नौकरी के लिए आवेदन करते समय, आपको आमतौर पर ईमेल द्वारा अपना बायोडाटा या पाठ्यक्रम जीवन (सीवी) भेजने के लिए कहा जाता है। विषय फ़ील्ड वह पहली चीज़ है जिसे प्राप्तकर्ता देखता है। विषय का संक्षिप्त नामकरण प्राप्तकर्ता को ईमेल के अर्थ का एक त्वरित अर्थ देगा, और उन्हें ईमेल पढ़ने के लिए प्रेरित करेगा। आम तौर पर, ईमेल के विषय के नामकरण में "रिज्यूमे" या "सीवी" शब्द शामिल होना चाहिए, इसके बाद पूरा नाम और जिस पद के लिए आवेदन किया गया है।
कदम
विधि 1 का 3: आवश्यक जानकारी दर्ज करना
चरण 1. भर्तीकर्ता द्वारा दिए गए निर्देशों की जाँच करें।
भर्तीकर्ता चाहता है कि आप ईमेल के विषय में कुछ जानकारी शामिल करें। यदि नौकरी रिक्ति जानकारी में ये निर्देश शामिल हैं, तो प्रारूप का पालन करें और स्वयं विषय न बनाएं।
भर्तीकर्ता अक्सर एक विशिष्ट प्रारूप प्रदान करते हैं क्योंकि वे नौकरी चाहने वालों से आने वाले ईमेल को अलग करने के लिए प्रोग्राम योग्य ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करते हैं। यदि आप इस प्रारूप का पालन नहीं करते हैं, तो आपका ईमेल अपठित हो सकता है।
चरण 2. आवेदन किए गए नाम और पद को शामिल करें।
"CV" या "Resume" शब्द से शुरू होने वाले ईमेल का विषय लिखें। उसके बाद, पहचान कोड (यदि कोई हो) सहित, आवेदन किए गए पद के नाम का पता लगाने के लिए प्रदान की गई नौकरी रिक्ति जानकारी की जांच करें। सब्जेक्ट फील्ड के अंत में अपना पूरा नाम टाइप करें।
- नौकरी सूचना पृष्ठ से आप जिस पद की तलाश कर रहे हैं उसे कॉपी करें। सामान्य विवरण का उपयोग न करें, जैसे "प्रारंभ स्थिति" या "प्रबंधक"।
- ईमेल के विषय क्षेत्र में अपना पूरा नाम लिखें। इस स्तर पर उपनाम या उपनाम का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। यदि आपको साक्षात्कार के लिए बुलाया जाता है, तो आप सत्र के दौरान अपना उपनाम प्रदान कर सकते हैं।
चरण 3. प्रत्येक तत्व को डैश या कोलन से अलग करें।
बस थोड़े से विराम चिह्नों का उपयोग करने से ईमेल का विषय साफ-सुथरा और पढ़ने में आसान हो सकता है। यदि आप कर सकते हैं, तो दो से अधिक प्रकार के विराम चिह्नों का उपयोग न करें। सुनिश्चित करें कि विषय कॉलम तार्किक तरीके से लिखा गया है।
- उदाहरण के लिए, आप “CV – उत्पाद डेवलपर – Fairuz Zein” लिख सकते हैं।
- कोशिश करने के लिए एक और ईमेल विषय प्रारूप है "सीवी: फेयरुज़ ज़ीन एक उत्पाद विकास स्थिति के लिए।" आप विषय में तत्वों को भी बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए "Fairuz Zein CV: Product Developer।"
सुझाव:
सुनिश्चित करें कि विषय क्षेत्र की सामग्री संक्षिप्त रहती है। यदि भर्तीकर्ता सेल फोन या अन्य डिवाइस पर ईमेल पढ़ता है, तो वह केवल पहले 25-30 वर्ण देख सकता है।
चरण 4. विषय क्षेत्र की सामग्री को बड़े अक्षरों में टाइप करें।
विषय कॉलम की सामग्री लिखने के लिए बड़े अक्षरों का उपयोग करना ध्यान आकर्षित करने का सबसे अच्छा तरीका लगता है। हालांकि, यह वास्तव में एक चीख की तरह दिखता है और एक बुरा प्रभाव छोड़ सकता है। संज्ञा और क्रिया की शुरुआत में बड़े अक्षरों का प्रयोग करें, फिर बाकी को लोअरकेस में छोड़ दें।
उदाहरण के लिए, आप "Fairuz Zein for Product Development Status: Connected CV" टाइप कर सकते हैं।
