हम अक्सर लोगों को कार्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त समय नहीं होने की शिकायत करते सुनते हैं। यदि आप भी ऐसा ही अनुभव करते हैं, तो चिंता न करें! आप कुछ बुनियादी संगठनात्मक और समय प्रबंधन कौशल में महारत हासिल करके अपने उपलब्ध समय का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं। आप जितना समझदारी से अपने समय का प्रबंधन करेंगे, उतने ही अधिक कार्य पूरे होंगे।
कदम
विधि 1 में से 3: यह पहचानना कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं
चरण 1. सभी दैनिक गतिविधियों को रिकॉर्ड करें।
देखें कि आप प्रतिदिन कौन-सी गतिविधियाँ करते हैं और ध्यान दें कि उन्हें पूरा करने में आपको कितना समय लगता है। हो सकता है कि आप यह न सोचें कि जो समय बर्बाद होता है वह वास्तव में दैनिक कार्यों को पूरा करने के लिए उपयोग किए जाने वाले समय से कहीं अधिक हो जाता है।
घर पर अपनी दिनचर्या की गतिविधियों को रिकॉर्ड करना न भूलें, जैसे नाश्ता तैयार करना, घर की सफाई करना, स्नान करना आदि।
चरण 2. सभी गतिविधियों को एक नोटबुक में रिकॉर्ड करें।
एक बार जब आप दिन भर में की जाने वाली गतिविधियों और इसमें लगने वाले समय को जान लेते हैं, तो उन्हें एक नोटबुक में लिख लें। यदि सभी सूचनाओं को मिलाकर 1 पृष्ठ में प्रस्तुत किया जाता है, तो आप ऐसे पैटर्न और गतिविधियाँ देखेंगे जिनमें समय की बर्बादी करने की क्षमता है।
- पूर्ण और स्पष्ट नोट्स रखें। एक प्रविष्टि में कई गतिविधियों को रिकॉर्ड न करें, प्रतीत होने वाले तुच्छ कार्यों को अनदेखा न करें, और दैनिक गतिविधियों के कार्यान्वयन की निगरानी करते समय सही समय पर नज़र रखें।
- गतिविधियों को श्रेणियों में समूहित करें। उदाहरण के लिए, घरेलू कार्यों को नीले रंग में, कार्यालय के काम को लाल रंग में और अवकाश गतिविधियों को काले रंग में नोट करें। यह विधि आपको यह अनुमान लगाने में मदद करती है कि प्रत्येक समूह को कितना समय लगेगा।
चरण 3. पता करें कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं।
क्या आप दिन में 1 घंटे सपने देखते हैं? 2 घंटे तय करने के लिए कि कहाँ खाना है? इंटरनेट का उपयोग करने के लिए 8 घंटे? ऐसे पैटर्न खोजें जो वर्णन करें कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं और फिर निर्धारित करें कि कौन सी गतिविधियाँ उपयोगी हैं और कौन सी नहीं।
- क्या आप समय बर्बाद कर रहे हैं क्योंकि आपके पास आत्म-नियंत्रण की कमी है? क्या आप काम को टालने के आदी हैं? क्या आप एक बड़ी जिम्मेदारी निभाते हैं? आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं, इसका मूल्यांकन करते समय स्वयं से ये प्रश्न पूछें।
- हो सकता है कि आप अपनी दैनिक गतिविधियों को तर्कहीन तरीके से शेड्यूल करें। उदाहरण के लिए, आपने अपने समय का बुद्धिमानी से प्रबंधन नहीं किया है यदि आप 30 मिनट के लिए काम करते हैं, तो छोटी-छोटी बातों पर ध्यान देने के लिए 10 मिनट का ब्रेक लें, फिर 30 मिनट के लिए काम पर लौट आएं। यदि आप 1 घंटे काम करते हैं और फिर छोटी-छोटी बातों का ध्यान रखते हैं तो आप अधिक केंद्रित और उत्पादक होंगे।
