मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) एक दस्तावेज है जिसमें किसी कार्य को करने के चरणों की जानकारी होती है। एक मौजूदा एसओपी को केवल संशोधित और अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है, या आप ऐसे परिदृश्य में हो सकते हैं जहां आपको शुरुआत से लिखना है। यह बहुत काम की तरह लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में सिर्फ एक बहुत, बहुत, "बहुत" संपूर्ण सूची है। आरंभ करने के लिए चरण 1 देखें।
कदम
3 का भाग 1 अपना एसओपी प्रारूप बनाना
चरण 1. अपना प्रारूप चुनें।
एसओपी लिखने में कोई सही या गलत नहीं है। हालांकि, आपकी कंपनी के पास कई एसओपी हो सकते हैं जिन्हें आप प्रारूपण के लिए एक गाइड के रूप में संदर्भित कर सकते हैं, किसी कार्य को करने के पसंदीदा तरीके को रेखांकित करते हुए। यदि यह आपका मामला है, तो मौजूदा एसओपी को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें। यदि ऐसा नहीं है, तो आपके पास कई विकल्प हैं:
- सरल कदम प्रारूप। यह एक नियमित प्रक्रिया के लिए है जो संक्षिप्त है, इसके कई संभावित परिणाम हैं, और सीधे बिंदु पर है। आवश्यक दस्तावेज़ीकरण और सुरक्षा दिशानिर्देशों के अलावा, यह दस्तावेज़ पाठक के लिए निष्पादन आदेशों वाले सरल वाक्यों की एक सूची है।
- चरण-दर-चरण प्रारूप। यह आम तौर पर लंबी प्रक्रियाओं के लिए होता है - ऐसी प्रक्रियाएं जो दस चरणों से अधिक होती हैं, जिसमें कुछ निर्णय लेने, स्पष्टीकरण और शब्दावली शामिल होती है। यह सूची आम तौर पर एक विशेष क्रम में उप-चरणों के साथ मुख्य चरण होती है।
- फ़्लोचार्ट प्रारूप। यदि प्रक्रिया अनंत संभावित परिणामों वाले मानचित्र की तरह है, तो फ़्लोचार्ट आपकी सबसे अच्छी शर्त हो सकती है। यह वह प्रारूप है जिसे आपको चुनना चाहिए यदि परिणाम हमेशा अनुमानित नहीं होते हैं।
चरण 2. अपने पाठकों पर विचार करें।
अपना एसओपी लिखने से पहले विचार करने के लिए तीन मुख्य कारक हैं:
- आपके पाठकों का पूर्व ज्ञान। क्या वे आपके संगठन और उसकी प्रक्रियाओं से परिचित हैं? क्या वे शब्दावली जानते हैं? आपकी भाषा को पाठक के ज्ञान और निवेश से मेल खाना चाहिए।
- आपके पाठक की भाषा कौशल। क्या इस बात की संभावना है कि जो लोग आपकी भाषा नहीं समझते हैं वे आपके एसओपी को "पढ़" लेंगे? यदि यह संभव है, तो कैप्शन के साथ चित्र और आरेख शामिल करना एक अच्छा विचार है।
- आपका पाठक वर्ग। यदि बहुत से लोग एक साथ आपका एसओपी पढ़ रहे हैं (प्रत्येक एक अलग भूमिका के साथ), तो आपको दस्तावेज़ को एक नाटक में वार्तालाप की तरह प्रारूपित करने की आवश्यकता है: उपयोगकर्ता 1 कार्रवाई करता है, उसके बाद उपयोगकर्ता 2, और इसी तरह। इस तरह, प्रत्येक पाठक यह देख सकता है कि कैसे वे एक सुचारू रूप से चलने वाले व्यावसायिक इंजन का एक अभिन्न अंग बन जाते हैं।
चरण 3. अपने ज्ञान पर विचार करें।
लब्बोलुआब यह है: क्या आप इसे लिखने के लिए सही व्यक्ति हैं? क्या आप जानते हैं कि इस प्रक्रिया में क्या शामिल है? क्या त्रुटि की संभावना है? इसे कैसे सुरक्षित बनाया जाए? यदि नहीं, तो बेहतर होगा कि आप इसे किसी और को दे दें। खराब तरीके से लिखे गए एसओपी - या यहां तक कि गलत - न केवल उत्पादकता को कम करेंगे और संगठनात्मक विफलता का कारण बन सकते हैं, बल्कि वे असुरक्षित भी हो सकते हैं और आपकी टीम से लेकर पर्यावरण तक हर चीज पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं। संक्षेप में, यह कोई जोखिम नहीं है जो आपको लेना चाहिए।
