यदि आपको अपनी नियोजित गतिविधियों या अन्य जरूरतों का समर्थन करने के लिए प्रायोजक की आवश्यकता है तो आप आवेदन पत्र लिख सकते हैं। एक आवेदन पत्र लिखें जो प्रायोजक को यह विश्वास दिला सके कि आपकी योजना समर्थन के लायक है। साथ ही रूपरेखा में यह भी बताएं कि उसे क्या लाभ प्राप्त होंगे। एक अच्छा पत्र लिखना सीखकर, आप एक स्वीकृत आवेदन और एक अस्वीकृत आवेदन के बीच अंतर देख सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1 आवेदन पत्र तैयार करना
चरण 1. लक्ष्यों को परिभाषित करें।
प्रायोजकों की तलाश करके आप विशेष रूप से क्या हासिल करना चाहते हैं? यदि आप प्रायोजक बनने के इच्छुक हैं तो क्या करें? आप क्या कर रहे हैं और आपको प्रायोजकों की आवश्यकता क्यों है? आवेदन पत्र लिखने से पहले आपको इन सभी सवालों के जवाब देने में सक्षम होना चाहिए।
- आवेदन पत्र विशेष रूप से लिखा जाना चाहिए और इसका एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए। एक पत्र लिखने का कोई मतलब नहीं है जहां यह अस्पष्ट है या आप नहीं जानते कि आप क्या चाहते हैं और क्यों।
- आपको योजना बनाने की आवश्यकता क्यों है, इसके उत्तर खोजें। प्रायोजन आवेदन जमा किए गए क्योंकि वे कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं या सपने आमतौर पर सफल होने में आसान होते हैं। किसी व्यक्ति या समुदाय को उसकी मदद से कैसे मदद मिलेगी, यह बताकर समय या पैसा देकर किसी को आपके कारण का समर्थन करने की आवश्यकता क्यों है, इस बारे में विश्वास पैदा करने का प्रयास करें।
चरण 2. कंपनियों की सूची बनाएं।
आपकी योजना का समर्थन करने के लिए किसे स्थानांतरित किया जाएगा? क्या किसी कंपनी के मालिक के पास आपकी योजना का समर्थन करने के लिए व्यक्तिगत कारण हैं? या, क्या कोई गैर-लाभकारी संगठन है जो प्रायोजक बनना चाहता है क्योंकि उसका एक ही मिशन है। इसी गतिविधि को किसने प्रायोजित किया है? अधिक जानकारी प्राप्त करने का प्रयास करें।
- जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं, उनमें उन कंपनियों या लोगों के नाम लिखें जिन्हें आप व्यक्तिगत रूप से जानते हैं। व्यक्तिगत संबंधों को कभी भी नजरअंदाज न करें।
- छोटी कंपनियों या उद्यमियों को कम मत समझो जिनके पास आउटलेट नहीं हैं। शायद वे भी देना चाहते हैं। ध्यान रखें कि आप स्थानीय कंपनियों को भी एक्सप्लोर कर सकते हैं। तत्काल वातावरण में कंपनियां आमतौर पर उस संबंध को देखेंगी जो समुदाय के साथ कुछ उपयोगी के रूप में स्थापित किया गया है।
- यदि आप एक टीम में काम कर रहे हैं, तो उस कंपनी को विभाजित करें जिसे आपने समूहों में सूचीबद्ध किया है, फिर प्रत्येक सदस्य को कंपनी से संपर्क करने के लिए कहें ताकि हर कोई अपना काम करे।
चरण 3. निर्धारित करें कि आप क्या खोज रहे हैं।
प्रायोजन आवेदन पत्र के कई रूप हैं। आवेदन पत्र लिखने से पहले तय करें कि आप क्या मांग रहे हैं।
- दान पैसे या सामान के रूप में हो सकता है। दान के रूप में वस्तुओं को देने का अर्थ है केवल पैसे देने के बजाय सामग्री या उत्पादों को देना जो आयोजन के दौरान इस्तेमाल किया जा सकता है। कभी-कभी दान सेवाओं के रूप में दिया जाता है न कि माल के रूप में।
