जैसा कि नाम का तात्पर्य है, एक प्रतिक्रिया पत्र किसी के प्रश्न या अनुरोध का जवाब देने के लिए बनाया गया एक पत्र है, जिसे आम तौर पर पत्र द्वारा लिखित रूप में भी दिया जाता है, और आमतौर पर व्यापारिक दुनिया में सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए एक माध्यम के रूप में उपयोग किया जाता है। सही प्रतिक्रिया पत्र तैयार करने के लिए, सबसे पहले आपको प्राप्त प्रश्न या अनुरोध वाले पत्र की सामग्री की समीक्षा करना है। फिर, पत्र का उत्तर देने के लिए आवश्यक किसी भी अतिरिक्त जानकारी की तलाश करें। दोनों को करने के बाद, विनम्र, सीधे, स्पष्ट, और मूल पत्र में सूचीबद्ध सभी प्रश्नों या अनुरोधों का उत्तर देने में सक्षम वाक्यों के साथ एक प्रतिक्रिया पत्र लिखना शुरू करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपके वाक्य का स्वर भी अनुकूल और सूचनात्मक है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि पत्र प्राप्तकर्ता की संतुष्टि को पूरा करने में सक्षम है।
कदम
विधि १ का ३: मूल पत्र की सामग्री की समीक्षा करना
चरण 1. पत्र के प्रेषक द्वारा अनुरोधित या पूछताछ की गई जानकारी की पहचान करें।
चूंकि प्रेषक को वह सब कुछ प्रदान करने के लिए प्रतिक्रिया पत्र हैं जो प्रेषक को जानना आवश्यक है, हमेशा पत्र की सामग्री की सावधानीपूर्वक समीक्षा करने के लिए समय निकालें। विशेष रूप से, पत्र भेजने वाले को यह जानने की आवश्यकता को समझें कि आप उसे क्या जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
- कभी-कभी, किसी पत्र का अर्थ निर्धारित करना हाथ की हथेली को मोड़ने जितना आसान नहीं होता है, खासकर यदि पत्र लेखक की लेखन शैली स्पष्ट नहीं है। इसलिए, प्रतिक्रिया पत्र का मसौदा तैयार करने से पहले हमेशा पत्र भेजने वाले की जरूरतों को समझने के लिए समय निकालें।
- यदि आवश्यक हो, तो प्रेषक के इरादे को बेहतर ढंग से समझने के लिए आपको पत्र में मिलने वाली कुछ महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान दें। विशेष रूप से, संक्षेप में बताएं कि प्रेषक ने क्या मांगा है और प्रत्येक प्रश्न या अनुरोध के लिए अपनी प्रतिक्रिया तैयार करें।
चरण 2. पत्र भेजने वाले द्वारा मांगी गई जानकारी के बारे में अधिक जानें।
यदि पत्र का प्रेषक किसी चीज़ के बारे में जानकारी मांगता है, तो संभावना है कि आप इसे पहले से ही जानते हैं और तुरंत इसका उत्तर दे सकते हैं, या इसके विपरीत। यदि आप मांगी गई जानकारी को नहीं समझते हैं, तो पत्र का जवाब देने से पहले जानकारी एकत्र करने के लिए जितना संभव हो उतना समय लें।
उदाहरण के लिए, पत्र का प्रेषक आपकी कंपनी में अपने नौकरी आवेदन की स्थिति की पुष्टि करना चाह सकता है। यदि किसी नए कर्मचारी को काम पर रखना आपकी विशेषज्ञता का क्षेत्र नहीं है, तो कृपया प्रतिक्रिया सबमिट करने से पहले प्रेषक के आवेदन की स्थिति की जांच करने में सहायता के लिए मानव संसाधन विभाग के किसी कर्मचारी से संपर्क करें।
चरण 3. पत्र को किसी अन्य व्यक्ति को अग्रेषित करें जो पूछे गए प्रश्न का उत्तर देने में अधिक सक्षम है।
विशेष रूप से व्यापारिक दुनिया में, कभी-कभी ग्राहक कंपनी के पते या कंपनी के संपर्क नंबर पर एक पत्र भेजेंगे जो उन्हें इंटरनेट पर मिलता है। इसलिए, यदि आपको कोई पत्र प्राप्त होता है, लेकिन आपको लगता है कि आप इसमें सवालों के जवाब देने के योग्य नहीं हैं, तो कृपया इसे उपयुक्त व्यक्ति को भेजें। ऐसा यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि पत्र भेजने वाले को सबसे सटीक और उपयोगी प्रतिक्रिया मिल सके।
