जोखिम प्रबंधन योजना कैसे विकसित करें (चित्रों के साथ)

2024 लेखक: Jason Gerald | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-16 11:13

एक प्रभावी जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करने से छोटी समस्याओं को बड़ी होने से रोका जा सकता है। विभिन्न प्रकार की जोखिम प्रबंधन योजनाएं किसी घटना की संभावना की गणना, आप पर इसके प्रभाव, कौन से जोखिम सट्टा हैं, और उन जोखिमों से जुड़ी समस्याओं को कम करने के तरीके से निपट सकती हैं। योजना आपको आने वाली या आने वाली कठिन परिस्थितियों से निपटने और उन्हें रोकने में मदद करेगी।

कदम

चरण 1. समझें कि जोखिम प्रबंधन कैसे काम करता है।

एक या कई स्थानों पर होने वाली घटनाओं या घटनाओं की श्रृंखला के कारण जोखिम (सकारात्मक या नकारात्मक) प्रभाव है। किसी घटना के एक समस्या बनने की संभावना और परिणामी प्रभाव (जोखिम = आकस्मिकता X प्रभाव) के आधार पर जोखिम की गणना की जाती है। जोखिम का विश्लेषण करने के लिए विभिन्न कारकों की पहचान की जानी चाहिए, जिनमें शामिल हैं:

• घटना: क्या हो सकता है?

  

• प्रायिकता: घटना के घटित होने की कितनी संभावना है?

  

• प्रभाव: यदि ऐसा होता है तो प्रभाव कितना गंभीर होगा?
• शमन: कैसे (और कितना) आप संभावना को कम कर सकते हैं।
• आकस्मिकता: आप प्रभाव को कैसे (और कितना) कम कर सकते हैं?
• कमी = शमन X आकस्मिकता
• एक्सपोजर = जोखिम - कमी
• एक बार जब आप उपरोक्त चरों की पहचान कर लेते हैं, तो परिणाम एक्सपोजर होता है। यह जोखिम की मात्रा है जिसे टाला नहीं जा सकता है। एक्सपोजर को खतरा, दायित्व या गंभीरता भी कहा जा सकता है, लेकिन वे सभी एक ही बात का उल्लेख करते हैं। एक्सपोजर का उपयोग यह निर्धारित करने में सहायता के लिए किया जाएगा कि नियोजित गतिविधि को पूरा करने की आवश्यकता है या नहीं।
• यह अक्सर लागत बनाम लाभ का फॉर्मूला होता है। आप इन तत्वों का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि परिवर्तन को लागू करने का जोखिम परिवर्तन को लागू न करने के जोखिम से अधिक है या कम।
• अनुमानित जोखिम। यदि आप जारी रखने का निर्णय लेते हैं (कभी-कभी, आपके पास कोई विकल्प नहीं होता है, उदाहरण के लिए सरकारी नियम) तो आपका एक्सपोजर एक अनुमानित जोखिम बन जाता है। कुछ वातावरणों में, अनुमानित जोखिम का रूपया मूल्यों में अनुवाद किया जाता है जो तब अंतिम उत्पाद की लाभप्रदता की गणना के लिए उपयोग किया जाता है।

चरण 2. अपनी परियोजना को परिभाषित करें।

इस लेख में, आइए अपने आप को एक ऐसे कंप्यूटर सिस्टम का प्रभारी मानें जो कुछ बड़ी आबादी को महत्वपूर्ण (लेकिन महत्वपूर्ण नहीं) जानकारी प्रदान करता है। इस प्रणाली को रखने वाला मुख्य कंप्यूटर पुराना है और इसे बदलने की आवश्यकता है। आपका काम इस कदम के लिए एक जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करना है। यह योजना एक सरलीकृत मॉडल में प्रदर्शित की जाएगी जहां जोखिम और प्रभाव को उच्च, मध्यम या निम्न के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा (यह विधि परियोजना प्रबंधन में बहुत आम है)।

चरण 3. दूसरों से इनपुट प्राप्त करें।

मंथन जोखिम। कुछ लोगों को इकट्ठा करें जो परियोजना से बहुत परिचित हैं और क्या होगा, इसे कैसे रोकें, और अगर ऐसा होता है तो क्या करने की आवश्यकता है, इस पर इनपुट मांगें। बहुत सारे नोट ले लो! आप निम्न चरणों के दौरान इस महत्वपूर्ण सत्र के आउटपुट का कई बार उपयोग करेंगे। दिए गए विचारों के लिए खुले रहें। "आउट ऑफ द बॉक्स" सोच ठीक है, लेकिन इसे लक्ष्य पर केंद्रित रखने के लिए अपने सत्र पर नियंत्रण रखें।

