अनुरोध किया गया है या नहीं, स्थिति रिपोर्ट लिखना उपलब्धियों को संप्रेषित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। एक अच्छी स्थिति रिपोर्ट बॉस, साथ ही आपको कार्यों और कार्य परिणामों को ट्रैक करने में मदद करेगी। आसानी से पढ़ी जाने वाली स्थिति रिपोर्ट लिखने के लिए निम्नलिखित मार्गदर्शिका है।
कदम
विधि 1 का 1: स्थिति रिपोर्ट लिखना
चरण 1. रिपोर्ट को एक शीर्षक और तारीख दें।
शीर्षक वाला शीर्षक (उदाहरण के लिए, "दिसंबर पहले सप्ताह के परिणाम") एक कुशल शीर्षक विकल्प है। सुनिश्चित करें कि आपने रिपोर्ट पर तारीख लिखी है।
- यदि रिपोर्ट ईमेल की जाएगी, तो आप शीर्षक के रूप में नाम और दिनांक का उपयोग कर सकते हैं।
- यदि रिपोर्ट एक दस्तावेज है, तो शीर्षक और तारीख को दस्तावेज़ के प्रमुख के रूप में रखें।
चरण 2. परियोजना के बारे में विस्तृत जानकारी लिखें, जैसे परियोजना का नाम, प्रारंभ/समापन तिथि, और कर्मियों के नाम।
चरण 3. "उपलब्धियां", "कार्य पूर्ण", और इसी तरह के शीर्षकों के साथ उपलब्धियों का वर्णन करें।
- सुनिश्चित करें कि आपने रिपोर्टिंग अवधि का उल्लेख किया है, जैसे सप्ताह, महीना, तिमाही, आदि।
- रिपोर्ट शुरू करने के लिए सक्रिय क्रियाओं का उपयोग करें, जैसे "खत्म", "व्याख्या", "डिज़ाइन", "सुधार", "परिष्कृत", आदि।
- साप्ताहिक रिपोर्ट के लिए, आप केवल 3-6 अंक शामिल कर सकते हैं, प्रत्येक एक वाक्य लंबा।
चरण 4. अगली रिपोर्टिंग अवधि में "अगली योजना", "अगला कार्य", "पीआर", आदि शीर्षक से लिखें कि क्या पूरा किया जाना है।
- यदि संभव हो तो किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय की गणना करें, उदाहरण के लिए "एक डिज़ाइन परिवर्तन दस्तावेज़ (अनुमानित समय: 2 दिन)।"
- अगले कार्य को अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल से मिलाएं।
- साप्ताहिक रिपोर्ट के लिए, आप केवल 3-6 अंक शामिल कर सकते हैं, प्रत्येक एक वाक्य लंबा।
चरण 5. उन समस्याओं को भी लिखें जो आप वर्तमान में अनुभव कर रहे हैं या "समस्याएं" या "समस्याएं और टिप्पणियां" शीर्षकों के साथ अनुभव करेंगे।
इस सेक्शन के लिए आप 1-2 छोटे पैराग्राफ लिख सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने आपूर्तिकर्ता से संपर्क करने में समस्या हो रही है क्योंकि इस सप्ताह कार्यालय में कोई नहीं है, या आपकी कंपनी के काम करने के तरीके में सुधार के लिए सुझाव हैं, तो उन्हें "समस्याएं और टिप्पणियां" अनुभाग में लिखें।
- यदि आप केवल किसी समस्या की रिपोर्ट कर रहे हैं, लेकिन उसके लिखे जाने पर सहायता की आवश्यकता नहीं है, तो उसका उल्लेख करना न भूलें। "समस्या 2 दिनों के भीतर हल हो गई" जैसी टिप्पणियां आपके पर्यवेक्षक को हस्तक्षेप न करने के लिए कहेंगी, लेकिन अपनी समस्या पर नज़र रखें।
- यदि आपकी कार्य समस्या का समाधान नहीं होता है, तो पर्यवेक्षक यह नहीं कह सकता कि आपने उसे नहीं बताया।
चरण 6. रिपोर्ट को फिर से पढ़ें, फिर इसे संबंधित पक्षों को भेजें।
उदाहरण
यहां विकिहाउ संपादक से एक नमूना स्थिति रिपोर्ट दी गई है। अपने काम के डेटा के साथ इस उदाहरण में शैली, प्रारूप और उपलब्धियों की सूची का मिलान करें, लेकिन ध्यान रखें कि प्रत्येक चरण एक सक्रिय क्रिया से शुरू होता है।
स्थिति रिपोर्ट 26 सितंबर, 2011।
ख़त्म होना
- 3 लेख शुरू किए: 1 लेख आपके अपने विचार से, 2 लेख अनुरोधों को पूरा करने के लिए।
- 2 लेख विकसित करें
- 1 लेख फिर से लिखें
