जॉब मार्केट दिन-ब-दिन अधिक प्रतिस्पर्धी होता जा रहा है। नई नौकरियों के लिए प्रतिस्पर्धा करने में सक्षम होने के लिए, पिछले नियोक्ताओं / नियोक्ताओं से सकारात्मक और सराहनीय सिफारिशें प्राप्त करना सबसे मूल्यवान समर्थन होगा। यदि आप किसी कर्मचारी के लिए एक सकारात्मक संदर्भ प्रदान करना चाहते हैं, तो आपको ध्यान से सोचना चाहिए कि आप उस व्यक्ति का प्रतिनिधित्व कैसे करेंगे। आप उस व्यक्ति को क्या कहने या लिखने जा रहे हैं, इस पर विचार करके और इसे सबसे सकारात्मक और पेशेवर तरीके से प्रस्तुत करते हुए, आप किसी कर्मचारी या किसी और को उनके सपनों की नौकरी दिलाने में मदद कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: लेखन
चरण 1. संदर्भ का एक सकारात्मक पत्र प्रदान करें।
यदि कोई कर्मचारी आपके पास आता है और संदर्भ पत्र मांगता है, तो आपको सबसे पहले जो करना चाहिए वह अनुरोध पर विचार करना है। यदि आपके पास कर्मचारी के साथ अच्छा अनुभव रहा है और नौकरी पाने की संभावनाओं को बढ़ाने के लिए सकारात्मक सहायता प्रदान कर सकता है, तो संदर्भ का सकारात्मक पत्र प्रदान करें।
- यदि आप कुछ सकारात्मक नहीं लिख सकते हैं तो संदर्भ पत्र प्रदान करने की पेशकश न करें। इसे नौकरी पाने की संभावनाओं को खत्म न होने दें।
- संदर्भ लिखने का अनुरोध तभी स्वीकार करें जब आपने कर्मचारी के साथ लंबे समय तक काम किया हो। किसी व्यक्ति की क्षमताओं और काम को कुछ ही महीनों में आंकना आपके लिए मुश्किल होगा।
- सुनिश्चित करें कि आप संदर्भ प्रदान करने के लिए सही व्यक्ति हैं। आपको रेफरल पर कंपनी की नीति को फिर से जांचना पड़ सकता है।
चरण 2. जानकारी इकट्ठा करें जिसे आप एक संदर्भ पत्र के लिए लिख सकते हैं।
कर्मचारी से उस नौकरी के बारे में जानकारी के लिए पूछें जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है और कोई अन्य प्रासंगिक डेटा जो आपको पता होना चाहिए जिसमें उसका रेज़्यूमे भी शामिल है। आपको कर्मचारी के कार्य से संबंधित जानकारी भी एकत्र करनी चाहिए, जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन।
- यदि आप किसी के लिए संदर्भ पत्र लिखने का निर्णय लेते हैं, तो उस नौकरी के बारे में जानकारी मांगें जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है, उसका सबसे हालिया बायोडाटा, और अन्य जानकारी के बारे में पूछें कि वह क्या सोचता है कि उसने किसी विशेष कंपनी या परियोजना में योगदान दिया है और वह कैसे उनकी नई नौकरी में लाभ होगा।
- व्यावसायिकता और यह कैसे काम करता है, इसका आकलन करने में सक्षम होने के लिए आप और कर्मचारी के बीच पत्राचार को पढ़ने पर विचार करें। आप इस उद्देश्य के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन का भी उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. प्रारंभिक पत्र का मसौदा तैयार करें।
इससे पहले कि आप किसी पूर्व कर्मचारी या सहकर्मी को सकारात्मक संदर्भ दें, प्रारंभिक पत्र का मसौदा तैयार करने के लिए आपके द्वारा एकत्रित की गई जानकारी का उपयोग करें। यह कदम यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपके द्वारा लिखा गया संदर्भ पत्र सकारात्मक और व्यापक है।
- संदर्भ पत्र एक या दो पृष्ठ लंबे होने चाहिए। यदि आप अधिक समय तक लिखते हैं, तो संभावित नियोक्ता पूरी बात नहीं पढ़ सकते हैं और उम्मीदवार के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी याद कर सकते हैं।