चरण 4. प्रत्येक जोखिम के परिणामों की पहचान करें।

आपके विचार-मंथन सत्र से, यदि जोखिम एक वास्तविकता बन जाता है तो क्या होता है, इसके बारे में विभिन्न जानकारी एकत्र की गई है। प्रत्येक जोखिम को सत्र के दौरान विशेष रूप से यथासंभव संभावित परिणामों के साथ संबद्ध करें। "परियोजना स्थगन" को उदाहरण के लिए तोड़ा जाना चाहिए "परियोजना 13 दिनों में देरी हो जाएगी।" यदि रुपये का मूल्य है, तो बस "बजट से अधिक" का उल्लेख करना बहुत सामान्य होगा।

चरण 5. अप्रासंगिक मुद्दों को हटा दें।

उदाहरण के लिए, यदि आप कार डीलरशिप के कंप्यूटर सिस्टम को स्थानांतरित करते हैं तो परमाणु युद्ध, प्लेग, या हत्यारा क्षुद्रग्रह आपके प्रोजेक्ट में हस्तक्षेप नहीं करेंगे। योजना बनाने या प्रभाव को कम करने के लिए आप कुछ नहीं कर सकते। हालांकि, ध्यान रखें कि आप इन घटनाओं को अपनी जोखिम योजना में शामिल न करें।

चरण 6. सभी पहचाने गए जोखिम तत्वों की सूची बनाएं।

आपको उन्हें क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता नहीं है। बस उन्हें एक-एक करके रजिस्टर करें।

चरण 7. संभावनाओं को शामिल करें।

अपनी सूची में प्रत्येक जोखिम तत्व के लिए, निर्धारित करें कि क्या वास्तव में उन जोखिमों की संभावना उच्च, मध्यम या निम्न पर्याप्त है? यदि आपको संख्याओं का उपयोग करना है, तो निम्न पैमाने की संभावना 0.01-0, 33, मध्यम = 0.34-0, 66 और उच्च = 0.67 - 1.00 है।

• यह ध्यान दिया जाना चाहिए, यदि घटना के वास्तविक होने की संभावना शून्य है, तो इसका मतलब है कि जोखिम पर अब विचार नहीं किया जाता है। क्या नहीं होगा इस पर विचार करने का कोई मतलब नहीं है (गुस्से में टी-रेक्स उसका कंप्यूटर खाता है)।

चरण 8. प्रभाव को परिभाषित करें।

सामान्य तौर पर, परिभाषित दिशानिर्देशों के आधार पर प्रभाव को उच्च, मध्यम या निम्न के रूप में निर्दिष्ट किया जाता है। यदि आपको संख्याओं का उपयोग करना है, तो इसका मतलब है कि प्रभाव पैमाने 0.01 से 1.00 तक, यानी 0.01 से 0.33 = निम्न, 0.34 - 0.66 = मध्यम, 0.67 - 1.00 = उच्च।

• नोट: यदि किसी घटना का प्रभाव शून्य है, तो जोखिम को पंजीकृत करने की आवश्यकता नहीं है। अप्रासंगिक चीजों पर विचार करने का कोई कारण नहीं है, चाहे जो भी हो (मेरे कुत्ते ने रात का खाना खाया)।

चरण 9. तत्व के जोखिम का निर्धारण करें।

इसके लिए अक्सर टेबल्स का इस्तेमाल किया जाता है। यदि आप उच्च, मध्यम और निम्न मानों का उपयोग कर रहे हैं, तो हम शीर्ष तालिका का उपयोग करने की अनुशंसा करते हैं। यदि आप संख्यात्मक मानों का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको यहां दूसरी तालिका के समान थोड़ी अधिक जटिल स्कोरिंग प्रणाली पर विचार करने की आवश्यकता होगी। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रभाव के साथ संभावना के संयोजन के लिए कोई सार्वभौमिक सूत्र नहीं है, और सूत्र व्यक्ति और परियोजना के आधार पर भिन्न होता है। इस लेख के सूत्र केवल एक उदाहरण हैं (हालाँकि एक सच्ची कहानी पर आधारित):

• विश्लेषण में लचीला बनें।

  कभी-कभी, आपको टी-एस-आर विधि और संख्यात्मक विधि के बीच आगे-पीछे जाने की आवश्यकता होती है। आप नीचे दी गई तालिका के समान तालिका का उपयोग कर सकते हैं।

चरण 10. सभी जोखिमों को क्रमबद्ध करें।

उन सभी तत्वों की सूची बनाएं जिनकी पहचान उच्चतम जोखिम से लेकर निम्नतम तक की गई है।

चरण 11. कुल जोखिम की गणना करें।

यहां नंबर आपकी मदद करेंगे। तालिका 6 में, आपके पास T, T, S, S, S, R, और R मानों के साथ 7 जोखिम हैं। इन मानों को 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5 में बदला जा सकता है।, ०, ५, ०, २ और ०, २, तालिका ५ से। औसत कुल जोखिम ०.५ या मध्यम है।

