आपने बैंकों, बीमा कंपनियों, सरकारी एजेंसियों, कंपनियों या यहां तक कि स्कूलों में नियोक्ताओं के साथ काम किया होगा। अगर ऐसा है, तो आपको किसी को कुछ करने के लिए राजी करना चाहिए या कुछ करने में मदद करनी चाहिए। एक प्रेरक या प्रेरक पत्र कैसे लिखें जो परिणाम उत्पन्न करता है? आपके अनुनय पत्र में उपयोग करने के लिए यहां कुछ प्रमुख विचार दिए गए हैं।
कदम
भाग 1 का 4: एक पत्र लिखने की तैयारी
चरण 1. अच्छे विचारों को प्रोत्साहित करें।
एक पत्र लिखने से पहले, बताएं कि आप क्या चाहते हैं, आप इसे क्यों चाहते हैं, इसे क्यों पारित किया जाना चाहिए, साथ ही इसके खिलाफ तर्क। सभी विचारों पर जोर देने से आपको पत्र का मसौदा तैयार करने और विषय पर अपनी स्थिति को पूरी तरह से समझने में मदद मिल सकती है।
- इसके साथ शुरू करें: मैं "मेरे पाठकों" को अपना "लक्ष्य" बनने के लिए राजी करना चाहता हूं। आप जो राजी करना चाहते हैं उसके लिए "मेरे पाठकों" को स्वैप करें, और जो आप उन्हें करने के लिए राजी करते हैं उसके लिए "मेरा लक्ष्य"।
- एक बार जब उपरोक्त स्पष्ट और स्पष्ट हो, तो अपने आप से पूछें: ऐसा क्यों है? उन कारणों की सूची बनाएं जिनकी वजह से आप चाहते हैं कि आपके पाठक वही करें जो आप चाहते हैं।
- कारणों का मानचित्रण करने के बाद, उन्हें क्रमबद्ध करें कि कौन सा स्तर अधिक महत्वपूर्ण है। सभी महत्वपूर्ण विवरण एक कॉलम में रखें, फिर कम महत्वपूर्ण दूसरे कॉलम में। इससे आपको अपने दिमाग को सबसे अधिक प्रासंगिक और प्रमुख बिंदुओं तक सीमित करने में मदद मिलेगी।
चरण 2. अपने लक्ष्यों को जानें।
सुनिश्चित करें कि आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आपको क्या चाहिए या क्या चाहिए। आपकी क्या प्राप्त करने की इच्छा है? इस कार्यालय को कैसे कार्य करना चाहिए?
लक्ष्यों को परिभाषित करते समय, उन सभी संभावित समाधानों के बारे में सोचें जो आप पेश कर सकते हैं।
चरण 3. अपने पाठकों को जानें।
अपने पाठकों का विश्लेषण करने और समझने से आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि अपने पत्र को कैसे तैयार किया जाए। हो सके तो तय करें कि पाठक आपसे सहमत होगा, असहमत होगा या तटस्थ रहेगा। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि आपके तर्क के प्रत्येक पक्ष को कितना भार देना है।
- उस व्यक्ति को खोजने का प्रयास करें जिसे आप पत्र में संबोधित कर सकते हैं। वे कौन हैं, आपकी सहायता करने के लिए उनके पास क्या शक्ति है? क्या वे आपकी शिकायत को नज़रअंदाज़ कर देंगे? आपको उनका अभिवादन कैसे करना चाहिए? क्या वे वरिष्ठ या कार्यात्मक पदों पर हैं? उनकी स्थिति के अनुसार बोलें।
- अपने विषय के बारे में पाठकों की मान्यताओं और पूर्वाग्रहों को उजागर करने का प्रयास करें। आपके और आपके पाठकों के बीच किस प्रकार के विवाद उत्पन्न हो सकते हैं? आप प्रतिवाद को सम्मानजनक तरीके से कैसे प्रस्तुत करते हैं?
- पता करें कि पाठक आपके विषय के बारे में क्या चिंतित हैं। क्या उनके पास खर्च करने के लिए सीमित धन है? क्या वे सीधे आपके विषय से प्रभावित हैं? आपके दस्तावेज़ पर विचार करने के लिए उनके पास कितना समय है?