यदि यह आपको दिया गया एक प्रोजेक्ट है और आपको लगता है कि आपको इसे पूरा करना है (या बाध्य है), तो उन लोगों से पूछने में संकोच न करें जो मदद के लिए दिन-प्रतिदिन की प्रक्रियाओं को पूरा करते हैं। साक्षात्कार आयोजित करना एसओपी निर्माण प्रक्रिया का एक सामान्य हिस्सा है।
चरण 4. छोटे या लंबे एसओपी के बीच निर्णय लें।
यदि आप प्रोटोकॉल, शब्दावली आदि से परिचित व्यक्तियों के समूह के लिए एक एसओपी लिख रहे हैं या अपडेट कर रहे हैं, और एक संक्षिप्त, संक्षिप्त एसओपी से लाभान्वित होंगे जो एक चेकलिस्ट से अधिक है, तो आप इसे संक्षिप्त रूप में लिख सकते हैं।
बुनियादी उद्देश्यों और प्रासंगिक जानकारी (तारीख, लेखक, आईडी नंबर, आदि) के अलावा, यह चरणों की एक छोटी सूची है। यदि विवरण या स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो यहां बताया गया है कि आपको यह कैसे करना चाहिए।
चरण 5. अपने एसओपी के उद्देश्य को याद रखें।
जो स्पष्ट है वह यह है कि आपके संगठन में ऐसी प्रक्रियाएं हैं जिन्हें बार-बार दोहराया जाता है। लेकिन क्या कोई विशेष कारण है कि यह एसओपी उपयोगी क्यों है? क्या सुरक्षा पर जोर दिया जाना चाहिए? अनुपालन के उपाय? क्या यह एसओपी प्रशिक्षण के लिए या दैनिक गतिविधियों में उपयोग किया जाता है? आपकी टीम की सफलता के लिए आपके एसओपी महत्वपूर्ण क्यों हैं, इसके कुछ कारण यहां दिए गए हैं:
- अनुपालन मानकों को पूरा करना सुनिश्चित करने के लिए
- उत्पादन आवश्यकताओं को अधिकतम करने के लिए
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रक्रिया का पर्यावरण पर बुरा प्रभाव न पड़े
- सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ शेड्यूल के अनुसार हो
- निर्माण में विफलता को रोकने के लिए
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एक प्रशिक्षण दस्तावेज के रूप में उपयोग करने के लिए
यदि आप जानते हैं कि आपके एसओपी को किस पर जोर देने की आवश्यकता है, तो उन बिंदुओं के आसपास अपना लेखन बनाना आसान होगा। यह देखना भी आसान होगा कि आपका एसओपी कितना महत्वपूर्ण है।
3 का भाग 2 अपना एसओपी लिखना
चरण 1. आवश्यक सामग्री को कवर करें।
सामान्य तौर पर, तकनीकी एसओपी में चार तत्व होते हैं जो प्रक्रिया से ही "अलग" होते हैं:
- शीर्षक पेज. इसमें शामिल हैं 1) प्रक्रिया का शीर्षक, 2) एसओपी की पहचान संख्या, 3) जिस तारीख को इसे जारी या संशोधित किया गया था, 4) एजेंसी / डिवीजन / शाखा का नाम जहां एसओपी लागू किया गया था, और 5) एसओपी तैयार और स्वीकृत करने वालों के हस्ताक्षर। यह खंड किसी भी प्रारूप का उपयोग कर सकता है, जब तक कि दी गई जानकारी स्पष्ट हो।
- विषय - सूची. यह केवल तभी आवश्यक है जब आपका एसओपी आसान संदर्भ के लिए काफी लंबा हो। आपको यहां जो मिलेगा वह एक साधारण मानक ढांचा है।
- गुणवत्ता आश्वासन / गुणवत्ता नियंत्रण. एक प्रक्रिया एक अच्छी प्रक्रिया नहीं है यदि इसकी जांच नहीं की जा सकती है। आवश्यक सामग्री और विवरण तैयार करें ताकि पाठक यह सुनिश्चित कर सकें कि उन्हें वे परिणाम मिल रहे हैं जो वे चाहते हैं। इस सामग्री में अन्य दस्तावेज शामिल हो सकते हैं, जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन नमूने।
