आप अभी-अभी उस समिति के निर्वाचित या नियुक्त सचिव हैं, जिसके आप सदस्य हैं। सुरक्षित! क्या आप मिनटों को बनाना, तैयार करना और प्रस्तुत करना जानते हैं? चाहे विधायिका के "रॉबर्ट्स रूल्स ऑफ ऑर्डर" का पालन करना हो या कम औपचारिक सेटिंग में मिनटों का समय लेना हो, यहां पालन करने के लिए महत्वपूर्ण तरीके दिए गए हैं।
कदम
4 का भाग 1: प्रारंभिक तैयारी
चरण 1. अपने संगठन की मीटिंग नीतियों को समझें।
यदि सचिव से औपचारिक मिनट लेने की अपेक्षा की जाती है, तो पूछें कि क्या समूह रॉबर्ट के नियमों के नियमों या अन्य दिशानिर्देशों का पालन करता है। अधिक अनौपचारिक सेटिंग में, पूछें कि मिनटों में क्या शामिल किया जाना चाहिए या उनका उपयोग कैसे किया जाएगा।
- नोट लेने वाले के रूप में, आपको आदेश पृष्ठ के संपूर्ण नियमों से परिचित होने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर देने के लिए पुस्तक की एक प्रति प्राप्त करना (या अध्यक्ष से उधार लेना) उपयोगी हो सकता है।
- अपनी भूमिका को अच्छे से समझें। मिनट लेने वाले कुछ सचिवों ने बैठक में भाग नहीं लिया, जबकि अन्य ने मिनट लेकर चर्चा में योगदान दिया। दोनों ही मामलों में, सचिव कोई ऐसा व्यक्ति नहीं होना चाहिए जिसकी कोई अन्य प्राथमिक भूमिका हो, जैसे बैठक नेता या सूत्रधार।
चरण 2. पहले से खाका तैयार करें।
प्रत्येक मीटिंग मिनट में बहुत सी समान जानकारी होगी। टेम्पलेट आसान संदर्भ के लिए एक सुसंगत प्रारूप बनाते हैं। निम्नलिखित जानकारी के लिए रिक्त स्थान शामिल करें।
- संस्था का नाम।
- बैठक का प्रकार। क्या यह एक साप्ताहिक या वार्षिक बैठक है, एक छोटी समिति की बैठक है, या एक विशेष उद्देश्य के लिए आयोजित बैठक है?
- दिनांक, समय और स्थान। बैठक की शुरुआत और समाप्ति (उद्घाटन और विघटन) के लिए जगह बनाएं।
- बैठक के अध्यक्ष या अध्यक्ष का नाम और सचिव (या उनके उत्तराधिकारी) का नाम।
- "प्रतिभागियों" और "अनुपस्थिति के लिए क्षमा याचना" की सूची। यह उपस्थिति सूचियों के लिए एक फैंसी शब्द है। ध्यान दें कि क्या कोरम पूरा हो गया है (मतपत्र के लिए पर्याप्त संख्या में लोग)।
- अपने हस्ताक्षर के लिए जगह बनाएं। नोट लेने वाले के रूप में, आपको हमेशा अपने नोट्स पर हस्ताक्षर करने चाहिए। आपके संगठन की नीतियों के अनुसार कार्यवृत्त स्वीकृत होने पर अतिरिक्त हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है।
- एक एजेंडा बुक, यदि उपलब्ध हो। यदि चेयर या मीटिंग फैसिलिटेटर आपको एजेंडा का मसौदा तैयार करने के लिए नहीं कहता है, तो यह अनुरोध पर उपलब्ध होना चाहिए। संदर्भ के लिए एक एजेंडा रखने से आपको मीटिंग मिनट व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी।
चरण 3. अपनी नोटबुक या लैपटॉप अपने साथ ले जाएं।
सुनिश्चित करें कि आप जो कुछ भी लाते हैं वह आपके लिए सुविधाजनक है। यदि आप बार-बार नोट्स लेने जा रहे हैं, तो इस उद्देश्य के लिए एक नोटबुक रखें, या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर बनाएँ।
- यदि आप पिछली मीटिंग के लिए मिनट लेते हैं जिसे स्वीकृत नहीं किया गया है, तो उन्हें अपने साथ ले जाएं।
- जबकि एक ऑडियो रिकॉर्डर आपको मिनटों को बाद में ट्रांसक्रिप्ट करने में मदद कर सकता है, वे मिनटों का विकल्प नहीं हैं। यदि आप एक बैठक रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि उपस्थित सभी लोग सहमत हैं और शब्द-दर-शब्द प्रतिलेख बनाने के प्रलोभन में न आएं।