- हो सकता है कि आपको स्वयंसेवकों की आवश्यकता हो, उत्पादों की नहीं। किसी भी तरह से, आपको जो चाहिए, उसके बारे में विशिष्ट रहें।
चरण 4. उन विकल्पों पर निर्णय लें जिन्हें आप पेश करना चाहते हैं।
प्रायोजन आवेदन पत्र में, आप चुनने के लिए कई अलग-अलग प्रकार के समर्थन की पेशकश कर सकते हैं। ऐसा करके, आप छोटी और बड़ी दोनों कंपनियों को उनके साधनों के भीतर सहायता प्रदान करने के विकल्प प्रदान करते हैं।
- समर्थन और लाभों की मात्रा निर्धारित करें। आपको यह बताना होगा कि प्रदान की गई सहायता की राशि के अनुसार उन्हें क्या लाभ प्राप्त होंगे। ज्यादा देने वालों को ज्यादा फायदा मिलना चाहिए।
- आप अपनी कंपनी या प्रायोजन के बारे में विज्ञापन, सार्वजनिक घोषणाएं और वेबसाइटों पर या प्रचार सामग्री/कार्यक्रमों में लोगो की पेशकश कर सकते हैं।
चरण 5. उस व्यक्ति का नाम निर्धारित करें जिसे पत्र प्राप्त होगा।
"संबंधित लोगों को" लिखकर सामान्य रूप से संबोधित पत्र कभी न भेजें क्योंकि यह कम व्यक्तिगत लगता है।
- आमतौर पर यह पत्र कार्मिक विभाग के प्रभारी व्यक्ति या प्रबंध निदेशक को संबोधित किया जाना चाहिए। कंपनी को कॉल करने का प्रयास करें या वेबसाइट पर देखें कि प्रायोजित करने का प्रभारी कौन है। इस मामले में दूसरा अनुमान न लगाएं। सफल होने के लिए, एक प्रायोजन आवेदन पत्र सही व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए। सही वर्तनी के साथ नाम और शीर्षक लिखें।
- यह भी पता करें कि क्या इस कंपनी/संगठन की कोई दान नीति है ताकि आप समय बर्बाद न करें और आप कंपनी की नीति के अनुसार अनुरोध कर सकें।
भाग 2 का 3: पत्र प्रारूपों को समझना
चरण 1. प्रायोजक आवेदन पत्र के नमूने का अध्ययन करें।
आप इंटरनेट पर इस पत्र के उदाहरण देख सकते हैं, कुछ का भुगतान किया जाता है, लेकिन कुछ मुफ्त हैं। इन उदाहरणों को पढ़ें ताकि आप प्रारूप और सामग्री को समझ सकें।
- हालांकि, पूरे नमूना पत्र की नकल न करें। शब्दों को स्वयं व्यवस्थित करने का प्रयास करें ताकि आपका पत्र व्यक्तिगत और पढ़ने में आसान लगे।
- उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि कंपनी के निदेशक की आपकी योजनाओं से संबंधित पृष्ठभूमि है, तो उसे एक व्यक्तिगत पत्र लिखें। जिस व्यक्ति या कंपनी को आप लिख रहे हैं उसकी पृष्ठभूमि का पता लगाने की कोशिश करें और सामग्री को अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए उसकी संरचना करें।
चरण 2. दर्शकों के अनुसार सही भाषा शैली चुनें।
हालाँकि, आपको एक पेशेवर आवेदन पत्र लिखना चाहिए और उन शब्दों का उपयोग नहीं करना चाहिए जो रोजमर्रा की बातचीत में उपयोग किए जाते हैं।
- कागज पर लेटरहेड के साथ एक पत्र लिखें जिस पर आपका लोगो और आपके संगठन का नाम हो। इससे आपका आवेदन अधिक पेशेवर दिखाई देगा। यदि आप अपने लिए प्रायोजन के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो इसे पेशेवर बनाने के लिए उचित फ़ॉन्ट में अपने नाम के साथ एक लेटरहेड बनाएं।
- यदि आप किसी कंपनी या संगठन के लिए पत्र लिख रहे हैं, तो यह जितना औपचारिक होगा, उतना ही अच्छा होगा। यदि यह किसी परिवार के सदस्य या मित्र को संबोधित किया गया है, तो एक पत्र लिखें जो बहुत औपचारिक नहीं है, लेकिन इतना आकस्मिक नहीं है कि अशिष्ट लग रहा हो। अनौपचारिक ई-मेल पतों के माध्यम से भेजे गए प्रायोजन आवेदन आमतौर पर कम सफल होते हैं।
