एक कार्य योजना लक्ष्यों और प्रक्रियाओं का एक समूह है जो एक टीम और/या व्यक्ति को उस लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद कर सकता है। कार्य योजना को पढ़कर आप किसी परियोजना के पैमाने को बेहतर ढंग से समझ सकते हैं। चाहे कार्यस्थल या अकादमिक में उपयोग किया जाता है, कार्य योजनाएं आपको परियोजनाओं को व्यवस्थित रखने में मदद करती हैं। एक कार्य योजना के माध्यम से, आप यह जानते हुए कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, प्रक्रिया को छोटे, हल्के कार्यों में तोड़ देते हैं। कार्य योजना बनाना सीखें ताकि आप अपने अगले प्रोजेक्ट के लिए बेहतर तरीके से तैयार हों।
कदम
चरण 1. तय करें कि आपकी कार्य योजना क्या है।
हमारे द्वारा कार्य योजना विकसित करने के कई कारण हैं। उस लक्ष्य को पहले से निर्धारित कर लें ताकि आप प्रोजेक्ट के लिए अच्छी तरह से तैयारी कर सकें। याद रखें, अधिकांश कार्य योजनाएं एक निश्चित अवधि के लिए वैध होती हैं, उदाहरण के लिए 6 महीने या 1 वर्ष।
- कार्यालय में एक कार्य योजना आपके बॉस को यह जानने में मदद करती है कि आप अगले कुछ महीनों में किन परियोजनाओं पर काम करेंगे। आपके बॉस को आमतौर पर वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा के बाद या जब आपकी टीम किसी बड़े प्रोजेक्ट पर काम कर रही होती है, तो उस जानकारी की आवश्यकता होती है। एक कार्य योजना एक रणनीतिक योजना सत्र का परिणाम भी हो सकती है जिसे कंपनी एक नए कैलेंडर या वित्तीय वर्ष की शुरुआत में बनाती है।
- अकादमिक दुनिया में, कार्य योजनाएं छात्रों द्वारा बड़ी परियोजनाओं पर काम करने के लिए, या व्याख्याताओं द्वारा प्रति सेमेस्टर एक पाठ्यक्रम तैयार करने के लिए उपयुक्त हैं।
- व्यक्तिगत परियोजनाओं के लिए, एक कार्य योजना आपको एक विचार देती है कि आप क्या करने का इरादा रखते हैं, आप इसे कैसे करेंगे, और जब आप इसे पूरा करने की योजना बनाते हैं।
चरण 2. एक परिचय और पृष्ठभूमि लिखें।
एक पेशेवर कार्य योजना के लिए, आपको एक परिचय और पृष्ठभूमि लिखनी चाहिए। आपके बॉस या प्रबंधक को वह जानकारी मिलेगी जो उन्हें कार्य योजना को समझने के लिए आवश्यक है। दूसरी ओर, अकादमिक कार्य योजनाओं को आमतौर पर परिचय और पृष्ठभूमि की आवश्यकता नहीं होती है।
- परिचय संक्षिप्त और रोचक होना चाहिए। अपने बॉस को याद दिलाएं कि आपने वह कार्य योजना क्यों बनाई। उसे एक ऐसी परियोजना से परिचित कराएँ जिस पर आप एक निश्चित अवधि के दौरान काम करेंगे।
- पृष्ठभूमि को हाइलाइट करना चाहिए कि आपने कार्य योजना क्यों बनाई। आप ऐसा कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, नवीनतम रिपोर्ट के विवरण या आंकड़े प्रस्तुत करके, उन मुद्दों की पहचान करके जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है, या अन्य कारणों से आप पिछली परियोजनाओं पर काम करते समय प्राप्त इनपुट और फीडबैक के आधार पर कर सकते हैं।
चरण 3. लक्ष्यों और लक्ष्यों को परिभाषित करें।
लक्ष्य और लक्ष्य दो परस्पर संबंधित चीजें हैं। कार्य योजना में दोनों ही परिणाम की प्राप्ति की ओर ले जाते हैं। अंतर यह है कि लक्ष्य सामान्य होते हैं, जबकि लक्ष्य अधिक विशिष्ट होते हैं।
- लक्ष्य आपकी परियोजना की समग्र तस्वीर हैं। लिखें कि आप कार्य योजना से क्या अंतिम परिणाम चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि कवरेज चौड़ा है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप एक शोध पत्र पूरा करना चाहते हैं या लिखना सीखना चाहते हैं।