- लगभग ४०० परिवर्तनों पर गश्त करता है, और गलत वर्तनियों/दोहरावों के लिए संपादन अनुरोधों की जाँच करता है।
अगली योजना
- 1 लेख में एक छवि जोड़ना।
- 1 लेख को फिर से पढ़ें और संपादित करें।
- फ्रैक्चर के बारे में लेखों की समीक्षा करने के लिए एक चिकित्सा पृष्ठभूमि या प्राथमिक चिकित्सा वाले संपादक से पूछें। लेखक की कोई चिकित्सा पृष्ठभूमि नहीं है, इसलिए वह अपने शोध के परिणामों पर संदेह करता है।
- 1 लेख की समीक्षा करना जो पहले से ही अच्छा है, लेकिन शैलीगत सुधार और अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है।
समस्याएं/टिप्पणियां
- प्रोग्रामर्स को धन्यवाद, क्योंकि उन्होंने सुनिश्चित किया कि इस हफ्ते का सॉफ्टवेयर अपडेट सुचारू रूप से चले। आने वाली समस्याओं की सूचना बाद में दी जाएगी।
- एक स्वयंसेवक दुखी है क्योंकि उसकी बिल्ली मर गई। स्वयंसेवकों को पहले आराम करने के लिए कहा गया।
टिप्स
- हो सके तो सकारात्मक रिपोर्ट लिखें। रिपोर्ट शिकायत करने, गुस्सा करने या बहाने बनाने की जगह नहीं है। सकारात्मक रिपोर्ट लिखने का एक तरीका सुझाव देना है, या कम से कम किसी समस्या को हल करने के लिए निर्देश देना है, यदि आप किसी समस्या की रिपोर्ट करते हैं। आपका सुझाव इस बात का प्रमाण है कि आपने समस्या के समाधान के लिए पहल की।
- सही जगह पर धन्यवाद कहें, उदाहरण के लिए किसी सहकर्मी को जिसने आपकी मदद की है। यदि आप किसी अन्य सहकर्मी की मदद करते हैं, तो रिपोर्ट में उसका भी उल्लेख करें।
- रिपोर्टिंग में ईमानदार रहें। उन चीजों की रिपोर्ट न करें जो आप नहीं करते हैं।
- एक संक्षिप्त रिपोर्ट लिखें। आपका प्रबंधक एक व्यस्त व्यक्ति है, उसके पास आपकी रिपोर्ट पढ़ने के लिए अधिक समय नहीं है। यदि प्रबंधक को अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो वह पूछेगा।
- यदि आप शुक्रवार की दोपहर को एक रिपोर्ट लिखते हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि सोमवार की सुबह जब आप काम पर लौटेंगे तो आपका काम कितना आगे बढ़ रहा है।
- यदि आपके पास मॉनिटर करने के लिए बहुत सी चीजें हैं (खरीद अनुरोध, परिवर्तन अनुरोध, कार्य अनुरोध, नोट्स, आदि), तो एक टेबल या डेटाबेस बनाना उन पर नज़र रखने का एक अच्छा तरीका हो सकता है।
- विशिष्ट रिपोर्ट लिखें।
- रिपोर्ट की एक प्रति अपने लिए बनाएं। रिज्यूमे लिखते समय, या वृद्धि का समय होने पर उपलब्धियां लिखते समय कॉपी आपकी मदद कर सकती है।
- यदि आप एक स्थिति रिपोर्ट लिखना चाहते हैं, तो नियमित रूप से एक रिपोर्ट लिखें, या कम से कम एक उपलब्धि लिखें, ताकि आपने जो किया है उसे ट्रैक करने में घंटों खर्च न करें। हर दिन, उपस्थिति कार्ड भरते समय उपलब्धियों को लिखें।
- स्टेटस रिपोर्ट लिखने की इस पद्धति का उपयोग तब भी किया जा सकता है जब आप किसी मीटिंग में किसी प्रोजेक्ट की स्थिति की रिपोर्ट करते हैं।
- आपने अभी-अभी जो कुछ शुरू किया है, जिस किताब को आपने अभी पढ़ा है, या जिस चीज़ पर आप शोध कर रहे हैं, उस पर रिपोर्ट करना ठीक है। एक सप्ताह में सब कुछ नहीं किया जा सकता है, और आप जो तैयारी करते हैं वह समय लेने वाली हो सकती है और परियोजना में मूल्य जोड़ सकती है।
चेतावनी
- पेशेवर रूप से रिपोर्ट लिखें। आपकी रिपोर्ट आपके विचार से अधिक लोगों द्वारा पढ़ी जा सकती है, खासकर यदि यह ईमेल की गई हो।
- यदि आप अपने बॉस को एक अवांछित रिपोर्ट भेजते हैं, तो अगले सप्ताह वही रिपोर्ट लिखने के लिए तैयार रहें!
- आम तौर पर, बहुत सारे वादे न करें। बस मुझे बताओ कि तुम क्या कर सकते हो।