यदि व्यक्ति को उत्तर देने में लंबा समय लग रहा है, तो प्रेषक को यह बताने का प्रयास करें कि आपने किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र अग्रेषित किया है जिसके पास उनके प्रश्नों का उत्तर देने की क्षमता है। कम से कम, पत्र भेजने वाले को पता है कि उसके द्वारा भेजा गया पत्र प्राप्त और संसाधित किया गया है।
विधि 2 में से 3: प्रतिक्रियाएँ संकलित करना
चरण 1. मूल पत्र में जानकारी मांगने वाले या प्रश्न पूछने वाले व्यक्ति को पत्र संबोधित करें।
हमेशा एक विनम्र अभिवादन के साथ एक पत्र शुरू करें, जैसे "प्रिय," पत्र के प्राप्तकर्ता के नाम के बाद, एक सामान्य सामान्य उद्घाटन वाक्य का उपयोग करने के बजाय, जैसे "इस पत्र के प्राप्तकर्ता को।" अवैयक्तिक लगने के अलावा, वाक्य इस धारणा को व्यक्त करता है कि प्रतिक्रिया पत्र एक कंप्यूटर द्वारा लिखा गया था। इसलिए, हमेशा प्राप्तकर्ता को नाम से अभिवादन करें यह दिखाने के लिए कि आपका प्रतिक्रिया पत्र बहुत सावधानी और प्रशंसा के साथ लिखा गया था।
- यदि आप पत्र भेजने वाले को व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो कृपया अभिवादन श्रीमान या श्रीमती और उसके बाद उनके अंतिम नाम का प्रयोग करें। हालाँकि, यदि पत्र भेजने वाले का कोई विशिष्ट शीर्षक है, तो मिस्टर या मिसेज के बजाय उस शीर्षक का उपयोग करें।
- यदि आप वास्तव में पत्र भेजने वाले को नहीं जानते हैं या लिंग नहीं जानते हैं, तो बस उसके पहले नाम का उपयोग करें।
- सामान्य तौर पर, आप मूल पत्र में सूचीबद्ध प्रेषक के नाम का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि पत्र भेजने वाले का नाम “डॉ. जॉनसन" अपने पत्र में, कृपया अभिवादन के साथ अपना प्रतिक्रिया पत्र खोलें, "प्रिय। डॉ। जॉनसन।"
चरण 2. इंगित करें कि यह पत्र उनके द्वारा भेजे गए एक मूल पत्र के जवाब में लिखा गया था।
पत्र की शुरुआत में, पाठक को अपने पत्र का उद्देश्य बताना न भूलें, जो कि पत्र का उत्तर देना है। इस तरह, पत्र प्राप्त करने वाले को पता चल जाएगा कि पत्र पढ़ा और संसाधित किया गया है, साथ ही आपके द्वारा भेजे गए पत्र के पीछे की मंशा भी।
- एक सरल वाक्य, "यह पत्र आपके द्वारा 13 जून को भेजे गए पत्र के जवाब में है" एक प्रतिक्रिया पत्र खोलने के लिए एकदम सही है।
- यदि आप पहले पत्र के प्राप्तकर्ता नहीं हैं, तो उस व्यक्ति की पहचान प्रदान करें जिसने आपको पत्र दिया था। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "हमारे ग्राहक सेवा कर्मचारियों में से एक, मिशेल हैरिस ने आपके द्वारा मुझे भेजे गए पत्र को अग्रेषित कर दिया है।"
चरण 3. प्रेषक के प्रश्नों का तुरंत उत्तर दें।
अभिवादन लिखने के बाद, तुरंत पत्र के दिल में चले जाओ। पत्र के मूल में, मूल पत्र में सूचीबद्ध किसी भी प्रश्न और/या शिकायतों का यथासंभव पूर्ण उत्तर दें। सुनिश्चित करें कि कुछ भी छूट न जाए ताकि पत्र प्राप्त करने वाला इसे पढ़ते समय संतुष्ट महसूस कर सके।
- अपने उत्तर में, मूल पत्र की सामग्री को संक्षेप में दोहराएं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "हमारी कंपनी के कर्मचारियों के बारे में आपकी पूछताछ के जवाब में, जिनका मीडिया से सीधा संपर्क है, हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि स्टाफ का नाम जेनेट वाल्टर्स है। ये रहा उसका ईमेल पता और फोन नंबर।"
- लंबे प्रश्नों के उत्तर देने के लिए, प्रत्येक प्रश्न का अधिक विशेष रूप से उत्तर देने के लिए एक नंबरिंग प्रणाली का उपयोग करें। पढ़ने में आसान होने के अलावा, यह विधि पाठक को अधिक संतुष्ट करेगी क्योंकि उन्हें लगता है कि सभी प्रश्नों का उत्तर विस्तार से दिया गया है।
