हर कंपनी में नए कर्मचारियों के लिए नौकरी का प्रशिक्षण बहुत महत्वपूर्ण है। अपर्याप्त प्रशिक्षण का कार्य संतुष्टि, उत्पादकता और कर्मचारियों के कारोबार पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। प्रशिक्षण कार्यक्रम आमतौर पर कंपनी के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी देने, कर्मचारियों को कार्यालय के आसपास ले जाने, कंपनी के नियमों की व्याख्या करने के बाद शुरू होता है। कर्मचारी प्रशिक्षण को संवेदनशीलता और विस्तार पर ध्यान देने की आवश्यकता है। प्रशिक्षण को अच्छी तरह से चलाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप व्यवस्थित जानकारी प्रदान करते हैं, प्रतिभागियों की क्षमताओं के अनुसार एक कार्यक्रम की व्यवस्था करते हैं, और कर्मचारियों के अनुकूलन के दौरान धैर्य रखें।
कदम
विधि 1 का 4: नए कर्मचारियों का स्वागत
चरण 1. पार्किंग स्थान को सूचित करें।
उदाहरण के लिए, नए कर्मचारियों के लिए आवश्यक बुनियादी चीजों की अक्सर उपेक्षा की जाती है, क्योंकि उन्हें अपने वाहनों को कहां पार्क करना है, इसकी जानकारी नहीं मिली है। काम के पहले दिन से पहले, सुनिश्चित करें कि वह पार्किंग का रास्ता जानता है और जिन क्षेत्रों का उपयोग करने की अनुमति है या वाहन पार्क करने के लिए कोई विशेष स्थान है या नहीं।
चरण 2. कार्यक्षेत्र तैयार करें।
कर्मचारियों के काम पर जाने से पहले, एक डेस्क, टेलीफोन कनेक्शन, लैपटॉप, बिजनेस कार्ड और आवश्यक कार्य उपकरण तैयार करें। यदि उसे डेस्क की आवश्यकता नहीं है, तो कार्य क्षेत्र को बताएं कि वह दैनिक कार्य कब कर रहा है।
सामान्य तौर पर, नए कर्मचारी समय पर पहुंचने और एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने की पूरी कोशिश करते हैं। बेशक, वह बहुत निराश होगा अगर यह पता चला कि नियोक्ता ने पहले दिन आने पर कुछ भी तैयार नहीं किया है।
चरण 3. उसे कार्यस्थल के दौरे पर ले जाएं।
सुनिश्चित करें कि आप टॉयलेट, वर्क कैबिनेट, प्रिंटर, फोटोकॉपी रूम और कैंटीन के स्थान का संकेत देते हैं। रेस्ट रूम, कॉफी मेकर और माइक्रोवेव दिखाना न भूलें। साथ ही प्राथमिक उपचार किट, अग्निशामक यंत्र और अन्य सुरक्षा उपकरण भी उपलब्ध कराएं।
प्रत्येक विभाग से उन महत्वपूर्ण स्थानों के बारे में पूछें, जिन्हें आपके आस-पास नए कर्मचारियों को दिखाने पर दिखाने की आवश्यकता होती है।
चरण 4. सुनिश्चित करें कि वह दोपहर के भोजन पर अकेला नहीं है।
लंच ब्रेक एक छोटी सी चीज है जिसे अक्सर भुला दिया जाता है। नए कर्मचारियों के लिए, काम का पहला दिन आमतौर पर बहुत भारी लगता है, खासकर अगर दोपहर के भोजन पर आपके साथ कोई नहीं होता है। एक सहकर्मी से पूछें कि क्या वह नए कर्मचारी के साथ दोपहर के भोजन के लिए जाने को तैयार है ताकि वे परिचित हो सकें।
चरण 5. एक अत्यधिक सक्षम प्रशिक्षक चुनें।
नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने का कार्य आमतौर पर अनुभवी कर्मियों या कर्मचारी द्वारा किया जाता है जिसका डेस्क निकटतम है। हालांकि, निर्देशन और पर्यवेक्षण की जिम्मेदारी प्रशिक्षण प्रबंधक की होती है। प्रशिक्षण को सुचारू रूप से चलाने के लिए ऐसे कर्मचारियों का चयन करें जो अच्छी तरह से काम करने में सक्षम हों, संचार कौशल रखते हों और जिनका व्यवहार अनुकरणीय हो।
प्रशिक्षण प्रदान करते समय, प्रशिक्षण प्रदान करने वाले कर्मचारी और नए कर्मचारी को समान कार्य करना चाहिए। वह उन चीजों को भी समझा सकता है जो काम को सुचारू रूप से चलाने में मदद करती हैं, उदाहरण के लिए किसी विशेष प्रबंधक के साथ संवाद करने के लिए सुझाव देना या जो छुट्टी पर सबसे अधिक उत्सव की पार्टी आयोजित करने में सक्षम है।
विधि 2 का 4: प्रशिक्षण सामग्री तैयार करना
चरण 1. व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित प्रशिक्षण सामग्री युक्त एक मैनुअल प्रदान करें।
अच्छे मैनुअल आमतौर पर एक ढांचा प्रदान करते हैं जो प्रशिक्षण सामग्री का व्यापक अवलोकन प्रदान करता है। इसके अलावा, प्रत्येक विषय को स्पष्ट और व्यवस्थित क्रम में कई आसान-से-समझने वाली सूचनाओं में विभाजित किया गया है। एक अच्छी सामग्री रूपरेखा बुनियादी अवधारणाओं की रूपरेखा से शुरू होती है, विस्तृत, चरण-दर-चरण जानकारी प्रदान करती है, और फिर प्रमुख विचारों का सारांश प्रदान करती है।
एक मुद्रित मैनुअल प्रदान करें ताकि प्रशिक्षण के दौरान नए कर्मचारी नोट्स ले सकें। इसके अलावा, ईमेल मैनुअल, कंपनी के नियम और अन्य सामग्री ताकि वे पढ़ सकें यदि आपके पास मुद्रित सामग्री नहीं है।
चरण 2. नौकरी का विवरण और नौकरी के लक्ष्य शामिल करें।
प्रशिक्षण नियमावली में, कार्यों, आवश्यक कौशलों और कार्य निष्पादन लक्ष्यों से युक्त एक पूर्ण कार्य विवरण प्रदान करें। इसके अलावा, प्रदर्शन उपलब्धियों के मूल्यांकन के बारे में विभिन्न चीजों को सूचित करें ताकि वह कंपनी की अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से समझ सकें जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए।
चरण 3. संगठनात्मक संरचना का वर्णन करें और एक संपर्क नंबर प्रदान करें जहां आप तक पहुंचा जा सकता है।
नए कर्मचारी विभाग के संगठनात्मक ढांचे को जान सकते हैं, पता लगा सकते हैं कि बॉस कौन है, और उन्हें कंपनी पदानुक्रम चार्ट के माध्यम से किसे रिपोर्ट करना चाहिए। प्रत्येक विभाग में कर्मियों की सूची प्रदान करके चार्ट को पूरा करें।
कंपनी के अंदर और बाहर सभी के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें जो उनके काम से संबंधित हो, जैसे विक्रेता या क्लाइंट सेल फोन नंबर।
चरण 4. कार्य सुरक्षा मानकों के बारे में जानकारी प्रदान करें।
मैनुअल में आमतौर पर उद्योग क्षेत्र के अनुसार आपातकालीन स्थिति में प्रक्रियाएं और सुरक्षा मानक शामिल होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो उस सरकारी एजेंसी से परामर्श करें जिसके पास इस मामले को विनियमित करने का अधिकार है, उदाहरण के लिए जनशक्ति मंत्रालय, यह पता लगाने के लिए कि व्यावसायिक स्वास्थ्य और सुरक्षा (K3) प्रशिक्षण आयोजित करते समय क्या कहना है।