विधि २ का ३: ईमेल विषय पर ब्रश करना
चरण 1. पता करें कि आपके ईमेल का प्राप्तकर्ता कौन है।
यदि आप ईमेल प्राप्त करने वाले का नाम जानते हैं, तो उसकी पृष्ठभूमि और पेशेवर अनुभव के बारे में ऑनलाइन पता करें। आपको विषय क्षेत्र को विशिष्ट बनाने और प्राप्तकर्ता के लिए आकर्षक बनने का एक तरीका मिल सकता है।
- यदि प्राप्तकर्ता के पास लिंक्डइन खाता है, तो आप उनकी पृष्ठभूमि का पता लगाने के लिए सोशल नेटवर्क का उपयोग कर सकते हैं।
- ईमेल प्राप्त करने वाले द्वारा लिखे गए लेखों को पढ़ने से आपको साक्षात्कार की तैयारी करने या अपने उत्तर में जोड़ने के लिए जानकारी खोजने में भी मदद मिल सकती है।
चरण 2. यदि संभव हो तो उन लोगों के नाम सूचीबद्ध करें जिन्हें आप दोनों जानते हैं।
यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को जानते हैं जो उस कंपनी के लिए काम करता है जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है या उससे अनुशंसा प्राप्त करता है, तो उसका नाम विषय कॉलम में शामिल करें। यह आपको अन्य आवेदकों से अलग खड़ा करेगा।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "अर्दियन नुग्रोहो से सीवी अनुशंसा: उत्पाद डेवलपर स्थिति के लिए फेयरुज़ ज़ीन।"
- अगर कोई किसी पद की सिफारिश करता है, तो उसे विषय की शुरुआत में शामिल करें। आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता जो पहली चीज पढ़े वह सूचना है।
उतार - चढ़ाव:
विचाराधीन संपर्क न केवल मानव है, बल्कि एक स्थान भी हो सकता है। यदि आप ईमेल प्राप्त करने वाले के रूप में उसी स्कूल में गए थे या उसी स्थान पर इंटर्नशिप की थी, तो आपको इसे शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 3. पद के लिए अपनी सर्वोत्तम योग्यताएं जोड़ें।
आम तौर पर, आपको विषय क्षेत्र को छोटा रखना चाहिए। हालांकि, यदि आपके पास पद के लिए प्रासंगिक कोई विशेष पृष्ठभूमि या अनुभव है, तो बस इसे विषय कॉलम में सूचीबद्ध करें।
उदाहरण के लिए, आप “CV:Fairuz Zein for Product Developer Status, 20 Years experience” लिख सकते हैं।
चरण 4. लिखित ईमेल के विषय को ध्यान से पढ़ें।
यहां तक कि अगर आप लिखित ईमेल को फिर से पढ़ने के आदी हैं, तो विषय भाग को अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। यह एक घातक त्रुटि हो सकती है क्योंकि कॉलम पहला (या केवल) खंड है जिसे ईमेल प्राप्तकर्ता पढ़ता है।
सुनिश्चित करें कि कोई टाइपो या गलत वर्तनी नहीं है। नामों की वर्तनी की दोबारा जाँच करें - अपने स्वयं के सहित - यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनकी वर्तनी सही है।
विधि 3 में से 3: एक ईमेल लिखें
चरण 1. यदि संभव हो तो एक विशिष्ट नाम का प्रयोग करें।
प्राप्तकर्ता या भर्तीकर्ता का पूरा नाम देखने के लिए नौकरी विज्ञापन या कंपनी की वेबसाइट देखें जिसके लिए आवेदन किया जा रहा है। यदि कोई विशेष जानकारी नहीं है, तो भर्ती करने वाले का नाम शामिल न करें और ईमेल को सामान्य अभिवादन के साथ खोलें, जैसे "नमस्ते"।
औपचारिक ईमेल लिखना कभी-कभी भद्दा लग सकता है। "प्रिय श्रीमान यांटो" टाइप करने के बजाय, "हैलो श्रीमान अहमद यांटो" टाइप करने का प्रयास करें।
