प्रबंधन योजना इस बात का विवरण है कि संगठन या व्यवसाय कैसे चलेगा। एक प्रबंधन योजना के साथ, आप प्रबंधन संरचना और संचालन तैयार कर सकते हैं। योजना यह भी सुनिश्चित करती है कि सभी सदस्य समान विचार साझा करें और लक्ष्य प्राप्त किए जाएंगे। आप कुछ सरल चरणों के माध्यम से आसानी से प्रबंधन योजना तैयार कर सकते हैं।
कदम
भाग 1 का 4: प्रबंधन योजना शुरू करना
चरण 1. एक प्रबंधन योजना की आवश्यकता का निर्धारण करें।
प्रबंधन योजना उन प्रक्रियाओं और नीतियों को तैयार करने का कार्य करती है जो संगठन के लिए महत्वपूर्ण हैं, साथ ही इसमें शामिल सभी लोगों की जिम्मेदारियां और प्राधिकरण भी हैं। एक योजना के बिना, संचालन असंगत हो सकता है, जिम्मेदारियां अस्पष्ट हैं, और संगठन कुछ घटनाओं के लिए तैयार नहीं है।
- व्यवसाय योजना संगठन के सभी सदस्यों को उनकी स्थिति को स्पष्ट रूप से जानने की अनुमति देती है, जिसमें उन्हें किसे रिपोर्ट करना चाहिए, कौन उन्हें रिपोर्ट करता है, और उनकी जिम्मेदारियां शामिल हैं।
- भूमिका का दावा जिम्मेदारी की भावना भी पैदा करता है क्योंकि यह स्पष्ट हो जाएगा कि अगर कुछ होता है या नहीं होता है तो गलती किसकी है।
चरण 2. योजना की रूपरेखा तैयार करें।
प्रबंधन योजना में कई प्रमुख तत्व होने चाहिए। प्रबंधन योजना के अनुभागों को दिखाते हुए, एक व्हाइटबोर्ड या कंप्यूटर दस्तावेज़ पर एक साधारण रूपरेखा बनाएं ताकि आप और आपकी टीम उन पर चर्चा कर सकें। प्रबंधन योजना में निम्नलिखित खंड शामिल होने चाहिए:
- प्रबंधन संरचना का विवरण।
- प्रत्येक सदस्य और उनकी जिम्मेदारियों और अधिकारियों का विवरण देने वाला एक अनुभाग।
- संगठन में प्रत्येक स्तर के बीच बातचीत और जिम्मेदारियों को दर्शाने वाला चार्ट।
- अनुभाग जो प्रबंधित किए जा रहे संगठन के विभिन्न पहलुओं के साथ-साथ प्रबंधन नीतियों और प्रक्रियाओं का वर्णन करते हैं।
- प्रबंधन और प्रबंधन योजनाओं को अद्यतन करने, बढ़ाने और विकसित करने के लिए अनुसूची।
चरण 3. अपनी प्रबंधन संरचना का वर्णन करें।
प्रत्येक संगठन या व्यवसाय की कुछ अलग प्रबंधन संरचना होती है। योजना के प्रारंभ में प्रबंधन संरचना को शब्दों या रेखाचित्रों में वर्णित करें। यह स्पष्ट करें कि अंतिम निर्णय कौन लेता है, चाहे प्रबंधन, बोर्ड, या एक व्यक्ति। बाहरी और आंतरिक निर्णय निर्माताओं के साथ-साथ सलाहकारों को भी शामिल करें। यदि आवश्यक हो, तो बताएं कि कैसे निर्णय लेने का आवंटन संगठनात्मक पदानुक्रम पर आधारित है।
चरण 4. योजना के तहत प्रबंधित किए जाने वाले संगठन के विभिन्न पहलुओं की सूची बनाएं।
सभी प्रक्रियाओं और कार्यों को श्रेणियों में विभाजित करें। एक बड़े व्यवसाय में विभाग, या एक छोटे व्यवसाय में व्यवसाय प्रक्रिया द्वारा श्रेणियों को परिभाषित किया जा सकता है। आम तौर पर शामिल संचालन के पहलू कर्मचारी प्रबंधन, वित्तीय नियंत्रण, सूची या आपूर्ति नियंत्रण, विपणन या जनसंपर्क, और संचालन (जैसे विनिर्माण या बिक्री) हैं। संगठन के सभी पहलुओं को विभाजित करें ताकि आप उनकी संबंधित भूमिकाओं और प्रक्रियाओं को परिभाषित कर सकें।