चरण 5. कंपनी की मूल संस्कृति और मूल्यों का वर्णन करें।
दैनिक कार्यों को समझाने के अलावा, कंपनी के इतिहास, मूल्यों, दृष्टि और लक्ष्यों को बताने के लिए मैनुअल का उपयोग करें। याद रखें कि कर्मचारी पूरे दिन अकेले काम नहीं कर सकते। आप निश्चित रूप से ऐसे कर्मियों की अपेक्षा करते हैं जो सक्रिय हैं और कंपनी संस्कृति का प्रतिनिधित्व करने में सक्षम हैं।
चरण 6. कंपनी की जानकारी के कई स्रोत प्रस्तुत करें।
कंपनी की नीति के आधार पर, मैनुअल में वार्षिक रिपोर्ट, मार्केटिंग फाइलें और प्रस्तुति सामग्री शामिल हो सकती है, जिन पर पहले बैठकों में चर्चा की गई थी। पहले इसे संकलित करें और फिर कंपनी के इंट्रानेट या वेबसाइट के माध्यम से जानकारी अपलोड करें जिसे पासवर्ड का उपयोग करके एक्सेस किया जा सकता है।
नए कर्मचारी को अभिभूत महसूस करने से रोकने के लिए, उसे बताएं कि उसे जानकारी पढ़ने से लाभ होगा, लेकिन यह अनिवार्य नहीं है।
विधि 3 का 4: प्रशिक्षण कार्यक्रम बनाना
चरण 1. नए कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से जानने के लिए समय निकालें।
उसे प्रश्न पूछने के लिए चैट करने के लिए आमंत्रित करें और रोजमर्रा की जिंदगी के बारे में कहानियां साझा करें, जैसे परिवार, शौक और शौक के बारे में।
नए कर्मचारी अधिक सहज महसूस करेंगे और एक टीम में काम करने के लिए तैयार होंगे यदि आप उन्हें बेहतर तरीके से जानने के लिए समय निकालते हैं।
चरण २। प्रशिक्षण को बहुत भारी न दें, लेकिन बहुत हल्का न करें।
उसे जो काम करना है उसकी एक बड़ी तस्वीर दें और फिर टास्क को थोड़ा-थोड़ा करके विस्तार से समझाएं। एक नया कर्मचारी काम करने के लिए तैयार नहीं होता है यदि उसे केवल एक मैनुअल पढ़ने के लिए कहा जाता है और फिर उसे एक असाइनमेंट दिया जाता है। हालांकि, बहुत लंबा प्रशिक्षण न दें या शब्द के लिए संपूर्ण भौतिक शब्द को न पढ़ें।
किसी नए विषय पर चर्चा करने से पहले उसे 5-10 मिनट का ब्रेक दें ताकि वह बिना अभिभूत हुए दी गई जानकारी को समझ सके।
चरण 3. नौकरी के विवरण के अनुसार कार्य सौंपें और यथासंभव प्रश्नों का उत्तर दें।
प्रशिक्षण शुरू होने से पहले, नए कर्मचारी को सूचित करें कि यदि आवश्यक हो तो वह आपसे या किसी अन्य सहकर्मी से पूछ सकता है। फिर, उसे प्रशिक्षण की प्रगति के अनुसार उन कार्यों को करने के लिए कहें जो उसकी जिम्मेदारी है। उसे याद दिलाएं कि यदि कार्यों को करते समय उसे कोई समस्या आती है तो प्रश्न पूछने में संकोच न करें।
बहुत से लोगों को सुनने की तुलना में नई चीजों को समझने में आसानी होती है। कंपनी पर रणनीतिक प्रभाव डालने वाले कार्यों को असाइन न करें, लेकिन उनके साथ कामों की तरह व्यवहार न करें। दिखाएँ कि आपको विश्वास है कि वह अच्छा काम कर सकता है।
चरण 4. कर्मचारी की क्षमताओं के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम को समायोजित करें।