- लक्ष्य विशिष्ट और मूर्त होने चाहिए। दूसरे शब्दों में, आप अपनी लक्ष्य सूची के चरणों को पूरा करने के बाद उन्हें पार करने में सक्षम होंगे। अपने शोध पत्र के लिए साक्षात्कार योग्य स्रोत खोजना लक्ष्य का एक अच्छा उदाहरण है।
- यदि मौजूदा लक्ष्य बहुत विविध हैं, तो आप उन्हें लंबी अवधि में तोड़ सकते हैं कम, अवधि मध्यम, और टर्म लंबा. उदाहरण के लिए, कंपनी का तीन महीने में दर्शकों की संख्या में 30% की वृद्धि करने का अल्पकालिक लक्ष्य एक वर्ष के लिए सोशल मीडिया पर ब्रांड की दृश्यता को मजबूत करने के दीर्घकालिक लक्ष्य से अलग है।
- लक्ष्य आमतौर पर सक्रिय वाक्यों में विशिष्ट अर्थों के साथ क्रिया क्रियाओं का उपयोग करके लिखे जाते हैं। उदाहरण के लिए, "योजना", "लिखें", "सुधार", और "माप"। अस्पष्ट अर्थ वाली क्रियाओं से बचें जैसे "सीखना", "समझना", और "जानना"।
चरण 4. "स्मार्ट" लक्ष्यों के साथ एक कार्य योजना विकसित करें।
स्मार्ट एक संक्षिप्त शब्द है जिसका उपयोग आमतौर पर कार्य योजनाओं में अधिक मूर्त और व्यावहारिक परिणाम देखने के लिए किया जाता है।
- विशिष्ट मतलब विस्तृत। हम वास्तव में किसके लिए क्या करने जा रहे हैं? उस आबादी का वर्णन करें जिसकी आप सेवा करेंगे और किन्हीं विशिष्ट कार्यों का उपयोग आप उनकी सहायता के लिए करेंगे।
- औसत दर्जे का मतलब मापने योग्य। क्या लक्ष्य मात्रात्मक और मापने योग्य है? क्या आप परिणाम की गणना कर सकते हैं? क्या आपने काम की योजना बनाई ताकि "2012 में दक्षिण अफ्रीका में स्वास्थ्य स्तर में सुधार हो"? या, क्या आप इसकी संरचना इस प्रकार करते हैं कि "दक्षिण अफ्रीका में नवजात शिशुओं में एचआईवी/एड्स संक्रमण के मामलों की संख्या 2020 तक 20% कम हो जाए"?
- प्राप्त मतलब हासिल करने योग्य। क्या आप इसे अपने पास उपलब्ध संसाधनों के साथ आवंटित समय के भीतर पूरा कर सकते हैं? मौजूद सभी सीमाओं को देखते हुए, आपका लक्ष्य यथार्थवादी होना चाहिए। यदि आपकी कंपनी छोटी है तो बिक्री में ५००% की वृद्धि करना समझ में आता है। बाजार पर हावी होने वाली कंपनी के लिए बिक्री में 500% की वृद्धि लगभग असंभव लक्ष्य है।
- उपयुक्त हितों से संबंधित है। क्या लक्ष्य का आपके इच्छित लक्ष्य या रणनीति पर प्रभाव पड़ेगा? हालांकि सामान्य स्वास्थ्य के लिए महत्वपूर्ण है, क्या यह सच है कि हाई स्कूल के छात्रों की ऊंचाई और वजन को मापने से मानसिक स्वास्थ्य प्रक्रियाओं में सीधे बदलाव हो सकते हैं? सुनिश्चित करें कि आपके लक्ष्यों और कार्य विधियों में एक स्पष्ट और सहज संबंध है।
- समयबद्ध समयबद्ध है। लक्ष्य कब पूरा किया गया था, और/या आपको कब पता चला कि आपने इसे पूरा कर लिया है? परियोजना की समाप्ति तिथि निर्धारित करें। यह भी उल्लेख करें, यदि कोई हो, तो किस प्रकार के अंतिम परिणाम के कारण आपकी परियोजना जल्दी समाप्त हो सकती थी, सभी परिणाम प्राप्त हो गए।
याद रखें, परिवर्तन की गणना के लिए आधार संख्या निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। यदि आप नहीं जानते कि दक्षिण अफ्रीका में कितने नवजात शिशु एचआईवी/एड्स से संक्रमित हैं, तो आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि मामलों की संख्या 20% कम हो जाए?
