शायद आपको किसी घटना की सफलता का आकलन करने के लिए उसके उद्देश्यों के साथ परिणामों की तुलना करके एक घटना रिपोर्ट लिखनी होगी। यह रिपोर्ट कंपनी या घटना को आयोजित करने वाले व्यक्ति द्वारा यह निर्धारित करने के लिए आवश्यक है कि क्या परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि एक सफल घटना रिपोर्ट अच्छी तरह से लिखी गई है। यदि आप किसी अन्य कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं तो आपको इसकी आवश्यकता होगी!
कदम
3 का भाग 1: घटना रिपोर्ट का संकलन
चरण 1. प्रत्येक दर्शकों के लिए प्रस्तुति शैली और प्रारूप निर्धारित करें।
इवेंट रिपोर्ट को पीडीएफ फाइलों, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन आदि के रूप में स्टेपल, स्टेपल किया जा सकता है।
- सुनिश्चित करें कि ईवेंट रिपोर्ट स्पष्ट वर्गों में व्यवस्थित है। आपको यह निर्धारित करना होगा कि घटना के परिणामों की तुलना उसके उद्देश्यों से कैसे की जाए। किए गए कार्यक्रमों के मुख्य परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
- प्रत्येक प्रायोजक और दर्शकों की जरूरतों और रुचियों के लिए ईवेंट रिपोर्ट को अनुकूलित करें। प्रायोजकों के लक्ष्यों पर विचार करें। कुछ हद तक, इवेंट रिपोर्ट के लिए प्रायोजक मुख्य दर्शक होते हैं। वे प्रायोजित कार्यक्रम की पात्रता का आकलन करना चाहते हैं। तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि वे क्या चाहते हैं और उन्हें सबसे ज्यादा दिलचस्पी है।
- अद्वितीय ईवेंट और प्रायोजकों के संबंध में विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए ईवेंट रिपोर्ट को कस्टमाइज़ करें। एक रिपोर्ट न लिखें जैसे कि यह एक प्रकार के दर्शकों के उद्देश्य से थी। आपकी ईवेंट रिपोर्ट के लिए वरिष्ठ अधिकारी और वित्तीय प्रबंधक भी एक अन्य दर्शक हैं।
चरण 2. पूरे आयोजन के दौरान आवश्यक जानकारी की निगरानी के लिए एक प्रक्रिया बनाएं।
आप केवल स्मृति पर भरोसा नहीं कर सकते।
- अधिक विशिष्ट और सबसे बढ़कर, अधिक प्रभावी रिपोर्ट बनाने के लिए ईवेंट के पहले, दौरान और बाद में महत्वपूर्ण जानकारी की निगरानी करें। यह विधि आपको समयरेखा के अनुसार रिपोर्ट संकलित करने की भी अनुमति देती है।
- जरूरत पड़ने पर (इंटर्न सहित) कई लोगों की मदद से चल रहे डेटा संग्रह के संचालन पर विचार करें। संक्षेप में, रिपोर्टिंग को घटना के पूरा होने की प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए।
चरण 3. रिपोर्ट को मुख्य बिंदुओं पर सारांशित करें।
घटना रिपोर्ट के साथ समस्याओं में से एक यह है कि वे एजेंडे को बहुत कम कवर करते हैं या मीठे बयानों पर ध्यान केंद्रित करते हैं। ऐसा मत करो। मुख्य बिंदुओं को स्पष्ट रूप से और विश्लेषणात्मक रूप से उजागर करना एक अच्छा विचार है।
- अधिक विस्तार से चर्चा करने के लिए घटना के कुछ महत्वपूर्ण भागों का चयन करें। तीन चीजें खोजें जो सबसे अधिक सफलतापूर्वक हुईं, और तीन बिंदु जिन्होंने सबसे अधिक आश्चर्यचकित किया।
