एक समस्या विवरण एक छोटा पाठ है जो आमतौर पर एक रिपोर्ट या प्रस्ताव की शुरुआत में स्थित होता है जो समस्या की व्याख्या करता है या दस्तावेज़ पाठक को चर्चा करता है। सामान्य तौर पर, एक समस्या विवरण समस्या के मूल तथ्यों की रूपरेखा तैयार करेगा, समझाएगा कि समस्या क्यों महत्वपूर्ण है, और जितनी जल्दी हो सके समाधान का निर्धारण करें। समस्या फॉर्मूलेशन अक्सर व्यावसायिक दुनिया में नियोजन उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन एक लिखित रिपोर्ट या परियोजना जैसे शैलीबद्ध रिपोर्ट के हिस्से के रूप में अकादमिक परिस्थितियों में भी इसका उपयोग किया जा सकता है। अपनी खुद की समस्या निरूपण लिखना शुरू करने के लिए नीचे चरण 1 देखें!
कदम
विधि 1 में से 2: अपना स्वयं का समस्या विवरण लिखना
चरण 1. "आदर्श" स्थिति का वर्णन करें।
समस्या विवरण लिखने के कई अलग-अलग तरीके हैं - कुछ स्रोत सीधे समस्या पर जाने की सलाह देते हैं, जबकि अन्य पाठक को समझने में समस्या (और समाधान) को आसान बनाने के लिए पहले कुछ पृष्ठभूमि संदर्भ प्रदान करने की सलाह देते हैं। यदि आप वास्तव में सुनिश्चित नहीं हैं कि कैसे शुरू करें, तो दूसरे विकल्प के लिए जाएं। जबकि संक्षिप्तता एक ऐसी चीज है जिसका लक्ष्य प्रत्येक व्यावहारिक लेखन को होना चाहिए, अच्छी समझ और भी महत्वपूर्ण है। चीजों को कैसे काम करना चाहिए, यह समझाकर शुरू करें। इससे पहले कि आप अपनी समस्या का उल्लेख करें, कुछ वाक्यों में समझाएं कि अगर कोई समस्या नहीं होती तो चीजें कैसे होतीं।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि हम एक प्रमुख एयरलाइन के लिए काम करते हैं और हमने देखा है कि जिस तरह से यात्री हमारे विमानों में सवार होते हैं वह समय और संसाधनों का उपयोग करने में अक्षम होता है। इस मामले में, हम एक आदर्श स्थिति का वर्णन करके अपनी समस्या तैयार करना शुरू कर सकते हैं जिसमें बोर्डिंग सिस्टम अक्षम है जिसे एयरलाइन को हासिल करना चाहिए, जैसे: "एबीसी एयरलाइंस द्वारा उपयोग किए जाने वाले बोर्डिंग प्रोटोकॉल का लक्ष्य इस उड़ान पर प्रत्येक यात्री को प्राप्त करना होना चाहिए। जल्दी और कुशलता से ताकि विमान जितनी जल्दी हो सके उड़ान भर सके। बोर्डिंग प्रक्रिया को समय दक्षता के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए, लेकिन इतना आसान भी होना चाहिए कि इसे सभी यात्रियों द्वारा आसानी से समझा जा सके।"
चरण 2. अपनी समस्या का वर्णन करें।
आविष्कारक चार्ल्स केटरिंग के शब्दों में, "एक अच्छी तरह से बताई गई समस्या एक आधी हल की गई समस्या है।" समस्या कथन के सबसे महत्वपूर्ण (यदि सबसे महत्वपूर्ण नहीं) लक्ष्यों में से एक है पाठक को संबोधित समस्या को इस तरह से स्पष्ट करना, जो स्पष्ट, सीधा और समझने में आसान हो। आप जिस समस्या का समाधान करना चाहते हैं उसका संक्षेप में सार प्रस्तुत करें - यह समस्या के केंद्र में आता है और समस्या कथन में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को शीर्ष के पास रखता है, जहां यह सबसे अधिक दिखाई देता है। यदि आपने अभी ऊपर बताए अनुसार "आदर्श" स्थिति बताई है, तो आप अपने वाक्य को "हालाँकि, …" या "दुर्भाग्य से, …" जैसे वाक्य से शुरू करना चाह सकते हैं ताकि यह दिखाया जा सके कि आपने जिस समस्या की पहचान की है वह है आदर्श दृष्टि को वास्तविकता बनने से क्या रोक रहा है।
मान लीजिए कि हमें लगता है कि हमने यात्रियों को अपने विमानों में सवार करने के लिए सामान्य "बैक टू फ्रंट" बैठने की प्रणाली की तुलना में एक तेज, अधिक कुशल प्रणाली विकसित की है। इस मामले में, हम कुछ वाक्यों के साथ जारी रख सकते हैं जैसे, "हालांकि, एबीसी एयरलाइंस की वर्तमान बोर्डिंग प्रणाली कंपनी के समय और संसाधनों का एक अक्षम उपयोग है। कर्मचारी घंटे बर्बाद करके, वर्तमान बोर्डिंग प्रोटोकॉल कंपनी को कम प्रतिस्पर्धी बनाते हैं, और इसके द्वारा धीमी बोर्डिंग प्रक्रिया में योगदान करने से, यह ब्रांड छवि को प्रतिकूल बनाता है।"
