माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विभिन्न विशेषताएं हैं और उनमें से एक स्वचालित रूप से रिपोर्ट तैयार कर रहा है। आप रिपोर्ट जनरेशन को स्वचालित करते हुए कार्यपुस्तिका में दूसरों के लिए डेटा दर्ज करने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए इंटरैक्टिव स्प्रैडशीट बना सकते हैं। इन दोनों विशेषताओं के लिए Visual Basic के पर्याप्त ज्ञान की आवश्यकता होती है। दोनों कार्यों को करने के चरणों का वर्णन नीचे किया गया है।
कदम
विधि 1: 2 में से एक इंटरएक्टिव स्प्रेडशीट बनाना
चरण 1. स्प्रेडशीट का लेआउट निर्धारित करें।
स्प्रैडशीट का लेआउट किया जाना चाहिए ताकि अन्य लोग डेटा दर्ज करने के लिए आवश्यक फ़ील्ड ढूंढ सकें।
स्प्रेडशीट लेआउट क्षैतिज या लंबवत रूप से रखे जा सकते हैं। अधिकांश उपयोगकर्ताओं को लंबवत लेआउट के साथ काम करना आसान लगता है, खासकर यदि स्प्रेडशीट मुद्रित की जाएगी।
चरण 2. स्प्रेडशीट के लिए टेक्स्ट लेबल बनाएं।
प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर और उस कॉलम में प्रत्येक सेल के बाईं ओर एक लेबल लिखें, जिसे आप डेटा प्रविष्टि के रूप में उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।
चरण 3. alt=""Image" और F11 कुंजियों को एक साथ दबाएं।</h4" />
यह कुंजी संयोजन Microsoft Visual Basic संपादक को खोलेगा।
चरण 4। ऊपर बाईं ओर "प्रोजेक्ट-वीबीए प्रोजेक्ट" फलक में "यह कार्यपुस्तिका" पर डबल-क्लिक करें।
कोड लिखने के लिए एक विंडो संपादक के मुख्य भाग में दिखाई देगी।
चरण 5. सम्मिलित करें मेनू से "प्रक्रिया" चुनें।
प्रक्रिया जोड़ें संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 6. नाम फ़ील्ड में प्रक्रिया का नाम दर्ज करें।
प्रक्रिया के लिए एक सार्थक नाम दर्ज करें, जैसे "SumExpenses" यदि स्प्रेडशीट का उपयोग यात्रा व्यय की रिपोर्ट करने के लिए किया जाएगा। संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।
- प्रक्रिया नामों में रिक्त स्थान नहीं हो सकते हैं, लेकिन रिक्त स्थान को बदलने के लिए अंडरस्कोर (_) का उपयोग कर सकते हैं।
- प्रक्रिया जोड़ें संवाद बॉक्स बंद होने के बाद, प्रक्रिया के नाम के बाद "सार्वजनिक उप" लेबल वाली एक पंक्ति दिखाई देगी। उस लाइन के नीचे एक स्पेस और शब्द "एंड सब" है।
चरण 7. स्प्रैडशीट में प्रत्येक इनपुट फ़ील्ड के लिए कोड दर्ज करें।
आप प्रत्येक प्रविष्टि के लिए कोड की दो पंक्तियाँ लिखेंगे।
- कोड की पहली पंक्ति "रेंज ("सेलनाम") के रूप में है। चयन करें, "सेलनाम" उस सेल का प्रतिनिधित्व करता है जहां इनपुट दर्ज किया गया है। उस सेल का नाम भरें जो टेक्स्ट लेबल के ठीक दाईं ओर है। यदि टेक्स्ट लेबल सेल A2 में है, तो इनपुट के लिए फ़ील्ड सेल B2 (रेंज ("B2") है। चुनें)। सेल नाम से पहले और बाद में उद्धरण चिह्न अभी भी इस स्तर पर लिखे गए हैं, लेकिन अब पूर्ण कोड विवरण में शामिल नहीं हैं।
- दूसरी पंक्ति में कोड "ActiveCell. Value = InputBox("InputPrompt")" है। "इनपुटप्रॉम्प्ट" उस पाठ का प्रतिनिधित्व करता है जो उपयोगकर्ता को इनपुट सेल में प्रवेश करने के लिए डेटा के प्रकार के बारे में सूचित करता दिखाई देगा। उदाहरण के लिए, यदि इनपुट सेल भोजन के खर्चों से भरा होगा, तो "इनपुटप्रॉम्प्ट" को "टिप्स सहित भोजन के लिए कुल खर्च दर्ज करें" से बदलें। (इनपुट निर्देश पाठ के लिए उद्धरण चिह्न अभी भी शामिल हैं, जबकि आदेश के पहले और बाद के उद्धरण चिह्नों को लिखने की आवश्यकता नहीं है।)