चरण 3. मानक व्यापार पत्र प्रारूप का प्रयोग करें।
प्रायोजन आवेदन पत्र को व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करना चाहिए। इसे पेशेवर दिखाने के लिए उचित अक्षरों का प्रयोग करें।
- तारीख, प्रायोजक का नाम और पता शामिल करके पत्र लिखना शुरू करें।
- एक खाली लाइन छोड़ें, फिर लिखें: प्रिय (नाम) और एक अल्पविराम के साथ समाप्त करें।
- एक छोटा पत्र लिखें। एक पृष्ठ के लिए प्रायोजक आवेदन पत्र लिखना पर्याप्त है ताकि इसमें पाठक का अधिक समय न लगे। स्थानांतरित लोग आपको अपना पत्र पढ़ने के लिए एक मिनट का समय देंगे। इसलिए एक पृष्ठ पर एक छोटा और स्पष्ट पत्र लिखें।
- डाक घर या कुरियर के माध्यम से पत्र भेजें क्योंकि ईमेल द्वारा भेजा गया अनुरोध महत्वहीन लगता है।
चरण 4. पत्र को धन्यवाद नोट के साथ समाप्त करें।
पत्र के अंत में, उन्हें ध्यान देने के लिए धन्यवाद। पैराग्राफ के अंत में एक लाइन छोड़ें और अपने हस्ताक्षर के लिए एक खाली जगह छोड़ दें।
- एक पेशेवर और सम्मानजनक अभिवादन देकर पत्र को समाप्त करें, उदाहरण के लिए: भवदीय आपका/मैं। अपना नाम और शीर्षक लिखें, फिर उस पर हस्ताक्षर करें।
- अन्य सामग्री संलग्न करें। अपनी गतिविधियों या कंपनी का अवलोकन देने के लिए पत्र के साथ पत्रक भी भेजें। यह आपकी विश्वसनीयता को बढ़ा सकता है और प्राप्तकर्ता को आपका समर्थन करने में अधिक सहज महसूस कराता है।
- यदि आपके संगठन को कवर किया गया है, तो आपने जो किया है उसके बारे में लेख या समाचार भी शामिल करें।
भाग ३ का ३: पत्र की सामग्री को परिष्कृत करना
चरण 1. एक अच्छा परिचय लिखें।
पत्र के शुरुआती पैराग्राफ में, आपको अपना परिचय देना चाहिए, कंपनी का नाम, और अपनी योजनाओं का विशेष रूप से वर्णन करना चाहिए। ऐसी चीजें न लिखें जो जरूरी नहीं हैं ताकि पाठक को तुरंत आपके पत्र की सामग्री में दिलचस्पी हो।
- यह न मानें कि लोग पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं या आपका संगठन क्या करता है। कंपनी के बारे में स्पष्टीकरण दें (यदि किसी कंपनी को संबोधित किया गया है) या अपने बारे में (यदि किसी को संबोधित किया गया है)। उदाहरण के लिए: _ एक गैर-लाभकारी संगठन है जो _ आदि के पुनर्वास के लिए प्रतिबद्ध है।
- उन सफलताओं पर जोर दें जो आपको दिखानी हैं कि प्रायोजक होने में कोई जोखिम नहीं है। यह भी बताएं कि आप प्रायोजक से प्राप्त धन का विशेष रूप से उपयोग कैसे करेंगे।
- दूसरे या पहले पैराग्राफ में, आपको तुरंत आवेदन करना चाहिए और समझाना चाहिए कि आप क्यों पूछ रहे हैं।
चरण 2. प्रायोजक होने के लाभों को लिखिए।
प्रायोजक बनने के लिए, आपको कंपनी या व्यक्ति को उन लाभों के बारे में समझाने में सक्षम होना चाहिए जो उन्हें प्रायोजित करने से प्राप्त होंगे। इसलिए पत्र के बीच में समझाएं कि उनके लिए क्या लाभ होंगे, आपके लिए नहीं।
- उदाहरण: समझाएं कि प्रायोजक होने का लाभ अच्छा प्रचार मिल रहा है। अधिक विशिष्ट बनें: क्या इस गतिविधि को टीवी द्वारा कवर किया जाएगा? कितने लोग आएंगे? क्या वीआईपी मेहमान हैं? यदि अन्य बड़ी कंपनियां या प्रतियोगी उन्हें प्रायोजित कर रहे हैं, तो क्या उन्हें भी सूचीबद्ध किया जाएगा?
