इवेंट मैनेजमेंट एक बेहतरीन अनुभव है, चाहे वह निजी पार्टी हो, कॉर्पोरेट इवेंट, परिवार और दोस्तों के लिए, या शादी और अन्य औपचारिक कार्यक्रम। यह काम करना बहुत मुश्किल है, लेकिन बहुत संतोषजनक भी है। आप वास्तव में शामिल लोगों के लिए एक अंतर बना सकते हैं, जो आपके आतिथ्य और जन्मदिन की पार्टी, वर्षगाँठ, शादी या किसी अन्य उत्सव को आयोजित करने के प्रयास की सराहना करेंगे। नीचे दिए गए चरण आपको सिखाएंगे कि कैसे एक अच्छा इवेंट मैनेजर बनें, समस्या निवारण सुझाव प्रदान करें, और सावधानीपूर्वक योजना बनाकर सभी समस्याओं से बचें।
कदम
5 का भाग 1: बुनियादी बातों में महारत हासिल करना
चरण 1. उन लक्ष्यों और लक्ष्यों को निर्धारित करें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।
यह सब बहुत तार्किक लगता है, लेकिन आपको यह पता लगाने के लिए इसे लिखना होगा कि कौन सा आकार स्थल सबसे अच्छा काम करेगा, बजट सही, आयोजन का उद्देश्य, मेहमानों की संख्या (या प्रकार), और किन रणनीतियों का पालन करना है। आपकी विशिष्ट घटना। आदर्श अंतिम परिणाम क्या है? आपकी क्या प्राप्त करने की इच्छा है?
- एक बार जब आप तय कर लें कि आप कौन सा कार्यक्रम चलाने जा रहे हैं (उत्सव, धन उगाहने, शिक्षा, बिक्री, प्रस्ताव, आदि), तो सोचें कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं। अपनी प्रेरणा को जानने से आपको केंद्रित और सक्रिय रहने में मदद मिल सकती है।
- कुछ लक्ष्य निर्धारित करने से आपको सही लक्ष्य तक पहुंचने में भी मदद मिल सकती है। आप एक अनिर्धारित लक्ष्य को हिट करने की कोशिश नहीं कर सकते! जब आपके पास केवल IDR 40,000,000, 00 है और आप IDR 50,000,000, 00 तक पहुँचना चाहते हैं, तो उस राशि को लक्षित करें और आपको अंतिम पंक्ति तक पहुँचने में मदद मिलेगी।
चरण 2. दिनांक और समय का चयन करें।
इवेंट प्लानिंग में ये दोनों सबसे महत्वपूर्ण कारक हैं। ऐसी तिथि और समय का चयन न करें जो बहुत से लोगों को भाग लेने से रोके या आपके सभी आयोजन योजना के प्रयास व्यर्थ हो जाएंगे। इसके अलावा, इन दो तत्वों को वर्तमान से बहुत दूर - या बहुत करीब - सेट करने से बचें, या आपके मेहमान आपकी घटना को भूल जाएंगे और अन्य योजनाएँ बनाएंगे। घटनाओं का प्रबंधन करते समय गोल्डीलॉक्स सिंड्रोम की चपेट में न आएं!
आदर्श रूप से, मेहमानों को दो सप्ताह पहले सूचित करें। इस तरह, उनके पास योजना बनाने का समय होता है और समय आने से पहले आप उन्हें एक या दो बार और याद दिला सकते हैं। यदि संभव हो तो कुछ सप्ताह पहले ईवेंट आमंत्रण भेजें।
चरण 3. एक जगह चुनें।
घटना के प्रकार और समय को निर्धारित करने के बाद, जगह के बारे में सोचें। तिथियां तैयार करके संभावित स्थानों तक पहुंचें और आपको क्या चाहिए। आप किस प्रकार के भवन का उपयोग करना चाहेंगे और स्थान की व्यवस्था कैसे की जाएगी? क्या मेहमान पंक्तियों में बेंचों पर, नियमित बेंचों पर, खाने की मेज पर, या बाहरी पिकनिक आसनों पर बैठेंगे? क्या मौसम की स्थिति का असर होगा? क्या नृत्य के लिए जगह होगी, एक वक्ता का मंच, या एक मंच? यदि हां, तो यह सुनिश्चित करने की योजना बनाएं कि आप जिस स्थान को चाहते हैं वह काफी बड़ा है।
- हमेशा संभावित स्थानों पर पहले ही जाएँ और एक नक्शा बनाएँ। इस मानचित्र का उपयोग "युद्ध योजना" के रूप में किया जा सकता है और आपको टेबल स्पेस, भोजन के लिए सेवा मार्ग, अक्षम पहुंच (यदि आवश्यक हो) और निकास मार्गों के निर्माण के साथ-साथ आप विभिन्न आवश्यक उपकरणों को कैसे लोड करेंगे, स्केच और आवंटित करने की अनुमति देता है। आपको बिजली जनरेटर, बाहरी उपकरण जैसे रेफ्रिजरेटर, बर्फ मशीन, ग्रिल या स्टोव आदि के स्थान को भी चिह्नित करना चाहिए। इसके अलावा, बिजली के आउटलेट और केबल के स्थान का अध्ययन करें (आप उन्हें एक कालीन के नीचे कवर कर सकते हैं) और कुछ भी जो सुरक्षा के लिए खतरा पैदा कर सकता है।
- क्या आपको कानूनी रूप से स्थानीय सरकार के परमिट की आवश्यकता होगी? ज्यादातर मामलों में, बार खोलने के लिए इस परमिट की आवश्यकता होती है, लेकिन कभी-कभी शोर, वाहन पहुंच और पार्किंग, बड़े निर्माण जैसे मंडप, भीड़ और अन्य उद्देश्यों के लिए भी।
चरण 4. आमंत्रित करने के लिए लोगों की संख्या निर्धारित करें।
बजट और स्थल के आधार पर आप कितने लोगों को आमंत्रित कर सकते हैं? कुछ कार्यक्रम सख्ती से केवल आमंत्रित लोगों को भाग लेने की अनुमति देने तक सीमित हैं, जिससे योजना बनाना आसान हो जाता है, लेकिन कई अन्य अतिरिक्त लोगों, जैसे बच्चों, जीवनसाथी या दोस्तों को अनुमति दे सकते हैं। यह भी जान लें कि आपके पास जितने अधिक मेहमान होंगे, आपको उतने अधिक चालक दल के सदस्यों की आवश्यकता होगी।
- रसद संबंधी समस्याओं से बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आमंत्रित व्यक्ति में लोगों के घूमने के लिए हमेशा पर्याप्त जगह हो।
- पुराने प्रतिष्ठानों में, वे आमतौर पर मेहमानों की संख्या को "पैक्स" के रूप में संदर्भित करते हैं, इसलिए यदि आप एक बहुउद्देश्यीय भवन पर "150 पैक्स" शब्द देखते हैं, तो इसका मतलब है कि क्षमता 150 मेहमानों की है।
चरण 5. बजट निर्धारित करें।