भाग 2 का 4: स्वामित्व और प्रबंधन का वर्णन
चरण 1. संगठन के स्वामित्व प्रकार पर ध्यान दें।
कंपनी के स्वामित्व का स्पष्ट शब्दों में वर्णन करें। बताएं कि क्या संगठन सार्वजनिक, निजी या गैर-लाभकारी है। इसके अलावा, यदि कई मालिक या निवेशक हैं, तो आपको शक्तियों, देनदारियों और शेयरों के विभाजन की व्याख्या करनी होगी। उदाहरण के लिए, संगठन का स्वामित्व साझेदारी या कंपनी शेयरधारक समझौते में साझा किया जा सकता है।
चरण 2. बोर्ड के सदस्यों के नाम सूचीबद्ध करें।
यदि आपके व्यवसाय में एक बोर्ड है, तो सदस्यों की सूची बनाएं। उनके नेतृत्व, अनुभव, ताकत और कमजोरियों का सारांश लिखें। निजी व्यवसायों में निदेशक मंडल नहीं हो सकता है। यदि कोई बोर्ड नहीं है, तो आपको इस अनुभाग में प्रवेश करने की आवश्यकता नहीं है।
चुनाव की शर्तों, कार्यकाल, जिम्मेदारियों, शक्तियों और संघर्ष समाधान सहित बोर्ड की नीतियों की एक प्रति शामिल करें। यह जानकारी व्यवसाय संचालन समझौते या अन्य निगमन दस्तावेज़ में बताई जानी चाहिए।
चरण 3. प्रमुख प्रबंधन सदस्यों का परिचय दें।
प्रत्येक सदस्य की योग्यता और अनुभव लिखिए। मालिकों और बोर्ड के सदस्यों के अलावा, इस खंड में निवेशक, अधिकारी, प्रबंधक, प्रमुख कर्मचारी और कर्मचारी और उद्यमी शामिल हैं। सदस्यों की पृष्ठभूमि, उनकी विशेषताओं और व्यवसाय की सफलता में योगदान का वर्णन करें।
चरण 4. प्रबंधन टीम पर प्रत्येक व्यक्ति की ताकत प्रस्तुत करें।
बताएं कि प्रत्येक सदस्य की स्थिति के लिए ये गुण कितने मूल्यवान हैं। प्रेरक क्षमता, वित्तीय योग्यता और व्यावसायिक कौशल जैसी विशेषताओं को शामिल करें।
- प्रत्येक सदस्य के पिछले पदों और कर्तव्यों की सूची बनाएं, जो उनके वर्तमान दायित्वों पर लागू होते हैं। बताएं कि दायित्व कैसे क्षमताओं का लाभ उठाता है और प्रबंधन की स्थिति को मजबूत करता है।
- प्रत्येक प्रबंधक की शैक्षिक पृष्ठभूमि दर्ज करें। बताएं कि उनका प्रशिक्षण कंपनी के लिए कैसे फायदेमंद है। ऐसी शिक्षा शामिल करें जो केवल उनकी वर्तमान स्थिति के लिए प्रासंगिक हो।
- यदि आप एकमात्र कर्मचारी हैं, तो अपना स्वयं का अनुभव और ताकत शामिल करें।
चरण 5. भर्ती प्रक्रिया का वर्णन करें।
नए कर्मचारियों की भर्ती की मूल बातें समझाएं। प्रत्येक पद के लिए आवश्यक योग्यताएं और अनुभव बताएं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपने प्रबंधक को काम पर नहीं रखा है। प्रशिक्षण प्रक्रिया और लागू किए गए किसी भी प्रोत्साहन या इनाम कार्यक्रम को शामिल करें। लाभों का विवरण भी यहां शामिल किया जा सकता है।
चरण 6. उस सलाहकार या बाहरी सलाहकार का नाम शामिल करें जिसका आप उपयोग करेंगे।
ऐसे लोग हैं जिनसे आप मार्केटिंग, व्यक्तिगत सलाह और वित्तीय परामर्श के लिए संपर्क कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपके व्यवसाय की आवश्यकता हो सकती है:
- वकील
- मुनीम
- बीमा एजेंट
- सलाहकार
चरण 7. प्रबंधन टीम की क्षमताओं का सारांश शामिल करें।