- अधिक से अधिक लंबे वाक्यों में यथासंभव पूर्ण जानकारी प्रदान करें। आम तौर पर, कुछ छोटे वाक्यों में एक प्रश्न का उत्तर देना एक अच्छा उत्तर कहा जा सकता है।
चरण 4. किसी भी अनुरोध के बारे में ईमानदार रहें जिसे आप पूरा नहीं कर सकते।
कभी-कभी, ऐसे प्रश्न होते हैं जिनका आप उत्तर नहीं दे सकते या अनुरोध जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते। ऐसी स्थिति का सामना करते समय हमेशा एक ईमानदार प्रतिक्रिया दें। दूसरे शब्दों में, केवल पत्र भेजने वाले के नकारात्मक विचारों को दबाने के लिए जटिल वाक्यों का प्रयोग न करें। मेरा विश्वास करो, पत्र का प्रेषक प्रत्यक्ष और स्पष्ट प्रतिक्रिया की अधिक सराहना करेगा। सबसे महत्वपूर्ण बात, सुनिश्चित करें कि जानकारी हमेशा विनम्रता से और माफी से पहले दी जाती है ताकि पत्र भेजने वाले को बुरा न लगे।
- पत्र भेजने वाले के अनुरोध को ठुकराते समय हमेशा दृढ़, लेकिन समझदार लहजे का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "दुर्भाग्य से, हम आपके अनुरोध को स्वीकार नहीं कर सकते। इस समय, हमारे पास वह जानकारी नहीं है जिसकी आपको आवश्यकता है और यह आपको नहीं बता सकता कि यह कब उपलब्ध होगी।"
- यदि आप अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करने में सक्षम महसूस करते हैं, तो यह कहने का प्रयास करें, "आपके प्रश्न का उत्तर देने से पहले, कुछ चीजें हैं जिनकी मुझे पहले पुष्टि करने की आवश्यकता है। यदि समय मिले तो कृपया अपना आवेदन जमा करने की तिथि के साथ उस अधिकारी का नाम दें जिससे आपने संपर्क किया था। पुष्टिकरण प्रक्रिया पूरी होने के बाद, मैं आपसे तुरंत संपर्क करूंगा।"
चरण 5. भेजे गए पत्र के लिए धन्यवाद।
भले ही आप किसी अनुरोध को स्वीकार करने में सक्षम हों या किसी पत्र के प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम हों, हमेशा उसे धन्यवाद देकर अपनी प्रशंसा दिखाएं। यह आभास दें कि आप उनके ध्यान को महत्व देते हैं और उनके साथ सकारात्मक संबंध बनाए रखना चाहते हैं।
कुछ लोग धन्यवाद के साथ अपना पत्र खोलना पसंद करते हैं। भाषण का स्थान वास्तव में महत्वपूर्ण नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण बात, सुनिश्चित करें कि आप इसे एक बिंदु पर उच्चारण करते हैं।
चरण 6. अपना पूरा नाम और शीर्षक लिखकर पत्र को समाप्त करें।
एक औपचारिक समापन अभिवादन के साथ पत्र को बंद करें, जैसे "ईमानदारी से," और उसके बाद अपना पूरा नाम लिखें। यदि पत्र व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए है, तो अपने पूरे नाम के तहत अपनी स्थिति भी सूचीबद्ध करें।
चाहे टाइप किया हुआ हो या हाथ से लिखा हुआ पत्र, अपना पूरा नाम शामिल करने के बाद हमेशा अपने हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें। हालाँकि, यदि पत्र ईमेल द्वारा भेजा जाता है, तो आम तौर पर बिना हस्ताक्षर के अपना पूरा नाम शामिल करना पर्याप्त होता है।
चरण 7. यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रश्नों का उत्तर दिया गया है, अपने प्रतिक्रिया पत्र के मुख्य भाग को फिर से पढ़ें।
याद रखें, पत्र प्राप्त करने वाला व्यक्ति चिढ़ या निराश हो सकता है यदि उसे कोई उत्तर मिलता है जो उसके प्रश्न का उत्तर नहीं देता है। साथ ही, असंतोष उसे एक अनुवर्ती पत्र भेजने और आपकी नौकरी में जोड़ने का जोखिम चलाता है! पाठक संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप सभी प्रश्नों या अनुरोधों का यथासंभव पूर्ण उत्तर दें। भेजने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने पत्र को दोबारा पढ़ें कि कोई अनुरोध या प्रश्न छूटे नहीं गए हैं।
