एक्सेस एक डेटाबेस मैनेजर इंटरफ़ेस है जो उपयोगकर्ताओं को सिस्टम में एक्सेल डेटाबेस के एक या अधिक भागों को आयात करने की अनुमति देता है ताकि वे अपने क्षेत्रों (फ़ील्ड) के बीच या उसके भीतर मिलान ढूंढ सकें। क्योंकि एक एकल एक्सेस फ़ाइल में कई एक्सेल स्प्रेडशीट हो सकते हैं, यह प्रोग्राम बड़ी मात्रा में एक्सेल स्प्रेडशीट जानकारी को एक्सेस में समेटने या विश्लेषण करने के लिए भी बहुत अच्छा है। आपको बस कुछ महत्वपूर्ण कदम उठाने की जरूरत है।
कदम
3 का भाग 1: एक्सेल को एक्सेस में आयात करने की तैयारी
चरण 1. कंप्यूटर पर दोनों प्रोग्राम खोलें।
आपको एक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्लान खरीदना और डाउनलोड करना होगा जिसमें एक्सेल और एक्सेस शामिल हैं। आप इसे केवल Microsoft वेबसाइट के माध्यम से कर सकते हैं।
- प्रोग्राम डाउनलोड होने के बाद, विंडोज़ में "स्टार्ट" पर क्लिक करें और "ऑल प्रोग्राम्स" चुनें।
- "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "एक्सेस" (या "एक्सेल") चुनें। शायद एक्सेल स्प्रेडशीट को किसी साइट से ईमेल या डाउनलोड किया गया था। फ़ाइल आपके कंप्यूटर पर एक Office प्रोग्राम खोलेगी।
चरण 2. एक्सेल स्प्रेडशीट को एक्सेस में आयात करने से पहले साफ करें।
आपके लिए चीजों को आसान बनाने के लिए, हम एक्सेल फ़ाइल को एक्सेस में आयात करने से पहले कुछ सरल कदम उठाने की सलाह देते हैं। कुंजी यह है कि आयात की जाने वाली स्प्रैडशीट्स के बीच का डेटा सुसंगत होना चाहिए।
- यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि एक्सेल स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग (या सेल नाम) हैं, और इसे स्पष्ट और आसानी से समझा जा सकता है। उदाहरण के लिए, लोगों के उपनाम वाले कॉलम के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप कॉलम शीर्षक "अंतिम नाम" दें। एक एक्सेल शीट के कॉलम हेडिंग का दूसरे से मिलान करना आसान बनाने के लिए स्पष्ट और सटीक शीर्षक प्रदान करें।
- एक्सेस आपको एकाधिक कार्यपत्रकों के बीच दो या अधिक फ़ील्ड लिंक करने देता है। मान लें कि आपके पास एक एक्सेल वर्कशीट है जिसमें पेरोल की जानकारी है। इस स्प्रैडशीट में व्यक्ति का पहला और अंतिम नाम, पता और वेतन राशि होती है। मान लें कि आप एक दूसरे एक्सेल शीट तक पहुंच में एक शीट से मिलान करना चाहते हैं जिसमें वित्तीय योगदान अभियान के बारे में जानकारी है। इस दूसरी शीट में व्यक्ति का नाम, पता और दान शामिल है। एक्सेस आपको एक कॉलम हेडिंग को दूसरे से मिलाने देता है। उदाहरण के लिए, आप दोनों डेटाबेस में समान नाम वाले लोगों को देखने के लिए नाम शीर्षक लिंक कर सकते हैं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए एक्सेल शीट को स्कैन करें कि प्रत्येक प्रकार के डेटा को उसी तरह से संभाला जाता है, और इसे एक्सेस में आयात करने से पहले साफ करें। इसे एक्सेस में "रिलेशनल" कहा जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी पेरोल स्प्रैडशीट में एक कॉलम में प्रथम, अंतिम और मध्य प्रारंभिक नाम हैं, लेकिन दूसरी स्प्रैडशीट में अलग-अलग कॉलम में केवल प्रथम नाम हैं, तो एक्सेस मिलान प्रदर्शित नहीं करेगा। कॉलम/फ़ील्ड शीर्षक बिल्कुल मेल खाने चाहिए।
चरण 3. एक्सेल में कॉलम में जानकारी को विभाजित करें।
इस समस्या को हल करने के लिए, जानकारी को एक्सेल में कॉलम में विभाजित करने की आवश्यकता है ताकि इसका परिणाम एक्सेस में "नो मैच" न हो।
