बहुत अधिक डेटा वाली Microsoft Excel स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय, यह संभव है कि आपको वही प्रविष्टियाँ मिलेंगी। Microsoft Excel में "सशर्त स्वरूपण" सुविधा आपको दिखा सकती है कि डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ कहाँ हैं, जबकि "डुप्लिकेट निकालें" सुविधा डुप्लिकेट प्रविष्टियों को हटा देगी। डुप्लिकेट को देखना और हटाना आपके डेटा और प्रस्तुति की सटीकता सुनिश्चित करता है।
कदम
विधि 1 में से 2: सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना
चरण 1. फ़ाइल खोलें।
पहली चीज जो आपको करनी चाहिए, वह है सभी डेटा का चयन करना, जिसके डुप्लीकेट ढूंढना चाहते हैं।
चरण 2. डेटा समूह के ऊपरी बाएँ कोने में सेल पर क्लिक करें।
यह डेटा चयन प्रक्रिया शुरू करता है।
चरण 3. Shift कुंजी दबाकर रखें, फिर डेटा समूह के निचले दाएं कोने में अंतिम सेल पर क्लिक करें।
यह आपके द्वारा निर्दिष्ट सभी डेटा का चयन करेगा।
आप इसे दूसरे क्रम में कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, पहले निचले दाएं कोने पर क्लिक करें, फिर वहां से अगला डेटा हाइलाइट करें)।
चरण 4. टूलबार में "शैलियाँ" अनुभाग देखें।
इस क्षेत्र में "सशर्त स्वरूपण" सुविधा सहित दस्तावेज़ों को स्वरूपित करने के लिए उपकरण हैं।
चरण 5. "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें।
यह एक ड्रॉप-डाउन मेनू प्रदर्शित करेगा।
चरण 6. "हाइलाइट सेल नियम" चुनें, फिर "डुप्लिकेट मान" पर क्लिक करें।
सुनिश्चित करें कि ऐसा करते समय आपका डेटा अभी भी हाइलाइट किया गया है। यह प्रोग्राम विंडो को दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू में सेटिंग्स विकल्पों के साथ खोलेगा।
चरण 7. ड्रॉप-डाउन मेनू से "डुप्लिकेट मान" चुनें।
यदि आप उन सभी मानों को प्रदर्शित करना चाहते हैं जिनमें कोई डुप्लिकेट नहीं है, तो "अद्वितीय" चुनें।
चरण 8. आप जो हाइलाइट रंग चाहते हैं उसे चुनें।
हाइलाइट रंग डुप्लिकेट दिखाएगा। प्रारंभिक रंग गहरे लाल अक्षरों के साथ गुलाबी है।
चरण 9. परिणाम देखने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 10. एक डुप्लीकेट बॉक्स चुनें, फिर उसे हटाने के लिए डिलीट की दबाएं।
यदि प्रत्येक डेटा किसी चीज़ का प्रतिनिधित्व करता है (उदाहरण के लिए, एक सर्वेक्षण) तो हो सकता है कि आप उन डुप्लिकेट मानों को हटाना नहीं चाहते हैं।
डुप्लिकेट को हटाने के बाद, डुप्लिकेट जोड़ी अपनी स्पॉटलाइट खो देती है।
चरण 11. फिर से "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें।
आपने डुप्लीकेट हटा दिए हैं या नहीं, आपको दस्तावेज़ को बंद करने से पहले फ़ॉर्मेटिंग हाइलाइट्स से छुटकारा पाना होगा।
चरण 12. "क्लियर रूल्स" चुनें, फिर फ़ॉर्मेटिंग से छुटकारा पाने के लिए "क्लियर रूल्स फ्रॉम एंटायर शीट" पर क्लिक करें।
यह किसी भी डुप्लीकेट पर हाइलाइट को हटा देगा जिसे आपने नहीं हटाया।
यदि स्प्रैडशीट के कई भाग स्वरूपित हैं, तो आप विशिष्ट क्षेत्रों का चयन कर सकते हैं और हाइलाइट्स को हटाने के लिए "चयनित कक्षों से नियम साफ़ करें" पर क्लिक कर सकते हैं।
चरण 13. दस्तावेज़ परिवर्तन सहेजें।
यदि आप परिवर्तनों से संतुष्ट हैं, तो आपने एक्सेल में डुप्लिकेट को सफलतापूर्वक ढूंढा और हटा दिया है!
