क्या आपने पहले कभी औपचारिक आवेदन पत्र लिखा है? औपचारिक आवेदन पत्र आमतौर पर कई कारणों से बनाए जाते हैं, जैसे कि ऋण एकत्र करना, मदद मांगना, या किसी और से कुछ विशिष्ट करने के लिए कहना। आदर्श रूप से, आवेदन पत्र एक पृष्ठ से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, आपके अनुरोध को सही वाक्य के साथ समाप्त करते हुए सीधे, स्पष्ट, आत्मविश्वास और सीधे तरीके से संप्रेषित किया जाना चाहिए। तो, आवेदन पत्र को बंद करने के लिए सही वाक्य क्या है? सामान्य तौर पर, पत्र का समापन वाक्य पत्र के उद्देश्य और पत्र के प्राप्तकर्ता की पहचान पर बहुत निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि पत्र किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित है जिसे आप व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो बेझिझक इसे और अधिक आकस्मिक स्वर के साथ समाप्त करें। इस बीच, यदि पत्र एक व्यावसायिक उद्देश्य से लिखा गया है, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे अधिक औपचारिक स्वर के साथ समाप्त करते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: व्यक्तिगत आवेदन समाप्त करना
चरण 1. विनम्र भाषा शैली का प्रयोग करें।
एक व्यक्तिगत आवेदन पत्र में, आम तौर पर पत्र लेखक के लिए यह आवश्यक होता है कि वह पहले अपने आवेदन के पीछे के कारणों को प्रदान करे, फिर आवेदन को सीधे, स्पष्ट और विशिष्ट तरीके से बताए। एक विनम्र और कम मांग वाले शहर की पसंद का उपयोग करना न भूलें, जैसे "क्या आप चाहेंगे" या "क्या आप चाहेंगे" ताकि पत्र प्राप्त करने वाला आपके अनुरोध से अभिभूत महसूस न करे।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "क्या आप मेरी बहन के साथ किसी चैरिटी कार्यक्रम में जाने का मन करेंगे, ताकि उसे अकेले बाहर न जाना पड़े?"
चरण 2. अपने अनुवर्ती अनुरोध को एक नए अनुच्छेद में प्रस्तुत करें।
यदि आपको किसी निश्चित समय पर उत्तर प्राप्त करने की आवश्यकता है, या यदि प्राप्तकर्ता को अनुरोध से संबंधित कुछ और करने की आवश्यकता है, तो कृपया इसे एक अलग पैराग्राफ में शामिल करें। इस प्रकार, पत्र के प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि अनुवर्ती आवेदन माध्यमिक है, लेकिन अभी भी मुख्य आवेदन से संबंधित है।
फिर भी उसी उदाहरण के साथ, आप एक अनुवर्ती अनुरोध शामिल कर सकते हैं, जैसे "हम वास्तव में इसकी सराहना करेंगे यदि आप उसे एक चैरिटी कार्यक्रम में जाने के लिए घर पर उठाएंगे और बाद में उसे छोड़ देंगे।"
चरण 3. अनुरोध पर विचार करने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद।
अपना अनुरोध सबमिट करने के बाद, पत्र के प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देते हुए एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें। आप चाहें तो यह भी बताएं कि उनकी मदद आपके लिए कितनी महत्वपूर्ण और सार्थक है।
उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा शामिल कर सकते हैं, “हमारी मदद करने के लिए तैयार रहने के लिए आपका बहुत-बहुत धन्यवाद। आपकी मदद मेरी बहन के लिए बहुत उपयोगी होगी जो चैरिटी कार्यक्रम में भाग लेने के लिए उत्सुक है।"
चरण 4. कोई भी अतिरिक्त जानकारी शामिल करें जिसे प्राप्तकर्ता को जानने की आवश्यकता हो सकती है।
यदि आपका अनुरोध किसी विशिष्ट तरीके से, या किसी विशिष्ट तिथि और समय पर किया जाना है, तो कृपया धन्यवाद देने के बाद इसे शामिल करें। इसके अलावा, आप संपर्क जानकारी भी शामिल कर सकते हैं, यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहले आपसे संपर्क करना चाहता है।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "आपकी जानकारी के लिए, मेरी बहन को कार्यक्रम शुरू होने से पहले आयोजकों से मिलना होगा। इसलिए, उन्हें कम से कम एक घंटे पहले कार्यक्रम स्थल पर पहुंचना होगा।"
युक्ति:
अतिरिक्त जानकारी शामिल करने के बाद, फिर से धन्यवाद कहना न भूलें। ऐसा करने से, पत्र प्राप्त करने वाले को अनुरोध का बोझ महसूस नहीं होगा, या यह भी महसूस नहीं होगा कि उसकी दयालुता का आपके द्वारा फायदा उठाया जा रहा है।
चरण 5. पत्र के अंत में अपना नाम लिखने से पहले एक समापन अभिवादन शामिल करें।