- उदाहरण के लिए, आप प्रथम नाम, मध्य प्रारंभिक और अंतिम नाम को विभाजित कर सकते हैं ताकि उनमें से प्रत्येक का अपना कॉलम हो। यदि दूसरी वर्कशीट को उसी तरह संरचित किया गया है, जब आप लिंक करते हैं, तो कहें, एक्सेस में अंतिम नाम के साथ अंतिम नाम, समान नामों के लिए मिलान परिणाम दिखाई देते हैं।
- एक्सेल में एक कॉलम को विभाजित करने के लिए, उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसमें वह जानकारी है जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं। एक्सेल प्रोग्राम में टूलबार पर "डेटा" डेटा पर क्लिक करें। "कॉलम के लिए टेक्स्ट" पर क्लिक करें। आमतौर पर, आप "सीमांकित" विकल्प चुनेंगे। अगला (अगला) क्लिक करें।
चरण 4. कनवर्जिंग कॉलम को विभाजित करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग जारी रखें।
अब आप एक कॉलम में कई कॉलम में संयोजित जानकारी को विभाजित करने की प्रक्रिया को निष्पादित करने के लिए तैयार हैं।
- कॉलम में डेटा को "सीमांकित" करने का तरीका चुनें। अर्थात्, कॉलम में जानकारी के प्रत्येक भाग को किसी न किसी चीज़ से अलग किया जाता है। आमतौर पर, यह विभाजक एक स्थान, अल्पविराम या अर्धविराम होता है। अक्सर यह जानकारी केवल स्थान-पृथक होती है। उदाहरण के लिए निम्नलिखित उदाहरण में, मान लें कि "बुडी ए डोडो" नाम एक कॉलम में दिखाई देता है। प्रथम नाम (बुडी) और आद्याक्षर A. रिक्त स्थान से अलग किए गए हैं। डोडो का अंतिम नाम और आद्याक्षर A. भी स्थान-पृथक हैं। तो, सीमांकित विज़ार्ड में एक स्थान चुनें।
- अगला क्लिक करें, फिर समाप्त करें (समाप्त)। कार्यक्रम बुडी, ए और डोडो को तीन कॉलम में अलग करेगा। फिर आप इन नए कॉलमों को नए शीर्षक दे सकते हैं ताकि यह इंगित किया जा सके कि उनमें किस प्रकार की जानकारी है (अंतिम नाम, प्रथम नाम, आदि) यह सबसे अच्छा है कि पहले विभाजित डेटा के दाईं ओर कुछ खाली कॉलम बनाएं ताकि डेटा को धक्का दिया जा सके। एक नए रिक्त कॉलम के लिए (इसके बजाय - इसके बजाय उन स्तंभों को अधिलेखित करें जिनमें पहले से ही जानकारी है)।
भाग 2 का 3: एक्सेल को एक्सेस में आयात करना
चरण 1. अपने कंप्यूटर पर एक्सेस प्रोग्राम खोलें।
कंप्यूटर प्रोग्राम मेनू पर जाएं। स्टार्ट मेन्यू पर जाएं, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस चुनें और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस पर क्लिक करें। एक्सेल आयात करने में सक्षम होने के लिए आपको एक नया रिक्त एक्सेस डेटाबेस खोलना होगा।
- एक्सेस प्रोग्राम में एक नया डेटाबेस बनाने के लिए "रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस" का चयन करें।
- आप चाहें तो इसे नया नाम दें। "बनाएं" (बनाएं) पर क्लिक करें।
चरण 2. एक्सेल स्प्रेडशीट को एक्सेस में आयात करें।
अगला कदम एक्सेल स्प्रेडशीट (एक या अधिक) को एक्सेस डेटाबेस में खींचना है।
- एक्सेस डेटाबेस मैनेजर में एक बार टूलबार में "बाहरी डेटा" पर क्लिक करें। "एक्सेल" चुनें। एक्सेस के कुछ संस्करणों में, यह फ़ंक्शन टूलबार में "फ़ाइल" और "बाहरी डेटा प्राप्त करें" पर क्लिक करके पाया जा सकता है।
- जब "फ़ाइल का नाम" दिखाई दे, तो अपने कंप्यूटर पर एक्सेल शीट खोजने के लिए "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें।
- "वर्तमान डेटाबेस में एक नई तालिका में स्रोत डेटा आयात करें" कहने वाले बॉक्स को अनियंत्रित रखें। यह सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से पूर्व निर्धारित है।