- शॉर्टहैंड सीखने से नोट्स लेने में तेजी आएगी, लेकिन नोट्स लेने के लिए आपको हर शब्द लिखने की जरूरत नहीं है। दरअसल इससे बचना चाहिए।
- यदि आपको किसी मीटिंग में सार्वजनिक रूप से कार्यवृत्त लेने के लिए कहा जाता है, तो OHP या प्रस्तुति बोर्ड का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि आप बाद में स्याही को फीके किए बिना घर पर नोट्स ले सकते हैं ताकि आप अपने नोट्स टाइप करने के लिए शॉर्टहैंड टाइपिंग का उपयोग कर सकें।
4 का भाग 2: बैठक के कार्यवृत्त बनाना
चरण 1. उपस्थिति सूची साझा करें।
जैसे ही सभी लोग उपस्थित हों, कागज का एक टुकड़ा (बड़ी बैठकों के लिए अधिक) लोगों को उनके नाम और संपर्क जानकारी लिखने के लिए पर्याप्त जगह के साथ सौंप दें। आप अपने टेम्पलेट के सहभागी सूची अनुभाग को भरने के लिए मीटिंग के बाद इस पेपर का उपयोग कर सकते हैं, या इस सूची को अपने समाप्त मिनटों में पेस्ट कर सकते हैं।
यदि आप बड़ी संख्या में उपस्थित लोगों से परिचित नहीं हैं, तो बैठने का एक चार्ट बनाएं और जब आप सभी को अपना परिचय देने के लिए कहें तो उसे भरें। अपने कार्यवृत्त लिखते समय इस चार्ट शीट को तैयार रखें ताकि जब भी संभव हो आप लोगों को नाम से नाम दे सकें (जैसा कि नीचे चर्चा की गई है)।
चरण २। उपलब्ध टेम्पलेट्स में जितना संभव हो उतना भरें।
बैठक शुरू होने की प्रतीक्षा करते समय, संगठन का नाम, बैठक की तारीख और स्थान और बैठक का प्रकार (साप्ताहिक बोर्ड बैठक, विशेष समिति बैठक, आदि) नोट करें। जब मीटिंग प्रारंभ हो, प्रारंभ समय नोट करें।
- यदि आपके पास कोई टेम्प्लेट नहीं है, तो इस जानकारी को अपने नोट के शीर्ष पर नोट करें।
- अगर मीटिंग किसी खास मकसद या इवेंट के लिए हो रही है, तो सदस्यों को बताने के लिए भेजी गई सूचनाओं को सेव करें. कॉपी होने के बाद आपको इसे नोट में पेस्ट करना होगा।
चरण 3. पहली गति के परिणाम रिकॉर्ड करें।
अधिकांश औपचारिक बैठकें एक एजेंडा अपनाने के प्रस्ताव के साथ शुरू होंगी, इसलिए इस कदम को एक उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया जाएगा। यदि बैठक एक अलग प्रस्ताव पर शुरू होती है, तो सभी प्रासंगिक जानकारी दर्ज करना सुनिश्चित करें:
- प्रस्ताव की शुरुआत के लिए उपयुक्त शब्द है "मैं एक प्रस्ताव बनाता हूं।" यह आम तौर पर वाक्यों के लिए होता है जैसे "मैं इस एजेंडा को अपनाने का प्रस्ताव करता हूं।"
- प्रस्तावक का नाम (प्रस्ताव दाखिल करने वाला व्यक्ति)।
- मतदान के परिणाम। यदि वोट सफल होता है, तो "प्रस्ताव स्वीकृत" लिखें। यदि यह विफल हो जाता है, तो "प्रस्ताव अस्वीकृत" लिखें।
- यदि आप इसे सही ढंग से रिकॉर्ड नहीं कर सकते हैं तो आपके पास लिखित रूप में एक लंबा प्रस्ताव प्रस्तुत किया जा सकता है। यदि यह दोहराया जाता है, तो बैठक के दौरान पूछें कि क्या इस पत्र में प्रस्तावों को प्रस्तुत करने के लिए कुछ निश्चित शब्दों के साथ प्रस्तावों के लिए आधिकारिक नीति बनाई जा सकती है।
- यदि आप कार्यसूची का मसौदा तैयार करते हैं, तो आप इस प्रस्ताव के प्रस्तावक होने के साथ-साथ कार्यवृत्त के सचिव भी हो सकते हैं। यह किया जा सकता है; जब तक आप वस्तुनिष्ठ रहते हैं, तब तक अपने स्वयं के स्टंट को रिकॉर्ड करने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।
चरण 4. बैठक के दौरान अन्य गतियों को रिकॉर्ड करें।
पूरी चर्चा को ध्यान से सुनें, लेकिन (जब तक कि अन्यथा निर्देश न दिया जाए!) इसे रिकॉर्ड न करें। जब कोई नया प्रस्ताव किया जाता है, तो प्रासंगिक जानकारी दर्ज करें।