चरण 3. अपनी समस्या की वित्तीय लागतों का वर्णन करें।
जैसे ही आप अपनी समस्या बताते हैं, आप यह बताना चाहेंगे कि यह एक बड़ी बात क्यों है - आखिरकार, हर छोटी समस्या को हल करने का प्रयास करने के लिए किसी के पास समय या संसाधन नहीं है। व्यापारिक दुनिया में, पैसा लगभग हमेशा नीचे की रेखा होता है, इसलिए आप जिस कंपनी या संगठन को लक्षित कर रहे हैं उस पर अपनी परेशानियों के वित्तीय प्रभाव को उजागर करने का प्रयास करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, क्या आपने जिन मुद्दों पर चर्चा की है, क्या वे आपके व्यवसाय को अधिक पैसा कमाने से रोक रहे हैं? क्या आपके व्यवसाय का पैसा सक्रिय रूप से निकल रहा है? क्या यह आपकी ब्रांड छवि को नुकसान पहुंचा रहा है और इस प्रकार अप्रत्यक्ष रूप से आपके व्यवसाय के पैसे को खत्म कर रहा है? अपनी समस्या के वित्तीय बोझ के बारे में सटीक और विशिष्ट रहें - अपनी समस्या की सटीक डॉलर राशि (या एक अच्छी तरह से हिसाब) लागत निर्धारित करने का प्रयास करें।
हमारे एयरलाइन उदाहरण में, हम इस तरह की समस्या की वित्तीय लागतों की व्याख्या कर सकते हैं: "बोर्डिंग सिस्टम की अक्षमता वर्तमान में कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण वित्तीय बोझ है। औसतन, वर्तमान बोर्डिंग सिस्टम प्रति बोर्डिंग में लगभग चार मिनट बर्बाद करता है। सत्र, जिसके परिणामस्वरूप प्रत्येक एबीसी उड़ान पर प्रति दिन कुल २० मानव-घंटे बर्बाद होते हैं। यह लगभग $४०० प्रति दिन, या $१४६००० प्रति वर्ष की बर्बादी है।"
चरण 4. अपने विवरण के लिए खाता।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने पैसे का दावा करते हैं, आपकी कंपनी के खिलाफ आपकी समस्या को खत्म कर देता है, अगर आप अपने दावे को ठोस सबूत के साथ सही नहीं ठहरा सकते हैं, तो आपको गंभीरता से नहीं लिया जा सकता है। जैसे ही आप इस बारे में विशिष्ट दावे करना शुरू करते हैं कि आपकी समस्या कितनी गंभीर है, आपको सबूतों के साथ अपने बयान का समर्थन करना शुरू कर देना चाहिए। कुछ मामलों में, यह आपके स्वयं के शोध से, संबंधित अनुसंधान या परियोजनाओं के डेटा से, या यहां तक कि प्रतिष्ठित तृतीय-पक्ष स्रोतों से भी हो सकता है।
- कुछ कॉर्पोरेट और शैक्षणिक स्थितियों में, आपको अपने समस्या विवरण के पाठ में अपने साक्ष्य को स्पष्ट रूप से संदर्भित करने की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अन्य स्थितियों में, आपके उद्धरणों के लिए केवल फ़ुटनोट या अन्य संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करना पर्याप्त हो सकता है। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो सलाह के लिए अपने बॉस या प्रोफेसर से पूछें।
- आइए पिछले चरण में इस्तेमाल किए गए वाक्य की दोबारा जांच करें। वे समस्या की लागतों का वर्णन करते हैं, लेकिन यह नहीं बताते कि इन लागतों की खोज कैसे हुई। अधिक विस्तृत व्याख्या में यह शामिल हो सकता है: "… आंतरिक प्रदर्शन ट्रैकिंग डेटा के आधार पर, [1] औसतन, वर्तमान बोर्डिंग सिस्टम प्रति बोर्डिंग सत्र में लगभग चार मिनट बर्बाद करता है, जिससे प्रत्येक एबीसी उड़ान पर प्रतिदिन कुल २० घंटे व्यर्थ काम होता है। टर्मिनल कर्मियों को औसतन $20 प्रति घंटे का भुगतान किया जाता है, इसलिए यह लगभग $400 प्रति दिन, या $146000 प्रति वर्ष की बर्बादी है।" फुटनोट पर ध्यान दें - एक वास्तविक समस्या विवरण में, यह एक संदर्भ या परिशिष्ट के अनुरूप होगा जिसमें कहा गया डेटा है.