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संदर्भ. उपयोग किए गए या महत्वपूर्ण सभी संदर्भों को लिखना सुनिश्चित करें। यदि आप अन्य एसओपी संदर्भों का उपयोग करते हैं, तो परिशिष्ट में आवश्यक जानकारी संलग्न करना सुनिश्चित करें।
आपके संगठन का इस SOP से भिन्न प्रोटोकॉल हो सकता है। यदि कोई पिछला एसओपी है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं, तो इस संरचना को अनदेखा करें और जो प्रक्रिया की गई है उसका पालन करें।
चरण 2. स्वयं प्रक्रिया के लिए, सुनिश्चित करें कि आप निम्नलिखित शामिल करते हैं:
- दायरा और आवेदन. दूसरे शब्दों में, यह प्रक्रिया के उद्देश्य, इसकी सीमाओं और प्रक्रिया का उपयोग कैसे किया जाता है, इसका वर्णन करता है। मानकों, नियामक आवश्यकताओं, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों, साथ ही इनपुट और आउटपुट को शामिल करता है।
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कार्यप्रणाली और प्रक्रियाएं।
मामले की जड़ - आवश्यक उपकरणों सहित, महत्वपूर्ण चरणों को विस्तार से सूचीबद्ध करें। अनुक्रमिक प्रक्रियाओं और निर्णय लेने वाले कारकों को शामिल करें। "पूर्वधारणा" और संभावित हस्तक्षेप या सुरक्षा कारणों को बताएं।
- शब्दावली स्पष्टीकरण. संक्षेप, संक्षेप और सभी वाक्यांशों को समझाएं जो सामान्य शब्द नहीं हैं।
- स्वास्थ्य और सुरक्षा चेतावनी. एक अलग खंड में और समस्या होने पर चरणों के साथ लिखे जाने के लिए। इस अनुभाग को न छोड़ें।
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उपकरण और आपूर्ति।
आवश्यक चीजों की पूरी सूची और उपकरण, उपकरण मानकों आदि को कब और कहां खोजना है।
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चेतावनी और रुकावट. मूल रूप से, समस्या निवारण भाग। संभावित समस्याओं की सूची बनाएं जो हो सकती हैं, क्या देखना है, और आदर्श अंतिम उत्पाद को क्या प्रभावित कर सकता है।
- इनमें से प्रत्येक विषय का अपना खंड (आमतौर पर संख्याओं या अक्षरों द्वारा इंगित) दें ताकि आपके एसओपी में भ्रमित करने वाले लंबे वाक्य न हों और आसान संदर्भ के लिए हों।
- यह पूरी सूची नहीं है, बल्कि प्रक्रियात्मक चरणों का एक छोटा सा हिस्सा है। आपका संगठन अन्य पहलुओं का उल्लेख कर सकता है जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
चरण 3. अपने लेखन को संक्षिप्त और पढ़ने में आसान रखें।
संभावना है कि आपके पाठकों ने मनोरंजन के लिए इस एसओपी को पढ़ना नहीं चुना। आप इस दस्तावेज़ को संक्षिप्त और स्पष्ट रखना चाहेंगे -- अन्यथा उनका ध्यान हट जाएगा और वे दस्तावेज़ को डरावना और समझने में कठिन पाएंगे। सामान्य तौर पर, अपने वाक्यों को यथासंभव छोटा रखें।
- यहाँ एक बुरा उदाहरण है: सुनिश्चित करें कि आप इसका उपयोग शुरू करने से पहले एयर आउटलेट से सभी धूल को साफ कर लें।
- एक अच्छा उदाहरण इस प्रकार है: उपयोग करने से पहले हवा के आउटलेट से सभी धूल हटा दें।
- सामान्य तौर पर, "आप" शब्द का प्रयोग न करें। यह शब्द निहित होना चाहिए। एक सक्रिय आवाज में बोलें और अपने वाक्यों को कमांड क्रियाओं से शुरू करें।
चरण 4. यदि आवश्यक हो, तो किसी कार्य को पूरा करने की प्रक्रिया में शामिल अधिकारियों का साक्षात्कार लें।
आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह पूरी तरह से गलत एसओपी लिखना है। आप टीम की सुरक्षा, प्रभावशीलता, उनके समय को खतरे में डाल रहे हैं, और आप बिना किसी उचित विचार के प्रक्रिया की व्याख्या कर रहे हैं - ऐसा कुछ जो आपके साथियों को आपत्तिजनक लग सकता है। यदि आवश्यक हो तो प्रश्न पूछें! आप निश्चित रूप से सटीक प्रक्रिया लिखना चाहेंगे।
यदि आप नहीं जानते हैं तो आप सभी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए विभिन्न स्रोतों से पूछ सकते हैं। एक टीम का सदस्य मानक संचालन प्रक्रियाओं का पालन नहीं कर सकता है या कोई अन्य सदस्य केवल प्रक्रिया के भाग में शामिल हो सकता है।
चरण 5. लंबे टेक्स्ट को डायग्राम और फ़्लोचार्ट में तोड़ें।
यदि आप एक विशिष्ट चरण या दो शामिल करते हैं जो आपको डराता है, तो पाठकों के लिए इसे आसान बनाने के लिए एक चार्ट या आरेख बनाएं। यह दस्तावेज़ को पढ़ने में आसान बना देगा और सब कुछ समझने की कोशिश करने के बाद दिमाग को विराम देगा। इसके अलावा, आपके दस्तावेज़ अधिक पूर्ण और अच्छी तरह से लिखे गए होंगे।
केवल अपने एसओपी को सुदृढ़ करने के लिए चार्ट या आरेख शामिल न करें; ऐसा तभी करें जब आवश्यक हो या यदि आप भाषा की बाधा को पाटने का प्रयास कर रहे हों।
चरण 6. सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पृष्ठ में एक नियंत्रण दस्तावेज़ संकेतन है।
आपका एसओपी कई में से एक है - इसलिए, आपके संगठन के पास शायद किसी प्रकार का बड़ा डेटाबेस है जो एक विशिष्ट संदर्भ प्रणाली के साथ सब कुछ सूचीबद्ध करता है। आपका एसओपी इस संदर्भ प्रणाली का हिस्सा है, और इसलिए एक निश्चित प्रकार के कोड को खोजने की आवश्यकता है। यह वह जगह है जहाँ आपको संकेतन उपयोगी लगेगा।
प्रत्येक पृष्ठ का एक संक्षिप्त शीर्षक या आईडी संख्या, संशोधन संख्या, दिनांक और "# का पृष्ठ #" शीर्ष दाएं कोने में (अधिकांश स्वरूपों में) होना चाहिए। आपके संगठन की प्राथमिकताओं के आधार पर आपको फुटनोट की आवश्यकता हो सकती है (या उपरोक्त नोटेशन को फुटनोट में लिखें)।
भाग ३ का ३: सफलता और सटीकता सुनिश्चित करना
चरण 1. प्रक्रिया का परीक्षण करें।
यदि आप अपनी प्रक्रिया का परीक्षण नहीं करना चाहते हैं, तो शायद आपने इसे ठीक से नहीं लिखा है। प्रक्रिया के सीमित ज्ञान वाले किसी व्यक्ति (या एक सामान्य पाठक प्रतिनिधि) को मार्गदर्शन के लिए अपने एसओपी का उपयोग करें। उन्हें किन समस्याओं का सामना करना पड़ा? यदि हां, तो समस्या का समाधान करें और आवश्यक मरम्मत करें।
- यह सबसे अच्छा है कि कई लोग आपके एसओपी का परीक्षण करें। अलग-अलग व्यक्ति अलग-अलग समस्याओं का अनुभव करेंगे, जिससे विभिन्न प्रकार की प्रतिक्रियाएं (जो उपयोगी होने की उम्मीद है) की अनुमति होगी।
- किसी ऐसे व्यक्ति पर प्रक्रिया का परीक्षण करना सुनिश्चित करें जिसने पहले कभी प्रक्रिया नहीं की है। हर कोई जिसे पूर्व ज्ञान है, वह आपके एसओपी के माध्यम से नहीं, बल्कि कार्य चरणों को करने के लिए अपने ज्ञान पर निर्भर करेगा, इसलिए आपका लक्ष्य प्राप्त नहीं होता है।
चरण 2. प्रक्रिया करने वाले लोगों द्वारा अपने एसओपी की समीक्षा करें।
अंत में, एसओपी के बारे में आपके बॉस की राय वास्तव में मायने नहीं रखती है। यह एसओपी उनके लिए महत्वपूर्ण है जो वास्तव में संबंधित कार्य करते हैं। इसलिए इससे पहले कि आप बॉस को एसओपी भेजें, उन लोगों को नौकरी दिखाएं जो संबंधित काम कर रहे होंगे (या कर चुके हैं)। वे क्या सोचते हैं?