- इस बारे में सोचें कि आपके पाठकों को उन्हें मनाने के लिए तर्क में किस प्रकार के साक्ष्य की आवश्यकता होगी।
चरण 4. विषय पर शोध करें।
एक प्रभावी अनुनय पत्र में साक्ष्य और तथ्यात्मक जानकारी होती है जो स्थिति का समर्थन करती है। कई बिंदुओं पर विचार करना सुनिश्चित करें। केवल अपने दृष्टिकोण पर शोध न करें; विरोधी राय और उनके आसपास के तथ्यों का भी उल्लेख करें।
- अपने दावों का समर्थन करने के लिए तथ्यों, तर्क, सांख्यिकी और वास्तविक साक्ष्य का उपयोग करें।
- तुरंत मत कहो कि विपक्ष गलत है। इसके बजाय, यह समझाते समय सम्मान करें कि आपकी स्थिति मजबूत क्यों है और ध्यान देने योग्य है।
भाग 2 का 4: पत्र स्वरूपण
चरण 1. ब्लॉक प्रारूप का प्रयोग करें।
व्यावसायिक पत्रों का एक विशेष प्रारूप होता है। यदि प्रारूप साफ-सुथरा और सही है, तो यह पाठकों की राय को जरा भी नहीं बदलेगा। हालांकि, अगर प्रारूप गलत और गड़बड़ है, तो वे आप पर एक बुरा प्रभाव डालेंगे और संभावित रूप से फेंक दिए जाएंगे।
- डबल-स्पेस, ब्लॉक पैराग्राफ का उपयोग करके प्रारंभ करें।
- प्रत्येक अनुच्छेद को बाएँ संरेखित करें; दूसरे शब्दों में, गद्य या निबंध के रूप में पैराग्राफ को इंडेंट न करें।
- प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक लाइन स्पेस छोड़ दें।
- एक मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें, आमतौर पर टाइम्स न्यू रोमन या एरियल, आकार 12।
चरण 2. लेटरहेड को सही ढंग से संबोधित करें।
ऊपरी बाएँ कोने में अपना पता लिखकर प्रारंभ करें। अपना नाम न लिखें - केवल गली का नाम, शहर, क्षेत्र और डाक कोड लिखें। आप एक टेलीफोन नंबर और ई-मेल पता भी शामिल कर सकते हैं, प्रत्येक एक अलग लाइन पर। यदि आप यूके में रहते हैं, तो पता दाईं ओर लिखा जाना चाहिए। एक लाइन पूरी करें।
- तारीख टाइप करें। पूरी तारीख, महीने का नाम और साल लिखें। एक लाइन पूरी करें।
- "4 जून 2013"
- प्राप्तकर्ता का नाम और पता लिखें। पत्र भेजने के लिए एक विशिष्ट पार्टी खोजने का प्रयास करें। एक लाइन पूरी करें।
चरण 3. पत्र की शुरुआत अभिवादन या अभिवादन से करें।
आमतौर पर "प्रिय" शब्द के रूप में संबोधित व्यक्ति के नाम के बाद। सुनिश्चित करें कि आपने नाम लिखते समय सही वर्तनी की है। यहां नाम वही होना चाहिए जो पता लेटरहेड पर लिखा गया है।
- किसी का अभिवादन करते समय, सही शीर्षक या पद (पाक/मैडम/डॉ./आदि) और उसके बाद अंतिम नाम का प्रयोग करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि एक महिला क्या कहलाना पसंद करती है, तो बस "मिस" लिखें।
- इसके बाद हमेशा कोलन से फॉलो करें।
- अभिवादन और पहले पैराग्राफ के बीच एक पंक्ति को पूरा करें।
- "प्रिय डा। भूरा:"
चरण 4. समापन कथन के साथ पत्र को बंद करें।
