एक्सेल टेबल और डेटा के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन आप इसका उपयोग और संरचना कैसे कर सकते हैं ताकि यह आपकी आवश्यकताओं को पूरा कर सके? क्रमबद्ध करें उपकरण आपको विभिन्न स्वरूपों के साथ स्तंभों को शीघ्रता से क्रमित करने देता है, या आप अनेक स्तंभों और डेटा प्रकारों के लिए अपने स्वयं के प्रारूप बना सकते हैं। अपने डेटा को व्यवस्थित करने और इसे समझने और उपयोग करने में आसान बनाने के लिए सॉर्ट फ़ंक्शन का उपयोग करें।
कदम
3 का भाग 1: वर्णानुक्रम में या संख्या के आधार पर छाँटना
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
आप जिस कॉलम को सॉर्ट करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए आप क्लिक और ड्रैग (क्लिक और ड्रैग) कर सकते हैं, या आप उस सेल को सक्रिय करने के लिए कॉलम में एक सेल पर क्लिक कर सकते हैं और एक्सेल को डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने दे सकते हैं।
एक कॉलम में सभी डेटा को क्रमबद्ध करने के लिए उसके प्रकार के अनुसार व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है (उदाहरण: टेक्स्ट, संख्याएं, तिथियां)।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन देखें।
यह बटन डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में स्थित है। जल्दी से सॉर्ट करने के लिए, "AZ↓" और "AZ↑" बटन का उपयोग करें।
चरण 3. उपयुक्त बटन पर क्लिक करके अपने कॉलमों को क्रमबद्ध करें।
जब आप संख्याओं को क्रमबद्ध करते हैं, तो आप उन्हें निम्नतम से उच्चतम ("AZ↓") या उच्चतम से निम्नतम ("AZ↑") में क्रमबद्ध कर सकते हैं। जब आप टेक्स्ट को सॉर्ट करते हैं, तो आप इसे वर्णानुक्रम ("AZ↓") या उल्टे वर्णानुक्रम ("AZ↑") में सॉर्ट कर सकते हैं। जब आप दिनांक या समय को क्रमबद्ध करते हैं, तो आप उन्हें जल्द से जल्द नवीनतम ("AZ↓") या जल्द से जल्द से जल्द से जल्द ("AZ↑") में सॉर्ट कर सकते हैं।
यदि आपके द्वारा सॉर्ट किए जा रहे कॉलम के अलावा डेटा वाला कोई अन्य कॉलम है, तो एक प्रश्न विंडो यह पूछेगा कि क्या आप सॉर्टिंग के लिए डेटा दर्ज करना चाहते हैं। आदेश का परिणाम अभी भी आपके द्वारा चुने गए कॉलम पर आधारित है, लेकिन उस कॉलम के आगे का डेटा चयनित कॉलम के डेटा के अनुसार ऑर्डर का पालन करेगा।
चरण 4। कॉलम के साथ समस्या जो क्रमबद्ध नहीं होगी।
यदि आप सॉर्ट करने का प्रयास करते समय एक त्रुटि संदेश का सामना करते हैं, तो सबसे आम कारण डेटा के साथ स्वरूपण समस्या है।
- यदि आप संख्याओं को क्रमित कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी कक्ष संख्याओं के रूप में स्वरूपित हैं न कि पाठ के रूप में। आंकड़े गलती से 'आयात' किए जा सकते हैं या कुछ लेखा कार्यक्रमों या अनुप्रयोगों से पाठ के रूप में पढ़े जा सकते हैं।
- यदि आप टेक्स्ट को सॉर्ट करते हैं, तो रिक्त स्थान या गलत डेटा स्वरूपण की उपस्थिति से त्रुटियां उत्पन्न हो सकती हैं।
- यदि आप दिनांक या समय के अनुसार क्रमबद्ध करते हैं, तो समस्या आमतौर पर डेटा के प्रारूप से उत्पन्न होती है। एक्सेल को तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका सभी डेटा तिथियों के रूप में स्वरूपित है।
3 का भाग 2: एकाधिक मानदंडों के आधार पर छाँटें
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
मान लें कि आपके पास ग्राहकों के नामों और उनके शहर के स्थानों की सूची वाली एक स्प्रेडशीट है। फिर आप शहरों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं, फिर प्रत्येक ग्राहक को वर्णानुक्रम में और साथ ही प्रत्येक शहर के भीतर क्रमबद्ध करें। आप कस्टम सॉर्ट बनाकर ऐसा कर सकते हैं।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन पर क्लिक करें।
यह डेटा टैब के "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में स्थित है। एक विंडो दिखाई देगी, जिससे आप विभिन्न मानदंडों के साथ एक विशिष्ट अनुक्रम बना सकते हैं।