एक व्यक्तिगत आवेदन पत्र के अंत में शामिल करने के लिए "सलाम" जैसे एक साधारण समापन अभिवादन उपयुक्त है। यदि आप और पत्र के प्राप्तकर्ता करीब या करीब हैं, तो कृपया "अभिवादन" या "हमेशा प्यार" जैसे समापन अभिवादन के एक गर्म स्वर का उपयोग करें।
समापन अभिवादन के बाद अल्पविराम जोड़ें, फिर अपने हस्ताक्षर के लिए दो खाली लाइनें छोड़ दें। इन दो रिक्त पंक्तियों के बाद अपना पूरा नाम शामिल करें।
विधि 2 का 2: व्यावसायिक अनुप्रयोग समाप्त करना
चरण 1. पत्र के मुख्य भाग में अपना आवेदन निर्दिष्ट करें।
व्यवसाय, पेशेवर और शैक्षणिक उद्देश्यों के लिए औपचारिक आवेदन पत्र लिखते समय, शुरुआत से ही पत्र के उद्देश्य को शामिल करना याद रखें। यदि संभव हो, तो अपना अनुरोध विशेष रूप से पत्र के पहले वाक्य में करें, न कि अंत में।
चूंकि आपके अनुरोध को पत्र की शुरुआत में समझाया गया था, इसलिए पत्र के अंत में इसे दोहराने की कोई आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. प्राप्तकर्ता को समय और ध्यान देने के लिए धन्यवाद।
एक नए पैराग्राफ में, प्राप्तकर्ता को अपना बहुमूल्य समय पढ़ने और आपके अनुरोध पर विचार करने के लिए धन्यवाद देते हुए एक छोटा वाक्य लिखें। सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि आप उसकी इच्छा की सराहना करते हैं।
उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा शामिल कर सकते हैं, "मेरे अनुरोध पर विचार करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। मैं वास्तव में इसकी प्रशंसा करता हूँ।"
युक्ति:
समय और ध्यान के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देने के बाद, यदि आवश्यक हो तो आप "असुविधा के लिए खेद है" जैसे माफी भी जोड़ सकते हैं।
चरण 3. वह समय सीमा प्रदान करें जिसे प्राप्तकर्ता को जानना आवश्यक है।
यदि आपको किसी निश्चित समय तक पत्र का उत्तर प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता को दिनांक और समय प्रदान करना न भूलें। कुछ मामलों में, आपको समय सीमा निर्धारित करने के महत्व के लिए एक संक्षिप्त तर्क प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है।
उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा शामिल कर सकते हैं, "अचानक होने के लिए क्षमा करें, लेकिन मुझे सोमवार, 22 अप्रैल से पहले आपके उत्तर की आवश्यकता है, क्योंकि मैंने उस दिन पहले ही अपना हवाई जहाज का टिकट बुक कर लिया था, और केवल 2 सप्ताह (आपके शहर का नाम) पर वापस आऊंगा। उसके बाद।"
चरण 4. संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि प्राप्तकर्ता आपके प्रश्न होने पर आपसे संपर्क कर सकें।
पत्र के प्राप्तकर्ता को आसानी से और जल्दी से आपसे संपर्क करने में मदद करें, खासकर यदि आपको निकट भविष्य में उत्तर की आवश्यकता है। चाल, बस संपर्क जानकारी शामिल करें जिसे वह काम के घंटों के दौरान आसानी से संपर्क कर सकता है।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझे कार्यालय नंबर: 222-123-4567 पर कॉल करें।"
चरण 5. औपचारिक और विनम्र समापन अभिवादन के साथ पत्र समाप्त करें।
समापन अभिवादन के कुछ उदाहरण जिन्हें आप औपचारिक व्यावसायिक आवेदन पत्र में शामिल कर सकते हैं, वे हैं "ईमानदारी से" या "अभिवादन"। समापन अभिवादन के बाद, अल्पविराम जोड़ना न भूलें, फिर अपने हस्ताक्षर के लिए दो रिक्त पंक्तियाँ छोड़ दें। इन दो रिक्त पंक्तियों के बाद अपना पूरा नाम शामिल करें।
यदि आपको अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है, जैसे विशिष्ट कार्य शीर्षक या पहचान संख्या, तो कृपया इसे अपने पूरे नाम के ठीक नीचे जोड़ें।
टिप्स
- पत्र को प्रिंट करने और हस्ताक्षर करने से पहले उसे संपादित करना न भूलें। याद रखें, थोड़ी सी भी गलती आपकी विश्वसनीयता को नुकसान पहुंचा सकती है और पत्र के प्राप्तकर्ता द्वारा आपके अनुरोध को पूरा नहीं करने का जोखिम उठा सकती है।
- पत्र की एक प्रति अपनी व्यक्तिगत फाइल में रखें, कम से कम जब तक आपका आवेदन पूरा नहीं हो जाता।
- यदि आप डाक सेवा के बजाय इंटरनेट के माध्यम से एक पत्र भेजने की योजना बना रहे हैं, तो उपयोग किया जाने वाला प्रारूप वास्तव में वही है। पत्र के अंत में, हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें, भले ही इसे बाद में खाली कर दिया गया हो, जब तक कि आपके पास एक डिजिटल हस्ताक्षर न हो जिसे आप संलग्न कर सकते हैं।
