यह विकिहाउ गाइड आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के विंडोज या मैक वर्जन के साथ इनवॉइस बनाना सिखाएगी। आप मैन्युअल रूप से चालान बना सकते हैं, या उपलब्ध बिलिंग टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 3: विंडोज़ पर टेम्प्लेट का उपयोग करना
चरण 1। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल होम स्क्रीन खोलने के लिए सफेद "एक्स" के साथ हरे रंग के आइकन पर डबल-क्लिक करें।
चरण 2. पृष्ठ के शीर्ष पर खोज बार में कीवर्ड चालान दर्ज करके चालान टेम्पलेट खोजें।
इसके बाद एंटर दबाएं।
टेम्प्लेट खोजने के लिए, आपका कंप्यूटर इंटरनेट से जुड़ा होना चाहिए।
चरण 3. उस टेम्पलेट का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
टेम्प्लेट एक नई विंडो में खुलेगा।
चरण 4. Microsoft Excel में टेम्पलेट खोलने के लिए टेम्पलेट पूर्वावलोकन के दाईं ओर बनाएँ बटन पर क्लिक करें।
चरण 5. टेम्पलेट को आवश्यकतानुसार संपादित करें।
उदाहरण के लिए, टेम्प्लेट के शीर्ष पर "कंपनी" टेक्स्ट को अपनी कंपनी के नाम से बदलें।
टेम्प्लेट में टेक्स्ट संपादित करने के लिए, उस टेक्स्ट पर डबल-क्लिक करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं, फिर टेक्स्ट को डिलीट या ओवरराइट करें।
चरण 6. बिल भरें।
टेम्प्लेट द्वारा अनुरोधित जानकारी दर्ज करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि टेम्प्लेट सही बिलिंग राशि प्रदर्शित करता है।
- उदाहरण के लिए, कुछ बिलिंग टेम्प्लेट के लिए आपको एक घंटे की दर या एक समान दर दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
- अधिकांश बिलिंग टेम्प्लेट में प्रति घंटा की दर और काम किए गए घंटों की संख्या की गणना के लिए सूत्र होते हैं। इन गणनाओं के परिणाम "अंतिम कुल" कॉलम में दिखाई देंगे।
चरण 7. पृष्ठ के दाहिने कोने में फ़ाइल पर क्लिक करके चालान सहेजें।
उसके बाद, क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल को सहेजने के लिए किसी स्थान का चयन करें। फ़ाइल नाम दर्ज करें, फिर क्लिक करें सहेजें. अब, आपकी बिलिंग फ़ाइल सहेज ली गई है और भेजने के लिए तैयार है।
विधि 2 का 3: Mac पर टेम्प्लेट का उपयोग करना
चरण 1। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल होम स्क्रीन खोलने के लिए सफेद "एक्स" के साथ हरे रंग के आइकन पर डबल-क्लिक करें।
चरण 2. मेनू खोलने के लिए पृष्ठ के ऊपरी बाएँ कोने में फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
चरण 3. दिखाई देने वाले मेनू से, टेम्पलेट से नया क्लिक करें।
टेम्पलेट विकल्पों के साथ एक नई विंडो दिखाई देगी।
चरण 4. पृष्ठ के शीर्ष पर खोज बार में कीवर्ड चालान दर्ज करके चालान टेम्पलेट खोजें।
इसके बाद एंटर दबाएं।
टेम्प्लेट खोजने के लिए, आपका कंप्यूटर इंटरनेट से जुड़ा होना चाहिए।
चरण 5. उस टेम्पलेट का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
टेम्प्लेट एक नई विंडो में खुलेगा।
चरण 6. Microsoft Excel में टेम्पलेट खोलने के लिए टेम्पलेट पूर्वावलोकन के दाईं ओर बनाएँ बटन पर क्लिक करें।
चरण 7. टेम्पलेट को आवश्यकतानुसार संपादित करें।
उदाहरण के लिए, टेम्प्लेट के शीर्ष पर "कंपनी" टेक्स्ट को अपनी कंपनी के नाम से बदलें।
टेम्प्लेट में टेक्स्ट संपादित करने के लिए, उस टेक्स्ट पर डबल-क्लिक करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं, फिर टेक्स्ट को डिलीट या ओवरराइट करें।
चरण 8. बिल भरें।
टेम्प्लेट द्वारा अनुरोधित जानकारी दर्ज करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि टेम्प्लेट सही बिलिंग राशि प्रदर्शित करता है।
- उदाहरण के लिए, कुछ बिलिंग टेम्प्लेट के लिए आपको एक घंटे की दर या एक समान दर दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
- अधिकांश बिलिंग टेम्प्लेट में प्रति घंटा की दर और काम किए गए घंटों की संख्या की गणना के लिए सूत्र होते हैं। इन गणनाओं के परिणाम "अंतिम कुल" कॉलम में दिखाई देंगे।