- एक विकल्प दें। प्रायोजक बनने की चाहत रखने वाली कंपनियां या लोग आमतौर पर पसंद करते हैं यदि कोई विकल्प हो जो उनकी आवश्यकताओं या बजट के अनुकूल हो।
चरण 3. सम्मोहक सहायक साक्ष्य प्रदान करें।
कुछ संख्याएं शामिल करें, जैसे कि दर्शकों या जनसांख्यिकी की संख्या तक वे पहुंच सकते हैं।
- साथ ही, प्रायोजन के भावनात्मक प्रभाव के बारे में बात करना न भूलें। उदाहरण के लिए: किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में एक छोटी कहानी जिसकी मदद की जाएगी, बहुत प्रभावशाली हो सकता है।
- बताएं कि आप प्रायोजन को कैसे पहचानते हैं। हो सकता है कि स्पॉन्सर को स्पॉन्सर के एवज में इवेंट के दौरान फ्री बूथ मिल जाए।
- उन्हें इस प्रायोजन के बारे में निर्णय लेने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करें। अपनी संपर्क जानकारी और अपनी वांछित प्रतिक्रिया की प्राप्ति की तारीख शामिल करना न भूलें। अपने स्वयं के पते के साथ एक मुद्रांकित खाली लिफाफा भी संलग्न करें, जिससे प्रायोजकों को प्रतिक्रिया भेजने में आसानी हो।
- प्रायोजकों से पूछें कि वे क्या मान्यता चाहते हैं। उदाहरण के लिए, वे क्या चाहते हैं कि उनका नाम कैसा दिखे और क्या वे चाहते हैं कि इसे पहचाना जाए? पूछो, अवसर प्रदान करो, और मत मानो।
चरण 4. इस गतिविधि की पृष्ठभूमि स्पष्ट करें।
संगठन और उन गतिविधियों का समर्थन करने के लिए जिन्हें आप करना चाहते हैं, आपको ठोस गतिविधियों का विस्तार से वर्णन करना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी चैरिटी के लिए प्रायोजन का अनुरोध करते हुए एक पत्र लिखना चाहते हैं, तो अनुदान संचय को पृष्ठभूमि समझाएं, जैसे कि आपके संगठन की स्थापना कब हुई थी, इसका प्रभारी कौन है, निधियों से किसे सम्मानित किया गया था, और कोई भी पुरस्कार या उपलब्धियां हासिल किया गया है।
- दिखाओ, सिर्फ बात मत करो। केवल उन समूहों या गतिविधियों के बारे में बात न करें जो अच्छे हैं या समर्थन के लायक हैं। विस्तृत सहायक साक्ष्य प्रदान करें जो यह समझाने में सक्षम हो कि यह समूह या गतिविधि वास्तव में अच्छी है और समर्थन के योग्य है। साक्ष्य आमतौर पर अतिशयोक्ति की तुलना में अधिक प्रेरक होते हैं।
चरण 5. व्यक्तिगत रूप से पालन करें।
व्यक्तिगत संबंध बनाने के लिए पत्र भेजना सबसे अच्छा तरीका नहीं है। जबकि प्रायोजन आवेदन पत्र भेजना एक अच्छा विचार है, आपको व्यक्तिगत रूप से इस पत्र पर अनुवर्ती कार्रवाई करने की आवश्यकता है।
- यदि आपको 10 दिनों के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो कॉल करने या व्यक्तिगत रूप से आने का प्रयास करें। हालांकि, ध्यान रखें कि कई निर्देशक बहुत व्यस्त हैं और उन्हें यह कष्टप्रद लगेगा। हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपॉइंटमेंट लें या आगे कॉल करें।
- दिखाएँ कि आप इस गतिविधि योजना से बहुत खुश हैं। नकारात्मक बातों से बचें। यह आभास न दें कि आप उन्हें दान करने के लिए भीख माँग रहे हैं या अपराधबोध को भड़का रहे हैं।
- अगर जवाब "शायद" है, तो फॉलो अप करने में संकोच न करें। बस जल्दी मत करो या इसे ज़्यादा मत करो क्योंकि वे विचलित हो सकते हैं।
- बहुत ज्यादा उम्मीद न करें। यह न मानें कि वे आपको किसी मीटिंग में आमंत्रित करने जा रहे हैं या प्रायोजक बनना चाहते हैं। उनके ध्यान के लिए धन्यवाद।
- यदि आपका अनुरोध स्वीकार किया जाता है, तो धन्यवाद कार्ड भेजें।
चरण 6. अपना मेल जांचें।
यदि आप उस पत्र की जांच नहीं करते हैं जिसे आप भेजने वाले हैं, तो प्रायोजक प्राप्त करने के अवसर खो जाएंगे। कई गलत वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों वाला पत्र एक पेशेवर पत्र नहीं है। आप उस गतिविधि में किसी व्यक्ति/कंपनी का नाम क्यों शामिल करेंगे जो पेशेवर रूप से तैयार नहीं थी?