आदर्श रूप से आपके पास कई लोग हैं जिन पर आप गणना कर सकते हैं कि इस आयोजन के लिए आपको कितने पैसे की आवश्यकता होगी। क्या आप कर्मचारियों को भुगतान करेंगे? उपकरण और बैठक स्थान किराए पर लेना? भोजन और पेय की आपूर्ति? पैम्फलेट या पोस्टकार्ड प्रिंट करें? एक उचित राशि निर्धारित करें और उस राशि के आधार पर योजना को समायोजित करें। यदि आपको नहीं करना है तो आपको अपने बजट से अधिक न होने दें।
आप ऐसी स्थिति में हो सकते हैं जहां प्रायोजक या दान प्राप्त करना संभव हो, लेकिन हम में से अधिकांश आमतौर पर इतने भाग्यशाली नहीं होते हैं। यदि आप आने वाले अतिरिक्त धन की भविष्यवाणी नहीं कर सकते हैं, तो जितना हो सके बचत करें। खानपान सेवाओं को काम पर रखने के बजाय, एक पॉट-लक इवेंट बनाएं (मेहमान अपना भोजन स्वयं लाते हैं)। आप अभी भी कुछ खाना बना सकते हैं, लेकिन आम तौर पर आपको केवल एक खाने की मेज, खाना पकाने के बर्तन और एक रेफ्रिजरेटर प्रदान करना होता है। एक फोटोग्राफर को काम पर रखने के बजाय, अपना खुद का इवेंट शूट करें। जरूरत पड़ने पर रचनात्मक बनें
चरण 6. एक टीम को इकट्ठा करो।
अलग-अलग प्रासंगिक वर्गों को संभालने के लिए एक सेवा दल (भले ही इस टीम में मित्र और रिश्तेदार या अन्य स्वयंसेवक शामिल हों) की स्थापना करें, भले ही आप पेशेवर रूप से कार्यक्रम नहीं चला रहे हों और केवल छोटे पारिवारिक कार्यक्रम आयोजित कर रहे हों। अच्छे बड़े पैमाने के आयोजन प्रबंधन का सार लोगों को विशिष्ट क्षेत्रों का नेतृत्व करना और यह सुनिश्चित करना है कि टीम के सभी सदस्य भव्य योजना को जानते हैं।
आपके दल को महत्वपूर्ण मामलों के बारे में यथाशीघ्र सूचित किया जाना चाहिए, ठीक वैसे ही जैसे किसी अन्य टीम के लिए आप भुगतान करते हैं और किसी भी अतिथि को आमंत्रित करते हैं। कार्य के प्रत्येक चालक दल के सदस्य को जल्द से जल्द सूचित करें और जब भी संभव हो उन्हें विकल्प दें। साथ ही कुछ लोगों को स्टैंडबाय पर लाने का प्रयास करें - क्योंकि आयोजन के हर पहलू में हमेशा कुछ छोटी-मोटी अड़चनें होंगी।
चरण 7. एक ईवेंट एजेंडा बनाएं।
तय करें कि आपके इवेंट में क्या होगा। वक्ता कब बोलना शुरू करेंगे? क्या शेड्यूल करने के लिए गेम, गतिविधियां या प्रस्तुतियां होंगी? मेहमानों को खाने में कितना समय लगता है? दिन भर की गतिविधियों के लिए एक विस्तृत कार्यक्रम निर्धारित करें।
हमेशा त्रुटि के लिए कुछ जगह छोड़ दो; इस दुनिया में एक भी घटना नहीं होगी जो कि योजना के अनुसार मिनट तक चल सकती है। लोग देर से पहुंचेंगे, भाषण लंबे होंगे, भोजन की कतारें सुचारू रूप से नहीं चलेंगी, या एक लाख अन्य समस्याएं आपके रास्ते में आ सकती हैं। इसलिए जब आपको यह जानने की जरूरत है कि क्या हो रहा है, तो समझें कि यह सिर्फ संगठन की मदद करने के लिए है और कुछ भी निश्चित नहीं है।
5 का भाग 2: चल रहे कार्यक्रम
चरण 1. निमंत्रण भेजें।
यदि नहीं, तो अन्य लोगों को कैसे पता चलेगा कि आप किसी कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं? एक आमंत्रण भेजें! इसे नज़रअंदाज़ न करें। आमंत्रण आपके ईवेंट का मुख्य चेहरा हैं। लोग क्या उम्मीद कर सकते हैं इसका पहला प्रभाव और उन्हें यह तय करना चाहिए कि उन्हें आना चाहिए या नहीं। यह निमंत्रण अच्छा होना चाहिए।
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विशिष्ट निमंत्रणों पर विचार करें - पोस्टकार्ड, ब्रोशर आदि के रूप में। लेकिन यह भी कोशिश करें कि कागज का उपयोग न करें: ईमेल, समाचार पत्र भेजें, या फेसबुक, ट्विटर और इवेंटब्राइट जैसी साइटों का उपयोग करके आमंत्रण, अतिथि गणना और कैलेंडर भेजें।
सुधार: यदि आप अधिक से अधिक लोगों को लाना चाहते हैं, तो फेसबुक और ट्विटर का उपयोग करें। यदि आप इसे केवल वीआईपी मेहमानों तक सीमित करने का प्रयास करते हैं, तो इन दो सेवाओं से बचें, या आप मुश्किल में पड़ जाएंगे।
चरण 2. उन लोगों पर ध्यान दें जिन्होंने अपनी उपस्थिति की पुष्टि की है।
आपको कितना और क्या चाहिए, यह जानने के लिए आपको आगे की गिनती करनी होगी, इसलिए ध्यान दें! हो सकता है कि यह संख्याएं नहीं दिखाई देंगी, लेकिन फिर भी आपको एक सिंहावलोकन मिलेगा। ईवेंट को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन की गई साइटें इसमें मदद कर सकती हैं - हालाँकि आप फ़ेसबुक और एक्सेल वर्कशीट का भी उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. जो आपको किराए पर देना है उसे संभालें।
क्या आपको फोटोग्राफरों, बिल्डरों, डिजाइनरों और सज्जाकारों, अतिथि वक्ताओं, प्रायोजकों, मनोरंजनकर्ताओं या बैंडों, धार्मिक नेताओं या अधिकारियों, नर्तकियों, या प्रदर्शन कार्यक्रमों को खोजने, किराए पर लेने, बुक करने या कार्यों को सौंपने की आवश्यकता है? बैठने और खाने के लिए इन सभी पहलुओं को ध्यान में रखें ताकि जरूरत पड़ने पर आप उनके लिए भोजन और टेबल तैयार कर सकें।
- क्या आप खाना-पीना बना रहे होंगे? यदि हां, तो कौन सी टीम के सदस्य भोजन को पकाने, परोसने और स्वच्छता की निगरानी करेंगे? आपको किस तरह का खाना परोसना चाहिए? क्या मेहमानों के लिए एलर्जी होना, शाकाहारी ज़रूरतें, मधुमेह होना, धार्मिक ज़रूरतें जैसे हलाल या कोषेर, लस मुक्त, आदि होना संभव है? क्या ऐसे बच्चे, छोटे बच्चे, या बुजुर्ग/घायल होंगे जो ठोस भोजन नहीं खा सकते हैं?