- रिपोर्ट को महत्वहीन विवरणों से न भरें, जैसे कि लंच मेनू या संपूर्ण मुख्य प्रस्तुति का विस्तृत सारांश। आपको उन चीजों को शामिल करना होगा जो महत्वपूर्ण हैं।
3 का भाग 2: रिपोर्ट में सही सामग्री डालना
चरण 1. एक कार्यकारी सारांश लिखें।
घटना रिपोर्ट में एक सिंहावलोकन शामिल होना चाहिए जो पूरी रिपोर्ट का संक्षिप्त संस्करण है। इवेंट रिपोर्ट के परिचय के रूप में कार्यकारी सारांश के बारे में सोचें।
- आप दो रिपोर्टें बना सकते हैं, एक कार्यकारी सारांश जो घटना के परिणाम में रुचि रखने वाले लोगों के लिए बनाया गया है, और कार्यक्रम की तैयारी, निष्पादन और प्रायोजित करने में शामिल लोगों के लिए एक अधिक विस्तृत रिपोर्ट है।
- कार्यकारी सारांश में, आपको प्रमुख वस्तुओं और परिणामों पर चर्चा और ध्यान केंद्रित करना चाहिए। कार्यकारी सारांश संक्षिप्त होना चाहिए, केवल एक या दो पृष्ठ। रिपोर्ट में घटना के प्रमुख तत्वों का सारांश होना चाहिए, और डेटा की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल होनी चाहिए
चरण 2. अपनी रिपोर्ट में गहन दृश्य सहायता शामिल करें।
अक्सर रिपोर्टें अधिक प्रभावी होती हैं जब उनमें ऐसे ग्राफ़ शामिल होते हैं जो केवल पाठक को संख्याओं के एक समूह की रिपोर्ट करने के बजाय सांख्यिकीय प्रवृत्तियों को दर्शाते हैं।
- यदि ईवेंट में कोई नया उत्पाद शामिल है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप उस उत्पाद की एक फ़ोटो शामिल करें। घटना के दौरान पल दिखाने वाली तस्वीरें रिपोर्ट के पाठक को घटना के बारे में एक विचार प्राप्त करने में मदद कर सकती हैं। रिपोर्ट में प्रलेखित होने के लिए घटना में प्रायोजक की भागीदारी दिखाते हुए तस्वीरें लेने का प्रयास करें। फिर से, यह कार्य घटना के पूरा होने की प्रतीक्षा नहीं कर सकता।
- आप साइट पर होने वाले नमूने, प्रतिकृतियां और अन्य उदाहरण भी शामिल कर सकते हैं। प्रायोजित कूपन आदि प्राप्त करने वाले लोगों की संख्या की रिपोर्ट करें। मीडिया में, दर्शकों के लिए, प्रायोजकों के लिए घटना द्वारा उत्पन्न ऑन-साइट और ऑफ-साइट एक्सपोजर का दस्तावेजीकरण करें।
चरण 3. सभी विज्ञापन और मीडिया एक्सपोजर का दस्तावेजीकरण करें।
हम अनुशंसा करते हैं कि आप परिणामी मीडिया की तुलना घटना के घोषित उद्देश्यों से करें।
- दैनिक समाचार पत्रों के वितरण और विज्ञापन रेटिंग की संख्या के अलावा, प्रिंट विज्ञापनों और लेखों पर ध्यान दें जिनमें प्रायोजक का नाम और विज्ञापन शामिल है।
- दस्तावेज़ टेलीविजन विज्ञापनों, सार्वजनिक घोषणाओं, दर कार्ड और रेटिंग कार्ड मूल्यों, और समाचार कवरेज।
- रेडियो दस्तावेज़ीकरण, रेट कार्ड विज्ञापन, विज्ञापन और प्रचार के लिए ग्रेड, लेखा परीक्षित रिपोर्ट आदि को न भूलें।
चरण 4. घटना के उद्देश्य का एक विवरण शामिल करें।
आपको घटना के उद्देश्यों को परिणाम से जोड़ना होगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप घटना के मूल मिशन और उद्देश्यों की याद दिलाते हैं।