- याद रखें, प्रत्येक प्रस्ताव में प्रस्ताव का सटीक शब्दांकन, प्रस्तावक का नाम और वोट का परिणाम शामिल होना चाहिए।
- कुछ प्रस्तावों के लिए मतपत्र में जाने से पहले प्रस्तावों के समर्थकों की आवश्यकता होती है। अगर कोई "मैं इस प्रस्ताव का समर्थन करता हूं" या इसी तरह के शब्द कहता हूं, तो उस व्यक्ति का नाम एक समर्थक के रूप में नोट करें।
- यदि आप प्रस्तावक का नाम नहीं जानते हैं या प्रस्ताव को दोहराना चाहते हैं, तो बैठक को विनम्रता से बाधित करें। छोटी-मोटी रुकावटों को सही ठहराने के लिए जानकारी को सही ढंग से रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है।
- यदि कोई प्रस्ताव सही किया जाता है, तो बस अपने नोट्स में गति के शब्दों को बदल दें। जब तक परिवर्तन विवादास्पद न हो और लंबी चर्चा न हो, यह ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है कि परिवर्तन बैठक में हुआ था।
चरण 5. रिपोर्ट को सुनें और रिपोर्ट की एक प्रति प्राप्त करें।
जब भी कोई रिपोर्ट, समाचार बुलेटिन, या इसी तरह की वस्तु को जोर से पढ़ा जाता है, तो रिपोर्ट का शीर्षक और इसे पढ़ने वाले व्यक्ति (या उस उपसमिति का नाम जिसने इसे तैयार किया है) पर ध्यान दें। यदि कोई प्रस्ताव संलग्न है, तो उसे वैसे ही रिकॉर्ड करें जैसे आप किसी अन्य प्रस्ताव में करेंगे।
- बैठक के अंत में रिपोर्ट की एक प्रति प्राप्त करना सबसे व्यावहारिक है। बैठक के बाद पाठक या बैठक के नेता (अध्यक्ष या अध्यक्ष) से एक प्रति का अनुरोध करने के लिए एक नोट बनाएं। आप पहले कॉपी किए गए मिनटों तक प्रत्येक रिपोर्ट की एक प्रति संलग्न करेंगे।
- यदि कोई प्रति उपलब्ध नहीं है, तो नोट करें कि मूल कहाँ संग्रहीत है। बैठक के बाद आपको इस जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है।
- यदि सदस्य मौखिक रिपोर्ट बना रहे हैं (और किसी दस्तावेज़ से नहीं पढ़ रहे हैं), तो रिपोर्ट का एक संक्षिप्त और वस्तुनिष्ठ सारांश लिखें। विशेष विवरण या स्पीकर उद्धरण शब्दशः शामिल न करें।
चरण 6. किए गए या दिए गए कार्यों को रिकॉर्ड करें।
इसमें पिछली बैठकों में कार्यों के साथ-साथ नई कार्रवाइयों के खिलाफ "जांच" शामिल है। क्या किसी को पत्र लिखने के लिए नियुक्त किया गया है? उनके नाम और निर्देश लिखिए।
- आपकी बैठक कितनी औपचारिक है, इस पर निर्भर करते हुए, इनमें से कई क्रियाएं "गति" श्रेणी में आती हैं। कम औपचारिक बैठकों के लिए, आपको उन निर्णयों पर नज़र रखने की आवश्यकता हो सकती है जो बहुत स्पष्ट नहीं हैं।
- यदि कोई हो तो निर्णय के पीछे कारणों का एक संक्षिप्त प्रस्ताव शामिल करें।
चरण 7. सभी निर्देश और निर्णय बिंदुओं को रिकॉर्ड करें।
जब भी प्रक्रिया में कोई आपत्ति दर्ज की जाती है, तो आपत्ति और उसके आधार के साथ-साथ अध्यक्ष द्वारा दिए गए पूर्ण निर्णय को भी दर्ज करें।
रॉबर्ट के आदेश के नियमों, आंतरिक संगठनात्मक नियमों, या कंपनी प्रोटोकॉल के संदर्भ शामिल करना सुनिश्चित करें।
चरण 8. केवल संकेत दिए जाने पर, चर्चा का सारांश रिकॉर्ड करें।
आधिकारिक तौर पर, मिनट इस बात का रिकॉर्ड होते हैं कि "क्या किया गया", न कि "क्या कहा गया।" हालाँकि, आपसे किए गए सभी संगठन-विशिष्ट अनुरोधों को पूरा करें।
- चर्चाओं को रिकॉर्ड करते समय, यथासंभव उद्देश्यपूर्ण बनें। ठोस बिंदु शामिल करें, राय नहीं, और विशेषण और क्रिया विशेषणों का उपयोग कम से कम करें। सूखा, तथ्यात्मक और उबाऊ लेखन आपका लक्ष्य है!