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क्या मनोरंजन और रसद पहलुओं का ध्यान रखा गया है? यह खंड संगीत उपकरण, मंडप या तंबू, साथ ही मंच प्रबंधन से सजावटी प्रभावों के बारे में बात कर सकता है जिनकी आपको आवश्यकता होगी, जैसे कि माइक्रोफोन और एम्पलीफायर, प्रकाश व्यवस्था, बिजली की लाइनें, प्रोजेक्टर और स्लाइड शो के लिए स्क्रीन, धूम्रपान मशीन, या अन्य जादुई मंच प्रभाव ।, जैसे दर्पण, कंपनी के बैनर और संकेत, आदि।
यदि आप मनोरंजन चलाने के लिए एक उपठेकेदार को किराए पर लेते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए उनके साथ परामर्श करें कि वे सेवा स्थान और चरण और समय-सारणी के अलावा, उपकरण की आपूर्ति और स्वयं तैयार कर सकते हैं। इस तरह, आप जान सकते हैं कि उनकी मदद के लिए क्या करना चाहिए।
- खानपान सेवा प्रदाताओं, फूलवाला, मनोरंजन, और अन्य महत्वपूर्ण लोगों को तैयारी के लिए बहुत समय चाहिए। अचानक अनुरोधों पर आमतौर पर अधिक खर्च आएगा। इसके अलावा, अगर वे अपनी बात नहीं रख सकते हैं, तो आपके पास विकल्प तलाशने के लिए अभी भी समय होगा।
चरण 4. किसी ऐसे व्यक्ति को खोजें जो मेजबान (एमसी) होगा।
एमसी को हमेशा पूरे कार्यक्रम का आयोजन नहीं करना पड़ता है, लेकिन वह इसका मार्गदर्शन करेगा। एमसी आमतौर पर एक पार्टी का सदस्य होता है, जो एक भाषण की रचना करेगा, भोजन, नृत्य, महत्वपूर्ण अतिथि या मनोरंजन जैसे कार्यक्रमों की एक श्रृंखला की घोषणा करेगा। इस व्यक्ति के साथ बार-बार संवाद करें और उसे अप टू डेट रखें।
कभी-कभी आपको एमसी बनना पड़ सकता है। यदि ऐसा है, तो आपका कार्य और अधिक कठिन हो जाएगा क्योंकि आपको तब तक काम करना होगा जब तक कि पूरी घटना पूरी न हो जाए। अपनी सेवा टीम के लिए समूह के नेताओं को स्थापित करें ताकि अधिकांश सामान्य कार्य उन्हें सौंपे जा सकें।
चरण 5. उपकरण इकट्ठा करें।
एक टीम को काम पर रखते समय, दोबारा जांच करें और सुनिश्चित करें कि उनके पास आवश्यक वस्तुएं हैं। कुछ मामलों में, वे केवल खुद को या कुछ वस्तुओं को तैयार कर सकते हैं; आपको उन उपकरणों के स्रोत की आवश्यकता हो सकती है जिनकी उन्हें अलग से आवश्यकता है। आप अपने सामाजिक नेटवर्क से इन उपकरणों को किराए पर ले सकते हैं, खरीद सकते हैं या उधार भी ले सकते हैं। नैपकिन से लेकर स्पीकर सिस्टम और कनेक्शन केबल्स तक, ज़रूरतों की सूची देखें।
सजावट किसी भी आयोजन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। मेज़पोश, फूल, उपहार, मोमबत्तियाँ, गुब्बारे, बैनर या फोटो बैकड्रॉप, लाल कालीन, आदि। हमेशा पहले से अच्छी तरह से योजना बनाई जानी चाहिए।
चरण 6. बुनियादी जरूरतों को पूरा करें।
एक चीज जिसे कई शुरुआती लोग भूल जाते हैं, वह है आयोजन स्थल पर सुविधाओं की श्रेष्ठता। क्या जगह में पर्याप्त सुविधाएं हैं? उदाहरण शौचालय और शावर, कार पार्क की जगह, विकलांग व्यक्तियों के लिए आसान पहुंच, चेंजिंग रूम, भंडारण कक्ष और रसोई, पानी की नालियां, वाइन कूलर, बिजली तक पहुंच आदि हैं। इस प्रकार, आप आने वाली बाधाओं का अनुमान लगा सकते हैं।
घटना के बाहर भी सोचें: क्या आपको शहर से बाहर/विदेशी मेहमानों, या होटल प्रतिनिधियों के लिए परिवहन और आवास की आवश्यकता होगी? क्या आपको कार्यक्रम में आने-जाने के लिए उनके परिवहन के लिए जगह बुक करनी होगी?
चरण 7. जानें कि आप किससे मिलेंगे।
किसी घटना के सामाजिक पदानुक्रम को समझना - भले ही वह आपकी घटना न हो - किसी भी स्थिति को संभालने का तरीका जानने के लिए आवश्यक है। चूंकि ग्राहकों को आप पर विश्वास करने की आवश्यकता है, इसलिए इन बातों का पता लगाएं:
- मुख्य अतिथि कौन हैं--यह आमतौर पर तब पता लगाना आसान होता है जब कार्यक्रम उत्सव होता है-उदाहरण के लिए, शादी में दूल्हा और दुल्हन। हालांकि, क्लाइंट हमेशा मुख्य अतिथि नहीं होता है, भले ही इसे अभी भी समूह में पार्टियों में से एक के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। या, हो सकता है कि आपका मुवक्किल बिल्कुल भी उपस्थित न हो।
- वे अतिथि कौन हैं जो मेजबान अतिथि प्रकार हैं-- ये वे लोग हैं जो अक्सर अपने-अपने टेबल पर मेजबान के रूप में कार्य करते हैं और अन्य मेहमानों को सामाजिक बनाने और प्रेरित करने में अच्छे होते हैं। वे एक सुखद माहौल बनाए रखने और चीजों के शांत होने पर बातचीत करने, लोगों को नृत्य करने के लिए प्रोत्साहित करने, या नई दोस्ती के लिए लोगों को अन्य मेहमानों से परिचित कराने के लिए उपयोगी होते हैं। वे आम तौर पर घटनाओं के साथ अद्यतित रहने के लिए विश्वसनीय और उपयोगी होते हैं, क्योंकि वे आपात स्थिति में अतिथि वक्ता/एमसी के रूप में सहायता या सेवा भी कर सकते हैं। इस तरह के लोग ही किसी घटना को सुचारू रूप से चलाने में सबसे आगे रहते हैं।
- शांतिदूत प्रकार के अतिथि कौन होते हैं? आपको इन लोगों को हर समय ध्यान में रखना चाहिए, क्योंकि वे वही हैं जिन्हें आप समस्याओं के बारे में परामर्श करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप उन्हें संभालने और बहस करने में भी शामिल करेंगे। इस समूह के मेहमान आमतौर पर परिवार के मुखिया, अभिभावक या सुरक्षा प्रमुख होते हैं।
- निर्णय लेने वाला कौन है। ज्यादातर मामलों में, निर्णय निर्माता स्वयं प्रबंधक के रूप में होता है, लेकिन जब आपको एक प्रमुख समूह को शामिल किए बिना मेहमानों के साथ परामर्श करने की आवश्यकता होती है (क्योंकि वे आमतौर पर अच्छे मेजबान होने पर ध्यान केंद्रित करते हैं), तो पता करें कि आपको आपात स्थिति में किसे देखना चाहिए। सीधे शब्दों में कहें, यह व्यक्ति आपकी सेवाओं के बिल का भुगतान करेगा, या जिसे आप "क्लाइंट" कहेंगे।
5 का भाग ३: फिनिश लाइन के करीब पहुंचना
चरण 1. स्थल को जानें।
घटना शुरू होने से पहले, स्थल की जाँच करें और तय करें कि आप चीजों को एक साथ कैसे रखने जा रहे हैं। आपको फर्श योजना को समायोजित करने के लिए अतिरिक्त व्यवस्थाओं को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता हो सकती है - उदाहरण के लिए तारों, प्रकाश व्यवस्था आदि के मामले में। और अगर इन चीजों को ढूंढना आपके लिए मुश्किल है, तो मेहमान भी ऐसा ही अनुभव कर सकते हैं, इसलिए व्यावहारिक पहलू पर विचार करें!