चरण 12. एक शमन रणनीति विकसित करें।

शमन इस संभावना को कम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि एक जोखिम स्पष्ट हो जाएगा। आमतौर पर, आपको इसे केवल उच्च और मध्यम तत्वों के लिए ही करना होगा। आप निम्न तत्व को कम कर सकते हैं, लेकिन दूसरों को पहले रखें। उदाहरण के लिए, यदि जोखिम का कोई तत्व महत्वपूर्ण भागों की डिलीवरी में देरी कर सकता है, तो आप परियोजना में जल्दी ऑर्डर देकर जोखिम को कम कर सकते हैं।

चरण 13. एक बैकअप योजना विकसित करें।

आकस्मिकताओं को आमतौर पर प्रभाव को कम करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है यदि जोखिम स्पष्ट नहीं होता है। फिर, आमतौर पर आप केवल उच्च और मध्यम तत्वों के लिए आकस्मिकता विकसित करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपके लिए आवश्यक कोई महत्वपूर्ण भाग समय पर नहीं आता है, तो आपको पुराने भागों का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जा सकता है जो नए भागों की प्रतीक्षा करते समय उपलब्ध हैं।

चरण 14. रणनीति प्रभावशीलता का विश्लेषण।

कितनी कम हुई संभावना और प्रभाव? अपनी आकस्मिकता और शमन रणनीति का मूल्यांकन करें और अपने जोखिमों के लिए प्रभावी मूल्यांकन को फिर से सौंपें।

चरण 15. अपने प्रभावी जोखिम की गणना करें।

अब, आपके सात जोखिम S, S, S, R, R, R, और R हैं, जिसका अनुवाद 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 और 0 में होता है। 2. इस प्रकार, आपको 0.329 का औसत जोखिम मिलता है। तालिका 5 देखें और हम पाते हैं कि समग्र जोखिम को निम्न के रूप में वर्गीकृत किया गया है। प्रारंभ में आपका जोखिम मध्यम (0, 5) है। प्रबंधन रणनीति के कार्यान्वयन के बाद, आपका एक्सपोजर कम (0.329) है। इसका मतलब है कि आप शमन और आकस्मिकता के माध्यम से 34.2% जोखिम में कमी प्राप्त करते हैं। सुरक्षित!

चरण 16. अपने जोखिम की निगरानी करें।

एक बार जब आप जोखिम की भयावहता को जान लेते हैं, तो आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता होती है कि जोखिम वास्तविक है या नहीं, ताकि आपको पता चल सके कि आपको बैकअप योजना कब और कब बनानी है। यह जोखिम संकेतों की पहचान करके किया जाता है। इसे उच्च और मध्यम मौलिक जोखिम पर करें। फिर, जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, आप यह निर्धारित करने में सक्षम होंगे कि जोखिम तत्व एक समस्या बन गया है या नहीं। यदि आप संकेतों को नहीं जानते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि जोखिम वास्तविक हो सकता है बिना किसी को नोटिस किए और परियोजना को प्रभावित कर सकता है, भले ही आपके पास एक अच्छी बैकअप योजना हो।