- आप घटनाओं की एक कार्यक्रम सूची शामिल कर सकते हैं। आपको यह भी चर्चा करनी चाहिए कि आयोजन के दौरान प्रमुख प्रतिभागी कौन होंगे। हालाँकि, इसे छोटा रखें।
- सुनिश्चित करें कि आप घटना के विशिष्ट प्रमुख परिणामों को पंजीकृत करने और चर्चा करने और पंजीकृत परिणामों के साथ उनका मिलान करने में बहुत समय व्यतीत करते हैं। यथार्थवादी बनें, और उन चीजों को मीठा न करें जो उस तरह से काम नहीं करती हैं जैसे उन्हें करना चाहिए।
चरण 5. घटना रिपोर्ट से वित्तीय जानकारी शामिल करें।
आपको घटना के चालू बजट और वास्तविक खर्चों की विस्तृत चर्चा प्रदान करनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपने अपने बजट की तुलना वास्तविक खर्चों से की है, साथ ही कुछ ऐसी चीजों पर प्रकाश डाला है जो अच्छी तरह से चल रही हैं और जिन क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है
- आपको विपणन और प्रचार गतिविधियों की लागत, कर्मचारियों के खर्च और प्रायोजन लागतों सहित किसी भी लागत को भी आइटम करना चाहिए। हम अनुशंसा करते हैं कि आप एक विस्तृत बजट बनाएं। वित्त प्रबंधक और वरिष्ठ अधिकारी आपके खर्च के निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए सबूत देखना चाहेंगे।
- आय गणना शामिल करें, उदाहरण के लिए टिकट, प्रायोजकों और प्रदर्शनियों से। हालांकि, सुनिश्चित करें कि आप वास्तविक राजस्व की तुलना पूर्वानुमानों से करते हैं।
चरण 6. पाठक के लिए प्रासंगिक आँकड़े शामिल करें।
अपनी रिपोर्ट को मीठी जानकारी से न भरने दें। ईवेंट में भाग लेने वाले लोगों की संख्या उस डेटा में से एक है जिसे आपको शामिल करने की आवश्यकता है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप रिपोर्ट में मापने योग्य डेटा प्रदान करें।
- सांख्यिकी और अन्य संबंधित डेटा जिन्हें शामिल किया जा सकता है जैसे बिक्री की संख्या और किसी विशेष बूथ पर आगंतुकों की संख्या। प्रदान किया गया डेटा पूर्ण होने पर ईवेंट रिपोर्ट अधिक विश्वसनीय होगी। प्रतिभागियों/आगंतुकों के संबंध में जानकारी शामिल करें। जनसांख्यिकी, विज़िटर संख्याएं, और विज़िटर शोध परिणाम शामिल करें (उदा. खरीदारी की आदतें).
- प्रायोजित अभियानों के साथ-साथ गैर-लाभकारी संस्थाओं को दान देने वाले लोगों की संख्या की रिपोर्ट करें। आर्थिक प्रभाव और कर्मचारी भागीदारी का दस्तावेजीकरण करें।
चरण 7. गुणात्मक तत्वों को शामिल करें जो डेटा को प्रासंगिक बनाते हैं।
आपकी रिपोर्ट में कुछ आंकड़े शामिल होने चाहिए, लेकिन संदर्भ से संबंधित फ़ीडबैक प्रदान करने के लिए आपको लोगों के उद्धरणों की भी आवश्यकता होगी।
- उपस्थित लोगों और इवेंट टीम के सदस्यों से फीडबैक और फीडबैक इकट्ठा करें ताकि इवेंट की सफलता का आकलन केवल इवेंट रिपोर्ट लेखकों से ही न हो। यह आपकी रिपोर्ट को अधिक विश्वसनीय बनाता है।
- तीसरे पक्ष के शोध को शामिल करने पर भी विचार करें। मीडिया के प्रदर्शन को महत्व देना इस बात का एक उदाहरण है कि तीसरे पक्ष क्या शोध कर सकते हैं।