जब भी संभव हो एक परिनियोजन योजना और समय तैयार करें। अगर कुछ फिट नहीं होता है, तो उससे छुटकारा पाएं। साइट प्रबंधक से बात करें और पता करें कि वह मदद करने के लिए क्या कर सकता है, और यदि कोई ज़ोनिंग नियम हैं तो आपको विशेष रूप से आपात स्थिति में पालन करना चाहिए।
चरण 2. अपनी टीम के लिए उपहार तैयार करने पर विचार करें।
इसमें चालक दल के सदस्य कड़ी मेहनत करेंगे। सराहना दिखाने और प्रदर्शन को बनाए रखने के लिए, ईवेंट समाप्त होने के बाद देने के लिए एक छोटा सा उपहार तैयार करें। बोतलबंद पेय, ग्रेनोला बार, चॉकलेट, अन्य छोटी चीजें, जो भी आपको सूट करती हैं, उनका मनोबल बनाए रखने में मदद करेंगी।
उन्हें ब्रोच या छोटी पार्टी मार्कर देने पर भी विचार करें ताकि वे इस कार्यक्रम का हिस्सा महसूस करें और इसे याद रखें। यह भी सुनिश्चित करें कि उन्हें खिलाया और पानी पिलाया जाता है! टीम एक ऐसा संसाधन है जिसे आपको भविष्य में उपयोग करना जारी रखने में सक्षम होना चाहिए।
चरण 3. सभी टीमों और बाहरी लोगों की जाँच करें।
घटना से पहले, सुनिश्चित करें कि सभी सहमत हैं। कर्मीदल को कार्यक्रम स्थल पर कैसे पहुंचे, इस बारे में स्पष्ट निर्देश दें और अपना संपर्क नंबर या व्यवसाय कार्ड प्रदान करें ताकि वे दिशा-निर्देशों के लिए कॉल कर सकें। यह सुनिश्चित करके निष्कर्ष निकालें कि हर चीज में कोई प्रश्न नहीं है।
सुनिश्चित करें कि हर कोई कार्य के साथ सहज है। हो सकता है कुछ लोग यह कहना न चाहें, इसलिए उन्हें पढ़ने का प्रयास करें। क्या वे आत्मविश्वासी और आत्मविश्वासी दिखते हैं? यदि नहीं, तो उन्हें आश्वस्त करें, सत्रीय कार्यों की समीक्षा करें और कुछ बुनियादी प्रश्न पूछें। जब संदेह हो, तो संदेह करने वाले को अधिक सक्षम साथी के साथ जोड़ दें।
चरण 4. यदि आवश्यक हो तो अपनी संपर्क सूची और अन्य फाइलें तैयार करें।
व्यक्तिगत सेटिंग्स उतनी ही महत्वपूर्ण हैं जितनी कि घटना की व्यवस्था। यदि आप हमेशा साफ-सुथरे रहते हैं, भले ही कुछ चीजें गड़बड़ हो जाएं, सब कुछ ठीक हो जाएगा। लेकिन, अन्यथा, घटना की स्थिति पूरी तरह से बर्बाद हो जाएगी। यहाँ खुद को तैयार करने के कुछ तरीके दिए गए हैं:
- फ़ोन नंबरों और पतों के साथ एक संपर्क पत्रक बनाएँ। पेस्ट्री की दुकान ने सोचा कि आप ही थे जो ऑर्डर लेने आएंगे? कोई फरक नहीं है। अपनी टीम के किसी सदस्य को कॉल करें जो स्टोर के पास रहता है और उसे ईवेंट स्थान के रास्ते में ले जाने के लिए कहें।
- एक चेकलिस्ट बनाएं। टीम रिपोर्ट के आधार पर आपको पता चल जाएगा कि कौन से आइटम, उपकरण और आइटम अभी भी गायब हैं।
- तदनुसार भुगतान और बिलिंग आवश्यकताओं का प्रमाण तैयार करें। आप जितने अधिक गहन होंगे, भविष्य में आपको उतनी ही कम समस्याएं होंगी।
चरण 5. अंतिम मिनट में बदलाव से बचें।
क्या नियमित रूप से कलात्मक परिवर्तन होंगे? शादियाँ आमतौर पर इस तरह होती हैं, जिसमें ग्राहक अंतिम समय में डिज़ाइन परिवर्तन चाहता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उसे परिवर्तन की अंतिम तिथि बता रहे हैं। आमतौर पर, यह समय सीमा ईवेंट से 1 सप्ताह पहले होती है, ताकि ग्राहकों को मुक्त रखा जा सके, लेकिन आप अंतिम क्षणों में ऐसे परिवर्तनों से भी सुरक्षित रहते हैं जो बोझिल और महंगे हैं।
यदि परिवर्तन सरल, छोटे या बुनियादी हैं और पहले से स्थापित सजावट का उपयोग कर सकते हैं, तो जितना संभव हो सके ग्राहक के अनुरोध को अस्वीकार न करने का प्रयास करें। सुनिश्चित करें कि आप किसी ऐसी घटना में ग्राहक की ज़रूरतों को सर्वोत्तम रूप से समायोजित कर सकते हैं जो बहुत भावनात्मक हो सकती है।
भाग ४ का ५: वास्तविक घटना को संभालना
चरण 1. सब कुछ तैयार करें।
तैयारियों की निगरानी करने वाले पहले व्यक्ति बनें। सुनिश्चित करें कि हर कोई ठीक से रिपोर्ट करता है और यदि वे नहीं करते हैं तो कॉल करना शुरू करें। उन लोगों की मदद करें जिन्हें मदद की ज़रूरत है, उन्हें इंगित करें जिन्हें निर्देशित करने की आवश्यकता है, और ज़रूरत पड़ने पर एक तरफ हट जाएँ। घटना समाप्त होने तक खुद को घायल होने से बचाएं।
यदि आपके पास चेकलिस्ट है तो आप थोड़ा शांत महसूस करेंगे। चालक दल के बाहर, चालक दल के बाहर, सजावट और स्थापना, और उपकरणों के लिए इस सूची को तैयार करें।एक बार जब सब कुछ जांच लिया जाता है, तो आप राहत की सांस ले सकते हैं।
चरण 2. प्रतिनिधि कार्य।