चरण 5. एक समाधान प्रस्तावित करें।
एक बार जब आप यह बता दें कि समस्या क्या है और यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है, तो यह समझाने के लिए आगे बढ़ें कि आप इसका ध्यान कैसे रखना चाहते हैं। आपकी समस्या के मूल विवरण की तरह, आपके समाधान की व्याख्या यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त होनी चाहिए। बड़ी, महत्वपूर्ण, ठोस अवधारणाओं पर टिके रहें और छोटे विवरणों को बाद के लिए छोड़ दें - आपके प्रस्ताव के मुख्य भाग में आपके प्रस्तावित समाधान के हर छोटे पहलू में आने के लिए आपके पास बहुत सारे अवसर होंगे।
हमारे एयरलाइन उदाहरण में, अक्षम बोर्डिंग प्रथाओं की समस्या का हमारा समाधान यह नई प्रणाली है जिसका हमने आविष्कार किया है, इसलिए हमें छोटे विवरणों में जाए बिना इस नई प्रणाली की रूपरेखा का संक्षेप में वर्णन करना चाहिए। हम कुछ ऐसा कह सकते हैं, "कॉवेलर्ड बिजनेस एफिशिएंसी इंस्टीट्यूट के डॉ एडवर्ड राइट द्वारा प्रस्तावित एक संशोधित बोर्डिंग सिस्टम का उपयोग करके, जो यात्रियों को पीछे से सामने की ओर से विमान में चढ़ने के लिए नियंत्रित करता है, एबीसी एयरलाइंस चार व्यर्थ मिनटों को समाप्त कर सकती है।" तब हम जारी रख सकते हैं। नई प्रणाली के मूल सार की व्याख्या करें, लेकिन हम ऐसा करने के लिए एक या दो वाक्य से अधिक का उपयोग नहीं करेंगे, क्योंकि हमारे विश्लेषण का "मांस" प्रस्ताव के मुख्य भाग में होगा।
चरण 6. समाधान के लाभों की व्याख्या करें।
दोबारा, अब जब आपने अपने पाठकों को बता दिया है कि इस समस्या के बारे में क्या करना है, तो एक बहुत अच्छा विचार यह बताना है कि यह समाधान एक अच्छा विचार क्यों है। चूंकि व्यवसाय हमेशा दक्षता बढ़ाने और अधिक पैसा कमाने की कोशिश कर रहे हैं, आप मुख्य रूप से अपने समाधान के वित्तीय प्रभाव पर ध्यान केंद्रित करना चाहेंगे - कौन सी लागत कम हो जाएगी, राजस्व के कौन से नए रूप उत्पन्न होंगे, और इसी तरह। आप ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि जैसे गैर-मूर्त लाभों का भी वर्णन कर सकते हैं, लेकिन कुल स्पष्टीकरण प्रति पैराग्राफ कुछ वाक्यों से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए।
हमारे उदाहरण में, हम संक्षेप में वर्णन कर सकते हैं कि हमारी कंपनी से हमारे समाधान द्वारा बचाए गए धन से लाभ की उम्मीद कैसे की जा सकती है। इस तरह के कुछ वाक्य काम कर सकते हैं: "एबीसी एयरलाइंस को इस नए बोर्डिंग कार्यक्रम को लागू करने से काफी फायदा हो सकता है। उदाहरण के लिए, $ 146,000 की अनुमानित वार्षिक बचत को राजस्व के नए स्रोत के रूप में निर्देशित किया जा सकता है, जैसे उच्च मांग वाले बाजारों में उड़ान चयन का विस्तार करना इसके अलावा, इस समाधान को अपनाने वाली पहली इंडोनेशियाई एयरलाइन होने के नाते, एबीसी मूल्य और सुविधा के क्षेत्रों में एक उद्योग ट्रेंडसेटर के रूप में काफी पहचान हासिल कर सकता है।"
चरण 7. समस्या और समाधान को सारांशित करके निष्कर्ष निकालें।