- समय सीमा निर्धारित करके कार्यों को पूरा करें। यह विचलित हुए बिना कुछ कार्यों को पूरा करने के लिए समय की लंबाई निर्दिष्ट करके किया जाता है।
चरण 4. अनुसूची समायोजन करें।
एक बार जब आपको पता चल जाए कि वास्तव में कौन सी गतिविधियाँ करनी हैं और आप अपना समय किस पर व्यतीत कर रहे हैं, तो अपना दैनिक कार्यक्रम समायोजित करें। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि समय की कमी के कारण आप किन गतिविधियों को समाप्त नहीं कर सकते हैं या नहीं कर सकते हैं। बहुत अधिक समय लेने वाली गतिविधियाँ हमेशा समय बर्बाद नहीं करती हैं।
चरण 5. यदि आपको कार्य-संबंधी ईमेल भेजने में प्रतिदिन 3 घंटे लगते हैं, तो इस गतिविधि के लिए आवंटित समय को कम करने की संभावना नहीं है।
हालाँकि, यदि आप कार्य ईमेल भेजते समय 4-5 व्यक्तिगत ईमेल का उत्तर देते हैं, तो आवंटित समय कम करें।
चरण 6. अपनी आदतों और दृष्टिकोण को बदलें।
यहां तक कि अगर आपको अपना समय प्रबंधित करने में परेशानी होती है, तो हमेशा एक समाधान होता है। अब जब आप जानते हैं कि आप अपना समय क्यों बर्बाद कर रहे हैं या आपको अपने समय का उपयोग कैसे करना चाहिए, तो अगला कदम यह है कि आप नई आदतों को बनाने के लिए अपने समय का प्रबंधन कैसे करें।
- यदि आप घर की सफाई या खाना पकाने में बहुत समय व्यतीत करते हैं, तो एक नौकरानी को किराए पर लेना या खानपान सेवा की सदस्यता लेना एक अच्छा विचार है। कुछ लोगों के लिए समय पैसे से ज्यादा कीमती होता है।
- हो सकता है कि आप बिना किसी विशिष्ट उद्देश्य के इंटरनेट का उपयोग करने के लिए थोड़े समय का उपयोग करें। यदि आपके पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्य हैं, तो आप कुछ वेबसाइटों या सोशल मीडिया तक पहुँचने के समय को सीमित करें।
विधि 2 का 3: विचलन से बचना
चरण 1. उन चीजों को निर्धारित करें जो आपकी दैनिक गतिविधियों के दौरान आपको विचलित करती हैं।
बुद्धिमानी से समय का प्रबंधन करने में लगातार व्याकुलता एक बड़ी बाधा है। पता लगाएँ कि कौन सी गतिविधियाँ या लोग आपका बहुत समय लेते हैं, जैसे कि ऐसे दोस्त जो चैट करना पसंद करते हैं या आराम करना चाहते हैं इसलिए आप काम की उपेक्षा करते हैं। उन चीजों से बचने की कोशिश करें जो आपका समय बर्बाद करती हैं।
- यदि आप बहुत समय बर्बाद कर रहे हैं, लेकिन आपको अपेक्षित परिणाम नहीं मिल रहे हैं, तो इससे बचने के लिए विकर्षण हो सकते हैं।
- ऑफिस में काम करते समय आपका कुछ विचलित करने वाले सहकर्मियों से सामना हो सकता है। व्यावसायिक घंटों के दौरान छोटी-छोटी बातें न करें या लक्ष्यहीन बातचीत न करें। हालाँकि, उनके साथ विनम्र रहें क्योंकि कार्यालय में व्यवहार उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि करियर की सफलता के लिए समय का प्रबंधन करने की क्षमता।
स्टेप 2. फोन पर ज्यादा देर तक न रुकें।
अगर आप अपना कुछ समय फोन पर लंबी बातचीत में बिताते हैं, तो उस आदत को बदल दें। अक्सर, आमने-सामने बात करना फोन पर बोलने की तुलना में अधिक प्रभावी होता है। इसलिए फोन पर लंबी बात करने की आदत से छुटकारा पाएं।