इसे करने से डरो मत। किसी घटना में तनाव पैदा करने वाला मुख्य कारक समय है। पैसे बचाने के लिए काम बांटने के लिए तैयार रहें। अगर कोई बेहतर तरीके से काम नहीं करता है, तो उसे एक और काम दें जो उसके लिए अधिक उपयुक्त हो। आप एक फिक्सर नहीं हैं या सीमाओं को पार नहीं कर रहे हैं; आप केवल वही काम कर रहे हैं जो आपका दायित्व है।
कार्य सौंपते समय, दृढ़ लेकिन विनम्र रहें। कहो, "जॉन, मुझे खानपान में मदद के लिए अब यहाँ आपकी ज़रूरत है। धन्यवाद।" आपके दल को आयोजन के प्रबंधन के बारे में भावुक होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आवश्यक लीडर फिगर बनकर सब कुछ सुचारू रूप से चलता है।
चरण 3. लचीला बनें।
इसका मतलब है कि आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सब कुछ योजना के अनुसार हो और कुछ गलत होने की स्थिति में बैकअप योजना को चलाने में मदद करें या उसे स्वीकार करने में सक्षम हों। अगर आप तनाव में रहने लगेंगे, तो आप सीधे तौर पर नहीं सोच पाएंगे। जब मन साफ नहीं होगा, तो आपको कभी भी अच्छे परिणाम नहीं मिलेंगे। इसलिए जब वक्ता दस मिनट बहुत अधिक समय लेता है और आपके संकेतों को अनदेखा करता है या उसे विचलित करने का प्रयास करता है, तो आराम करें। बस मिठाई सत्र को समायोजित करें, कोई भी नोटिस नहीं करेगा। यह आयोजन भी सुचारू रूप से चलता रहेगा।
समस्याएं हमेशा रहेंगी। आप सब कुछ भविष्यवाणी नहीं कर सकते हैं, और जितनी जल्दी आप इसे स्वीकार कर सकते हैं उतना ही बेहतर होगा। एक शांत और स्थिर इवेंट मैनेजर किसी भी आयोजन के लिए बहुत उपयोगी हो सकता है; लेकिन अगर आप तनाव में हैं और शांत नहीं हैं, तो घटनाएँ बुरी तरह से बिगड़ सकती हैं। तो आराम करो और प्रवाह के साथ जाओ - आपका शो समाप्त हो रहा है
चरण 4. सभी को नवीनतम घटनाक्रम बताएं।
सुनिश्चित करें कि घटना के दिन मेहमानों की संख्या और ज़रूरतें अभी भी सही हैं और किसी भी बदलाव के बारे में सेवा दल को जल्द से जल्द सूचित करें। अगर कुछ गलत है, तो नोटिस करने के लिए आपको आंखों की पहली जोड़ी बनना होगा।
ग्राहक से परामर्श करके देखें कि वह कैसा महसूस करता है; वह उत्तेजित, नर्वस, चिंतित, ऊब, या थका हुआ और समस्याएँ हो सकता है। आप समझकर, दयालु शब्द कहकर और व्यावहारिक रूप से उसकी मदद करके उसकी मदद कर सकते हैं। जरूरत पड़ने पर मेहमानों और टीम के लिए उत्साह पैदा करने के लिए समय निकालें।
चरण 5. अपना काम करो।
सेवा दल पर अपना काम करने के लिए भरोसा और सम्मान करें - एक बार जब आप उन्हें ठोस आधार दे देंगे तो वे ठीक हो जाएंगे। जरूरत पड़ने पर मदद की पेशकश करें, लेकिन टीम के इस सदस्य को इतना अनुभवी होना चाहिए कि उसे किसी भी तरह की मदद की जरूरत न पड़े। यहां कुछ चीजें हैं जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए:
- पहले रिसेप्शनिस्ट या रिसेप्शनिस्ट के रूप में कार्य करें। प्रत्येक अतिथि के आने पर मिलें और अभिवादन करें (यदि आवश्यक हो)। ईवेंट प्रारंभ होने पर भूमिकाओं को MC को स्थानांतरित करें। यहां, प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका समस्याओं को हल करने और भोजन तैयार करने और सेवा जैसे सभी पर्दे के पीछे के काम को योजना के अनुसार सुनिश्चित करने से अधिक सक्रिय होगी।
- मेहमानों पर ध्यान दें और एमसी के संपर्क में रहें। इसे गुप्त रूप से तभी करें जब आपको अपनी योजनाओं को बदलने की आवश्यकता हो।
- प्रमुख मेहमानों से दूरी बनाए रखें - यह शो उनके बारे में है - लेकिन सुनिश्चित करें कि आप निश्चित समय पर चेक इन करके आसान पहुंच के भीतर रहें। उनसे पूछें कि वे शो के बारे में कैसा महसूस करते हैं, साथ ही उनके पास कोई भी संभावित मुद्दे, अनुरोध या सुझाव हैं।
चरण 6. विपणन आयोजनों के लिए स्मृति चिन्ह तैयार करें।
सुनिश्चित करें कि सभी मेहमान अपने अच्छे समय को याद रखें। आप सुखद यादों से भी अधिक चाह सकते हैं: जैसे कि वेबसाइटों पर जाना, भविष्य का दान, मुंह से शब्द के पहलू, आदि। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका ईवेंट हिट हो, स्मृति चिन्ह साझा करें। चाहे वह एक तस्वीर, पोस्टर, या बॉलपॉइंट पेन हो, मेहमानों को घटना की याद दिलाने के लिए कुछ देना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आप उनके द्वारा याद किए जाते हैं।
चरण 7. आयोजन समाप्त होने के बाद स्वयं को बधाई।
ज्यादातर इवेंट शुरू होने पर स्वत: ही हो जाते हैं, लेकिन तैयारी के दौर में ही मेहनत लगती है, जिसका अंदाजा किसी को नहीं होता। इसलिए खुद को बधाई दें क्योंकि आप खुश रहने के लायक हैं!