टिप्स

• उन स्थितियों में जहां परियोजना प्रबंधक के पास बहुत अधिक जोखिम प्रबंधन कार्य हैं, विश्लेषण परियोजना के महत्वपूर्ण पथ तक सीमित हो सकता है। ऐसे मामलों में, कई महत्वपूर्ण पथों की गणना करने की सलाह दी जाती है, शायद, अतिरिक्त अंतराल समय के साथ अधिक सक्रिय रूप से उन कार्यों की पहचान करने के लिए जो महत्वपूर्ण पथ पर होने की संभावना है। यह विशेष रूप से तब उपयुक्त होता है जब एक परियोजना प्रबंधक कई परियोजनाओं को नियंत्रित करता है, लेकिन अन्य नियोजन और नियंत्रण कार्यों को प्रभावित नहीं करता है (चेतावनी देखें)।
• कमी = जोखिम - जोखिम। इस उदाहरण में (और $1000000 प्रोजेक्ट मानते हुए) आपका जोखिम 0.5 X $1000000 (500000000 IDR) है और आपका एक्सपोजर 0.329 X 1,000,000,000 IDR (329.000.000 IDR) है, जिसका अर्थ है कि कमी मूल्य = IDR 171,000,000। जोखिम का प्रबंधन करने के लिए उचित व्यय की राशि के संकेत के रूप में इसका उपयोग करें, जो संशोधित परियोजना अनुमान (जैसे बीमा) का हिस्सा होना चाहिए।
• योजना में बदलाव। जोखिम प्रबंधन एक अनिश्चित प्रक्रिया है क्योंकि जोखिम हमेशा बदलता रहता है। आज, आप उच्च संभावना और प्रभाव के साथ कई जोखिम निर्दिष्ट कर सकते हैं। अगले दिन संभावना या प्रभाव बदल सकता है। इसके अलावा, कुछ जोखिम पूरी तरह से गायब हो सकते हैं जबकि अन्य सामने आते हैं।
• आप प्रोजेक्ट व्यवहार्यता निर्धारित करने में सहायता के लिए एक्सपोजर का उपयोग कर सकते हैं। यदि कुल अनुमानित प्रोजेक्ट $1000000 है और आपका एक्सपोज़र 0.329 है, तो सामान्य नियम यह है कि प्रोजेक्ट में अनुमान से $329,000 अधिक होने की संभावना है। क्या आप कुछ अतिरिक्त नकदी के लिए बजट कर सकते हैं, बस मामले में? अन्यथा, शायद अपनी परियोजना के दायरे पर पुनर्विचार करें।
• निरंतर आधार पर जोखिम नियोजन की निगरानी के लिए वर्किंग पेपर्स का उपयोग करें। जोखिम हमेशा बदलते रहते हैं, पुराने जोखिम खो सकते हैं और नए जोखिम ध्यान में आते हैं।
• प्रारंभिक चेतावनी संकेत अच्छी बैकअप योजना का हिस्सा हैं। यदि कोई परीक्षण परिणाम इंगित करता है कि एक बैकअप योजना आवश्यक है, तो परीक्षण परिणामों को गति देना सुनिश्चित करें। यदि कोई अच्छा चेतावनी संकेत नहीं है, तो अपना स्वयं का बनाने का प्रयास करें।
• हमेशा जांच कराएं। तुम क्या चूक गए? ऐसा क्या हो सकता है जिस पर आपने विचार न किया हो? यह सबसे कठिन और सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है। एक सूची बनाएं और बार-बार जांचें।
• यदि आप कम से कम अनुभव के साथ एक परियोजना प्रबंधक हैं, या एक छोटी परियोजना हैं, तो उन चरणों को छोड़ कर समय बचाने पर विचार करें जो काम नहीं करते हैं या परियोजना पर बहुत कम प्रभाव डालते हैं, औपचारिक संभावना और प्रभाव मूल्यांकन को छोड़ दें, "मानसिक गणना" करें और कूदें सही में और परियोजना को देखो। एक्सपोजर। उदाहरण के लिए, यदि आपको विद्युत सर्किट रखरखाव करने की आवश्यकता है और यह गतिविधि सर्वर को "बंद" कर देगी, तो सर्वर को नए सर्किट में ले जाने का जोखिम सर्वर को पुन: सक्रिय करने के लिए रखरखाव के पूरा होने की प्रतीक्षा करने से अधिक है। दोनों ही मामलों में, सर्वर बंद हो जाएगा, लेकिन आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि प्रोजेक्ट के लिए कौन सी कार्रवाई कम जोखिम भरी है।

चेतावनी

• नहीं राजनीति को अपने फैसले में हस्तक्षेप करने दें। ऐसा अक्सर होता है। लोग यह विश्वास नहीं करना चाहते हैं कि जिस पर उनका नियंत्रण है वह समस्याग्रस्त हो सकता है और आपके जोखिम के स्तर के खिलाफ बहस करेगा। हो सकता है, वास्तव में जोखिम न हो, लेकिन संभावना है कि व्यक्ति अपने अहंकार का पालन कर रहा है।
• कम जोखिम वाले तत्वों को पूरी तरह से नजरअंदाज न करें, लेकिन उन पर भी समय बर्बाद न करें। उच्च, मध्यम और निम्न उपाय इंगित करते हैं कि प्रत्येक जोखिम की निगरानी के लिए कितना प्रयास किया जाएगा।
• विचार करें कि यदि दो या तीन समस्याएं एक साथ हों तो क्या हो सकता है। संभावना बहुत कम है, लेकिन प्रभाव बहुत बड़ा होगा। लगभग सभी प्रमुख आपदाओं में विभिन्न त्रुटियां शामिल होती हैं।
• परियोजना को अधिक जटिल न करें। जोखिम प्रबंधन परियोजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। हालाँकि, अपने प्रोजेक्ट के वास्तविक कार्य में बाधा न आने दें। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो आप अप्रासंगिक जोखिमों का पीछा कर सकते हैं और अपनी योजनाओं को बेकार की जानकारी के साथ ओवरलोड कर सकते हैं।
• यह न मानें कि सभी जोखिमों की पहचान कर ली गई है। जोखिम की प्रकृति अप्रत्याशित है।