समापन कथन चुनते समय अपने निबंध के स्वर पर विचार करें और विचार करें। "धन्यवाद," जैसी कहावतें काफी मानक हैं, जबकि अन्य रूप, जैसे "नमस्कार," अधिक अंतरंग हैं। तय करें कि आप चाहते हैं कि आपका कवर लेटर औपचारिक या अंतरंग हो। आप जो भी चुनें, पहला शब्द कैपिटल में होना चाहिए, जबकि अगला शब्द सादा होना चाहिए। अल्पविराम के साथ समापन का पालन करें।
- यदि आप इसे और अधिक औपचारिक बनाना चाहते हैं, तो "सम्मान के साथ" शब्द चुनें। "नमस्ते," "नमस्ते," "धन्यवाद," या "ईमानदारी से," व्यापार ई-मेल के लिए मानक समापन टिप्पणी हैं। जबकि शब्द, "अभिवादन," "अभिवादन," या "आप से मिलते हैं," अधिक आराम से और अंतरंग लगते हैं।
- अपना नाम लिखने से पहले अपने हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ने के लिए अगली 4 पंक्तियों को छोड़ दें।
- "शुक्रिया,"
भाग ३ का ४: पत्र लिखना
चरण 1. संक्षिप्त और संक्षिप्त।
एक प्रेरक पत्र या अनुनय संक्षिप्त और विनम्र होना चाहिए। व्यस्त लोग शायद ही कभी ऐसे पत्र पढ़ते हैं जो एक पृष्ठ से अधिक लंबे हों या जब स्वर कठोर हो। बहुत फूलदार शब्द मत बनो। स्पष्ट और साफ-सुथरे वाक्यों का प्रयोग करने का प्रयास करें। उपाख्यानों सहित विकृत और अनावश्यक जानकारी प्रस्तुत न करें।
- ऐसे वाक्यों से बचें जो बहुत लंबे हों। मजबूत घोषणात्मक वाक्यों का उपयोग करना सुनिश्चित करें। आपका लेखन संक्षिप्त, संक्षिप्त, बिंदु तक और पढ़ने में आसान होना चाहिए।
- पैराग्राफ को ज्यादा लंबा न खींचे। इतनी अधिक जानकारी न रखें कि पाठक रुचि खो दे, मुख्य बिंदु से भटक जाए, या आपकी बात को समझना मुश्किल हो जाए। प्रासंगिक जानकारी के साथ बने रहें, और जब भी आप कोई नया विचार या बिंदु बताना चाहते हैं तो पैराग्राफ बदलें।
चरण 2. पहले कुछ वाक्यों में अपना मुख्य बिंदु बताएं।
एक दोस्ताना शुरुआती वाक्य से शुरू करें, फिर मुद्दे पर पहुंचें। पहले दो वाक्यों में अपनी आवश्यकता (पत्र लिखने का मुख्य उद्देश्य) बताएं।
इस पैराग्राफ में केवल 2-4 वाक्य हो सकते हैं।
चरण 3. दूसरे पैराग्राफ में अपने अनुरोध के महत्व पर जोर दें।
इस अनुच्छेद में, अपनी चिंता, अनुरोध या दावे को संक्षेप में प्रस्तुत करें। इस स्तर पर आपने कोई विशिष्ट कारण, समर्थन, या मुख्य बिंदु प्रदान नहीं किए हैं; इस स्तर पर आप अपनी स्थिति, चिंता या अनुरोध के मापदंडों और उन कारणों की पूरी तरह से व्याख्या करते हैं, जिन पर कार्रवाई करना काफी महत्वपूर्ण है।
पत्र के मुख्य भाग को तार्किक, विनम्र और तथ्यात्मक रखना याद रखें। अत्यधिक भावनात्मक भाषा से बचें, कार्रवाई की मांग न करें या जिस व्यक्ति या कंपनी को पत्र संबोधित किया गया है, या विपक्ष के खिलाफ कठोर बोलें।
चरण 4. अगले पैराग्राफ में अपने आवेदन का समर्थन करें।
अगले कुछ पैराग्राफ पृष्ठभूमि और विस्तृत जानकारी प्रदान करके आपकी स्थिति को सही ठहराने में सक्षम होने चाहिए। सुनिश्चित करें कि यह जानकारी तार्किक, तथ्यात्मक, तर्कपूर्ण, व्यावहारिक और वैध है। अपने अनुरोध को केवल व्यक्तिगत भावनाओं, विश्वासों या इच्छाओं पर आधारित न करें। लंबी कहानियों से पाठक को बोर न करें; जल्दी और सटीक रूप से मुद्दे पर पहुँचें। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आप कई अलग-अलग रणनीतियाँ अपना सकते हैं:
- पाठकों की सहानुभूति और तर्क को आकर्षित करने के लिए आंकड़ों और तथ्यों के अंश प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि आंकड़े और तथ्य विश्वसनीय और सम्मानजनक स्रोतों से आते हैं, और आप भी डेटा का ईमानदारी से उपयोग करते हैं, इसे संदर्भ से बाहर नहीं लेते।
- विषय पर विशेषज्ञों के उद्धरण सुझाएं, जो आपकी स्थिति का समर्थन करते हैं या विपक्ष का खंडन करते हैं। इन विशेषज्ञों को अपने क्षेत्रों में सम्मानित व्यक्ति होना चाहिए और वास्तव में चर्चा के अधीन विषय पर राय रखने के लिए उपयुक्त योग्यताएं होनी चाहिए।
- उन कारणों को प्रस्तुत करें जिनकी वजह से आपका अनुरोध स्वीकार किया जाना चाहिए। आप जो चाहते हैं उसे करने के लिए लोगों को मजबूर करना एक प्रभावी अनुनय तकनीक नहीं है, लेकिन यदि आप समझाते हैं कि आपको क्यों लगता है कि कुछ करने की आवश्यकता है, तो यह उनके विचारों को बदलने में मदद कर सकता है। वर्तमान स्थिति की व्याख्या करें और इसे क्यों बदलना चाहिए।
- अपनी स्थिति और आवेदन के विवरण, विशिष्टताओं और सीमाओं को प्रस्तुत करें। आवेदन के संबंध में पूर्व में किये गये प्रयासों की चर्चा करें, अथवा इसके न होने अथवा कार्रवाई न होने पर भी चर्चा करें।
- उन साक्ष्यों के उदाहरण दें जो आपकी स्थिति से संबंधित हैं। अन्य सबूतों के बारे में सोचें जिन्हें प्रस्तुत किया जा सकता है कि आपकी स्थिति महत्वपूर्ण क्यों है।
- आप जो कर सकते हैं उसे सीमित करना याद रखें और एक पैराग्राफ में शामिल करना चाहते हैं। अपनी बात और स्थिति स्पष्ट करें। बहुत अधिक विवरण के साथ ओवरबोर्ड न जाएं, लेकिन सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं को शामिल करें। केवल सबसे प्रासंगिक आँकड़े, विशेषज्ञ और प्रमाण चुनें।
चरण 5. विपक्ष को बुलाओ।
अनुनय या अनुनय के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक विपक्ष से अपील करना है। आप पाठकों से किसी भी आपत्ति, आपत्ति या प्रश्नों की भविष्यवाणी करने में सक्षम होना चाहिए, ताकि आप पत्र में उनका उत्तर दे सकें। विपक्ष के साथ अपना सामान्य आधार खोजें, या अपनी स्थिति के लिए मजबूत समर्थन प्रस्तुत करें।
- सुनिश्चित करें कि आप सार्वजनिक रूप से अपनी स्थिति और विपक्ष के बीच के अंतर को स्वीकार करते हैं। इसे छुपाएं नहीं, क्योंकि इससे आपका तर्क कमजोर होगा। विपक्ष के साथ अपने साझा मूल्यों, अनुभवों और समस्याओं पर जोर दें।
- आरोप लगाने वाले बयानों से बचें। यह पत्र को अत्यधिक भावनात्मक बना देगा और आपकी तार्किक अपील को कमजोर कर देगा। अत्यधिक नकारात्मक और आरोप-प्रत्यारोप करने वाला रवैया भी विपक्ष को आपकी बात मानने से रोकेगा।
चरण 6. अपने आवेदन की पुष्टि करके पत्र को बंद करें।