घटना के बाद, क्लाइंट से मिलने और धन्यवाद करने के लिए समय निकालें। यह अनुशंसा की जाती है कि आप उनके साथ अपना समय याद रखने के लिए एक उपयुक्त और हार्दिक उपहार प्रदान करें, क्योंकि यह इस तरह के छोटे स्पर्श हैं जो अनुभव को समृद्ध करते हैं और उन्हें भविष्य में आपकी सेवाओं का सुझाव देने की अनुमति देते हैं। यदि आप किसी कार्यक्रम में उपहार दे रहे हैं, तो घटना के बाद उपहार जैसे फूल, उनके कार्यक्रम में पसंदीदा क्षणों की तस्वीरें (जैसे रिबन काटना, शो क्लाइमेक्स, पुरस्कार समारोह, शादी का चुंबन, जन्मदिन की मोमबत्तियां फूंकना, आदि), या अन्य उपहार उपयुक्त हो सकता है।
चरण 8. जगह साफ करो और घर जाओ
जैसा कि माताओं का कहना है, "इसे उसी स्थिति में छोड़ दें, जिस स्थिति में आप आए थे," वैसे ही सिद्धांत भी हैं जो स्थानों पर लागू होते हैं। चीजों को उसी स्थिति में छोड़ दिया जाना चाहिए जो वे आपके आने से पहले थीं - इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय एक संवेदनशील व्यवसाय है जिसमें त्रुटि के लिए ज्यादा जगह नहीं है। तो अपने चालक दल के सदस्यों को बताएं कि यह साइट को साफ करने का समय है और जब तक सब कुछ ठीक नहीं हो जाता, तब तक उन्हें घर न जाने दें। आपको भी दखल देना चाहिए!
एक अच्छी बात होने के अलावा, यह आपको अधिक महंगे बिलों का शुल्क लेने से भी रोकता है। यदि उन्हें ऐसा करने का अवसर मिलता है तो कई जगह सफाई के लिए अतिरिक्त शुल्क लिया जाएगा। इसलिए, छिपी हुई फीस से बचने की पूरी कोशिश करें।
चरण 9. इसमें शामिल सभी पक्षों को परिवर्तन, भुगतान और धन्यवाद का व्यवसाय पूरा करें।
आपको किराए या उधार लिए गए उपकरण की वापसी की व्यवस्था करनी पड़ सकती है और ग्राहक से उसके अनुभव के बारे में परामर्श करना पड़ सकता है। यहां तक कि अगर आपको भुगतान नहीं मिलता है, तो उन्हें धन्यवाद देने के लिए समय निकालें और कहें कि आपको उनके साथ कार्यक्रम चलाने में मज़ा आया। क्या आप एक दूसरे के साथ बिजनेस कार्ड का आदान-प्रदान कर सकते हैं?
चालक दल के सदस्यों को भी धन्यवाद! सुनिश्चित करें कि सभी पक्षों को भुगतान किया गया है (और भुगतान किया है), चालान सहेजें, और काम पूरा करें। आपको कार्यक्रम स्थल छोड़ने वाले अंतिम लोगों में से एक होना होगा - सुनिश्चित करें कि सब कुछ क्रम में है।
भाग ५ का ५: समस्या निवारण
चरण 1. जानें कि देर से आने वाले और अन्य समस्याओं वाले मेहमानों से कैसे निपटें।
यह एक सामान्य समस्या है, इसलिए आप बेहतर तरीके से खुद को तैयार करें। विलंब अपरिहार्य है (उदाहरण के लिए अप्रत्याशित यातायात समस्याओं के कारण) और आमतौर पर समय पर आने वाले अन्य मेहमानों द्वारा सहन किया जा सकता है। इसलिए, इसे रोकने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं:
- सुनिश्चित करें कि निमंत्रण पर घटना का समय स्पष्ट रूप से लिखा गया है। यदि आप एक प्रतिसाद प्रणाली चला रहे हैं, तो यह भी सुनिश्चित करें कि समय निश्चित हो गया है। एक बार जब आप एक ऐसी बाधा का सामना करते हैं, जिसे आसानी से हल नहीं किया जा सकता है, तो एमसी, संबंधित मेहमानों (आमतौर पर पार्टी के प्रमुख सदस्य), मनोरंजन करने वालों और किचन स्टाफ के साथ (अपनी संपर्क शीट के माध्यम से) संवाद करें। यदि विलंबित अतिथि ईवेंट का फ़ोकस हैं (जैसे दूल्हा और दुल्हन), तो आमतौर पर:
- आगमन के अनुमानित समय की जांच के लिए आपको लंबित अतिथि से सीधे संपर्क करना चाहिए। नवीनतम घटनाओं के बारे में तुरंत रसोई से संपर्क करें ताकि वे खाना पकाने की गति को समय से मेल खाने के लिए समायोजित कर सकें।
- यह घोषणा करने से बचें कि कुछ मेहमानों के कारण कार्यक्रम स्थगित कर दिया गया है (क्योंकि पार्टी इसे स्वयं समझ लेगी), लेकिन मुख्य मेहमानों को बताएं कि आप स्थिति से अवगत हैं। उन्हें बताएं कि आप क्या योजना बना रहे हैं, लेकिन उन्हें सुझाव भी दें क्योंकि वे आमतौर पर अतिथि को जानते हैं और जानते हैं कि उस संदर्भ में क्या करना है।
- भाषण के समय पर ध्यान दें। यदि मुख्य अतिथि देर से आते हैं, तो समय पर आने वाले अन्य मेहमानों को ऊबने से बचाने के लिए अतिरिक्त ऐपेटाइज़र और/या शुरुआती पेय परोसें और सुनिश्चित करें कि वे व्यस्त रहें।
- यदि मेहमान बहुत देर से आने वाले हैं (उदाहरण के लिए जब ऐसे भोजन परोसते हैं जिसमें देरी नहीं की जा सकती है, जैसे कि सूफले), तो कार्यक्रम को योजना के अनुसार शुरू करें। जब वे आ जाएं, तो अगला भाग परोसें (भले ही यह भाग मिठाई का ही क्यों न हो)।
- नृत्य, खेल, कॉमेडी, या किसी अन्य प्रकार के मनोरंजन (विशेषकर संगीत) के लिए तैयारी करें और सुनिश्चित करें कि समूह फ़ोटो जैसे अतिरिक्त विकर्षण हैं। यह बैकअप रणनीति एक दिन पहले शुरू हो जानी चाहिए थी।
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जानबूझकर देर से आने वाले मेहमानों के लिए, इसे प्रबंधक के रूप में अपनी गलती के रूप में न लें। इसलिए यह आपका काम है कि आप पहले अन्य मेहमानों को उपस्थिति दें और सुनिश्चित करें कि उनकी ज़रूरतें पूरी हों। संक्षेप में, कार्य करें जैसे कि कुछ भी गलत नहीं है और घटना के साथ आगे बढ़ें।
चरण 2. जानें कि खाद्य समस्याओं से कैसे निपटें।
इस क्षेत्र में समस्याएं दुर्लभ हैं, खासकर यदि आपने अपनी योजनाओं की सावधानीपूर्वक योजना बनाई है, लेकिन दुर्घटनाएं कभी-कभी होती हैं (जैसे कि एक अतिथि या छोटा बच्चा खाने की मेज को गड़बड़ कर देता है, या रसोई में एक घटना)। आपको सबसे पहले मेहमानों के प्रकार के बारे में पता होना चाहिए जो भाग लेंगे, ताकि आप विचार कर सकें कि भोजन कब और कहाँ प्रदर्शित किया जाएगा (उदाहरण के लिए बुफे-प्रकार के व्यंजन) और मेहमानों के बैठने की स्थिति।