फोन पर चर्चा करते समय, बातचीत की शुरुआत या अंत आमतौर पर केवल छोटी-छोटी बातों के बारे में होता है। बहुत से लोग फोन पर ध्यान केंद्रित करने और दिवास्वप्न देखने में असमर्थ होते हैं। तो, इसके बारे में जागरूक होने का प्रयास करें। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, यदि आपको कार्य-संबंधी मामलों पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो आमने-सामने बैठक करें क्योंकि बैठक के दौरान दोनों पक्ष विचलित हुए बिना चर्चा कर सकते हैं।
चरण 3. वेबसाइट को बहुत बार एक्सेस न करें।
बहुत से लोगों को कार्यों को पूरा करने के लिए मुख्य साधन के रूप में इंटरनेट की आवश्यकता होती है। हालांकि, कई लोग केवल लेख, खेल समाचार, कलाकार फोटो, बिल्ली के बच्चे या पिल्लों की तस्वीरें देखने के लाभ के बिना समय बर्बाद करते हैं। इंटरनेट का उपयोग करने पर ध्यान दें। इंटरनेट से प्राप्त रीडायरेक्ट को कम करने के लिए कुछ ऐप्स, वेबसाइटों और मीडिया को ब्लॉक करने के लिए विभिन्न कार्यक्रम हैं।
- जब आपको अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता हो तो फेसबुक, ट्विटर और अन्य सोशल मीडिया को बंद कर दें।
- Google के माध्यम से विषयों की खोज में भी बहुत समय लगता है। सबसे पहले, आप केवल कुछ जानकारी ढूंढना चाहते हैं, लेकिन इससे पहले कि आप इसे जानें, आप 3 घंटे से विभिन्न वेबसाइटों को ब्राउज़ कर रहे हैं।
चरण 4. "कृपया शांत हो जाओ" चिह्न लगाएं।
हो सकता है कि आपने होटल के कमरे के दरवाजे पर लटका हुआ चिन्ह देखा हो। इस चिन्ह को अपने कार्यालय या कार्यक्षेत्र में लगाएं। होटल में इसके लिए पूछने के बजाय, इसे स्वयं प्रिंट करें और यदि आवश्यक हो तो इसे कार्यक्षेत्र के दरवाजे पर लटका दें। इस तरह, कोई भी आपको चैट के लिए आमंत्रित नहीं करेगा ताकि आप काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
अगर आप घर से काम करते हैं, तो काम के लिए एक विशेष कमरा तैयार करें। ऐसी जगह पर काम न करें जो आमतौर पर परिवार के सदस्यों के साथ गतिविधियों के लिए उपयोग की जाती है। जब आप टीवी से आवाज, फोन की घंटी बजती है, या वीडियो गेम की आवाज सुनते हैं तो विचलित होना आसान होता है।
चरण 5. अप्रत्याशित मोड़ के लिए तैयार रहें।
कभी-कभी, डायवर्सन अपरिहार्य रूप से आते हैं, उदाहरण के लिए क्योंकि आपका बॉस आपको WA के माध्यम से चैट करने के लिए आमंत्रित करता है या आपके माता-पिता हल्के कार्यों को पूरा करने के लिए मदद मांगते हैं। यदि आपने निर्धारित किया है, तो ये चीजें आपको कार्यों को पूरा करने और प्राथमिकता वाली गतिविधियों को पूरा करने के लिए कम समय नहीं देती हैं।
विधि 3 का 3: समय का कुशलता से उपयोग करना
चरण 1. उन सभी चीजों को लिख लें जिन्हें करने की आवश्यकता है।
दैनिक कार्यों के लिए स्मृति पर निर्भर न रहें। उन गतिविधियों की एक सूची बनाएं जिन्हें किया जाना चाहिए और जितनी बार संभव हो इसे पढ़ें ताकि सभी कार्य लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।
- भले ही कुछ कार्य तुच्छ या हल्के लगते हों, बस उन्हें लिख लें। एजेंडा के शेड्यूल में "कॉल स्टीव," "लाभ मार्जिन की गणना करें," या "बॉस को एक ईमेल भेजें" जैसा कुछ होगा।
- अपनी दैनिक गतिविधियों के दौरान अपने साथ नोट्स लेने की आदत बनाएं ताकि आप नई गतिविधियों या कार्यों पर नोट्स लेने के लिए तैयार हों। हालांकि आप इसे बाद में लिख सकते हैं, लेकिन बेहतर होगा कि इसमें देरी न करें ताकि आप इसे न भूलें।