- चर्चा सारांश में नाम से लोगों का उल्लेख न करें। यह गर्म तर्कों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो समस्याएं पैदा कर सकता है।
चरण 9. बैठक के अंत में बंद करें।
उस समय को रिकॉर्ड करें जब बैठक को खारिज कर दिया गया था। रिपोर्ट की एक प्रति मांगना याद रखें या किसी को इसे आपको भेजने के लिए याद दिलाएं।
यह देखने के लिए अपने नोट्स को स्कैन करें कि क्या आपने कुछ याद किया है या यदि आपको स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। यदि आपको किसी से कोई प्रश्न पूछना है, तो उनके जाने से पहले इसे अभी करें।
भाग ३ का ४: मिनटों की प्रतिलिपि बनाना
चरण 1. इस प्रक्रिया को जल्द से जल्द शुरू करें।
बैठक के तुरंत बाद आधिकारिक मिनटों की प्रतिलिपि बनाना सबसे अच्छा है, जबकि घटनाएँ अभी भी आपकी स्मृति में ताज़ा हैं।
चरण 2. अपने मीटिंग मिनट टाइप करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करें।
यदि आप मीटिंग में अपने लैपटॉप का उपयोग करते हैं तो आपने शायद ऐसा किया होगा। अपने नोट्स सहेजें और मिनटों के लिए एक नया दस्तावेज़ बनाएं ताकि आप अपने नोट्स और नोट्स की साथ-साथ तुलना कर सकें।
चरण 3. अपने नोट्स को साफ-सुथरे पैराग्राफ में फॉर्मेट करें।
प्रत्येक नए प्रस्ताव, निर्णय या निर्देश के बिंदु को एक अलग पैराग्राफ में शामिल किया जाना चाहिए। जब आप प्रारूप बनाते हैं, तो जांच लें कि आप:
- सही वर्तनी और व्याकरण का प्रयोग करें। यदि आवश्यक हो तो एक वर्तनी परीक्षक का प्रयोग करें।
- पूरी रिपोर्ट में एक ही प्रकार की भाषा का प्रयोग करें। भूतकाल या वर्तमान काल का प्रयोग करें, लेकिन उन्हें एक ही दस्तावेज़ में कभी न बदलें।
- यथासंभव निष्पक्ष रूप से लिखें। मिनटों से आपकी राय का अनुमान नहीं लगाया जाना चाहिए। आप सभी के उपयोग के लिए एक उद्देश्य रिकॉर्ड बनाने का प्रयास कर रहे हैं।
- सरल और निश्चित भाषा का प्रयोग करें। अस्पष्ट भाषा के स्थान पर निश्चित शब्दों का प्रयोग करना चाहिए। फूलों के विवरण को पूरी तरह से छोड़ दिया जाना चाहिए।
- केवल की गई कार्रवाई की सूची बनाएं, चर्चा की नहीं। जब तक आपसे कोई चर्चा रिकॉर्ड करने के लिए नहीं कहा जाता है, तब तक आपको किस पर ध्यान देना चाहिए? किया हुआ, क्या नहीं कहा.