चरण 2. संक्षेप में अपने ईमेल के उद्देश्य का वर्णन करें।
ईमेल को एक वाक्य के साथ शुरू करें जिसमें कहा गया है कि आप विषय कॉलम में लिखी गई नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं। यदि आवश्यक हो, तो यह भी बताएं कि आपने विज्ञापन कहाँ देखा था। यदि कोई आपकी सिफारिश करता है, तो उस जानकारी को ईमेल के मुख्य भाग की शुरुआत में शामिल करें।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "मैं उत्पाद डिजाइनर की स्थिति के लिए आवेदन कर रहा हूं जो कि यूनिवर्सिटास इंडोनेशिया रिक्ति बिलबोर्ड पर सूचीबद्ध है।"
चरण 3. स्थिति में अपनी रुचि को सारांशित करें।
भर्ती करने वाले को यह बताने के लिए एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें कि नौकरी आपके लिए रुचिकर क्यों है या आप कंपनी के लिए क्यों काम करना चाहते हैं। आप उन कौशल या शैक्षिक पृष्ठभूमि का भी उल्लेख कर सकते हैं जो उस पद के लिए प्रासंगिक हैं जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “मुझे इस पद में बहुत दिलचस्पी है। मैं कॉलेज से उत्पाद डिजाइन का अध्ययन कर रहा हूं और पाठ्यक्रम के लिए शीर्ष अंक प्राप्त किया है। मुझे यकीन है कि यह आपकी कंपनी की डिज़ाइन टीम के लिए एक मूल्यवान संपत्ति होगी।"
चरण 4. अधिक विवरण शामिल करें यदि आपको एक कवर पत्र शामिल करने के लिए नहीं कहा गया था।
यदि रिक्ति आपको अपना बायोडाटा या सीवी और कवर लेटर भेजने के लिए कहती है, तो पत्र अलग से लिखें और इसे अपने रेज़्यूमे और सीवी के साथ अटैचमेंट के रूप में भेजें। हालांकि, अगर इस संबंध में कोई विशेष अनुरोध नहीं है, तो आप ईमेल के मुख्य भाग में आम तौर पर कवर लेटर में शामिल जानकारी शामिल कर सकते हैं।
- सामान्य रूप से कवर लेटर लिखने के समान प्रारूप का पालन करें। यह एक अच्छा विचार है कि पत्र के मुख्य भाग को एक पृष्ठ से अधिक तक सीमित न रखें, और अपने कौशल और अनुभव का वर्णन करने के लिए सीधी, सक्रिय भाषा का उपयोग करें।
- ध्यान रखें कि आपका ईमेल प्राप्त करने वाला कंप्यूटर, सेल फ़ोन या अन्य डिवाइस पर आपका ईमेल पढ़ रहा होगा। अपने ईमेल को पढ़ने में आसान बनाने के लिए 3-4 वाक्यों के छोटे पैराग्राफ का प्रयोग करें।
चरण 5. उल्लेख करें कि आपका रेज़्यूमे या सीवी संलग्न है।
ईमेल के अंत में, हमें बताएं कि आपने अपना रेज़्यूमे या सीवी (एक औपचारिक कवर लेटर के साथ, यदि आप कर सकते हैं) संलग्न किया है। आपको संलग्न दस्तावेज़ के प्रारूप का भी उल्लेख करना होगा।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "मैं इस ईमेल के साथ अपने सीवी की एक पीडीएफ कॉपी, साथ ही एक औपचारिक कवर लेटर संलग्न कर रहा हूं।"
चरण 6. ईमेल प्राप्त करने वाले से पूछें कि क्या उनके कोई प्रश्न हैं।
ईमेल के अंत में, कहें कि आप प्राप्तकर्ता से उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं और कहें कि आप अवसर के लिए आभारी हैं। आप यह भी लिख सकते हैं कि आप उससे तुरंत सुनना चाहते हैं और वह अपने किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार है।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “यदि आपको अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है या अपॉइंटमेंट लेना चाहते हैं तो कृपया मुझसे संपर्क करें। मैं आगे की खबरों का इंतजार कर रहा हूं।"