हर किसी की सीखने की क्षमता अलग-अलग होती है। इसलिए यदि वह तैयार नहीं है तो कोई नया विषय न पढ़ाएं। एक यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करके एक चुनौती दें यदि वह पहले से ही सिखाई जा रही सामग्री को समझता है।
- समय-समय पर पूछें कि क्या आप बहुत तेज या बहुत धीमी गति से पढ़ा रहे हैं। हो सकता है कि वह कुछ चीजों को समझने के बावजूद छिपाने की कोशिश कर रहा था। इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए बॉडी लैंग्वेज पढ़ना सीखें कि वह आपकी बात को समझ रहा है।
- एक लंबी प्रशिक्षण अवधि के लिए आमतौर पर अधिक संसाधनों की आवश्यकता होती है, लेकिन जो कर्मचारी अच्छी तरह से प्रशिक्षित हैं, वे अपने काम को अच्छी तरह से समझेंगे ताकि वे कम समय में उच्च कार्य उत्पादकता प्राप्त कर सकें।
विधि 4 का 4: सकारात्मक प्रशिक्षण वातावरण बनाना
चरण 1. दूसरों की तारीफ करने में उदार बनें।
यदि आप किसी नए कर्मचारी को आत्मविश्वास महसूस कराने के लिए उसका समर्थन करना चाहते हैं, तो सही समय पर उसकी प्रशंसा करें। केवल दूसरों को खुश करने के लिए प्रशंसा न करें, बल्कि उसके द्वारा किए गए प्रयास और उसकी सफलता की प्रशंसा करें।
आप कह सकते हैं, "आपने समय सीमा से पहले असाइनमेंट पूरा कर लिया है। ईमानदारी से, मैं सोच रहा था कि क्या इसे इतनी जल्दी पूरा करने में कुछ गड़बड़ है, लेकिन आपके उत्तर ठीक निकले। बढ़िया!"
चरण 2. यदि आवश्यक हो तो रचनात्मक आलोचना प्रदान करें।
यदि कोई नया कर्मचारी गलती करता है तो नए कर्मचारी को यह बताने में संकोच न करें। घातक त्रुटियों के मामले में और वही गलतियों को दोबारा होने से रोकने के लिए आपको ऐसा करने की आवश्यकता है।
- यदि आवश्यक हो, तो यह कहकर आलोचना को नरम करें, "यह आसान होगा यदि आप इसे इस तरह करते हैं" या "यह ठीक है, यह सिर्फ एक छोटी सी गलती है।"
- सामान्य तौर पर, नए कर्मचारी जल्द से जल्द उपयोगी प्रतिक्रिया प्राप्त करना पसंद करते हैं। यदि कुछ महीनों के लिए छोड़ दिया जाए, तो उसे आश्चर्य होगा कि आपने पहली बार में उसकी गलतियों को क्यों नहीं सुधारा।
चरण 3. नए कर्मचारी को अच्छा प्रदर्शन करने के लिए समय दें।
थोड़ा-थोड़ा करके जिम्मेदारी दें। अगर वह गलती करता है तो उसे बहुत ज्यादा डांटें नहीं। प्रशिक्षण अवधि समाप्त होने के बाद भी मार्गदर्शन देना जारी रखें। हर काम और हर व्यक्ति अलग होता है, इसलिए एडजस्ट होने में लगने वाला समय भी अलग होता है।
किसी की क्षमताओं और कंपनी की नीतियों के आधार पर, कुछ को सीखने में 1 साल लग सकता है जब तक कि वे अच्छी तरह से काम करने के लिए तैयार नहीं हो जाते।
चरण 4. प्रशिक्षण के कार्यान्वयन पर प्रतिक्रिया के लिए पूछें।
एक अच्छे प्रशिक्षण कार्यक्रम को निरंतर विकसित करने की आवश्यकता है। जब नए कर्मचारी ने प्रशिक्षण समाप्त कर लिया है, तो उसे उन चीजों का सुझाव देने के लिए कहें जिनमें सुधार की आवश्यकता है। पूछें कि क्या ऐसी कोई सामग्री है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है, शायद शिक्षण बहुत तेज़ या बहुत धीमा है, या यदि प्रशिक्षण सामग्री के लेआउट को बदलने की आवश्यकता है।
