जीवन में ऐसी कई घटनाएँ होती हैं जिनके लिए आपको समय बढ़ाने की माँग करनी पड़ती है। हो सकता है कि आपको गृहकार्य करने के लिए समय की आवश्यकता हो, या कार्य परियोजनाओं को समय पर पूरा करने में परेशानी हो। ऐसे समय में, आप प्रभावी ढंग से और उचित रूप से समय के विस्तार का अनुरोध करते हुए एक पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए। अपने अनुरोध के बारे में सोचें, जैसे कि आपको कितना समय चाहिए और क्यों? फिर, औपचारिक शैली में पत्र लिखें और आपको शांत रखने के लिए इसे एक ट्रैकर के साथ भेजें।
कदम
विधि 1 का 3: पत्र की सामग्री का संकलन
चरण 1. जितनी जल्दी हो सके लिखें।
एक बार जब आपको पता चल जाए कि आपको विस्तार की आवश्यकता है, तो तुरंत एक पत्र तैयार करें। आपको अपनी स्थिति पर निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ता को अधिक से अधिक समय देना चाहिए। इस तथ्य के बावजूद कि आप शेड्यूल समायोजन के लिए कह रहे हैं, आपको भी तैयार होने की आवश्यकता है।
चरण 2. निर्धारित करें कि आपको कितना अतिरिक्त समय चाहिए।
सभी कारकों पर विचार करें और एक यथार्थवादी अनुरोध करें। यदि अनुरोधित समय बहुत कम है, तो आपको बाद में विस्तार के लिए पूछना पड़ सकता है। जब भी संभव हो, समय सीमा को याद नहीं करना चाहिए। इसलिए, यह सबसे अच्छा है यदि आपकी गणना थोड़ी अतिरंजित है।
- स्थिति के आधार पर, आप इस पत्र को वार्ता के भाग के रूप में मान सकते हैं। इस मामले में, अधिक समय मांगना एक अच्छा विचार है ताकि समझौता करने और बीच का रास्ता खोजने के लिए अभी भी जगह हो।
- अपनी वर्तमान प्रगति के आधार पर अपनी गति को मापें और कौन सा हिस्सा पूरा होना बाकी है। उदाहरण के लिए, यदि आप तीन महीने से एक परामर्श परियोजना पर काम कर रहे हैं, तो आपको यह अनुमान लगाने में सक्षम होना चाहिए कि कितना काम अभी भी अधूरा है।
- ध्यान रखें कि पत्र प्राप्त करने वाले की समय सीमा भी हो सकती है। हो सकता है कि उनके पास एक समय सीमा भी हो जिसे अब पीछे धकेल दिया जाए। उदाहरण के लिए, व्याख्याताओं को आमतौर पर संकाय को मध्य सेमेस्टर ग्रेड देना होता है और समय सीमा के अनुसार छात्र असाइनमेंट जमा करने का समय निर्धारित करना चाहिए।
चरण 3. नियमों को जानें।
समायोजन के लिए पूछने से पहले सटीक समय सीमा जान लें। वर्तमान स्थिति को जाने बिना एक्सटेंशन मांगकर यह आभास न दें कि आप अपना समय प्रबंधित नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी एजेंसियों के लिए आपसे प्रारंभिक संपर्क के 24 घंटों के भीतर अनुरोध सबमिट करने की आवश्यकता होती है। यदि आप इसे पूरा नहीं कर सकते हैं, तो आप कह सकते हैं कि शेड्यूल बहुत तंग है।
चरण 4. एक प्रशंसनीय स्पष्टीकरण शामिल करें।
आप पत्र का मसौदा तैयार करने के लिए समय देते हैं और प्राप्तकर्ता भी इसे पढ़ने के लिए समय लेता है। तो इस पत्र को अर्थपूर्ण बनाओ। अपने वास्तविक कारण के बारे में सोचें और इसे प्राप्तकर्ता को ईमानदारी से बताएं। झूठ मत बोलो या कारणों को बढ़ा-चढ़ा कर मत बोलो क्योंकि तुम खुद को खो दोगे।