यदि आपके कॉलम में पहले सेल में हेडर हैं, उदाहरण के लिए "शहर" और "नाम", तो पहले दिखाई देने वाली सॉर्ट विंडो के ऊपरी बाएं कोने में मेरा डेटा हैडर बॉक्स चेक करना सुनिश्चित करें।
चरण 3. अपनी पहली सेटिंग करें।
अपने इच्छित कॉलम का चयन करने के लिए मेनू द्वारा क्रमबद्ध करें पर क्लिक करें। इस उदाहरण में, आप पहले शहर को क्रमबद्ध करेंगे, इसलिए मेनू से उपयुक्त कॉलम चुनें।
- "क्रमबद्ध करें" मेनू पर "मान" चुनें।
- अपनी पसंद के अनुसार "ए टू जेड" या "जेड टू ए" ऑर्डर व्यवस्थित करें।
चरण 4. दूसरी सेटिंग करें।
स्तर जोड़ें बटन पर क्लिक करें। यह पहली सेटिंग के नीचे एक और सेटिंग जोड़ देगा। दूसरे कॉलम का चयन करें (इस उदाहरण में कॉलम का नाम), फिर सेटिंग्स को समायोजित करें (पढ़ने में आसान के लिए, वही सेटिंग्स मेनू चुनें जो पहली सेटिंग में हैं)।
चरण 5. ठीक क्लिक करें।
आपकी सूची आपके द्वारा पहले की गई सेटिंग्स के अनुसार क्रमबद्ध की जाएगी। आप शहरों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध देख सकते हैं, और ग्राहक नाम प्रत्येक शहर के भीतर वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं।
यह उदाहरण एक साधारण उदाहरण है और इसमें केवल दो कॉलम शामिल हैं। हालांकि, यदि आप चाहें तो जटिल अनुक्रम बना सकते हैं और एकाधिक कॉलम शामिल कर सकते हैं।
भाग ३ का ३: सेल रंग या अक्षर के आधार पर छाँटें
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
आप जिस कॉलम को सॉर्ट करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए आप क्लिक और ड्रैग (क्लिक और ड्रैग) कर सकते हैं, या आप उस सेल को सक्रिय करने के लिए कॉलम में एक सेल पर क्लिक कर सकते हैं और एक्सेल को डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने दे सकते हैं।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन पर क्लिक करें।
यह "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में डेटा टैब पर स्थित है। सॉर्ट विंडो दिखाई देगी। यदि आपके पास चयनित कॉलम के बगल में डेटा वाला कोई अन्य कॉलम है, तो आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप उस डेटा को दर्ज करना चाहते हैं।
चरण 3. "सॉर्ट ऑन" मेनू पर "सेल कलर" या "फ़ॉन्ट कलर" चुनें।
यह आपको पहले रंग का चयन करने की अनुमति देगा जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
चरण 4. चुनें कि आप पहले किस रंग को छाँटना चाहते हैं।
ऑर्डर मेनू में, आप 'ड्रॉप डाउन' मेनू का उपयोग यह चुनने के लिए कर सकते हैं कि आप किस रंग को क्रम में सबसे पहले या आखिरी में रखना चाहते हैं। आप केवल वही रंग चुन सकते हैं जो कॉलम में है।
रंगों को छांटने के लिए कोई 'डिफ़ॉल्ट' या डिफ़ॉल्ट सेटिंग नहीं है। व्यवस्था आपको स्वयं करनी होगी।
चरण 5. एक और रंग जोड़ें।
आपके द्वारा सॉर्ट किए जाने वाले प्रत्येक रंग के लिए आपको अन्य सेटिंग्स जोड़नी होंगी। सेटिंग्स जोड़ने के लिए स्तर जोड़ें पर क्लिक करें। अगले रंग का चयन करें जिसके द्वारा आप क्रमित करना चाहते हैं, फिर व्यवस्था आदेश उस क्रम में सेट करें जिस क्रम में आप उन्हें बनाना चाहते हैं।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक सेटअप कमांड प्रत्येक सेटिंग के लिए समान है। उदाहरण के लिए, यदि आप ऊपर से नीचे तक क्रमित कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा शीर्ष पर चयनित प्रत्येक सेटिंग के लिए आदेश मेनू में।
चरण 6. ठीक क्लिक करें।
प्रत्येक सेटिंग व्यक्तिगत रूप से प्रभावी होगी, और कॉलम आपके द्वारा सेट किए गए रंग के अनुसार क्रमबद्ध किए जाएंगे।
टिप्स
- डेटा को अलग तरीके से सॉर्ट करने का प्रयास करें; विभिन्न दृष्टिकोण प्रस्तुत जानकारी के विभिन्न पहलुओं को दिखा सकते हैं।
- यदि आपकी स्प्रैडशीट में उस जानकारी के नीचे योग, औसत या अन्य पुनर्पूंजीकरण जानकारी है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, तो सावधान रहें कि उन्हें भी सॉर्ट न करें।