कुछ स्थितियों में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी कार्य योजना में लक्ष्य प्राप्त करने योग्य हैं, आपको किसी विशेषज्ञ से परामर्श करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 5. आपके पास मौजूद संसाधनों की सूची बनाएं।
इस सूची में वह सब कुछ लिखें जो आपको अपने लक्ष्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए चाहिए। आपकी कार्य योजना किस लिए है, इसके आधार पर संसाधन विभिन्न रूप लेते हैं।
- कार्यालय के संसाधनों में वित्तीय बजट, कर्मचारी, सलाहकार, भवन या कमरे और किताबें शामिल हैं। यदि कार्य योजना अधिक औपचारिक है तो आप विस्तृत बजट संलग्न कर सकते हैं।
- शिक्षा के क्षेत्र में संसाधनों में पुस्तकालयों तक पहुंच शामिल है; शोध सामग्री जैसे किताबें, समाचार पत्र, और जर्नल; कंप्यूटर और इंटरनेट का उपयोग; साथ ही प्रोफेसर या अन्य लोग जो आपके प्रश्न होने पर आपकी सहायता कर सकते हैं।
चरण 6. मौजूदा सीमाओं को पहचानें।
सीमाएं बाधाएं हैं जो आपके लक्ष्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने के आपके प्रयासों के रास्ते में आ सकती हैं। उदाहरण के लिए, स्कूल या कॉलेज में शोध कार्य करते समय, आपका कार्यक्रम बहुत तंग हो जाता है, इसलिए आप शोध नहीं कर सकते और अच्छा लिख सकते हैं। इसलिए, आपकी सीमा एक व्यस्त कार्यक्रम है। सेमेस्टर के दौरान अन्य प्रतिबद्धताओं को समाप्त करने का प्रयास करें ताकि आप अपनी कार्य योजना को प्रभावी ढंग से पूरा कर सकें।
चरण 7. कौन जिम्मेदार है?
जवाबदेही एक अच्छी योजना का एक अनिवार्य तत्व है। प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए कौन जिम्मेदार है? यहां तक कि अगर किसी कार्य पर एक टीम काम कर रही है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदार होना चाहिए कि कार्य समय पर पूरा हो।
चरण 8. एक रणनीति लिखें।
अपनी कार्य योजना का निरीक्षण करें, फिर तय करें कि आप अपने लक्ष्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बाधाओं को पार करते हुए अपने संसाधनों का उपयोग कैसे करेंगे।
- कार्यों की एक विस्तृत सूची लिखें। अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रत्येक दिन या हर सप्ताह क्या होना चाहिए, इसकी पहचान करें। यह भी सूचीबद्ध करें कि टीम के अन्य सदस्यों को क्या कार्रवाई करनी चाहिए। आप इस जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर या व्यक्तिगत कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं।
- एक शेड्यूल बनाएं। जबकि आप एक अस्थायी कार्य शेड्यूल बना सकते हैं, समय-समय पर अप्रत्याशित घटनाएं या स्थितियां उत्पन्न हो सकती हैं। इसलिए देरी से बचने के लिए अपने शेड्यूल में जगह बनाएं।
टिप्स
- यदि आपकी परियोजना बड़ी है तो मील के पत्थर परिभाषित करें। मील के पत्थर एक परियोजना के साथ बिंदु हैं जो कुछ लक्ष्यों की उपलब्धि को उजागर करते हैं। आप इसे प्रतिबिंब का बिंदु भी मान सकते हैं, जब आप देखते हैं कि प्रक्रिया कितनी आगे बढ़ चुकी है और साथ ही यह सुनिश्चित करें कि यह कार्य योजना से विचलित न हो।
- एक कार्य योजना बनाएं जो आपके लिए काम करे। यह आपकी इच्छाओं या जरूरतों के आधार पर विस्तृत हो सकता है, यह व्यापक हो सकता है। आप चित्रों और रंगों का उपयोग करके कागज के एक टुकड़े पर या पेशेवर सॉफ्टवेयर के साथ लिख सकते हैं। जो कुछ भी आपके लिए सबसे प्राकृतिक और प्रभावी है उसका प्रयोग करें।