एक बार जब आप अपनी कंपनी के लिए एक आदर्श दृष्टिकोण प्रस्तुत कर लेते हैं, उन समस्याओं की पहचान कर लेते हैं जो आपको इस आदर्श को प्राप्त करने से रोक रही हैं, और सुझाए गए समाधान, आप लगभग पूरा कर चुके हैं। बस इतना करना बाकी है कि आप अपने मुख्य तर्कों के सारांश के साथ समाप्त करें जो आपको अपने प्रस्ताव के मुख्य भाग में आसानी से संक्रमण करने की अनुमति देगा। इस निष्कर्ष को आवश्यकता से अधिक निकालने की कोई आवश्यकता नहीं है - कुछ ही वाक्यों में, आपके समस्या कथन में जो वर्णित किया गया है उसका मूल सार और लेख के मुख्य भाग में आप जिस दृष्टिकोण को अपनाने का इरादा रखते हैं, उसे बताने का प्रयास करें।.
हमारे एयरलाइन उदाहरण में, हम कुछ इस तरह से निष्कर्ष निकाल सकते हैं: "वर्तमान बोर्डिंग प्रोटोकॉल का अनुकूलन या नए और अधिक प्रभावी प्रोटोकॉल को अपनाना कंपनी की निरंतर प्रतिस्पर्धा के लिए महत्वपूर्ण है। इस प्रस्ताव में, डॉ राइट द्वारा विकसित वैकल्पिक बोर्डिंग प्रोटोकॉल का व्यवहार्यता के लिए विश्लेषण किया गया है और प्रभावी कार्यान्वयन के लिए कदम सुझाए गए हैं।" यह समस्या कथन के मुख्य बिंदुओं को सारांशित करता है - कि वर्तमान बोर्डिंग प्रक्रिया इतनी अच्छी नहीं है और नई बेहतर है - और पाठकों को बताती है कि यदि वे पढ़ना जारी रखते हैं तो आगे क्या करना है।
चरण 8. शैक्षणिक कार्य के लिए थीसिस कथन को न भूलें।
यदि आपको स्कूल/कॉलेज के लिए समस्या विवरण लिखना है, काम के लिए नहीं, तो प्रक्रिया काफी हद तक समान होगी, लेकिन कुछ अतिरिक्त चीजें भी हो सकती हैं जिन पर आपको अच्छे ग्रेड सुनिश्चित करने के लिए विचार करने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, कई वैज्ञानिक लेखन कक्षाएं आपको अपने समस्या विवरण में एक थीसिस कथन शामिल करने के लिए कहेंगी। एक थीसिस स्टेटमेंट (कभी-कभी बस "थीसिस" कहा जाता है) एक एकल वाक्य है जो आपके पूरे तर्क को उसके सार तक सारांशित करता है। एक अच्छा थीसिस कथन समस्या और समाधान दोनों को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से पहचानता है।
- उदाहरण के लिए, मान लें कि हम एक अकादमिक निबंध कारखाने के विषय पर एक पेपर लिख रहे हैं - एक कंपनी जो छात्रों को अपने काम के रूप में खरीदने और जमा करने के लिए पूर्व-लिखित और/या कस्टम-निर्मित काम बेचती है। हमारी थीसिस के एक बयान के रूप में, हम इस वाक्य का उपयोग कर सकते हैं, जो समस्या और समाधान को स्वीकार करता है जिसे हम प्रस्तावित करेंगे: "अकादमिक निबंध खरीदने का अभ्यास, जो सीखने की प्रक्रिया को बाधित करता है और धनी छात्रों को लाभान्वित करता है, व्याख्याताओं को शक्तिशाली प्रदान करके दूर किया जा सकता है। डिजिटल विश्लेषण उपकरण…"
- कुछ वर्गों में स्पष्ट रूप से आपको अपने थीसिस वाक्य को अपने समस्या कथन में एक विशिष्ट स्थान पर रखने की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, पहले या अंतिम वाक्य के रूप में)। अन्यथा, आपके पास अधिक स्वतंत्रता होगी - यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं तो अपने प्रोफेसर से संपर्क करें।
चरण 9. वैचारिक समस्या के लिए उसी प्रक्रिया का पालन करें।