- एक अच्छा कारण सामने रखा जा सकता है पूरी तरह से और सावधानी से काम करने की इच्छा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ऐसी परियोजना को पूरा कर रहे हैं जो बड़ी संख्या में लोगों की सुरक्षा को प्रभावित करती है, तो इस तथ्य को अपने स्पष्टीकरण में बताने से आपको लाभ होगा।
- यदि कई कारण हैं, तो सबसे अच्छा चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी की पेशकश बंद कर देते हैं, तो कहें कि आप चलती लागतों पर अतिरिक्त शोध करना चाहते हैं (यदि यह सच है), तो यह न कहें कि आप किसी अन्य प्रस्ताव की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
चरण 5. कुछ चयनित विवरण प्रदान करें।
विवरण लिखित में प्रामाणिकता और कौशल का स्पर्श देगा। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप सरकार या ऐसे लोगों के समूह को लिख रहे हैं जिनसे आप व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं मिले हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आपके दादाजी की कॉलेज निबंध की समय सीमा से दो दिन पहले मृत्यु हो गई, तो आप इस घटना को "पारिवारिक आपातकाल" के रूप में वर्णित करना चाह सकते हैं, न कि केवल "आपातकालीन मामला"। आपको अपने दादाजी के प्रस्थान और अपने घर वापस यात्रा के बारे में कुछ जानकारी का भी उल्लेख करना होगा।
- अनुरोध जमा करने से पहले दस्तावेज तैयार करें। आपको अपने पिछले आवेदन या रोजगार का वर्णन करने की आवश्यकता हो सकती है, खासकर यदि आप सरकार या अन्य आधिकारिक निकायों के साथ काम कर रहे हैं। यह दिखाते हुए कि आपने इस बिंदु तक प्रक्रिया के सभी चरणों का पालन किया है, आपके मामले को लाभान्वित करेगा।
चरण 6. एक सकारात्मक शैली और सामग्री चुनें।
कोई भी शिकायत वाले पत्र को पढ़ना नहीं चाहता। इसके बजाय, नकारात्मक घटना का जल्दी और स्तर का वर्णन करें, फिर उस सकारात्मक समाधान पर आगे बढ़ें जो आपने मांगा था। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि आपका शुरुआती वेतन प्रस्ताव बहुत कम है, तो आप लिख सकते हैं, "मुझे आपके प्रस्ताव पर विचार करने के लिए कुछ समय चाहिए। हालांकि, मुझे लगता है कि उच्च वेतन मुझे अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति देता है।"
चरण 7. पत्र भेजने से पहले उस पर शोध करें।
अपने पत्र को भेजने से पहले उसे फिर से पढ़ने के लिए कुछ मिनट निकालें। संपादकीय और टाइपिंग त्रुटियों की तलाश करें। कंप्यूटर पर व्याकरण और वर्तनी जाँच कार्यक्रम चलाएँ। अपने भरोसेमंद दोस्त से इसे पढ़ने के लिए कहें। जल्दी मत करो या इस कदम को मत छोड़ो क्योंकि यदि आप कोई गलती करते हैं, तो आप लापरवाह होंगे और यह अंतिम परिणाम को प्रभावित कर सकता है।
विधि २ का ३: औपचारिक पत्र लेखन नियमों का पालन करना
चरण 1. शीर्षक अनुभाग तैयार करें।
तिथि पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में होनी चाहिए। इसके नीचे एक लाइन छोड़ें, फिर पता लिखें, वह भी राइट अलाइन्ड। फिर, दूसरी पंक्ति को छोड़ें और बाएँ-संरेखित प्राप्तकर्ता का पूरा पता लिखें।