आपकी टीम सफल क्यों है, यह बताते हुए एक संक्षिप्त विवरण लिखें। प्रबंधन योजना के अंत में, विशेष रूप से बताएं कि आपकी टीम व्यवसाय की सफलता का निर्धारण क्यों करेगी। बताएं कि इस व्यवसाय मॉडल में प्रबंधकों का संयोजन आने वाले वर्षों में कंपनी की कैसे मदद करेगा। यह खंड योजना के विभिन्न बिंदुओं को जोड़ता है।
उदाहरण के लिए, "अलग-अलग क्षमताओं वाले लोगों की हमारी टीम के पास इस क्षेत्र में 40 वर्षों का अनुभव है। एक समन्वित लोकतांत्रिक संरचना के साथ, वे वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से एक साथ काम कर सकते हैं। इस टीम के साथ, हमें विश्वास है कि व्यापार दो साल में लाभदायक हो जाएगा।
चरण 8. प्रबंधन, मालिकों और कर्मचारियों के बीच संबंधों का वर्णन करें।
प्रबंधन संचालन का एक महत्वपूर्ण पहलू प्रबंधन के स्तर और प्रबंधन / मालिकों और कर्मचारियों के बीच बातचीत है। व्यवसाय संचालन के पहलुओं में प्रत्येक स्तर के अधिकार, जिम्मेदारी और भूमिका का वर्णन करें। साझा निर्णय लेने और सहयोग प्रक्रियाओं के साथ-साथ आवश्यक बैठकें या संचार की लाइनें शामिल करें। सुनिश्चित करें कि हर कोई इस बात पर सहमत है कि विवादों को कैसे सुलझाया जाए और सत्ता कैसे साझा की जाए।
भाग ३ का ४: लेखन नीतियां और प्रक्रियाएं
चरण 1. एक लिखित नीति की आवश्यकता पर विचार करें।
लिखित नीतियों का उद्देश्य बड़े संगठनों में संचालन को परिभाषित करना है। नीतियां एकरूपता पैदा करेंगी और सुनिश्चित करेंगी कि सभी प्रक्रियाएं सुचारू रूप से चले। हालाँकि, एक बहुत छोटे व्यवसाय या संगठन को नीति की आवश्यकता नहीं हो सकती है। वास्तव में, नीतियां कभी-कभी सहयोग को सीमित कर सकती हैं और छोटे समूह के काम को धीमा कर सकती हैं। नीति का मसौदा तैयार करने से पहले अपने संगठन के आकार और जरूरतों के बारे में सोचें।
चरण 2. प्रबंधन और कर्मचारियों के एक समूह को इकट्ठा करें।
संचालन के पहलुओं के प्रत्येक विचार में, प्रबंधन सदस्यों और कर्मचारियों को इकट्ठा करें जो प्रक्रिया या क्षेत्र के लिए सीधे प्रभावित या जिम्मेदार हैं। उनके साथ नीतियों और प्रक्रियाओं को परिभाषित करें, इनपुट स्वीकार करें और सभी विवरणों को स्पष्ट करें। यह योजनाओं को वास्तविक संचालन में लागू करने की अनुमति देता है और कर्मचारियों को स्वामित्व की भावना देता है।
चरण 3. व्यवसाय के प्रत्येक पहलू के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखें।
इसका उपयोग प्रबंधन और कर्मचारियों को संगठन के इस हिस्से को संचालित करने के तरीके के बारे में स्पष्टीकरण के रूप में किया जाएगा। संगठनात्मक नीतियों, दर्शन और विनियमों को उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और यह सुनिश्चित करता है कि संचालन संगठनात्मक सिद्धांतों के अनुरूप हो। इस नीति को प्रक्रियाओं के माध्यम से महसूस किया जाता है, जो व्यवसाय संचालन करने के लिए विशिष्ट तरीके हैं।