पत्र के अंत में अपना अनुरोध या राय दोहराएं। यह वह पैराग्राफ है जहां आप समाधान प्रस्तुत करते हैं या कार्रवाई के लिए अनुरोध करते हैं। पाठक को बताएं कि आप फोन, ईमेल या व्यक्तिगत रूप से इस पत्राचार का पालन करेंगे।
- पत्र को एक मजबूत वाक्य के साथ समाप्त करें जो पाठक को आपका पक्ष लेने के लिए राजी करने में मदद करेगा, या कम से कम अपने दृष्टिकोण से अधिक स्पष्ट रूप से देखें।
- अपने स्वयं के समाधान या सहायता प्रदान करें। समझौता करने के लिए सहमत हों, या बीच में मिलें। दिखाएँ कि आपने स्थिति को संभालने के लिए किया है या तैयार हैं।
भाग ४ का ४: अंतिम स्पर्श देना
चरण 1. किसी भी त्रुटि के लिए जाँच करें।
व्याकरण, उच्चारण और शब्दों की वर्तनी में त्रुटियां खराब प्रभाव देंगी। आप चाहते हैं कि पाठक आपके विचार और अनुरोध पर ध्यान दें, टाइपो पर नहीं। भेजने से पहले अपने पत्र को कई बार दोबारा पढ़ें। यह कैसा लगता है यह सुनने के लिए इसे जोर से पढ़ें।
यदि आवश्यक हो, तो किसी से वर्तनी की त्रुटियों के लिए आपके लेखन की जाँच करने के लिए कहें (या सॉफ़्टवेयर की वर्तनी जाँच सुविधा का उपयोग करें)।
चरण 2. अपना स्वयं का हस्ताक्षर करें।
यदि आप डाक घर द्वारा ई-मेल पर पत्र भेजना पसंद करते हैं, तो आपको हस्ताक्षर करने होंगे। यह आपके पत्र को निजीकृत और प्रमाणित करता है।
चरण 3. यदि आवश्यक हो, तो अन्य प्रमुख पार्टियों को अपने औपचारिक पत्र की प्रतियां प्रदान करें।
यदि लक्षित कंपनी या संगठन में किसी और को भी आपका पत्र पढ़ना चाहिए, तो उन्हें एक प्रति प्रदान करें। इसका अर्थ है मूल हस्ताक्षरों के साथ एक से अधिक पत्र प्रिंट करना और भेजना।
चरण 4. एक प्रति अपने पास रखें।
अपने पत्रों की एक प्रति हमेशा अपने पास रखें और व्यक्तिगत नोट्स बनाएं, इस पर नोट्स के साथ पूरा करें कि पत्र कब और किसके पास भेजा गया था। समस्या का समाधान होने तक आपके द्वारा किए गए अनुवर्ती कार्रवाई को नोट करें।
टिप्स
- विषय पर रहें। सावधान रहें कि यादृच्छिक जानकारी न जोड़ें जो उस मुद्दे से संबंधित नहीं है जिस पर आप चर्चा कर रहे हैं। प्रासंगिक तथ्यों पर टिके रहें और इसे सरल रखें। अधिक वर्णनात्मक होने के लिए इन तथ्यों का प्रयोग करें।
- पैराग्राफ के बीच में बुलेट पॉइंट्स का उपयोग तभी करें जब आप चरणों, क्रियाओं या सिफारिशों के बारे में पूरी तरह से सुनिश्चित और स्पष्ट हों।
- अपने बुलेट पॉइंट को कंपनी या लक्ष्य संगठन के प्रकार के अनुरूप बनाएं। गैर-लाभकारी संस्थाओं का सोचने का तरीका बड़ी कंपनियों से अलग होता है।
- मानक लिखित इंडोनेशियाई रूप में लिखें। यह टेक्स्टिंग या सोशल मीडिया नहीं है; लेकिन एक औपचारिक पत्र। शॉर्टहैंड, स्लैंग और इमोटिकॉन्स का इस्तेमाल आपको नजरअंदाज कर सकता है।
- अपने पाठकों के साथ ऐसा व्यवहार न करें जैसे कि वे आप पर कुछ बकाया हैं और फिर आप मुकदमा करने के हकदार महसूस करते हैं। पत्र के लहजे को अनुकूल और पेशेवर रखते हुए उन्हें आश्वस्त करें।