उन्हें शामिल करने और उन्हें प्रक्रिया का हिस्सा महसूस कराने से उन्हें आपके एसओपी स्वीकार करने की अधिक संभावना होगी। और उनके पास कुछ बेहतरीन विचार भी हो सकते हैं
चरण 3. अपने सलाहकार और गुणवत्ता आश्वासन टीम से एसओपी की समीक्षा करने को कहें।
एक बार जब टीम आपको हरी बत्ती दे दे, तो उसे अपने सलाहकार को भेजें। वास्तविक सामग्री को वे जो इनपुट देते हैं वह कम हो सकता है, लेकिन वे आपको बताएंगे कि क्या आपका एसओपी प्रारूप की आवश्यकताओं को पूरा करता है, यदि आप कुछ भी चूक गए हैं, साथ ही एसओपी को औपचारिक रूप देने और सिस्टम में दर्ज करने के लिए प्रोटोकॉल।
- उन अनुमोदनों का ऑडिट ट्रेल सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके अनुमोदन के लिए प्रत्यक्ष एसओपी। यह प्रक्रिया एक संगठन से दूसरे संगठन में भिन्न हो सकती है। मूल रूप से, आप चाहते हैं कि चीजें दिशानिर्देशों और नियमों को पूरा करें।
- अधिकृत हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, हालांकि अधिकांश संगठन अब इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्वीकार करने में कोई आपत्ति नहीं करते हैं।
चरण 4. स्वीकृत होने के बाद, अपने एसओपी को क्रियान्वित करना शुरू करें।
यह विचाराधीन कर्मचारी के लिए औपचारिक प्रशिक्षण हो सकता है (कक्षा प्रशिक्षण, कंप्यूटर आधारित प्रशिक्षण, आदि) या इसका मतलब यह हो सकता है कि आपका एसओपी पेपर बाथरूम में लटका हुआ है। जो भी हो, अपना काम फैलाओ! आपने इसे बनाने के लिए कड़ी मेहनत की है। तारीफ पाने का समय आ गया है!
सुनिश्चित करें कि आपके एसओपी अप टू डेट रहें। यदि यह एसओपी पुराना है, तो इसे अपडेट करें, अपडेट को फिर से स्वीकृत और दस्तावेज प्राप्त करें, फिर एसओपी को आवश्यकतानुसार पुनर्वितरित करें। आपकी टीम की सुरक्षा, उत्पादकता और सफलता इन एसओपी पर निर्भर करती है।
टिप्स
- हर समय हितधारकों को शामिल करना याद रखें, ताकि प्रलेखित प्रक्रिया वास्तविक प्रक्रिया हो।
- स्पष्टता के लिए जाँच करें। सुनिश्चित करें कि कोई दोहरी व्याख्या नहीं है। प्रक्रिया से अपरिचित किसी व्यक्ति को प्रक्रिया दिखाएं और उनसे यह कहने के लिए कहें कि वे प्रक्रिया के बारे में क्या सोचते हैं; आपको आश्चर्य हो सकता है।
- फ़्लोचार्ट और छवि प्रस्तुतीकरण का उपयोग करें ताकि पाठक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से देख सकें।
- चरणों को समझाने के लिए सरल इंडोनेशियाई का प्रयोग करें।
- अनुमोदन प्राप्त करने से पहले लोगों से अपने दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए कहें।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक संस्करण परिवर्तन के लिए दस्तावेज़ इतिहास दर्ज किया गया है।