- परिचय संक्षिप्त होना चाहिए और इसमें कर्मचारी का नाम, जिस नौकरी के लिए वह आवेदन कर रहा है, और क्या आप उसे नौकरी के लिए सिफारिश करेंगे। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “मुझे ब्रांड मैनेजर के पद के लिए अमीर प्रिंबोडो की सिफारिश करते हुए खुशी हो रही है। अमीर प्रियंबोडो ने हमारी कंपनी के लिए एक महान योगदान दिया है, और मुझे विश्वास है कि वह आपकी टीम के लिए एक मूल्यवान संपत्ति होगी।"
- पत्र का मुख्य भाग 1-3 पैराग्राफ हो सकता है और यह वर्णन करना चाहिए कि आप कर्मचारी को कितने समय से जानते हैं, आपने किस क्षमता के साथ काम किया है, उसके कौशल का वर्णन और हाइलाइट करें, और समझाएं कि वह संभावित नियोक्ता में कैसे योगदान देगा। आपको कार्रवाई योग्य सबूत और कारण प्रदान करने होंगे कि कर्मचारी नौकरी के लिए सबसे अच्छा उम्मीदवार क्यों है।
- आप पत्र के मुख्य भाग में कर्मचारी के चरित्र का भी वर्णन कर सकते हैं, लेकिन आपको सावधान रहना चाहिए कि व्यक्तिगत जानकारी शामिल न करें, जो न केवल संभावित नियोक्ताओं के लिए संदिग्ध है, बल्कि अवैध भी है।
- आपको पत्र को एक संक्षिप्त, संक्षिप्त पैराग्राफ के साथ बंद करना चाहिए जिसे आप व्यक्ति को अत्यधिक अनुशंसा करते हैं, और यदि संभावित नियोक्ता के कोई प्रश्न हैं तो मदद करने की पेशकश करें। उदाहरण के लिए, "आमिर प्रिंबोडो के साथ काम करने के अपने अनुभव के आधार पर, मैं उन्हें ब्रांड मैनेजमेंट, इंक। यदि आपके कोई प्रश्न या चिंता हैं, तो कृपया मुझे ईमेल या फोन के माध्यम से संपर्क करें।"
चरण 4. सकारात्मक, कार्रवाई योग्य शब्दों का प्रयोग करें।
मसौदा तैयार करते और फिर संशोधित करते समय, सुनिश्चित करें कि आप उम्मीदवारों का वर्णन करते समय सकारात्मक, कार्रवाई योग्य भाषा का उपयोग करते हैं। यह क्रिया संभावित नियोक्ताओं को उम्मीदवार का एक विचार प्राप्त करने में मदद कर सकती है और एक अधिक सकारात्मक आत्म-छवि का प्रतिनिधित्व भी कर सकती है।
- सहयोग, सहयोग और प्रोत्साहन जैसे शब्दों का प्रयोग करें।
- टीम के खिलाड़ी, संपत्ति और जिम्मेदारी जैसी संज्ञाओं का प्रयोग करें।
- विश्वसनीय, बुद्धिमान, मैत्रीपूर्ण और दृढ़निश्चयी जैसे विशेषणों का प्रयोग करें।
- आप इन शब्दों को एक साथ वाक्यों में जोड़ सकते हैं जैसे "आमिर और मैं एक मार्केटिंग प्रोजेक्ट पर सहयोग कर रहे हैं और वह कुछ नए ग्राहक प्राप्त करने में एक महत्वपूर्ण संपत्ति है। वह एक बहुत ही जिम्मेदार, मिलनसार टीम के खिलाड़ी हैं और आपकी कंपनी पर सकारात्मक प्रभाव डालेंगे।"
चरण 5. ईमानदार रहें और अतिरंजना न करें।
आप अपनी योग्यता के बारे में ईमानदार रहते हुए सर्वोत्तम संभव उम्मीदवार को बढ़ावा देना चाहते हैं। ईमानदारी और अतिशयोक्ति के बीच एक महीन रेखा है और आपको इससे बचना चाहिए ताकि संभावित नियोक्ताओं को यह संदेह न हो कि आपका पत्र बेईमानी से लिखा गया था।
आपको यह कहने की ज़रूरत नहीं है कि वह व्यक्ति सबसे अच्छा या महानतम है, जब तक कि वे न हों। इसके बजाय, कुछ ऐसा लिखने पर विचार करें जैसे "आमिर सबसे ज़िम्मेदार और मिलनसार सहकर्मियों में से एक है, और मुझे उसके साथ काम करने में मज़ा आया।" किसी के तकनीकी कौशल और क्षमताओं का आकलन करते समय, आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं जैसे "आमिर उन शीर्ष 5% ब्रांड प्रबंधकों में से हैं जिनके साथ मैंने काम किया है"।
