सभी ने निराश महसूस किया होगा क्योंकि उन्होंने कुछ खरीदा या ऑर्डर किया लेकिन उन्हें वह नहीं मिला जो वे चाहते थे। इस तरह की घटनाएं कभी-कभी परेशान करने लायक नहीं होती हैं, लेकिन कई बार शिकायत करना सही होता है। यदि आप कोई शिकायत करना चाहते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि शिकायत का भुगतान हो, चाहे वह पैसे वापस हो, एक प्रतिस्थापन वस्तु हो, या माफी हो। कम भावनात्मक लेकिन उपयोगी शिकायत करने का तरीका जानने के लिए नीचे दी गई मार्गदर्शिका पढ़ें।
कदम
विधि 1 में से 2: शिकायत शुरू करना
चरण 1. सुनिश्चित करें कि आपकी शिकायत सुनी गई है।
यदि आपको लगता है कि आपको वह नहीं मिल रहा है जो आप चाहते हैं या आपके साथ बुरा व्यवहार किया जा रहा है, तो आपको बोलना चाहिए ताकि आपकी समस्या का समाधान हो सके। थोड़ा धक्का-मुक्की करने के लिए तैयार रहें और अपने तर्क का बचाव करें। यदि आप अपनी बात नहीं रखते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि आपकी शिकायत को आसानी से नजरअंदाज कर दिया जाएगा।
चरण 2. तुरंत शिकायत करें।
जब तक घटना आपकी स्मृति में ताजा है तब तक शिकायत करें और इसमें शामिल लोग अभी भी घटनास्थल पर हैं। यदि आप प्रतीक्षा करते हैं और बाद में करते हैं, तो शिकायत करना थोड़ा और कठिन हो जाएगा। उसी दिन शिकायत करने का प्रयास करें जिस दिन घटना या घटना का दिन होता है। यदि यह संभव नहीं है, तो इसे उसी सप्ताह या महीने में करें। संक्षेप में, जितनी जल्दी, बेहतर।
चरण 3. किसी ऐसे व्यक्ति को खोजें जो वास्तव में मदद कर सके।
फ्लाइट अटेंडेंट को फटकारने वाले न बनें क्योंकि आप अपनी ट्रांजिट फ्लाइट से चूक जाएंगे। फ्लाइट अटेंडेंट इसके बारे में कुछ नहीं कर सकती, और आप स्थिति को और खराब कर रहे हैं। आप जिस पहले व्यक्ति से मिलते हैं, उससे तुरंत शिकायत करने के बजाय, पहले अपनी स्थिति के बारे में सोचें और आपकी समस्या का समाधान करने के लिए कौन कुछ कर सकता है, या कम से कम किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क करें जो आपकी मदद कर सके।
- कई स्टोर में एक कर्मचारी के साथ एक सूचना या हेल्प डेस्क होता है जो आपकी समस्या होने पर आपकी मदद के लिए हमेशा तैयार रहता है। इससे पहले कि आप स्टोर कैशियर से तुरंत शिकायत करें, पहले पता करें कि क्या आपके लिए सीधे बात करने के लिए अधिक उपयुक्त व्यक्ति है।
- आप उस व्यक्ति से शुरू कर सकते हैं जो रिकॉर्डिंग करता है, या रेस्तरां वेटर जो आपकी सेवा करता है। लेकिन ये लोग आमतौर पर केवल छोटी-छोटी बातों में ही आपकी मदद कर सकते हैं। यदि आपकी समस्या आपके सूप में कीड़े से बड़ी है या आप टूटे हुए फर्नीचर को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो आपको स्टोर मैनेजर से बात करने की आवश्यकता हो सकती है।
- यदि आप ग्राहक सेवा को कॉल करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास शिकायत करने के लिए है, और सही व्यक्ति से बात करने के लिए कहें।
चरण 4. समस्या और अपने वांछित समाधान का वर्णन करें।
जब आपको बात करने के लिए सही व्यक्ति मिल जाए, तो स्थिति या अपनी शिकायत को स्पष्ट रूप से समझाएं और वांछित समाधान कैसा है। यदि आप अपना पैसा वापस चाहते हैं, तो कृपया राशि निर्दिष्ट करें। यदि समस्या सेवा है और आप स्पष्टीकरण चाहते हैं, तो ऐसा कहें। आपकी शिकायत सुनने वाले लोग समस्या को अधिक आसानी से हल कर सकते हैं यदि आप इसे पूरी तरह से और विशेष रूप से समझा सकते हैं।
- जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं उसका नाम बताएं और अपना परिचय भी दें। एक औपचारिक परिचय दूसरे व्यक्ति को वह क्या कर रहा है उसे रोकने के लिए और आपकी बात ध्यान से सुनने का एक शानदार तरीका है। "नमस्कार, श्रीमान आरिफ, मैं हूँ बूदी। आप कैसे हैं? देखिए, इसमें पाक आरिफ की गलती नहीं है, लेकिन…”
- उससे ऐसे बात करें जैसे वह एक विश्वासपात्र है और आप उसे एक रहस्य बताना चाहते हैं। यह कहकर शुरू करें कि आप समस्या या त्रुटि के लिए व्यक्तिगत रूप से उसे दोष नहीं देते हैं, लेकिन अगर वह इसे हल करने में मदद कर सके तो बहुत खुशी होगी।
चरण 5. मुस्कान।
इस बिंदु पर और अधिक स्पष्ट रूप से जोर नहीं दिया जा सकता है। आपको कभी भी अक्सर मुस्कान नहीं कहा जाएगा। लोग मुस्कुराते हुए किसी को जवाब देने की अधिक संभावना रखते हैं। जब आप मुस्कुराते हैं तो आपको एक दयालु और विनम्र प्रतिक्रिया मिलने की गारंटी होती है।
चरण 6. भावुक न हों।
आगे और आगे मत जाओ और समझाओ कि आप इस पर कितने गुस्से में हैं। अपनी आवाज न उठाएं या गुस्से वाले इशारे न करें। इस स्थिति से आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने की कुंजी आपकी शिकायत प्राप्त करने वाले व्यक्ति को आपके पक्ष में समाधान खोजने में मदद करना है। यदि आपके कार्य खतरनाक प्रतीत होते हैं, तो आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने की संभावना कम है।
- अपनी बॉडी लैंग्वेज और चेहरे के भावों पर नियंत्रण रखें ताकि आप शांत और सतर्क दिख सकें। अपनी आँखें घुमाने, अपनी बाहों को पार करने और अन्य इशारों जैसे इशारे और भाव न करें जो सुझाव देते हैं कि आप अपना आपा खोने वाले हैं।
- धैर्यपूर्वक प्रतीक्षा करें। अपना पैसा वापस पाने के लिए, माफी पाने के लिए, या जो कुछ भी अनुरोध किया गया था, आपको ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को अपने पर्यवेक्षक से अनुमति मिलने तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है। अधीर होकर अधिक तनाव पैदा करना असभ्य और अनुचित व्यवहार है। जब तक आपकी समस्या का समाधान किया जा रहा हो, तब तक शांति और धैर्य से प्रतीक्षा करें।
चरण 7. उस व्यक्ति का धन्यवाद करें जिसने आपके साथ काम करने के लिए समय निकाला।
यदि आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने का प्रबंधन करते हैं, तो ईमानदारी से धन्यवाद देना जरूरी है। अगर आपको वह नहीं मिलता जो आप चाहते हैं, तो आपको यह तय करना होगा कि आपको आगे शिकायत करनी चाहिए या नहीं।
सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति या प्रतिनिधि का नाम याद रखते हैं और/या रिकॉर्ड करते हैं जिसे शिकायत प्राप्त हुई है ताकि उस व्यक्ति को पता चले कि आप गंभीर हैं और बाद में उसे जवाबदेह ठहराया जा सकता है।
विधि 2 का 2: आगे की शिकायतें करना
चरण 1. विवरण लिखें।