- सुरक्षा कारणों से सभी स्पिल को तुरंत साफ किया जाना चाहिए, भले ही इसका मतलब है कि आपको ऐसा करने के लिए रेड कार्पेट या फैंसी सजावट और फर्नीचर से छुटकारा पाना होगा। किसी वस्तु (जैसे फर्नीचर का एक प्राचीन टुकड़ा) की उपस्थिति या अखंडता को प्रभावित किए बिना दाग को छिपाना असंभव है, इसलिए पहले इससे छुटकारा पाएं। यदि आपके पास बैकअप है, तो इसका उपयोग करें; अन्यथा, वस्तु को सावधानी से ले जाएँ ताकि मेहमान ध्यान न दें।
- यह अनुशंसा की जाती है कि आप भोजन के क्षेत्रों को छिपाने के लिए रस्सियों, पर्दे, या स्क्रीन का उपयोग करें (उदाहरण के लिए एक गन्दा टेबल, या जब आप अपना अगला पकवान तैयार कर रहे हों), क्योंकि कुछ मेहमान दृश्यमान भोजन को ऐसी चीज़ के रूप में देख सकते हैं जिसे किसी भी समय स्वतंत्र रूप से खाया जा सकता है। - जबकि जरूरी नहीं कि ऐसा ही हो आपके इरादे के अनुसार।
- मेनू मिलाएं। यदि कोई व्यंजन परोसा नहीं जा सकता (उदाहरण के लिए क्योंकि यह जल गया है), तो इससे छुटकारा पाएं, या एक नया विकल्प खोजें। भोजन को बचाने के लिए अंश कम करें, लेकिन संतुलित रखने के लिए अन्य खाद्य पदार्थों के अंश बढ़ाएँ। मेहमानों को आवश्यकतानुसार सूचित करें।
- शाकाहारियों, अचार खाने वालों, एलर्जी से पीड़ित लोगों, या विशेष आहार/धार्मिक लोगों को उनकी ज़रूरतों का ध्यान रखना चाहिए - आपको इसे अच्छी योजना के साथ करने में सक्षम होना चाहिए। हालांकि, कभी-कभी मेहमान आपको बताए बिना परिवार के किसी सदस्य, पति या पत्नी या करीबी दोस्त को लाएंगे, खासकर अगर निमंत्रण मुफ्त है। जब ऐसा होता है, तो समाधान आसान होता है। हाल के मेहमानों की गिनती करें और जब वे दरवाजे पर पहुंचें, तो विशेष आहार संबंधी जरूरतों के बारे में पूछें और सेवा और रसोई कर्मचारियों को तुरंत बताएं।
- बड़े समूहों के लिए कार्यक्रम में अंधेरे मेहमानों के रूप में शामिल नहीं होने के लिए, एक टीम के सदस्य को रसोई में भेजें और उसे स्टॉक गिनने के लिए कहें। यदि आवश्यक हो, तो अतिरिक्त खाद्य आपूर्ति खरीदें। रसोई खंड आमतौर पर केवल मामले में हिस्से को बढ़ा देता है, इसलिए भोजन की कमी की तुलना में रद्दीकरण अधिक सामान्य है। यदि आप अतिरिक्त फिलिंग प्रदान करते हैं, जैसे कि ब्रेड, सलाद, या सब्जी व्यंजन, ऐसी सामग्री जो आपके स्थानीय सुपरमार्केट से आसानी से प्राप्त की जा सकती हैं, तो सीमित सर्विंग्स को भी बचाया जा सकता है।
चरण 3. जानें कि छोटे बच्चों के साथ कैसे व्यवहार करें।
ध्यान रखें कि कई प्रबंधक अक्सर एक कार्यक्रम में बच्चों की बुद्धिमत्ता और जरूरतों और चाहतों को भूल जाते हैं या कम आंकते हैं। वे वयस्कों के समान हैं - मस्ती करना चाहते हैं और ऊब नहीं होना चाहते हैं। याद रखें, माता-पिता भी नाराज होंगे यदि कोई घटना उनके बच्चों की जरूरतों को पूरा नहीं कर सकती है। उपस्थित होने वाले किसी भी बच्चे के लिए उपस्थिति की पुष्टि (आरएसवीपी) के लिए पूछना एक अच्छा विचार है।
- छोटे बच्चों (10 वर्ष से कम आयु) को भोजन या नाश्ते के साथ पहले से बेहतर परोसा जाता है, क्योंकि रात का खाना 20:00 बजे तक नहीं परोसा जा सकता है। यह परोसने का समय आमतौर पर अधिकांश बच्चों के भोजन के समय के लिए बहुत देर से होता है। आप अपने बच्चों को जो खाना देते हैं वह भी मज़ेदार और स्वस्थ होना चाहिए, लेकिन फिर भी उनके लिए एक विशेष स्पर्श के साथ विशेष होना चाहिए - इससे माता-पिता को मदद मिलती है और वे एक अतिथि के रूप में इस कार्यक्रम का आनंद ले सकते हैं।
- 10 वर्ष से अधिक उम्र के बच्चों को आमतौर पर वयस्क भोजन और भाग दिए जा सकते हैं, भले ही वे इसे खत्म न करें, लेकिन अगर उन्हें यह पसंद नहीं है तो उन्हें बच्चों का मेनू (माता-पिता की अनुमति के साथ) भी प्रदान करें। आम तौर पर, 13-18 वर्ष की आयु के किशोर अक्सर अधिक औपचारिक रेस्तरां भोजन के बजाय छोटे बच्चों जैसे हैमबर्गर और फ्राइज़ के समान खाद्य पदार्थ मांगते हैं। बच्चों के लिए भोजन आमतौर पर "वैकल्पिक मेनू" शब्द के साथ लिखा जाता है। इसे सुरक्षित रूप से खेलें और अपने प्रमुख मेहमानों के साथ युवा और बूढ़े को सफलतापूर्वक संतुष्ट करना जारी रखने की अपनी योजनाओं पर चर्चा करें।
- छोटे बच्चों वाली माताओं के लिए एक क्षेत्र प्रदान करें। उनकी जरूरतों को पूरा करें, जैसे कि शौचालय के कमरे में ब्रेक, स्तनपान की जरूरत आदि, और बहुत छोटे बच्चों के लिए आराम करने की जगह तैयार करें ताकि वे थके होने पर सो सकें।
चरण 4. नशे में या असभ्य मेहमानों, घुसपैठियों और अन्य से निपटने का तरीका जानें।
ये मेहमान कभी-कभी परिवार और कॉर्पोरेट दोनों आयोजनों में परेशानी का कारण बनते हैं। वे राजनीति के साथ-साथ नाटक भी करते हैं, और एक बाहरी व्यक्ति के रूप में, आपको इसका एहसास नहीं हो सकता है। इसलिए हमेशा अलर्ट पर रहें।
- इस तरह की संभावित समस्याओं के बारे में जानने के लिए इवेंट से पहले क्लाइंट या मुख्य मेहमानों से जाँच करें, या कुछ चुनिंदा लोगों के साथ अगर मुख्य मेहमानों को परेशान नहीं किया जाना चाहिए। इस तरह, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि लोग सही जगह पर बैठे हैं और इससे कोई समस्या नहीं होगी। अनौपचारिक पर्यवेक्षकों के रूप में कार्य करने के लिए सेवा कर्मचारी या प्रमुख अतिथि तैयार करें, सतर्क रहें और आवश्यकता पड़ने पर सहायता करें। आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि घटना सुचारू रूप से चले और व्यक्तिगत मामलों से दूर रहें, जब तक कि बिल्कुल आवश्यक न हो। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि कार्यक्रम में "शांति निर्माता" प्रकार के अतिथि के रूप में किसे वर्गीकृत किया गया है (वे जो आयोजन को सुचारू रूप से चलाने में मदद कर सकते हैं)।