चरण 6. संदर्भ पत्र को संशोधित और संपादित करें।
पत्र के प्रारंभिक मसौदे को पूरा करने के बाद, इसे मजबूत करने के लिए पाठ में संशोधन करें और उन क्षेत्रों की जांच करें जिनके लिए और विकास की आवश्यकता है। यह चरण आपको वर्तनी, विराम चिह्न या व्याकरण की गलतियों को खोजने के लिए पत्र को संपादित करने की अनुमति देता है।
- सुनिश्चित करें कि संशोधित मसौदे में एक उचित परिचयात्मक घटक है, एक निकाय, और एक ईमानदार समापन, सकारात्मक शब्दावली है और उम्मीदवार की सबसे अच्छी तस्वीर देता है।
- किसी भी गलती को सुनने के लिए पत्र को जोर से पढ़ने पर विचार करें और यह सुनिश्चित करने में सहायता करें कि यह पेशेवर लगता है।
- सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा पत्र में दी गई जानकारी नई नौकरी के लिए उपयुक्त है।
चरण 7. अपना पत्र प्रारूपित करें।
संदर्भ पत्र भेजने से पहले, आपको सही प्रारूप का उपयोग करना चाहिए। यह कदम यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि संभावित नियोक्ता आपके संदर्भ पत्र को गंभीरता से लें।
- सुनिश्चित करें कि पत्र कंपनी के लेटरहेड के साथ कागज पर छपा है।
- पहली लाइन पर तारीख लिखें।
- तिथि के तहत, संभावित नियोक्ता का पता लिखें। उम्मीदवार के पर्यवेक्षक या मानव संसाधन विभाग को पत्र को संबोधित करें।
- संभावित नियोक्ता के बारे में जानकारी के नीचे अपना संपर्क पता शामिल करें।
- अभिवादन के बाद, सुनिश्चित करें कि आपने पत्र पर काली स्याही से हस्ताक्षर किए हैं और नीचे अपना नाम प्रिंट करें। आप चाहें तो अपनी नौकरी का शीर्षक, ईमेल और फोन नंबर शामिल कर सकते हैं।
चरण 8. चरित्र जांच फिर से करें।
एक संदर्भ पत्र भेजने से पहले, पाठ को एक आखिरी बार पढ़ें। यह कदम सुनिश्चित करता है कि आप कोई गलती नहीं करते हैं या महत्वपूर्ण जानकारी याद नहीं करते हैं।
विधि २ का २: मौखिक संदर्भ प्रदान करना
चरण 1. मौखिक संदर्भों के संबंध में कंपनी की नीति की जाँच करें।
कुछ कंपनियां कर्मचारियों को केवल सेवा के वर्षों जैसी बुनियादी जानकारी प्रदान करने की अनुमति देती हैं। कुछ आपको लिखित संदर्भ प्रदान करने की अनुमति दे सकते हैं। यह सुनिश्चित करना कि आप संदर्भों पर कंपनी की नीति का पालन करते हैं, आपको सर्वोत्तम मौखिक संदर्भ प्रदान करने में मदद कर सकता है।
चरण 2. मौखिक संदर्भों के अनुरोधों के लिए सहमत हों।
यदि कोई कर्मचारी या सहकर्मी आपसे एक संदर्भ प्रदान करने के लिए कहता है, तो सुनिश्चित करें कि आप अनुरोध को सकारात्मक रूप में लेते हैं। यदि आपके पास कर्मचारी के साथ अच्छा अनुभव है, तो संभावित नियोक्ताओं को संदर्भ प्रदान करने के उनके अनुरोध पर सहमत हों।
- यदि आप कर्मचारी के बारे में कुछ भी सकारात्मक नहीं कह सकते हैं तो संदर्भ प्रदान करने की पेशकश न करें। इसे नौकरी पाने के अपने अवसरों को बर्बाद न करने दें।
- यदि आपने उस व्यक्ति के साथ कुछ समय के लिए काम किया है तो संभावित नियोक्ता से बात करने के लिए सहमति दें। आपको कर्मचारी के बारे में सवालों के जवाब देने या उसके कौशल को समझाने में परेशानी हो सकती है यदि आप उसे केवल कुछ महीनों से जानते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आप संदर्भ प्रदान करने के लिए सही व्यक्ति हैं। आपको रेफ़रल के बारे में अपने बॉस या कंपनी की नीति की जांच करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 3. संदर्भ सामग्री के रूप में उपयोग करने के लिए कर्मचारी के बारे में जानकारी मांगें।