- अंतरिक्ष मूल्य और घटना की तैयारी। आपको किसी अन्य व्यक्ति के दृष्टिकोण से साइट की प्रभावशीलता और तैयारी का आकलन करने के लिए समय निकालना चाहिए। चर्चा करें कि सम्मेलनों, आयोजनों आदि के लिए स्थान का उपयोग कैसे करें।
3 का भाग 3: घटना रिपोर्ट को पूरा करना
चरण 1. समय पर एक घटना की रिपोर्ट करें।
घटना के बाद जितनी जल्दी हो सके रिपोर्ट लिखने और प्रकाशित करने का प्रयास करें। सुनिश्चित करें कि आपने इसे अपने कैलेंडर पर शेड्यूल किया है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह समय पर है। कुछ लोग घटना के 30 दिन बाद रिपोर्ट प्रकाशित करने की सलाह देते हैं, लेकिन अन्य लोगों का तर्क है कि रिपोर्ट को घटना के कुछ दिनों बाद ही प्रकाशित किया जाना चाहिए।
- जब भी समय सीमा हो, सुनिश्चित करें कि आप इसे याद नहीं करते हैं। शायद, आप किसी एजेंसी के लिए एक इवेंट रिपोर्ट लिख रहे हैं जिसका अनुरोध किसी विशेष क्लाइंट द्वारा किया गया है। सभी अनुरोधों पर ध्यान दें।
- संक्षेप में, आपके दर्शक एक संपूर्ण और समय पर रिपोर्ट की अपेक्षा करते हैं। इसलिए, ऐसी रिपोर्ट बनाएं जो उम्मीदों पर खरी उतरें और बासी होने के लिए बहुत लंबा इंतजार न करें।
चरण 2. अपनी घटना रिपोर्ट की समीक्षा करें।
सुनिश्चित करें कि ईवेंट रिपोर्ट अच्छे व्याकरण का उपयोग करती है और गलत वर्तनी, विराम चिह्न और अन्य त्रुटियों से मुक्त है।
- सुनिश्चित करें कि आपके उत्तर उथले नहीं हैं। एक सामान्य नियम के रूप में, आपको "दिखाओ, बताओ मत" लेखन तकनीक का उपयोग करना चाहिए। इसका मतलब है कि आपको रिपोर्ट में दिए गए सामान्य बिंदुओं का समर्थन करने के लिए कुछ विशिष्ट उदाहरण प्रदान करने चाहिए।
- अपने दर्शकों को मत भूलना, और सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट का लेखन औपचारिक और पेशेवर दिखता है। घटना रिपोर्ट अनौपचारिक दस्तावेज नहीं हैं; घटना की खरीद की व्यवहार्यता निर्धारित करने के लिए यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है, इसलिए इसे आधिकारिक होना चाहिए।
टिप्स
- अपनी जरूरत से ज्यादा फोटो लें। अधिक विकल्प, बेहतर।
- जब आप नेताओं और योजनाकारों से उद्धरण एकत्र करते हैं, तो सीधे उनके पास न जाएं। वे वे लोग हैं जो घटना समाप्त होने के बाद भी लंबे समय तक मौजूद हैं। सबसे अच्छा यह होगा कि आप भीड़ में मौजूद लोगों से अपना प्रश्न पूछें क्योंकि वे सबसे पहले बाहर निकलेंगे। साथ ही, अगर स्पीकर या इवेंट लीडर व्यस्त है तो उसे परेशान न करें। उनसे बाद में पूछताछ की जा सकेगी।
- उद्धरण एकत्र करते समय, बातचीत को सामान्य रखें और स्वाभाविक रूप से प्रश्न पूछते रहें जब तक कि दूसरा व्यक्ति अपने मन की बात कहने को तैयार न हो।
- अपनी आवश्यकता से अधिक उद्धरण एकत्र करें। अधिक बेहतर।
- एक अच्छी फ़ोटो दिखा सकती है कि ईवेंट कैसा रहा या लोगों ने ईवेंट पर कैसी प्रतिक्रिया दी।
- ऐसे फ़ोटो लेने का प्रयास करें जो समग्र रूप से ईवेंट की बड़ी तस्वीर दिखाते हों, जिसमें भीड़ की फ़ोटो और एक छवि में स्पीकर शामिल हों, ताकि पाठकों को ईवेंट की भयावहता दिखाई दे।