सभी समस्या रिपोर्ट व्यावहारिक और वास्तविक समस्याओं से निपटने वाले दस्तावेज नहीं होंगे। कुछ, विशेष रूप से अकादमिक (और विशेष रूप से मानविकी में), वैचारिक समस्याओं से निपटेंगे - ऐसी समस्याएं जो हम अमूर्त विचारों के बारे में सोचते हैं। इस मामले में, आप अभी भी समस्या को पेश करने के लिए उसी मूल समस्या निर्माण ढांचे का उपयोग कर सकते हैं (जबकि स्पष्ट रूप से व्यावसायिक फोकस से हटते हुए)। दूसरे शब्दों में, आप समस्याओं की पहचान करना चाहेंगे (अक्सर, वैचारिक समस्याओं में, यह ऐसा रूप लेता है कि कुछ विचार अच्छी तरह से समझ में नहीं आते हैं), समझाएं कि वे समस्याग्रस्त क्यों हैं, समझाएं कि आप उन्हें कैसे संबोधित करने की योजना बना रहे हैं, और सभी को सारांशित करें यह निष्कर्ष में..
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि हमें फ्योडोर दोस्तोवस्की के द ब्रदर्स करमाज़ोव में धार्मिक प्रतीकवाद के महत्व पर एक रिपोर्ट के लिए एक समस्या बयान लिखने के लिए कहा गया है। इस मामले में, हमारे समस्या निर्माण को कुछ पहलुओं की पहचान करनी चाहिए जो उपन्यास के धार्मिक प्रतीकवाद में अच्छी तरह से समझ में नहीं आते हैं, समझाएं कि यह क्यों महत्वपूर्ण है (उदाहरण के लिए, हम कह सकते हैं कि उपन्यास में धार्मिक प्रतीकों की बेहतर समझ से नई अंतर्दृष्टि प्राप्त हो सकती है) किताब)), और अपने तर्क का समर्थन करने के लिए हमारी योजना तैयार करें।
विधि २ का २: अपनी समस्या निरूपण को पॉलिश करना
चरण 1. संक्षेप।
यदि समस्या रिपोर्ट लिखते समय एक बात ध्यान में रखनी है, तो वह यह है। समस्या रिपोर्ट पाठक के सामने समस्या और उसके समाधान को प्रस्तुत करने के अपने कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यकता से अधिक लंबी नहीं होनी चाहिए। शब्दों को बर्बाद मत करो। कोई भी वाक्य जो इस समस्या कथन के उद्देश्य में सीधे योगदान नहीं देता है उसे हटा दिया जाना चाहिए। स्पष्ट और सीधी भाषा का प्रयोग करें। छोटी-छोटी बातों में न उलझें - समस्या का विवरण समस्या के सार और समाधान से ही संबंधित होना चाहिए। सामान्य तौर पर, अपनी सूचनात्मक प्रकृति से समझौता किए बिना अपने समस्या विवरण को यथासंभव छोटा रखें।
एक समस्या कथन आपकी व्यक्तिगत टिप्पणियों या "स्वादों" को जोड़ने का स्थान नहीं है, क्योंकि यह बिना किसी व्यावहारिक उद्देश्य के समस्या कथन को और भी लंबा बना देता है। विषय की गंभीरता और आपके पाठकों के आधार पर आपको अपने दस्तावेज़ के मुख्य भाग में अधिक क्रियात्मक होने का अवसर मिल भी सकता है और नहीं भी।
चरण 2. अपने पाठकों के लिए लिखें।
समस्या का बयान देते समय, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आप किसी और के लिए लिख रहे हैं, अपने लिए नहीं। अलग-अलग पाठकों के पास अलग-अलग ज्ञान होगा, पढ़ने के अलग-अलग कारण होंगे, और आपकी समस्या के प्रति अलग-अलग दृष्टिकोण होंगे, इसलिए लिखते समय अपने लक्षित दर्शकों को ध्यान में रखने का प्रयास करें। आप चाहते हैं कि आपकी समस्या का विवरण आपके पाठकों के लिए यथासंभव स्पष्ट और आसान हो, जिसका अर्थ है कि आपको एक प्रकार के पाठक से दूसरे प्रकार के पाठक के लिए अपने स्वर, शैली और उच्चारण को अनुकूलित करने की आवश्यकता हो सकती है। जैसे ही आप लिखते हैं, अपने आप से प्रश्न पूछने का प्रयास करें जैसे:
- "मैं किसके लिए, विशेष रूप से, लिख रहा हूँ?"