यदि अनुरोध ईमेल के माध्यम से भेजा जाता है, तो आप दिनांक और पता भाग को छोड़ सकते हैं, और सीधे अभिवादन पर जा सकते हैं। हालाँकि, सुनिश्चित करें कि आप एक प्रभावी और स्पष्ट विषय का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी लेक्चरर को पत्र भेज रहे हैं, तो "एंडी विडोडो के जावानीस हिस्ट्री पेपर के विस्तार के लिए अनुरोध" विषय लिखें।
चरण 2. औपचारिक और पूर्ण अभिवादन का प्रयोग करें।
"प्रिय" से शुरू करें। फिर शीर्षक और नाम से पालन करें। उदाहरण के लिए, "प्रिय। श्री बासकोरो" या "प्रिय। श्रीमती दारमावती"। कभी-कभी आपको एक जटिल शीर्षक का भी उपयोग करना पड़ता है, जैसे, “प्रिय। प्रोफेसर अब्दुर्रहमान" या "प्रिय। राडेन विरानिनग्राट"।
- भले ही आप प्राप्तकर्ता को अनौपचारिक रूप से जानते हों, यह पत्र अभी भी एक औपचारिक अनुरोध है, इसलिए शैली और सामग्री औपचारिक होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, "हाय, डॉन" न लिखें।
- एक विशिष्ट व्यक्ति को खोजने का प्रयास करें जो आपका पत्र प्राप्त करेगा। अन्यथा, आपका पत्र एक प्रारूप पत्र की तरह दिखेगा। उदाहरण के लिए, "प्रिय। राडेन विरानिनग्राट" रुचि रखने वालों के लिए" से बेहतर है।
चरण 3. लघु अनुच्छेद स्वरूपण का प्रयोग करें।
पत्र के मुख्य भाग में केवल 1-3 पैराग्राफ होने चाहिए। ज्यादातर मामलों में, आप 1-2 पंक्तियों के साथ खोल सकते हैं, 2-4 पंक्तियों में अनुरोध की व्याख्या कर सकते हैं और 1-2 पंक्तियों के साथ समाप्त कर सकते हैं। यदि आपको तीन पूर्ण पैराग्राफ तक विकसित करने हैं, तो परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष को अलग करें।
पत्र को खोलने के लिए, आप कह सकते हैं, "मैं एंडी विडोडो हूं, एक छात्र जो हर सोमवार सुबह आपके जावानीस इतिहास की कक्षा III-C के कमरे में उपस्थित होता है।" इससे लेक्चरर की याददाश्त जाग्रत होगी और उसे यह देखने की जरूरत नहीं पड़ेगी कि आप कौन हैं।
चरण 4. निष्कर्ष शब्दों पर ध्यान दें।
ठोस निष्कर्षों के महत्व को नज़रअंदाज़ न करें। अपने मामले को फिर से बताने के लिए इस अंतिम वाक्य का उपयोग करें (एक पंक्ति में) और प्राप्तकर्ता को समय के लिए धन्यवाद दें। आप लिख सकते हैं, "आपके समय और विचार के लिए धन्यवाद।"
- अपने नाम से पहले औपचारिक अभिवादन के साथ पत्र को बंद करें। उनमें से कुछ "ईमानदारी से", "ईमानदारी से", या "पूरे सम्मान के साथ" हैं।
- यदि आपको एक निश्चित समय के भीतर उत्तर की आवश्यकता है, तो उस जानकारी को अंत में शामिल करें। आप इसे थैंक यू लाइन में डाल सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आपके विचार के लिए धन्यवाद और मैं अगले सप्ताह आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।" इस खंड को लिखते समय, प्राप्तकर्ता पर दबाव डालने या उसका पीछा करने का आभास न देने का प्रयास करें।
चरण 5. अपना पूरा नाम और हस्ताक्षर दर्ज करें।