उदाहरण के लिए, केवल पर्यावरण के अनुकूल सामग्री और उत्पादों के उपयोग और बिक्री की नीति। इस नीति का समर्थन करने की प्रक्रिया पर्यावरण के अनुकूल विक्रेताओं से सामान खरीदना या उपयोग की गई सामग्रियों या उत्पादों के पर्यावरणीय प्रभाव की जांच करना है।
चरण 4. सुनिश्चित करें कि नीति आपकी संस्कृति और दर्शन के अनुकूल हो।
नीतियों और प्रक्रियाओं को दर्शन और उद्देश्यों के अनुरूप बनाया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक नीति बिंदु की जाँच करें कि वे सभी एक ही अंत तक ले जाते हैं। अगर कुछ संरेखित नहीं होता है या संदिग्ध है, तो मिशन को बेहतर ढंग से फिट करने के लिए परिवर्तन करें।
भाग ४ का ४: योजना को संशोधित करना
चरण 1. योजना को फिर से ध्यान से पढ़ें।
प्रबंधन योजना पेशेवर होनी चाहिए। दस्तावेज़ वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त होना चाहिए। शिकन मुक्त, धब्बा मुक्त श्वेत पत्र पर प्रिंट करें।
चरण 2. एक स्पष्ट प्रारूप चुनें।
प्रबंधन योजना का प्रारूप किसी अन्य व्यावसायिक प्रस्ताव के समान होना चाहिए। आप मुख्य अनुभागों को बोल्ड शीर्षकों के साथ चिह्नित कर सकते हैं। पढ़ने में आसान फ़ॉन्ट का उपयोग करें। मानक फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन है, आकार 12। आप अपने अनुभवों, क्षमताओं और जिम्मेदारियों को सूचीबद्ध करने के लिए बुलेट बिंदुओं का उपयोग कर सकते हैं, या छोटे पैराग्राफ में महत्वपूर्ण जानकारी प्रस्तुत कर सकते हैं।
चरण 3. मसौदा योजना की समीक्षा करने के लिए एक व्यापार सलाहकार से पूछने पर विचार करें।
जितने अधिक लोग इसे पढ़ेंगे, उतना अच्छा होगा। एक व्यापार सलाहकार या वित्तीय योजनाकार बेहतर सलाह दे सकता है। एक सलाहकार के साथ चर्चा करें। वे इसमें अंतराल या संघर्ष खोजने में सक्षम हो सकते हैं।
चरण 4. इसे सभी स्वामियों को भेजें।
कंपनी के सभी मालिकों और उच्च-स्तरीय प्रबंधकों को प्रबंधन योजना का अनुमोदन करना होगा। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्वामी के पास एक प्रति है। वे आपको सुधार और संशोधन भेज सकते हैं। उनके इनपुट पर ध्यान से विचार करें। यदि आप किसी बदलाव से सहमत नहीं हैं, तो समझौता खोजने के लिए उनके साथ इस पर चर्चा करें।
एक बार जब वे सहमत हो जाते हैं, तो इससे पहले कि आप इसे निवेशकों, बैंकों या फंडिंग निकायों को सौंप दें, सभी मालिकों से एक प्रबंधन योजना पर हस्ताक्षर करें।
चरण 5. यदि आवश्यक हो तो योजना को बदलने की प्रतिबद्धता बनाएं।
सभी नव निर्मित प्रबंधन योजनाओं का परीक्षण नहीं किया गया है और उन्हें लागू होने के बाद संशोधन की आवश्यकता होगी। इसलिए, आपको एक शर्त शामिल करनी चाहिए कि व्यापार यात्रा के रूप में योजनाओं को बदला और संशोधित किया जा सकता है। योजना की प्रभावशीलता और इसके कार्यान्वयन की सफलता या विफलता पर चर्चा करने के लिए एक बैठक कब आयोजित की जाएगी, यह बताते हुए एक मूल्यांकन कार्यक्रम बनाकर शुरू करें।
- सुनिश्चित करें कि सभी प्रबंधन और कर्मचारियों के लिए प्रबंधन योजना से संबंधित प्रतिक्रिया प्रस्तुत करने का एक तरीका है।
- फिर, अनुमोदन विधि बनाएं और परिवर्तन लागू करें।