स्टेप 9. फाइल मेन्यू पर क्लिक करके बिल सेव करें।
उसके बाद, क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल को सहेजने के लिए किसी स्थान का चयन करें। फ़ाइल नाम दर्ज करें, फिर क्लिक करें सहेजें. अब, आपकी बिलिंग फ़ाइल सहेज ली गई है और भेजने के लिए तैयार है।
विधि 3 का 3: मैन्युअल रूप से बिलिंग
चरण 1। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल होम स्क्रीन खोलने के लिए सफेद "एक्स" के साथ हरे रंग के आइकन पर डबल-क्लिक करें।
चरण 2. एक नया दस्तावेज़ बनाने के लिए एक्सेल प्रारंभ पृष्ठ के ऊपरी बाएँ कोने में रिक्त कार्यपुस्तिका विकल्प पर क्लिक करें।
यदि आप मैक का उपयोग कर रहे हैं, तो इस चरण को छोड़ दें यदि एक्सेल तुरंत एक नया दस्तावेज़ प्रदर्शित करता है।
चरण 3. बिल का प्रमुख बनाएं।
आपके बिलिंग हेडर में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:
- कंपनी का नाम - बिल जारी करने वाली कंपनी का नाम।
- जानकारी - सामान्य विवरण (जैसे "बिल") या बिल का प्रकार। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष सेवा की पेशकश करना चाहते हैं, तो काम के लिए शुल्क लेने के बजाय, "मूल्य प्रस्ताव" लिखें।
- दिनांक - जिस तारीख को बिल लिखा गया था।
- संख्या - बिलिंग नंबर। आप सभी क्लाइंट के लिए ग्लोबल नंबरिंग सिस्टम या प्रत्येक क्लाइंट के लिए कस्टम नंबरिंग का उपयोग कर सकते हैं। यदि प्रत्येक ग्राहक के लिए एक विशिष्ट संख्या का उपयोग कर रहे हैं, तो आप बिलिंग नंबर पर ग्राहक के नाम का आंशिक या पूरा नाम शामिल कर सकते हैं, उदाहरण के लिए "JupeFriedChicken-01"।
चरण 4. बिल के शीर्ष पर प्रेषक और प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें।
अपनी कंपनी की जानकारी को ग्राहक जानकारी से ऊपर रखें।
- बिल में अपना नाम, कंपनी का नाम, फोन नंबर और कंपनी का ईमेल पता शामिल करें।
- ग्राहक की कंपनी का नाम, बिलिंग प्राप्तकर्ता का नाम और ग्राहक का पता भी शामिल करें। यदि आवश्यक हो, तो आप ग्राहक का फ़ोन नंबर और ईमेल पता भी शामिल कर सकते हैं।
चरण 5. बिलिंग जानकारी दर्ज करें।
आप एक कॉलम बना सकते हैं जिसमें सेवा या उत्पाद का संक्षिप्त विवरण, एक सेवा/उत्पाद मात्रा कॉलम, एक दर/मूल्य कॉलम, और किसी सेवा/उत्पाद के लिए कुल मूल्य कॉलम शामिल है।
चरण 6. मूल्य/दर कॉलम के अंतर्गत कुल बिल प्रदर्शित करें।
आप एक्सेल के बिल्ट-इन एसयूएम फ़ंक्शन के साथ कुल बिल की गणना कर सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप सेल में $200 डालते हैं बी 3 और IDR 300,000 कॉलम में बी 4, सूत्र दर्ज करें = एसयूएम (बी 3, बी 4) सेल में बी5 सेल B5 में $500 प्रदर्शित करने के लिए।
- यदि आप सेल पर एक घंटे की सेवा दर (उदा. IDR 100,000) चार्ज करते हैं बी 3 और सेल पर काम करने वाले घंटों की संख्या बी 4, सूत्र दर्ज करें = एसयूएम (बी 3 * बी 4) सेल में बी5.
चरण 7. भुगतान जानकारी के ऊपर या नीचे देय तिथि शामिल करें।
आम तौर पर, आप बिल भेजे जाने के बाद, बिल भेजे जाने के 14 दिन बाद, बिल भेजे जाने के 30 दिन बाद या बिल भेजे जाने के 60 दिन बाद देय चालान बना सकते हैं।
आप बिल के नीचे एक नोट भी शामिल कर सकते हैं। इस नोट में, आप भुगतान के तरीके, सामान्य जानकारी या ग्राहकों को धन्यवाद देना शामिल कर सकते हैं।
चरण 8. बिल सहेजें।
यदि आवश्यक हो, तो क्लाइंट के लिए अन्य इनवॉइस से भिन्न नाम का उपयोग करें। बिल सेव करने के लिए:
- खिड़कियाँ - क्लिक फ़ाइल पृष्ठ के दाहिने कोने में। उसके बाद, क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल को सहेजने के लिए किसी स्थान का चयन करें। फ़ाइल नाम दर्ज करें, फिर क्लिक करें सहेजें.
- Mac - मेनू पर क्लिक करें फ़ाइल. उसके बाद, क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल को सहेजने के लिए किसी स्थान का चयन करें। फ़ाइल नाम दर्ज करें, फिर क्लिक करें सहेजें.