यदि आपने निर्णय लिया है कि इस शिकायत के लिए कंपनी में एक अधिक सक्षम व्यक्ति को शामिल करने का समय है, तो संबंधित घटना के सभी विवरण और विवरण लिखकर शुरू करें। तारीख, खर्च की गई राशि और घटना से संबंधित कोई भी जानकारी लिखें। आपकी शिकायत प्राप्त करने वाले कर्मचारी या ग्राहक सेवा अधिकारी का नाम लिखें, और बातचीत और उससे प्राप्त परिणामों का वर्णन करें।
चरण 2. एक औपचारिक शिकायत पत्र लिखें।
शिकायतों को प्राप्त करने और उन्हें संभालने वाली कंपनी का पता या ईमेल खोजें। क्या हुआ और आपका समाधान क्या होगा, इस बारे में एक दोस्ताना लेकिन दृढ़ पत्र लिखें। सब कुछ के बारे में स्पष्ट रहें और एक निश्चित समय सीमा के भीतर प्रतिक्रिया मांगें - आम तौर पर, एक सप्ताह सबसे अच्छी समय सीमा होती है। अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें और जब आप तक पहुंचा जा सकता है।
- ईमेल आमतौर पर लिखित रूप में किसी से संपर्क करने का सबसे तेज़ तरीका है। लेकिन आप अपना पत्र प्रिंट करके डाक से भी भेज सकते हैं।
- इस बिंदु से इस मामले पर पत्राचार का रिकॉर्ड रखें।
- यदि आप प्राप्त उत्तर से संतुष्ट हैं, तो धन्यवाद पत्र लिखें और बताएं कि आपकी समस्या का समाधान हो गया है। यदि आपको कोई उत्तर नहीं मिलता है, या उत्तर तुच्छ और अनुपयुक्त लगता है, तो शिकायत करते रहें, और उच्च स्तर पर।
चरण 3. कंपनी के सीईओ को ईमेल करें।
यदि आप वास्तव में संपर्क नहीं कर सकते हैं या कंपनी के कर्मचारी या प्रबंधक से आप जो चाहते हैं वह प्राप्त नहीं कर सकते हैं, तो उच्च-स्तरीय कंपनी से शिकायत करने से न डरें। अगर कंपनी की गलतियां इतनी खराब हैं कि यह आपको जोखिम में डालती है, तो कंपनी के सीईओ को निश्चित रूप से इसके बारे में जानना होगा। लगातार करे। जवाब मिलने तक कंपनी के सीईओ को साप्ताहिक ईमेल करें।
चरण 4. फेसबुक या ट्विटर पर पोस्ट करें।
यह उन कंपनियों का ध्यान आकर्षित करने का एक प्रभावी तरीका बनता जा रहा है, जिनसे संपर्क करना या उन तक पहुंचना मुश्किल है। क्या हुआ यह बताते हुए और मदद मांगते हुए एक पोस्ट या ट्वीट बनाएं। सुनिश्चित करें कि कंपनी का फेसबुक या ट्विटर अकाउंट इसे देख सकता है (उदाहरण के लिए टैग या उल्लेख के साथ)। चूंकि आपकी शिकायत सार्वजनिक मंच पर जाती है, इसलिए आपको बहुत जल्दी प्रतिक्रिया मिलने की संभावना है।
- इस पद्धति का उपयोग तब तक न करें जब तक कि आपने व्यक्तिगत रूप से कंपनी से संपर्क करने का प्रयास नहीं किया, लेकिन कोई फायदा नहीं हुआ।
- यदि आप सार्वजनिक मंचों पर कंपनी को बदनाम नहीं करते हैं तो आपको बेहतर परिणाम मिलेंगे। सुनिश्चित करें कि आपकी पोस्ट या ट्वीट शांत और सीधा है। नाग मत।
चरण 5. मदद के लिए सलाहकार से पूछें।
यदि आप वास्तव में महसूस करते हैं कि आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं वह गंभीर है और आपको लगता है कि कंपनी आपको उन अधिकारों से वंचित कर रही है जिसके आप हकदार हैं, तो एक बाहरी पार्टी खोजें जो आपके द्वारा अनुभव की जा रही समस्या को हल करने में आपकी सहायता कर सके। अगर अकेले शिकायत करने से काम नहीं चलता है, तो शायद बाहरी लोगों की मदद से परिणाम अलग होंगे।
टिप्स
- अपनी समस्या का स्पष्ट और संक्षेप में वर्णन करें।
- हमेशा विनम्र रहें।
- मुस्कान।
- दोस्त या सहयोगी बनाओ, दुश्मन नहीं।
- शांत रहें।
- कठबोली या लोकप्रिय भाषा का प्रयोग न करें
- अपने इच्छित समाधान का भी वर्णन करें।