- विराम चिह्न की जाँच करें। बहुत से लोग अल्पविराम या अन्य विराम चिह्नों का सही उपयोग करना नहीं जानते हैं। इस तरह की छोटी चीजें यहां बहुत महत्वपूर्ण हैं।
- अपना पत्र प्रिंट करें, इसे अकेला छोड़ दें, फिर कुछ घंटों बाद इसे पढ़ें। कभी-कभी हमारी आंखें कंप्यूटर स्क्रीन पर लिखने के लिए इतनी भरोसेमंद होती हैं कि टाइपो को नजरअंदाज करना आसान हो जाता है।
- एक पेशेवर दिखने वाले लिफाफे में पर्याप्त डाक के साथ पत्र भेजें या एक अच्छी कूरियर सेवा का उपयोग करें।
चरण 7. नमूना पत्र:
लेटरहेड (यदि कोई हो) दिनांक:_
पता: _
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_
प्रिय। देवियो और सज्जनों _
हाल ही में, मुझे विश्व ब्यूटी क्वीन प्रतियोगिता में प्रवेश करने के लिए आमंत्रित किया गया था, जो 2016 में संयुक्त राज्य अमेरिका में आयोजित की जाएगी। वर्तमान में, मुझे पुटेरी इंडोनेशिया के रूप में चुना गया है और मैं अगले साल एक अंतरराष्ट्रीय प्रतियोगिता में प्रवेश करना चाहती हूं।
इस पत्र के माध्यम से, मुझे प्रायोजन के लिए आवेदन करने की अनुमति दें ताकि मैं विभिन्न देशों के १०० से अधिक प्रतियोगियों के साथ प्रतियोगिता में प्रवेश कर सकूं। इस कार्यक्रम का अंतरराष्ट्रीय स्तर पर प्रसारण किया जाएगा और इसमें 300,000 लोगों के शामिल होने की उम्मीद है। इस प्रतियोगिता में और प्रतियोगिता आयोजक की वेबसाइट पर प्रायोजकों के नाम प्रदर्शित किए जाएंगे।
निम्नलिखित विकल्पों के अनुसार वित्तीय सहायता प्रदान की जा सकती है:
आरपी_ - नाम, विवरण और लोगो
आरपी_ - नाम और विवरण
आरपी_ - नाम और लोगो
आरपी_ - नाम
यदि आप प्रायोजक बनने के इच्छुक हैं, तो मैं _ से पहले समाचार की प्रतीक्षा कर रहा हूं।
आपने इस एप्लिकेशन पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद दिया।
आपका विश्वासी, हस्ताक्षर
पूरा नाम
टिप्स
- विनम्रता से अनुरोध करें, मांग न करें।
- जानकारी के लिए देखें जो निर्णयकर्ता जिसे आप सचिव या तीसरे व्यक्ति के बजाय कॉल कर सकते हैं।
- अपना पत्र टाइप करें, जब तक कि आपकी लिखावट बहुत सुंदर न हो, इसे और अधिक पेशेवर बनाने के लिए।
- पाएँ बेहतर परिणामों के लिए उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर पत्र.
- कंपनियों को लगभग हमेशा प्रायोजक बनने के लिए कहा जाता है। इसलिए, समझाएं कि आपकी गतिविधियों का समर्थन करने के लिए कोई विशेष कंपनी सही क्यों है।
- एक प्रायोजन फ़ॉर्म संलग्न करें ताकि आप जिस कंपनी को मेल कर रहे हैं उसका कोई व्यक्ति भर सके।
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