- "मैं इस प्रकार के पाठक के साथ क्यों व्यवहार कर रहा हूँ?"
- "क्या यह पाठक मेरे जैसे सभी नियमों और अवधारणाओं को जानता है?"
- "क्या इस पाठक का इस मामले पर मेरे जैसा ही रवैया है?"
- "मेरे पाठक इस मुद्दे की परवाह क्यों करते हैं?"
चरण 3. शब्दों को परिभाषित किए बिना उनका उपयोग न करें।
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, आपका समस्या विवरण इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि आपके पाठकों के लिए इसे यथासंभव पूरी तरह से समझना आसान हो। इसका मतलब यह है कि, जब तक आप एक तकनीकी पाठक के लिए नहीं लिख रहे हैं, जो उस क्षेत्र की शब्दावली के जानकार हो सकते हैं, जिसके बारे में आप लिख रहे हैं, तो आप तकनीकी शब्दों का बहुत अधिक उपयोग करने से बचना चाहेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि आप किसी भी शब्द को परिभाषित करते हैं जिसका आप उपयोग करते हैं। यह धारणा न बनाएं कि आपके पाठकों के पास स्वचालित रूप से आपके पास सभी तकनीकी ज्ञान हैं; जैसे ही वे अपरिचित शब्दों और सूचनाओं का सामना करते हैं, आप उन्हें अलग-थलग करने और पाठकों को खोने का जोखिम उठाते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि हम उच्च शिक्षित चिकित्सकों के बोर्ड के लिए लिख रहे थे, तो यह मान लेना ठीक होगा कि वे जानते होंगे कि "मेटाकार्पल्स" शब्द का क्या अर्थ है। हालांकि, अगर हम डॉक्टरों और धनी अस्पताल के निवेशकों से मिलकर एक पाठक को लिख रहे हैं, जो चिकित्सकीय रूप से प्रशिक्षित हो सकते हैं या नहीं, तो "मेटाकार्पल" शब्द और इसकी परिभाषा को पेश करना एक अच्छा विचार है - पहले दो जोड़ों के बीच की हड्डी अंगुलि।
चरण 4. कार्यक्षेत्र को संकीर्ण रखें, समस्या को परिभाषित करें।
सबसे अच्छी समस्या रिपोर्ट व्यापक और वर्बोज़ नहीं हैं। इसके बजाय, एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित करें और समस्याओं और समाधानों को आसानी से पहचानें। आम तौर पर, बड़े और अस्पष्ट विषयों की तुलना में संकीर्ण, अच्छी तरह से परिभाषित विषयों को आसानी से लिखना आसान होता है, इसलिए जब भी संभव हो, आप अपने समस्या विवरण (और इस प्रकार आपके दस्तावेज़ का मुख्य भाग) के दायरे को अच्छी तरह से केंद्रित रखना चाहेंगे। यदि यह आपकी समस्या विवरण (या आपके दस्तावेज़ का मुख्य भाग) को छोटा रखता है, तो यह आमतौर पर एक अच्छी बात है (शैक्षणिक स्थितियों को छोड़कर जहां आपके असाइनमेंट के लिए न्यूनतम पृष्ठ सीमा है)।
- अंगूठे का एक अच्छा नियम केवल उन समस्याओं को बताना है जिन्हें आप निश्चित रूप से बिना किसी संदेह के हल कर सकते हैं। यदि आप एक निश्चित समाधान के बारे में अनिश्चित हैं जो आपकी पूरी समस्या का समाधान करेगा, तो हो सकता है कि आप अपनी परियोजना के दायरे को कम करना चाहें और इस नए फोकस को प्रतिबिंबित करने के लिए अपनी समस्या फॉर्मूलेशन को बदलना चाहें।