यदि आवश्यक हो, तो पत्र पढ़ने के लिए किसी मित्र या सहकर्मी की सहायता लें। विशेष रूप से, उन्हें प्राप्तकर्ता के स्थान पर खुद को रखने के लिए कहें और आपका पत्र पढ़ने के बाद उनकी संतुष्टि को मापें।
विधि ३ का ३: एक पेशेवर स्वर का उपयोग करना
चरण 1. एक मानक व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें।
व्यावसायिक संचार के साधन के रूप में उपयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के प्रतिक्रिया पत्रों को समझें। फिर, जो भी प्रारूप आपको लगता है कि एक पेशेवर-साउंडिंग प्रतिक्रिया पत्र लिखने के लिए सबसे उपयुक्त है, उसका पालन करें।
- पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में, अपना नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम (यदि लागू हो), और अपनी कंपनी का पता सूचीबद्ध करें। उसके नीचे, पत्र लिखने की तिथि और उसके बाद पत्र प्राप्त करने वाले का पूरा नाम और पता शामिल करें।
- यदि आप एक प्रतिक्रिया पत्र लिखना चाहते हैं, तो हमेशा कागज के प्रत्येक तरफ 2.5 सेमी मार्जिन का उपयोग करें। यह भी सुनिश्चित करें कि पत्र पंक्तियों के बीच 1 स्थान और अनुच्छेदों के बीच 2 रिक्त स्थान के साथ लिखा गया है।
- यदि प्रतिक्रिया पत्र मैन्युअल रूप से लिखे जाने के बजाय टाइप किया गया है, तो हमेशा मानक 12-पीटी फ़ॉन्ट और लेखन प्रारूप का उपयोग करें। हालाँकि, यदि पत्र मैन्युअल रूप से लिखा गया है, तो सुनिश्चित करें कि उपयोग की गई लिखावट साफ-सुथरी और पढ़ने में आसान है।
चरण 2. यह धारणा दें कि भेजा गया अनुरोध या प्रश्न आपको खुश करता है।
यह विधि विशेष रूप से व्यापारिक लोगों या ग्राहक-आधारित सेवा प्रदाताओं के लिए अनिवार्य है। याद रखें, ग्राहक राजा है। इसका मतलब है कि आपको उस समय के लिए सराहना दिखानी होगी और सोचा था कि उन्होंने पत्र लिखने में लगाया था। इसलिए, उनके अनुरोधों या प्रश्नों के लिए उन्हें धन्यवाद देना न भूलें, और प्रतिक्रिया पत्रों में हमेशा गर्म और मैत्रीपूर्ण वाक्यों का उपयोग करें।
- एक वाक्य जितना आसान हो, “हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हम वास्तव में आपकी प्रतिक्रिया की सराहना करते हैं," यह अधिक सकारात्मक दिशा में पत्र के स्वर को महत्वपूर्ण रूप से बदल सकता है! इसलिए, अपने प्रतिक्रिया पत्रों में हमेशा ऐसे वाक्यांशों को शामिल करने की आदत बनाने का प्रयास करें।
- यह आभास न दें कि उसका अनुरोध या प्रश्न आपको परेशान और परेशान करता है। मेरा विश्वास करो, प्राप्तकर्ता को यह सोचने से बेहतर है कि आप उससे नाराज़ या परेशान हैं।
चरण 3. बहुत लंबा पत्र लिखने की कोई आवश्यकता नहीं है ताकि पत्र प्राप्त करने वाला उसे जल्दी से पढ़ सके।
खाली समय की सराहना करें! यदि वास्तव में प्रश्न या अनुरोध का उत्तर 1 पैराग्राफ में दिया जा सकता है, तो 3 पृष्ठ का पत्र न भेजें। इसलिए, पर्याप्त प्रतिक्रिया दें, फिर तुरंत पत्र भेजें। ऐसी अन्य जानकारी न जोड़ें जो उसे वास्तव में जानने की आवश्यकता नहीं है।
- इस पद्धति को लागू करना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि प्रतिक्रिया पत्र का उद्देश्य आपके ग्राहकों या व्यावसायिक सहयोगियों के प्रश्नों का उत्तर देना है। बेशक, आप एक प्रतिक्रिया पढ़ने में घंटों खर्च करके ग्राहक को निराश नहीं करना चाहते हैं, जिसे आधे में काट दिया जाना चाहिए था, है ना?