- आसान संदर्भ के लिए पृष्ठ संख्या प्रदान करें।
चरण 4. सदस्यों के साथ अपने ड्राफ्ट मिनट्स साझा करें।
उपस्थिति सूची पर संपर्क जानकारी का उपयोग करके प्रत्येक सदस्य को एक प्रति भेजें। यदि आपके पास उनकी संपर्क जानकारी नहीं है, तो मीटिंग लीडर को उनसे संपर्क करने में सक्षम होना चाहिए।
चरण 5. अनुमोदन के लिए अपने कार्यवृत्त साथ लाएं।
आपको अगली बैठक में कार्यवृत्त को ज़ोर से पढ़ने और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है। यदि प्रस्ताव सफल होता है, तो चिह्नित करें कि कार्यवृत्त स्वीकार कर लिया गया है।
- यदि मिनटों को स्वीकार किए जाने से पहले उचित ठहराया जाता है, तो दस्तावेज़ में परिवर्तन रिकॉर्ड करें और अंत में इंगित करें कि मिनटों को सही कर दिया गया है। विशेष रूप से सुधार का वर्णन न करें।
- यदि प्रस्ताव प्राप्त होने के बाद मिनट को सही करने के लिए कोई प्रस्ताव किया जाता है, तो संबंधित मिनटों में प्रस्ताव के सटीक शब्दों को शामिल करें और प्रस्ताव को मंजूरी दी गई या नहीं।
भाग 4 का 4: मीटिंग मिनट्स टेम्प्लेट का उपयोग करना
चरण 1. मीटिंग टेम्प्लेट एग्रीगेटर साइट पर जाएं।
यह रेडी-मेड टेम्प्लेट नोट लेने की त्रुटियों को रोकने के साथ-साथ मीटिंग मिनट तैयार करने में समय बचाने में आपकी मदद करेगा।
चरण 2. इन साइटों को एक्सप्लोर करने के लिए कुछ समय निकालें।
खोज सुविधा का उपयोग करें और अपने लिए सबसे अच्छा विकल्प खोजने के लिए उपलब्ध विकल्पों का पता लगाएं।
यदि आपको उदाहरण के लिए एक विशेष टेम्पलेट, सामान्य या मानक की आवश्यकता है, तो अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप एक खोजने के लिए साइट ब्राउज़ करें और फिर "डाउनलोड" या "टेम्पलेट का उपयोग करें" बटन पर क्लिक करके इसे डाउनलोड करें। सुनिश्चित करें कि आप इसे आसानी से खोजने के लिए कहीं रखें ताकि आप इसे खो न दें।
चरण 3. टेम्पलेट फ़ाइल खोलें।
एक बार डाउनलोड हो जाने के बाद, ज़िप फ़ाइल खोलें और फिर इसे Microsoft Word या Excel के साथ खोलें। उच्चतम गुणवत्ता वाला टेम्प्लेट प्राप्त करने और इसे उपयोग में आसान बनाने के लिए, Microsoft Word के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें। आपको नई सुविधाओं का उपयोग करने की अनुमति देते हुए नवीनतम संस्करण का उपयोग करना आपके काम को आसान बना देगा।
चरण 4. टेम्पलेट शीर्ष पर कंपनी का लोगो और कॉपीराइट चिह्न जोड़ें।
नमूना लोगो निकालें, लेकिन टेम्पलेट स्रोत साइट के उपयोग की शर्तों को पढ़ना सुनिश्चित करें। आप अनावश्यक कानूनी परेशानी का सामना नहीं करना चाहते हैं, है ना?
चरण 5. शीर्षक बदलें।
शीर्षक अनुभाग में, "मीटिंग/ग्रुप" शब्द को हाइलाइट करें और फिर अपने मीटिंग मिनटों के लिए एक शीर्षक टाइप करें।
चरण 6. विषय बदलें (वैकल्पिक)।
मीटिंग के मिनटों को और अधिक सुंदर और पेशेवर बनाने के लिए, रंग बदलने या पूर्व-निर्मित थीम चुनने पर विचार करें। ट्रिक सरल है, "पेज लेआउट" खोजें और फिर "कलर्स एंड थीम्स" सेक्शन खोलें। इस खंड में, आप टेम्पलेट का स्वरूप निर्धारित कर सकते हैं। आप कंपनी के लोगो के रंग से मेल खाने के लिए रंग को अनुकूलित भी कर सकते हैं।
चरण 7. टेम्पलेट के भागों को नाम दें।
टेम्पलेट में कई खंड होने चाहिए। आपको अधिक या कम की आवश्यकता हो सकती है, या आपको वास्तव में नाम पसंद नहीं है। आप अपनी विशिष्ट मीटिंग आवश्यकताओं के अनुरूप इसे बदल सकते हैं।