चरण 2. एक कैलेंडर का प्रयोग करें।
दैनिक गतिविधियों को शेड्यूल करने के साधन के रूप में कैलेंडर या एजेंडा का उपयोग करने से आपको अपना समय कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद मिलती है। कुछ भी नया नोट करें जिसे आपके शेड्यूल में शामिल करने की आवश्यकता है, जैसे कि समय सीमा, कार्य या बैठक। अपने एजेंडे को पढ़ने के लिए प्रत्येक सुबह अलग समय निर्धारित करें ताकि यह पता लगाया जा सके कि दिन भर में कौन सी गतिविधियाँ करनी हैं।
चरण 3. समान शेड्यूल के साथ अपॉइंटमेंट न लें।
बुद्धिमानी से समय का प्रबंधन करने में सक्षम होने के लिए, उन गतिविधियों की एक अनुसूची की व्यवस्था करें जिनमें बहुत अधिक भीड़ न हो। समय सीमा को पूरा न करें या समान शेड्यूल के साथ अपॉइंटमेंट न लें। समय की उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए नए शेड्यूल से सहमत होने से पहले एजेंडा पढ़ें। इस तरह, आप अपने समय का अच्छी तरह से प्रबंधन करने में सक्षम होंगे और एक नियमित दैनिक कार्यक्रम पर टिके रहेंगे।
चरण 4. ध्यान भटकाने से बचें।
अपना अधिकांश समय उत्पादक रूप से उन चीजों को हटाकर बनाएं जो आपको विचलित करती हैं या आपको अपने कार्यक्रम से भटकने और अन्य गतिविधियों में देरी करने से रोकती हैं। टीवी और वीडियो गेम बंद कर दें ताकि आप अपने प्राथमिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें और बाद में मज़े कर सकें।
चरण 5. पूर्ण किए जाने वाले कार्यों को प्राथमिकता दें।
सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को शेड्यूल करके अपने समय को जितना हो सके व्यवस्थित करें या पहले आना चाहिए। चमकीले रंगों या छोटे स्टिकर का उपयोग करके इस कार्य को एक शेड्यूल पर लिखें। सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को पहले शेड्यूल करें ताकि उन्हें पूरा करने के लिए पर्याप्त समय मिले और फिर अन्य गतिविधियों की सूची बनाएं जो बाद में की जा सकें।
- किसी भी समय प्राथमिकताएं बदलने के लिए तैयार रहें। ऐसी चीजें हैं जो अचानक उठती हैं और उन्हें तुरंत संबोधित किया जाना चाहिए ताकि आप ध्यान केंद्रित करने के लिए काम करना बंद कर दें और अधिकतम परिणामों के साथ बहुत जरूरी समय सीमा को पूरा करने के लिए समय आवंटित करें। सुनिश्चित करें कि इस तरह की घटनाएं दुर्लभ हैं।
- यदि आप अपनी दैनिक प्राथमिकताओं को बार-बार बदलते हैं, तो ऐसा लगता है कि कुछ ठीक करने की आवश्यकता है। जबकि अपने शेड्यूल में छोटे समायोजन करना सामान्य है, अपने शेड्यूल को भी बदलना अक्सर प्राथमिकताओं को ठीक से सेट करने में असमर्थता का संकेत देता है।
चरण 6. यथार्थवादी बनें।
एक यथार्थवादी समय आवंटन निर्धारित करें ताकि प्रत्येक कार्य ठीक से पूरा हो सके। यदि किसी कार्य को पूरा करने में आपको ३०-६० मिनट लगते हैं, तो ६० मिनट का समय निर्धारित करें। वास्तविक समय का अनुमान लगाकर, आप अभिभूत महसूस नहीं करते हैं या आपको अपना कार्य शेड्यूल बदलने की आवश्यकता नहीं है।
जरूरत से ज्यादा समय देने में सावधानी बरतना बेहतर है। यदि कोई कार्य जल्दी समाप्त हो जाता है, तो अगले पर काम करें और इससे उत्पादकता पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।