- दूसरी ओर, इतना छोटा न लिखें कि आप मूल पत्र में सूचीबद्ध अनुरोध या प्रश्न का उत्तर न दे सकें। यदि प्रश्न का उत्तर लंबी व्याख्या के साथ देना है, तो बेझिझक इसे प्रदान करें। सबसे महत्वपूर्ण बात, सुनिश्चित करें कि प्रदान की गई सभी जानकारी पाठकों के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण है।
चरण 4. यथासंभव स्पष्ट रूप से लिखें ताकि पत्र प्राप्त करने वाला आपकी प्रतिक्रिया को समझ सके।
बहुत लंबे या जटिल वाक्यों का प्रयोग न करें! इसके बजाय, ऐसे डिक्शन का उपयोग करके लिखें जो सीधा, स्पष्ट हो और जिसमें पाठक को भ्रमित करने की क्षमता न हो। आपका लेखन जितना छोटा और सघन होगा, परिणाम उतने ही बेहतर होंगे।
कल्पना कीजिए कि पत्र के प्राप्तकर्ता के पास आपके पत्र की सामग्री को विस्तार से पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं है। भले ही उसने केवल पत्र की सामग्री को स्कैन किया हो, क्या वह समझ पाएगा कि आपका क्या मतलब है? यदि नहीं, तो अपनी बात को स्पष्ट करने के लिए आप जिस भाषा का प्रयोग करते हैं, उसे ठीक करें।
चरण 5. ऐसे शब्दजाल और तकनीकी शब्दों के प्रयोग से बचें, जिन्हें समझना पाठकों के लिए कठिन हो।
आपके पत्र की सामग्री की पठनीयता और स्पष्टता के स्तर को अधिकतम करने के लिए इस पहलू को पूरा किया जाना चाहिए। इसलिए, यदि पत्र प्राप्त करने वाला पेशेवर नहीं है जो तकनीकी शर्तों को समझने में सक्षम है, तो इसका उपयोग न करें। इसके बजाय, शब्दजाल या तकनीकी शब्दों को अन्य शब्दों के साथ बदलने का प्रयास करें, जिन्हें आम लोग भी समझ सकते हैं।
एक पत्र को संपादित करने के लिए, निम्नलिखित प्रश्न पूछें: "क्या कोई व्यक्ति जो मेरे काम को नहीं समझता है, समझ सकता है कि मेरा पत्र किस बारे में है?" यदि नहीं, तो पत्र में प्रयुक्त भाषा को बदल दें ताकि अधिकांश लोग इसे समझ सकें। वास्तव में, यह आपके पत्रों में तकनीकी शब्दजाल के उपयोग को कम करने का एक शक्तिशाली तरीका है।
चरण 6. अपने पत्र के मुख्य भाग को फिर से पढ़ें।
लिखने की गलतियों से बचने के लिए जो आपके पत्र को कम पेशेवर बना सकती हैं, पत्र को फिर से पढ़ना और वर्तनी, व्याकरणिक, स्वरूपण और प्रवाह त्रुटियों को ठीक करना न भूलें। मेरा विश्वास करो, पत्र की सामग्री की जांच करने के लिए बस कुछ मिनटों का समय लेने से पत्र को और अधिक पेशेवर बनाने में काफी मदद मिल सकती है।
- अपने मेल में त्रुटियों की जांच के लिए केवल कंप्यूटर प्रोग्राम पर निर्भर न रहें। आम तौर पर, ऐसे प्रोग्राम केवल वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियों का पता लगाने में सक्षम होते हैं, व्याकरण संबंधी त्रुटियों को नहीं। इसलिए, अपने पत्र में लिखे गए प्रत्येक शब्द को उन त्रुटियों को खोजने के लिए फिर से पढ़ें जिनका कंप्यूटर पता नहीं लगा सकता है।
- यदि आपके पत्र की सामग्री बहुत महत्वपूर्ण है, जैसे कि जब कोई पत्र किसी व्यावसायिक भागीदार को संबोधित किया जाता है, तो किसी और को भी इसे पढ़ने के लिए कहें। कभी-कभी, अन्य लोगों को ऐसी गलतियाँ मिल सकती हैं जिनके बारे में आप पहले नहीं जानते थे।