- जब आपको वह स्प्रेडशीट मिल जाए जिसे आप अपने कंप्यूटर पर आयात करना चाहते हैं, तो उस पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें"। यह चरण आपको एक्सेल को एक्सेस में आयात करने के लिए विज़ार्ड में ले जाएगा।
3 का भाग 3: आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करना
चरण 1. एक्सेस में दिखाई देने वाले विज़ार्ड के चरणों पर जाएं।
स्प्रैडशीट आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, विज़ार्ड में चरणों को पूरा करें।
- एक्सेल स्प्रेडशीट में उस वर्कशीट का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। हालांकि, कभी-कभी लोग एक एक्सेल स्प्रैडशीट में कई पेज बनाते हैं, जिसे स्प्रैडशीट के नीचे लेबल पर क्लिक करके देखा जा सकता है। यदि ऐसा है, तो आपको एक्सेस विजार्ड को चयनित वर्कशीट को बताना होगा। अगला पर क्लिक करें।
- अगले पृष्ठ में एक बॉक्स होता है जो पूछता है कि क्या एक्सेल शीट की पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग हैं। इसका मतलब यह है कि स्प्रैडशीट की पंक्तियाँ जो प्रत्येक कॉलम (जैसे अंतिम नाम, पता, वेतन, आदि) में डेटा का प्रतिनिधित्व करती हैं, उन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए पहले साफ किया जाना चाहिए कि पहली पंक्ति कॉलम हेडिंग है। फिर, "हाँ कि पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्षक हैं" की जाँच करें (हाँ, पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्षक शामिल हैं)। यह सबसे आसान तरीका है। अगला पर क्लिक करें।
- यदि आपकी पहली पंक्ति में कोई कॉलम हेडिंग नहीं है, तो अगला पेज पूछेगा कि क्या आप एक्सेस में "फ़ील्ड्स" नाम देना चाहते हैं (ये कॉलम हेडिंग हैं)। यदि आपने आयात करने से पहले इनमें से प्रत्येक फ़ील्ड को स्पष्ट और याद रखने में आसान नामों से नहीं भरा था (अनुशंसित), तो आप यहां ऐसा करते हैं।
चरण 2. आयात प्रक्रिया को पूरा करें।
आयात प्रक्रिया में कुछ चरण शेष हैं। विज़ार्ड का अगला पृष्ठ पूछेगा कि क्या आप प्राथमिक कुंजी की पहचान करना चाहते हैं।
- यह कदम अनिवार्य नहीं है, लेकिन किया जा सकता है। प्राथमिक कुंजी का अर्थ है कि कंप्यूटर प्रोग्राम सूचना की प्रत्येक पंक्ति को एक अद्वितीय संख्या प्रदान करेगा। डेटा सॉर्ट करते समय यह चरण बाद में सहायक हो सकता है। अगला पर क्लिक करें।
- विज़ार्ड में अंत स्क्रीन में प्रारंभिक नाम वाला एक स्थान होता है। आप आयातित एक्सेल शीट का नाम बदल सकते हैं (जब यह आयात करना समाप्त करता है तो फ़ाइल पृष्ठ के बाईं ओर एक्सेस में "टेबल" बन जाएगी)।
- "आयात" पर क्लिक करें, फिर "बंद करें" पर क्लिक करें। आपको स्क्रीन के बाईं ओर एक टेबल दिखाई देगी। शीट अब एक्सेस में आयात की गई है।
- यदि आप एक से अधिक डेटा सेट को लिंक करना चाहते हैं, तो इस प्रक्रिया को एक या अधिक अन्य स्प्रेडशीट के साथ दोहराएं। अब, आप एक्सेस में शीट पर डेटा का मिलान करने के लिए तैयार हैं।
चेतावनी
- यदि एक्सेल फ़ाइल एक्सेस के अलावा कार्यालय के किसी अन्य संस्करण से है, तो आयात प्रक्रिया थोड़ी कठिन हो सकती है।
- फिर से हम इस बात पर जोर देते हैं कि आपको स्प्रैडशीट को आयात करने से पहले उसे साफ करना होगा। कारणों में से एक डेटा में समस्याओं के अस्तित्व का विश्लेषण करना है।
- मूल स्प्रैडशीट की एक प्रति हमेशा अपने पास रखें ताकि यदि आप कोई गलती करते हैं तो इस प्रक्रिया को दोहराना न पड़े।
- आप एक्सेस में 255 से अधिक सेल/बॉक्स आयात नहीं कर सकते।