चरण 7. दैनिक दिनचर्या की गतिविधियों को निर्धारित करें।
अपनी दिनचर्या को शेड्यूल करना न भूलें, जैसे कि खाना और नहाना। यह संभवतः अपने आप काम करेगा, लेकिन आपको निर्धारित कार्यों के बीच समय आवंटित करने की आवश्यकता होगी ताकि आप अन्य निर्धारित गतिविधियों को याद न करें या स्थगित न करें।
चरण 8. अनुस्मारक का प्रयोग करें।
अपने एजेंडे के अलावा, आपको महत्वपूर्ण कार्यों या समय सीमा की याद दिलाने के लिए अन्य टूल का उपयोग करें, जैसे पोस्ट-इट शीट या अपने फोन पर एक रिमाइंडर सेट करना जो आपको कुछ करने के लिए याद दिलाने के लिए एक निश्चित समय पर एक संदेश को रिंग या पॉप अप करेगा या अगले शेड्यूल की तैयारी करें। इस तरह आप निर्धारित गतिविधियों को नहीं भूलते हैं।
- आपको याद दिलाने के लिए अन्य लोगों पर भरोसा न करें क्योंकि एक अच्छा मौका है कि वे आपको भी भूल जाएंगे।
- यदि कोई बहुत महत्वपूर्ण गतिविधि निर्धारित है, तो छोटे नोट या सेल फोन अलार्म को अनदेखा करने की स्थिति में कुछ अनुस्मारक सेट करें।
चरण 9. मदद मांगें।
जरूरत पड़ने पर आप दूसरों से मदद मांग सकते हैं या हल्का काम सौंप सकते हैं। यदि आप अभी भी देर रात तक काम करने में व्यस्त हैं तो आप एक अच्छा कार्यक्रम बना सकते हैं यदि आप घर की सफाई में मदद करने के लिए किसी और से पूछने में संकोच नहीं करते हैं या रात का खाना तैयार करते हैं।
- किसी ऐसे व्यक्ति को जिम्मेदारी सौंपें जिस पर आप भरोसा कर सकें। काम पूरा करने में सक्षम लोगों से मदद मांगने के बजाय, किसी ऐसे व्यक्ति को चुनें जो पूरा करने के लिए अच्छी तरह से काम करने के लिए तैयार हो।
- कार्यों को अन्य लोगों को स्थानांतरित करने की आदत न डालें। समय का प्रबंधन करने में असमर्थता दिखाने के अलावा, आप आलसी और प्रेरित नहीं दिख सकते।
चरण 10. अपनी उत्पादकता का पता लगाएं।
समय-समय पर, आपको यह विश्लेषण करने के लिए समय निकालना होगा कि आपने क्या हासिल किया है, आप कितना अच्छा प्रदर्शन कर रहे हैं और इसमें कितना समय लगता है। अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन के विभिन्न पहलुओं का मूल्यांकन करके, आप अपने कार्य कार्यक्रम और दैनिक जीवन शैली को समायोजित कर सकते हैं ताकि आप अपने लक्ष्यों से अधिक परिणाम प्राप्त कर सकें।
चरण 11. अपने आप को एक उपहार दें।
बहुत कठिन या बहुत लंबा काम करने से बोरियत हो जाती है, जिससे आपके लिए सबसे आसान कामों पर भी ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है। इसलिए, अपनी उपलब्धियों का जश्न मनाने के लिए समय निकालें और अपने आप को एक ऐसा उपहार दें जिससे आप प्यार करते हैं।
- आराम करने के लिए खुद को आराम करने के लिए समय निकालें। अपना फोन बंद करें और ईमेल का जवाब न दें। अगर काम और फुरसत को मिला दिया जाए, तो यह खुद को पुरस्कृत करने या बर्नआउट को रोकने का तरीका नहीं है।
- यदि आप सोमवार से शुक्रवार तक काम करते हैं, तो सप्ताहांत में आराम करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ऐसा प्रोजेक्ट पूरा कर रहे हैं जिसमें लगातार 3 महीने लगे हैं, तो प्रोजेक्ट पूरा होने के बाद एक छोटी छुट्टी के लिए अलग समय निर्धारित करें।