- आप यह भी कह सकते हैं कि यदि कोई उत्तर नहीं मिलता है तो आप एक सप्ताह के बाद वापस कॉल करेंगे। यदि आप इस कथन को अपने ईमेल में शामिल करते हैं, तो इसे याद रखना सुनिश्चित करें ताकि आप अपनी बात रख सकें।
उतार - चढ़ाव:
यदि आप आश्वस्त हैं, तो "बाद" शब्द को "कब" से बदलें। यह विधि अनिश्चितता को दूर करेगी। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "कृपया मुझसे संपर्क करें जब आप एक साक्षात्कार निर्धारित करने के लिए तैयार हों।"
चरण 7. अपना नाम और संपर्क जानकारी लिखकर ईमेल को बंद करें।
आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला समापन ग्रीटिंग चुनें, जैसे "ईमानदारी से" या "नमस्ते", फिर डबल-स्पेस और अपना पूरा नाम और फोन नंबर लिखें।
- यदि आपके पास एक वेबसाइट है, तो अपने ईमेल में वेबसाइट का पता भी शामिल करें। हालाँकि, ऐसा तब करें जब आपकी वेबसाइट उस नौकरी के प्रकार के लिए प्रासंगिक हो जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं या स्थिति से संबंधित पृष्ठभूमि और अनुभव दिखा सकते हैं।
- यदि आपने ईमेल के लिए स्वचालित हस्ताक्षर सेट किए हैं, तो अपना नाम और संपर्क जानकारी फिर से लिखने की कोई आवश्यकता नहीं है।
चरण 8. अपने रिज्यूमे या सीवी को अधिक सामान्य प्रारूप में बदलें।
कुछ भर्ती करने वालों में दस्तावेज़ प्रारूप के संबंध में नियम शामिल होते हैं जिनका उपयोग किया जाना चाहिए। यदि यह जानकारी नौकरी के विज्ञापन में नहीं है, तो.doc या.pdf प्रारूप का उपयोग करें। आप.rtf प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यदि आप उस प्रारूप को चुनते हैं तो कुछ लेखन प्रारूप खो सकते हैं।
- रिज्यूमे या सीवी भेजने के लिए पीडीएफ सबसे अच्छा प्रारूप है क्योंकि आपके दस्तावेज़ की सामग्री को बदला या हटाया नहीं जा सकता है।
- यदि आप एक औपचारिक नौकरी आवेदन पत्र भी शामिल करते हैं, तो इसे अपने सीवी या फिर से शुरू के समान दस्तावेज़ प्रारूप में अलग से संलग्न करें।
- दस्तावेज़ को एक अद्वितीय नाम से सहेजें जिसमें आपका पूरा नाम शामिल हो। उदाहरण के लिए, आप “Resume Fairuz Zein Balafif.pdf” लिख सकते हैं।
सुझाव:
दस्तावेज़ों को नाम देने के लिए रिक्त स्थान या विशेष वर्णों का उपयोग न करें। कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम इन वर्णों को स्वीकार नहीं करते हैं और इससे ईमेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए इसे खोलना मुश्किल हो सकता है।
टिप्स
- यह कैसा दिखता है यह देखने के लिए ईमेल को अपने स्वयं के ईमेल पते पर भेजें और सुनिश्चित करें कि अनुलग्नक को खोलना आसान है। आप इसे किसी ऐसे मित्र को भी भेज सकते हैं जो इसे जांचने के लिए किसी भिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम वाले कंप्यूटर का उपयोग करता है।
- रिज्यूमे या सीवी भेजने के लिए एक पेशेवर और उचित ईमेल पते का उपयोग करें, उदाहरण के लिए अपने पूरे नाम का उपयोग करते हुए।
- अगर रिक्रूटर आपको अपना रिज्यूम और सीवी ईमेल करने के लिए नहीं कहता है, तो सामान्य तौर पर, आपको ईमेल के बाद डाक द्वारा दस्तावेज और एक कवर लेटर दोनों भेजना चाहिए।