- समस्या कथन के दायरे को नियंत्रण में रखने के लिए, दस्तावेज़ के मुख्य भाग को पूरा करने तक प्रतीक्षा करना या समस्या विवरण लिखने का एक नया प्रस्ताव मदद कर सकता है। इस मामले में, जब हम अपना समस्या विवरण लिखते हैं, तो हम अपने स्वयं के दस्तावेज़ को एक गाइड के रूप में उपयोग कर सकते हैं ताकि हमें उन क्षेत्रों के बारे में अनुमान न लगाना पड़े जिन्हें हम लिखते समय कवर कर सकते हैं।
चरण 5. "पांच डब्ल्यू" याद रखें।
समस्या का विवरण यथासंभव कम से कम शब्दों में सूचनात्मक होना चाहिए, लेकिन इसे छोटे विवरणों में नहीं जाना चाहिए। यदि आप कभी भी अपने समस्या विवरण में क्या शामिल करने के बारे में संदेह में हैं, तो एक स्मार्ट विचार पांच डब्ल्यू (कौन/कौन, क्या/क्या, कहां/कहां, कब/कब, और क्यों/क्यों) का उत्तर देने का प्रयास करना है। प्लस कैसे / कैसे। पांच डब्ल्यू को संबोधित करने से आपके पाठकों को अनावश्यक स्तर के विस्तार में जाने के बिना समस्याओं और समाधानों को समझने के लिए ज्ञान का एक अच्छा बुनियादी स्तर मिलता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप स्थानीय नगर परिषद के लिए एक नए भवन के निर्माण का प्रस्ताव करने के लिए एक समस्या बयान लिख रहे हैं, तो आप पांच डब्ल्यू को यह बताकर संबोधित कर सकते हैं कि विकास से कौन लाभान्वित होगा, निर्माण के लिए क्या आवश्यक होगा, जहां निर्माण होना चाहिए, निर्माण कब शुरू किया जाना चाहिए, और क्यों विकास अंततः शहर के लिए एक शानदार विचार था।
चरण 6. औपचारिक भाषा का प्रयोग करें।
समस्या फॉर्मूलेशन लगभग हमेशा गंभीर प्रस्तावों और परियोजनाओं के लिए उपयोग किए जाते हैं। इस वजह से, आप अपने समस्या विवरण में एक सम्मानजनक और औपचारिक लेखन शैली (उस शैली के समान जिसे आप दस्तावेज़ के मुख्य भाग के लिए उपयोग करने की अपेक्षा करते हैं) का उपयोग करना चाहेंगे। सुनिश्चित करें कि आपका लेखन स्पष्ट, सादा और सीधा है। अपने समस्या कथन में मित्रवत या आरामदेह लहजे में अपने पाठकों को जीतने की कोशिश न करें। हास्य या चुटकुलों का प्रयोग न करें। कुछ और या उपाख्यानों को शामिल न करें जो महत्वपूर्ण नहीं हैं। कठबोली या बोलचाल की भाषा का प्रयोग न करें। एक अच्छी समस्या रिपोर्ट जानती है कि काम करना है और अनावश्यक सामग्री पर समय या स्याही बर्बाद नहीं करता है।
आप आमतौर पर पूरी तरह से "मनोरंजक" सामग्री को शामिल करने के सबसे करीब मानविकी में अकादमिक लेखन में हैं। यहां, कभी-कभी, समस्या रिपोर्ट का सामना करना संभव है जो एक उद्धरण या एक एपिग्राफ से शुरू होती है। इस मामले में भी, हालांकि, उद्धरण को मुद्दे से संबंधित है और शेष समस्या विवरण औपचारिक स्वर में लिखा गया है।
चरण 7. हमेशा गलतियों को सुधारें।
यह लेखन के सभी गंभीर रूपों के लिए जरूरी है - इतिहास में ऐसा पहला मसौदा नहीं है जो सावधानीपूर्वक नजर से और एक अच्छे प्रूफरीडर से लाभ नहीं उठा सके। अपना समस्या विवरण पूरा करने के बाद, इसे शीघ्रता से पढ़ें। क्या "साजिश" सही लगती है? क्या यह अपने विचारों को सुसंगत रूप से प्रस्तुत करता है? क्या यह तार्किक रूप से व्यवस्थित लगता है? अगर नहीं, तो अभी करें ये बदलाव. जब आप अंततः अपने समस्या विवरण की संरचना से संतुष्ट हो जाते हैं, तो वर्तनी, व्याकरण और स्वरूपण त्रुटियों की जाँच करें।