चरण 8. प्रत्येक गणना क्षेत्र के लिए कोड दर्ज करें।
फिर से उपयोग की जाने वाली दो लाइनें पहले की तरह ही हैं, लेकिन इस बार ActiveCell. Value एक संख्यात्मक फ़ंक्शन की गणना है, उदाहरण के लिए SUM, जहां फ़ंक्शन इनपुटबॉक्स फ़ंक्शन का उपयोग इनपुट निर्देशों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
चरण 9. अपनी सहभागी स्प्रैडशीट को सहेजने के लिए कोड की एक पंक्ति जोड़ें।
प्रारूप "ActiveWorkbook. SaveAs Filename:="Filename.xls" है। "फाइलनाम" इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट का नाम है। ("फाइलनाम.xls" के पहले और बाद में उद्धरण चिह्न लिखे रहते हैं, जबकि सभी कमांड के लिए उद्धरण चिह्न हैं आवश्यक नहीं।)
यदि आप Microsoft Excel संस्करण 2007 या बाद के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो ".xls" के बजाय ".xlsx" का उपयोग करें। हालांकि, अगर एक्सेल 2003 और उससे नीचे के संस्करण वाले इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट उपयोगकर्ता हैं, तो वे रीडर प्लग-इन के बिना स्प्रेडशीट का उपयोग नहीं कर पाएंगे।
चरण 10. alt=""Image" और Q कुंजियां एक साथ दबाएं।</h4" />
Visual Basic संपादक बंद हो जाएगा।
चरण 11. alt=""Image" और F8 कुंजियां एक साथ दबाएं।</h4" />
मैक्रो डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 12. मैक्रो सूची में प्रक्रिया के नाम पर क्लिक करें।
यदि बनाई गई प्रक्रिया सूची में केवल एक है, तो यह स्वचालित रूप से चुनी जाएगी।
चरण 13. विकल्प बटन पर क्लिक करें।
आपको Ctrl कुंजी के साथ शॉर्टकट के रूप में उपयोग करने के लिए एक कीबोर्ड वर्ण दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। एक अर्थपूर्ण अक्षर चुनें जिसका उपयोग शॉर्टकट वर्ण के रूप में नहीं किया गया है, जैसे "प्रविष्टि" के लिए "ई"।
चरण 14. मैक्रो विकल्प संवाद को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
अब आप उपयोगकर्ताओं को सहभागी स्प्रैडशीट वितरित कर सकते हैं. इसे खोलने के बाद, उपयोगकर्ता प्रविष्टियां करने के लिए शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग कर सकता है और डेटा भरने के लिए आपके द्वारा बनाए गए निर्देशों का पालन कर सकता है।
विधि २ का २: रिपोर्ट जनरेशन को स्वचालित करें
चरण 1. PivotTable में एक रिपोर्ट बनाएं।
PivotTables को डेटा को सारांशित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है ताकि आप संख्याओं की तुलना कर सकें और रुझानों की पहचान कर सकें। PivotTable को उस डेटा से संबंधित होना चाहिए जो किसी डेटा प्रोसेसर में है या किसी विशिष्ट डेटाबेस से आयात किया गया है।
चरण 2. रिपोर्ट को खोलने और बंद करने के लिए एक Visual Basic स्क्रिप्ट लिखें।
स्क्रिप्ट नीचे सूचीबद्ध विभिन्न कार्यों को करने में सक्षम होनी चाहिए। प्रत्येक फ़ंक्शन को उसके कार्यान्वयन के लिए कोष्ठक में दिए गए कोड के बाद वर्णित किया जाएगा। वास्तविक कोड लिखते समय, इसे एक ही ब्लॉक में लिखें, उदाहरण में नाम को अपने स्वयं के साथ बदलें, और कोड नमूने की शुरुआत और अंत में कोष्ठक शामिल न करें।
- स्प्रैडशीट को केवल पढ़ने के लिए मोड में खोलें। [मंद XLAppSet XLApp = CreateObject("Excel. App")xlapp.visible=falsexlapp.workbooks.open \excelloc\filename.xls, 3,]