"ईमानदारी से" अभिवादन के तहत, 3-4 पंक्तियों को खाली छोड़ दें। फिर, पूरा नाम बाएँ-संरेखित लिखें। मूल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए रिक्त रेखा का प्रयोग करें। यदि यह पत्र ईमेल के माध्यम से भेजा जाएगा, तो आप रिक्त पंक्ति को हटा सकते हैं और केवल नाम टाइप कर सकते हैं।
विधि 3 में से 3: प्राप्तकर्ताओं को पत्र भेजना
चरण 1. अपने पत्र की एक प्रति बनाएं या सहेजें।
ड्राफ्ट को प्रूफरीडिंग करने के बाद और भेजने से पहले, पत्र की एक फोटो लें, (पीडीएफ में स्थानांतरित), ड्राफ्ट को ऑनलाइन सेव करें, या इसकी फोटोकॉपी करें। आपको डिलीवरी की तारीख नोट करने की आवश्यकता हो सकती है यदि यह पत्र की तारीख के समान नहीं है। इस प्रति को व्यक्तिगत फाइलों के लिए सुरक्षित स्थान पर रखें।
चरण 2. मानक शिपिंग द्वारा जहाज।
पत्र को डाकघर में ले जाएं, इसे क्लर्क को सौंप दें, या मेलबॉक्स में डाल दें। यदि आप आश्वासन चाहते हैं कि मेल प्राप्त हो गया है, तो ट्रैकिंग सेवा के लिए पूछें।
यदि पत्र डाक द्वारा भेजा जाता है, तो सुनिश्चित करें कि यह अच्छी स्याही वाले उच्च गुणवत्ता वाले प्रिंटर पर मुद्रित है। अनुरोध के हस्तलिखित पत्र आमतौर पर स्वीकार नहीं किए जाते हैं।
चरण 3. इसे ईमेल द्वारा भेजें।
अनुरोध भेजने का यह शायद सबसे अच्छा तरीका है क्योंकि इसमें अधिक समय नहीं लगता है और यह बहुत विश्वसनीय है। सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता का ईमेल पता सही है और विषय में प्रासंगिक होने पर अपनी पहचान संख्या शामिल करें।
- प्राप्तकर्ता आपके द्वारा ईमेल भेजे जाने का दिन और समय देख सकता है। अगर आप अक्सर देर रात ईमेल करते हैं तो इस बात का ध्यान रखें।
- सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले पते के साथ औपचारिक है। पेशेवर दिखने वाले खाते से सबमिट करें. काम के लिए उपयुक्त ईमेल खाते का एक उदाहरण "[email protected]" है।
- यदि आप फैक्स के माध्यम से एक पत्र भेज रहे हैं, तो पुष्टिकरण पृष्ठ की प्रतीक्षा करना सुनिश्चित करें कि आपका पत्र सफलतापूर्वक भेजा और प्राप्त किया गया था।
चरण 4. पत्र के बजाय फोन द्वारा अनुरोध करें।
यदि आपका अनुरोध अत्यावश्यक है या अंतिम समय के निकट है, तो फोन पर व्यक्तिगत रूप से पूछना एक अच्छा विचार हो सकता है। यदि ऐसा है, तो औपचारिक रवैये पर टिके रहें और अपने मामले को सुसंगत रूप से बताएं।
टिप्स
- एक पृष्ठ या उससे कम का पत्र लिखने का प्रयास करें। इस तरह का एक पत्र पूरा दिखता है, फिर भी पढ़ने में आसान है।
- पता करें कि क्या प्राप्तकर्ता उत्तर भेजेगा, जैसे कि पुष्टिकरण पत्र।
चेतावनी
- कुछ यथार्थवादी वादा करो। अपने अतिरिक्त समय को अतिरिक्त कार्यों पर खर्च न करने दें।
- इस विस्तार का अधिकतम लाभ उठाएं। आपको फिर से विस्तार के लिए पूछने न दें।
- सुनिश्चित करें कि आपने सभी आवश्यक प्रारूप शामिल किए हैं। कुछ संगठनों के लिए आपको एक पत्र प्रारूप का उपयोग करने की आवश्यकता होती है जिसे उन्होंने परिभाषित किया है।