विधि २ का २: एक्सेल में डुप्लिकेट निकालें फ़ीचर का उपयोग करना
चरण 1. फ़ाइल खोलें।
पहली चीज जो आपको करनी चाहिए, वह है सभी डेटा का चयन करना, जिसके डुप्लीकेट ढूंढना चाहते हैं।
चरण 2. डेटा समूह के ऊपरी बाएँ कोने में सेल पर क्लिक करें।
यह डेटा चयन प्रक्रिया शुरू करता है।
चरण 3. Shift कुंजी दबाकर रखें, फिर डेटा समूह के निचले दाएं कोने में अंतिम सेल पर क्लिक करें।
यह आपके द्वारा निर्दिष्ट सभी डेटा का चयन करेगा।
आप इसे दूसरे क्रम में कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, पहले निचले दाएं कोने पर क्लिक करें, फिर वहां से अगला डेटा हाइलाइट करें)।
चरण 4. स्क्रीन के शीर्ष पर "डेटा" टैब पर क्लिक करें।
चरण 5. टूलबार पर "डेटा टूल्स" अनुभाग का पता लगाएँ।
इस अनुभाग में "डुप्लिकेट निकालें" सुविधा सहित चयनित डेटा को संशोधित करने के लिए उपकरण हैं।
चरण 6. "डुप्लिकेट निकालें" पर क्लिक करें।
यह प्रोग्राम सेटिंग्स विंडो खोलेगा।
चरण 7. यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी कॉलम चयनित हैं, "सभी का चयन करें" पर क्लिक करें।
चरण 8. इस टूल का उपयोग करके उस कॉलम को चेक करें जिसे आप चेक करना चाहते हैं।
प्रारंभिक सेटअप में सभी कॉलम चयनित हैं।
चरण 9. यदि आप हेडर का उपयोग कर रहे हैं, तो "मेरे डेटा में हेडर हैं" विकल्प पर क्लिक करें।
यह प्रोग्राम को बताएगा कि प्रत्येक कॉलम में पहली प्रविष्टि एक हेडर है, इसलिए उन प्रविष्टियों को हटाने की प्रक्रिया से छोड़ दिया जाएगा।
चरण 10. अपने चयन से संतुष्ट होने पर "ओके" पर क्लिक करें।
यह आपके द्वारा निर्दिष्ट किए गए किसी भी डुप्लिकेट को स्वचालित रूप से हटा देगा।
यदि प्रोग्राम आपको बताता है कि डुप्लिकेट नहीं मिले थे, खासकर यदि आप जानते हैं कि वहां हैं, तो "डुप्लिकेट निकालें" प्रोग्राम विंडो में फ़ील्ड जांचें। एक-एक करके स्तंभों की जाँच करने से इस खंड की सभी त्रुटियाँ दूर हो जाएँगी।
चरण 11. दस्तावेज़ परिवर्तन सहेजें।
यदि आप परिवर्तनों से संतुष्ट हैं, तो आपने एक्सेल में डुप्लिकेट को सफलतापूर्वक हटा दिया है!
टिप्स
- आप अतिरिक्त तृतीय-पक्ष टूल इंस्टॉल करके डुप्लीकेट भी ढूंढ सकते हैं। इनमें से कुछ उपकरण एक्सेल की "सशर्त स्वरूपण" सुविधा को बढ़ाते हैं ताकि आप डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए विभिन्न रंगों का उपयोग कर सकें।
- डुप्लीकेट हटाना अतिथि सूचियों, पतों या अन्य समान दस्तावेज़ों की जाँच के लिए उपयुक्त है।