- डेटा को पुनः लोड करें और रिपोर्ट को सहेजें, इस उदाहरण में इसे दिनांक कैप्शन के साथ PDF के रूप में सहेजा गया है। [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, \pdfloc\reportname_ और डेटपार्ट ("yyyy, Now ()) और "-" और राइट ("0" और डेटपार्ट ("एम", अब ()), 2) और "-" राइट ("0" और डेटपार्ट ("डी", अब ()), 2) और ".पीडीएफ"] यदि आउटपुट दस्तावेज़ प्रारूप अलग है, तो ".pdf" प्रारूप को इसके साथ बदलें वांछित के रूप में उचित विस्तार।
- स्प्रैडशीट को सहेजे बिना बंद कर दें, फिर एक्सेल को बंद कर दें। [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- यदि स्प्रैडशीट को Excel 2007 और बाद के XML-आधारित प्रारूप में सहेजा गया है, तो स्प्रैडशीट के अंत में ".xls" के बजाय ".xlsx" का उपयोग करें।
चरण 3. Visual Basic स्क्रिप्ट प्रारंभ करने के लिए एक बैच स्क्रिप्ट लिखें।
स्क्रिप्ट लिखने का उद्देश्य यह है कि विजुअल बेसिक स्क्रिप्ट अपने आप चल सकें। बैच स्क्रिप्ट के बिना, वीबी स्क्रिप्ट को मैन्युअल रूप से चलाना होगा।
स्क्रिप्ट निम्नलिखित प्रारूप में लिखी गई है, इस उदाहरण में दिए गए नाम के लिए आपके स्वयं के फ़ोल्डर नाम और फ़ाइल नाम के स्थान पर: [cscript /nologo \fileloc\script.vbs]
चरण 4. यह सुनिश्चित करने के लिए बैच स्क्रिप्ट लिखें कि आउटपुट फ़ाइल बनाई गई के रूप में मौजूद है।
आपकी स्क्रिप्ट को नीचे दिए गए कार्य करने चाहिए। प्रत्येक फ़ंक्शन को लागू करने के लिए कोष्ठक में दिए गए कोड का पालन किया जाएगा। वास्तविक कोड लिखते समय, इसे एक ही ब्लॉक में लिखें, उदाहरण में नाम को अपनी आवश्यकता के नाम से बदलें, और नमूना कोड के आरंभ और अंत में कोष्ठक शामिल न करें।
- जांचें कि क्या कोई आउटपुट फ़ाइल है। [के लिए /f "टोकन=2-4 delims=/" %%a in ('date /t') rreport=reportname_%%c-%%a-%%b.pdf) सेट करें] यदि आउटपुट फ़ाइल स्वरूप PDF नहीं है, ".pdf" को उपयुक्त एक्सटेंशन से बदलें।
- यदि आउटपुट फ़ाइल/रिपोर्ट मौजूद है, तो इसे ईमेल के रूप में उस व्यक्ति को भेजें जिसे इसकी आवश्यकता है। [यदि मौजूद है \pdfloc\%rreport% (sendmail -f [email protected] -t प्राप्तकर्ता@recipientdomain.com -u शेड्यूल्ड रिपोर्ट -m रिपोर्ट %%report% संलग्न है। -a \pdfloc\%rreport% -s आपका सर्वर: पोर्ट -एक्सयू उपयोगकर्ता नाम -एक्सपी पासवर्ड)]
- यदि आउटपुट फ़ाइल/रिपोर्ट निर्दिष्ट स्थान पर मौजूद नहीं है, तो एक प्रक्रिया बनाएं ताकि यह आपको संदेश भेज सके कि वितरण विफल रहा। [अन्यथा (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u रिपोर्ट नहीं चली -m फाइल %rreport% \pdfloc\ -s yourserver:port -xu यूज़रनेम -xp पासवर्ड में मौजूद नहीं है)]
चरण 5. सुनिश्चित करें कि "डेस्कटॉप" फ़ोल्डर कंप्यूटर पर है।
आपको 32-बिट और 64-बिट सिस्टम दोनों के लिए डेस्कटॉप फ़ोल्डर के अस्तित्व को सत्यापित करना होगा। अन्यथा, एक्सेल और स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से खोला जाना चाहिए।
- 32-बिट सिस्टम स्थान: c:\windows\system32\config\systemprofile
- 64-बिट सिस्टम स्थान: c:\windows\syswow64\config\systemprofile
चरण 6. आवश्यकतानुसार स्क्रिप्ट चलाने के लिए कार्य शेड्यूल करें।
बैच स्क्रिप्ट को क्रमिक रूप से और लगातार निष्पादित किया जाना चाहिए, भले ही कोई भी कंप्यूटर का उपयोग न कर रहा हो। विशेषाधिकारों को उच्चतम संभव सेटिंग पर सेट किया जाना चाहिए।