- चूंकि नशे में मेहमानों को शराब देने से इनकार करना या गुस्से में और असभ्य मेहमानों से निपटना मुश्किल हो सकता है, इसलिए शांतिदूत अतिथि को शामिल करना सबसे अच्छा है। कानूनी कर्मियों से तभी संपर्क करें जब आवश्यक हो और आपके द्वारा प्रमुख मेहमानों से परामर्श करने के बाद। छोटी-छोटी घटनाओं को चलाते समय या पिछवाड़े में भी आपको अभी भी सतर्क रहना होगा।
- बिन बुलाए मेहमान एक कठिन मामला है। यदि वे आते हैं और उपद्रव करते हैं, तो यदि आवश्यक हो तो उन्हें बाहर फेंक दें - यह सत्यापित करने के लिए प्रमुख मेहमानों से परामर्श करें कि ये लोग वांछित नहीं हैं। यदि कई हिंसक दंगाई हैं, तो आपका काम अन्य मेहमानों की रक्षा करना और सुरक्षा या पुलिस से संपर्क करना है यदि ये दंगाइयों ने आपके द्वारा प्रबंधक और/या मुख्य अतिथि के रूप में पूछे जाने के बाद परिसर को छोड़ने से इनकार कर दिया।
- मेहमान आमतौर पर टेबल के चारों ओर बिजनेस कार्ड ले जाना पसंद करते हैं, ताकि वे अपने इच्छित व्यक्ति के बगल में या अपनी इच्छानुसार टेबल पर बैठ सकें। इसकी अनुमति कैसे दी जाती है, इस बारे में प्रमुख मेहमानों से सलाह लें। आमतौर पर, आपको पहले से टेबल प्लान की व्यवस्था करनी होती है और प्रमुख मेहमानों की स्वीकृति प्राप्त करनी होती है। अगर इस टेबल की पोजीशन सही मानी जाए तो मेहमानों को समय आने से पहले डाइनिंग एरिया से दूर रखना ही बेहतर होता है। आम तौर पर, बार क्षेत्र, लॉबी या प्रतीक्षालय का उपयोग मेहमानों को समायोजित करने के लिए किया जा सकता है। यदि पारिवारिक मामलों के कारण कुछ समूह विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं, तो लोगों को एक साथ लाएं और उन्हें प्रति समूह अलग-अलग तालिकाओं के लिए मार्गदर्शन करें और उन्हें उचित क्रम में बैठाएं।
चरण 5. खराब मौसम से निपटने का तरीका जानें।
दुनिया भर में, कभी-कभी अप्रत्याशित खराब मौसम होगा, जैसे बारिश या बर्फ। ठंडी हवाएं या गर्म हवाएं भी परेशानी का कारण बन सकती हैं। जबकि आम तौर पर मौसम का अधिक प्रभाव नहीं पड़ता है, जब आयोजन घर के अंदर होता है, तो आपको बाहर होने की चुनौतियों के लिए तैयार रहना चाहिए। यदि आप खराब मौसम की भविष्यवाणी कर सकते हैं, तो घटना स्थान बदलने पर विचार करें। यदि आप नहीं कर सकते हैं, तो एक तम्बू या बड़े मंडप किराए पर लें (कीमत महंगी हो सकती है, खासकर अगर यह एक सनकी पर किया जाता है)। मौसम पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है; यदि इसकी वजह से घटना पहले ही खराब हो चुकी है, तो आप घटना को ठीक करना लगभग असंभव है, इसलिए जो आप पहले से जानते हैं और जो आपके पास है उसका अधिकतम लाभ उठाएं।
दुनिया के कई हिस्सों में अब खराब मौसम या अन्य समस्याओं के लिए बीमा पॉलिसी हैं। यदि आप मौसम में अचानक बदलाव के लिए जाने जाने वाले क्षेत्र में हैं, तो पुष्टि करें कि क्या घटना को फिर से निर्धारित किया जा सकता है, ताकि ग्राहक कम से कम उपकरण, स्थान और सेवा कर्मचारियों को किराए पर लेने की लागत बचा सकें।
टिप्स
- फैल को पोंछने के लिए अतिरिक्त नैपकिन, अग्निशामक यंत्र, प्राथमिक चिकित्सा किट और अन्य आकस्मिक किट जैसी वस्तुओं से भरी एक छोटी सी जगह तैयार करें। अगर चीजें ठीक चल रही हैं तो आपको इसकी आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन एक बड़ी घटना की तलाश में रहना बेहतर है।
- अतिथि और वक्ता जो थके हुए हैं या जेट लैग का अनुभव कर रहे हैं, उनकी फिटनेस सुनिश्चित की जानी चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो स्पा और मालिश उपचार या शरीर को तरोताजा करने के अन्य तरीकों का आदेश देने के लिए सीधे उनके या उनके सहायकों से परामर्श करें। यदि उन्होंने कुछ समय से कुछ नहीं खाया है, तो आप उन्हें खाना भी भेज सकते हैं, या अगर वे थोड़ा अस्वस्थ महसूस कर रहे हैं (जैसे उड़ान या घबराहट से सिरदर्द, या पेट में दर्द) तो आप उन्हें दवा भेज सकते हैं। जरूरत पड़ने पर डॉक्टर को दिखाएं। थके हुए मेहमान और वक्ता किसी कार्यक्रम को बर्बाद कर सकते हैं, हालाँकि अन्य सभी चुनौतियाँ जिन्हें आप दूर करने में सक्षम हो सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि हर कोई मंच, संगीत या भाषण देख और सुन सकता है।
- यह भी याद रखें कि अन्य लोगों की घटनाओं को संभालना एक सम्मान है। हालांकि यह बहुत तनावपूर्ण और कठिन लग सकता है, आपका योगदान बहुत से लोगों को खुश कर सकता है, इसलिए वे इस घटना को जीवन भर याद रखेंगे। इसके अलावा, आप उन क्षमताओं के भी आदी हैं जो रोजमर्रा की जिंदगी में उपयोगी हैं।
- एक प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्यक्रम सुचारू रूप से चलता है, आपको एक त्वरित मेजबान, या यहां तक कि एक डांस पार्टनर के रूप में कार्य करना पड़ सकता है। बोलने और नृत्य कौशल विकसित करें, लेकिन साथ ही, अन्य टीम के सदस्यों को प्रबंधन भूमिकाएं सौंपें जो अस्थायी रूप से आपकी जगह ले सकते हैं। यहां लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि कोई भी मेज पर स्थिर न बैठे।