चरण 8. इस टेम्पलेट को अपने लैपटॉप पर सहेजें ताकि आप मीटिंग मिनट्स लेने के लिए इसे अपने साथ ले जा सकें।
यदि आप अभी भी Microsoft Office का उपयोग कर रहे हैं, तो यह कार्य आसान और त्वरित होगा। आपको पहले की तुलना में अधिक नियमित रूप से और सटीक रूप से बैठकों में भाग लेने में सक्षम होना चाहिए। वैकल्पिक रूप से, आप एक टेम्पलेट का प्रिंट आउट भी ले सकते हैं और मिनटों को हाथ से लिख सकते हैं। हालाँकि, सुनिश्चित करें कि अनुभागों को पर्याप्त चौड़ा बनाया जाए ताकि आप जितनी आवश्यक हो उतनी जानकारी शामिल कर सकें।
चरण 9. अपने टेम्पलेट की जाँच करें।
सुरक्षित! आपने मीटिंग मिनट टेम्प्लेट बनाना समाप्त कर लिया है। मीटिंग के दौरान आपकी उत्पादकता और कार्य की सटीकता में अब काफी सुधार होना चाहिए क्योंकि आपके पास मीटिंग नोट्स के आयोजन के लिए एक गाइड टेम्प्लेट है। किसी भी अन्य नौकरी की तरह, यह देखने के लिए कि क्या कुछ छूट गया है या स्पष्ट नहीं है, टेम्पलेट पर विवरण पढ़ें। एक बार जब आप सुनिश्चित कर लें कि सब कुछ सही है, तो इस टेम्पलेट का उपयोग किया जा सकता है और आप अपनी अगली मीटिंग के लिए बेहतर तरीके से तैयार होंगे।
टिप्स
- मीटिंग खत्म होते ही अपने मिनट टाइप करें। ऐसा करना सबसे अच्छा है जबकि घटनाएँ अभी भी आपकी स्मृति में ताज़ा हैं। यह महत्वपूर्ण है कि प्रतिभागियों को बैठक के बाद जितनी जल्दी हो सके कार्रवाई आइटम की एक प्रति प्राप्त हो।
- जितना हो सके मीटिंग लीडर के पास बैठें। यह आपको बिना आवाज उठाए सब कुछ सुनने और स्पष्टीकरण मांगने की अनुमति देगा।
- लोगों से उनकी गतिविधियों को रिकॉर्ड करने के लिए कहें ताकि आपको मौके पर रिकॉर्ड न करना पड़े।
- मिनटों को सुरक्षित फ़ाइल में रखें।
किसी भी समय बीच में आने और स्पष्टीकरण मांगने से न डरें।
- नोट्स बहुत महत्वपूर्ण हैं। इन अभिलेखों को रखा जाता है और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयोग किया जा सकता है। जब कानूनी मामलों की बात आती है, उदाहरण के लिए, किसी की प्रतिष्ठा आपके मिनटों पर निर्भर हो सकती है।
- रॉबर्ट के आदेश के नियमों में अनुभाग पढ़ें, विशेष रूप से सचिवीय पेशे पर अनुभाग।
- जब वे बात करें तो महत्वपूर्ण बातें लिख लें। यदि एक ही विषय को दो बार उठाया जाता है, तो उन्हें एक साथ समूहित न करें।
चेतावनी
- मिनटों में बहुत अधिक विवरण शामिल न करें। यहां तक कि अगर आपको एक चर्चा रिकॉर्ड करने के लिए कहा जाता है, तो इसे यथासंभव संक्षिप्त और सीधा रखें। अपने आप को किए गए महत्वपूर्ण बिंदुओं को रिकॉर्ड करने के लिए सीमित करें या आप अनावश्यक विवरणों के साथ मिनटों को भरकर अभिभूत हो जाएंगे।
- नोट लेने वाले की व्यक्तिगत व्याख्याओं और भावनाओं को नोट्स में शामिल नहीं किया जाना चाहिए।
- यदि बैठक का एक भाग अटॉर्नी-क्लाइंट गोपनीयता की श्रेणी में आता है, नहीं उस हिस्से को रिकॉर्ड करें। ध्यान दें कि "वकील सूचित करता है कि इस चर्चा में अटॉर्नी-क्लाइंट गोपनीयता शामिल है। यह चर्चा रिकॉर्ड नहीं की गई है।"
- यदि आपको वकीलों और मुवक्किलों के बीच गोपनीय चर्चाओं को रिकॉर्ड करने के लिए कहा जाता है, तो "अलग" मिनट बनाएं और उन्हें नियमित मिनटों से अलग रखें। गोपनीय को चिह्नित करें और यह स्पष्ट करें कि दस्तावेज़ तक किसके पास पहुंच है।
