फ़ाइल भंडारण प्रणाली एक स्वच्छ कार्यालय प्रशासन के प्रबंधन में महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। सर्वोत्तम फ़ाइल संग्रहण सिस्टम सेटअप का निर्धारण करें ताकि कोई भी व्यक्ति जिसके पास दस्तावेज़ तक पहुँचने का प्राधिकरण हो, चाहे वह कोई और हो या स्वयं, आसानी से आपके लिए आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढ़ सके। एक अपर्याप्त प्रणाली आपके लिए दस्तावेजों को संभालना मुश्किल बना देती है क्योंकि वे अक्सर फंस जाते हैं या खो जाते हैं ताकि कार्यक्षेत्र फाइलों के ढेर से भरा हो।
कदम
चरण 1. उस फ़ाइल संग्रहण प्रणाली का निर्धारण करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सी प्रणाली चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि प्रत्येक दस्तावेज़ को कहाँ सहेजना है, उदाहरण के लिए तदनुसार व्यवस्थित:
- वर्णमाला। यह प्रणाली सबसे अच्छा तब लागू होती है जब फ़ाइल भंडारण क्लाइंट, रोगी या ग्राहक के नाम से किया जाता है।
- विषय या श्रेणी। सामान्य तौर पर, विषय या श्रेणी द्वारा व्यवस्थित एक फ़ाइल भंडारण प्रणाली बहुत उपयोगी होती है यदि इसे ठीक से प्रबंधित किया जाता है, लेकिन यदि दस्तावेजों को बड़े करीने से व्यवस्थित नहीं किया जाता है तो यह बहुत भ्रमित करने वाला हो सकता है।
- संख्या या कालानुक्रमिक। यह विकल्प सबसे अच्छा है यदि दस्तावेज़ क्रमबद्ध या दिनांकित है, जैसे खरीद चालान या भुगतान रसीद।
चरण 2. फ़ाइल दराज में एक हैंगिंग फ़ोल्डर सेट करें।
हैंगिंग फोल्डर को ड्रावर से हटाने की जरूरत नहीं है क्योंकि यह मनीला कार्डबोर्ड फोल्डर को रखने के लिए एक जगह के रूप में कार्य करता है। इस फ़ोल्डर को हैंगिंग फ़ोल्डर में शामिल किया जाएगा और यदि आवश्यक हो तो पुनर्प्राप्त किया जाएगा।
चरण 3. श्रेणी के आधार पर दस्तावेजों को ढेर में क्रमबद्ध करें।
जब दस्तावेजों का ढेर 3-4 सेमी तक पहुंच जाए, तो उन्हें उपश्रेणियों में अलग करें। पतले दस्तावेज़ों के कई ढेरों को जोड़ा जा सकता है और फिर एक नई श्रेणी का नाम परिभाषित किया जा सकता है। ऐसा नाम चुनें जिससे आपके लिए दस्तावेज़ों को क्रमित करना आसान हो जाए।
चरण 4। प्रत्येक स्टैक को मनीला कार्डबोर्ड फ़ोल्डर में रखें और इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें।
एक साफ-सुथरी नज़र के लिए, एक फ़ोल्डर का उपयोग करें जो लाइन में खड़े होने के बजाय बीच में लेबल लिखने के लिए जगह प्रदान करता है।
स्टेप 5. मनीला कार्डबोर्ड फोल्डर को हैंगिंग फोल्डर में स्टोर करें।
दस्तावेज़ों के पतले ढेर को संग्रहीत करने के लिए आप एक नियमित हैंगिंग फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, दस्तावेजों के मोटे ढेर या उपश्रेणियों में विभाजित होने के लिए, एक वर्गाकार तल के साथ एक हैंगिंग फ़ोल्डर का उपयोग करें। इस मामले में, फ़ाइलों को वांछित के रूप में क्रमबद्ध किया जा सकता है, लेकिन सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला क्रम वर्णानुक्रम में है।
चरण 6. मनीला कार्डबोर्ड फ़ोल्डर पर सूचीबद्ध लेबल के अनुसार हैंगिंग फ़ोल्डर को लेबल करें।
प्लास्टिक लेबल को फ़ोल्डर के सबसे बाईं ओर रखें, जब तक कि आपको फ़ोल्डर को फ़ाइल कैबिनेट में एक लंबवत स्थिति में सम्मिलित न करना पड़े ताकि फ़ोल्डर्स को बाएं से दाएं क्रम में रखा जा सके, न कि आगे से पीछे। इस मामले में, प्लास्टिक लेबल को दाईं ओर रखें।
चरण 7. हैंगिंग फोल्डर और अतिरिक्त मनीला कार्डबोर्ड फोल्डर तैयार करें ताकि आप फोल्डर जोड़ सकें यदि ऐसे दस्तावेज़ हैं जिन्हें लेबल किए गए फ़ोल्डरों में समूहीकृत नहीं किया जा सकता है।
फ़ोल्डर में बहुत अधिक या बहुत कम दस्तावेज़ लोड न करें। विचार करें कि क्या आपको फ़ोल्डर लेबल बदलने और फिर से क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है क्योंकि दस्तावेज़ों को नई श्रेणियों में समूहीकृत करने की आवश्यकता है।
चरण 8. वर्ष के अंत में, फ़ाइल कैबिनेट से सभी फ़ोल्डरों को हटा दें, श्रेणी के अनुसार नए मनीला कार्डबोर्ड फ़ोल्डरों को लेबल करें और फिर उन्हें हैंगिंग फ़ोल्डर्स में वापस रख दें।
यह देखने के लिए सभी फाइलों की जांच करें कि क्या ऐसे दस्तावेज़ हैं जिन्हें पहले से उपलब्ध फ़ोल्डरों में संयोजित करने की आवश्यकता है और फिर अन्य दस्तावेज़ों को संग्रह के रूप में सहेजें।
टिप्स
यदि आप रंगीन लेबल बनाना चाहते हैं, तो उन्हें कंप्यूटर का उपयोग करके प्रिंट करें या फ़ोल्डर को अधिक आकर्षक बनाने के लिए किसी अन्य विधि का उपयोग करें। हालांकि, जब आपको कोई परिवर्तन करना होता है, जैसे कि एक नया फ़ोल्डर जोड़ना, तो आप भ्रमित महसूस कर सकते हैं क्योंकि रंगों को चुनना मुश्किल है या उन्हें हाथ से लेबल करना है। तो, एक सरल विधि का प्रयोग करें।
चेतावनी
- उन दस्तावेज़ों के लिए विविध श्रेणियां न बनाएं जिन्हें कुछ श्रेणियों में समूहीकृत नहीं किया जा सकता है क्योंकि यह विधि दस्तावेज़ों को ढेर करना जारी रखती है।
- फाइल स्टोरेज सिस्टम का निर्धारण करने के बाद, नियमित रूप से दस्तावेजों को प्रबंधित करने की आदत डालें। हर दिन अपने डेस्क पर फाइलों को सहेजने के लिए अलग समय निर्धारित करें। दस्तावेजों को एक बड़ी टोकरी में रखने का लालच न करें क्योंकि टोकरी जल्दी भर जाएगी और फाइलों का एक नया ढेर बन जाएगी।
