारे में विस्तार से चर्चा करने के लिए भी किया जाता है।
टिप्स
- वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आपको आवश्यक जानकारी की तलाश करते समय वित्तीय लेखा मानकों के विवरण (पीएसएके) का संदर्भ के रूप में उपयोग करें। PSAK इंडोनेशिया में लागू सभी व्यावसायिक और औद्योगिक गतिविधियों के लिए एक पेशेवर लेखा और वित्तीय मानक है।
- बैलेंस शीट और आय विवरण में प्रत्येक अनुभाग के लिए एक स्पष्ट शीर्षक प्रदान करें। आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी वित्तीय विवरणों के पाठकों के लिए समझने योग्य होनी चाहिए जो आपकी कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों को नहीं समझते हैं।
- यदि आपको वित्तीय विवरण तैयार करने में कठिनाई होती है, तो उसी उद्योग में काम करने वाली अन्य कंपनियों की वित्तीय रिपोर्ट देखें, जो आपके उद्योग में हैं। आप अपनी रिपोर्ट के प्रारूप में उपयोगी अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में सक्षम हो सकते हैं। आप ऑनलाइन या संयुक्त राज्य प्रतिभूति और विनिमय आयोग की वेबसाइट के माध्यम से वित्तीय विवरण प्रारूपों का अध्ययन कर सकते हैं।