आपको कर्मचारी से उस नौकरी के बारे में बुनियादी जानकारी की भी आवश्यकता हो सकती है जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है और अन्य प्रासंगिक डेटा जो आपको पता होना चाहिए।
- उम्मीदवार जिस नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है, उसके बारे में जानकारी और अप-टू-डेट रिज्यूमे के बारे में पूछें। आपको यह पता लगाने की आवश्यकता हो सकती है कि वह क्या सोचता है कि उसने कंपनी में क्या योगदान दिया है और जिन परियोजनाओं पर वह काम कर रहा है और वह अपने नए कार्यस्थल में कैसे योगदान देगा।
- आपको कर्मचारी के कार्य से संबंधित कोई भी जानकारी एकत्र करनी चाहिए, जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन।
- अपने पेशेवर स्तर और कामकाज का आकलन करने के लिए कर्मचारी के साथ अपने पत्राचार को दोबारा पढ़ने पर विचार करें। आप इस उद्देश्य के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन का भी उपयोग कर सकते हैं।
चरण 4. फोन पर बातचीत का समय निर्धारित करें।
अधिकांश टेलीफोन संदर्भ टेलीफोन द्वारा दिए जाते हैं और आपको उम्मीदवार के संभावित नियोक्ता से बात करने के लिए एक उपयुक्त समय निर्धारित करने की आवश्यकता होगी। उम्मीदवार के बारे में बात करने के लिए एक निश्चित समय निर्धारित करने से यह सुनिश्चित हो सकता है कि आप एक व्यापक, पेशेवर और सकारात्मक संदर्भ प्रदान कर सकते हैं।
- उम्मीदवार से संभावित नियोक्ता को अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करने के लिए कहें या नई कंपनी में किससे संपर्क करना है, इस पर प्रासंगिक डेटा मांगें।
- सुनिश्चित करें कि जब आप आराम महसूस करते हैं और किसी मीटिंग में भाग लेने की जल्दी में नहीं होते हैं तो आप बातचीत को शेड्यूल करते हैं।
चरण 5. फोन संदर्भों के लिए नोट्स बनाएं।
बातचीत का कार्यक्रम निर्धारित करने और प्रासंगिक जानकारी एकत्र करने के बाद, उम्मीदवार के बारे में एक छोटी सी टिप्पणी करें। यह कदम यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि आप बातचीत के दौरान उम्मीदवार के कौशल या व्यवहार के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी को न भूलें।
चूंकि आप उन प्रश्नों को नहीं जानते हैं जो एक संभावित नियोक्ता पूछ सकता है, सुनिश्चित करें कि आप उम्मीदवार के विभिन्न पहलुओं पर नोट्स लेते हैं, जिसमें आप उसे कैसे जानते हैं और कितने समय तक, आपने किस क्षमता में काम किया है, और उसके कौशल का मूल्यांकन
चरण 6. सभी प्रश्नों के उत्तर पूरी तरह और ईमानदारी से दें।
मौखिक संदर्भों में अक्सर आपको उन सवालों के जवाब देने की आवश्यकता होती है जो संभावित नियोक्ता पूछते हैं। नोट्स तैयार करने और विस्तृत और ईमानदार सवालों के जवाब देने से उम्मीदवारों को नौकरी पाने में मदद मिल सकती है।
- सुनिश्चित करें कि आप व्यक्ति की योग्यता को अधिक महत्व नहीं देते हैं। आपको यह कहने की ज़रूरत नहीं है कि वह दुनिया का सबसे महान व्यक्ति है", लेकिन आप निष्पक्ष रूप से कह सकते हैं "वह हमारे अब तक के सबसे अच्छे सहयोगियों/कर्मचारियों में से एक है।"
- कृपया ध्यान रखें कि आपके उत्तर में कोई भी संदेह यह आभास देगा कि आप बेईमान हैं।
चरण 7. सकारात्मक, वर्णनात्मक शब्दों और वाक्यों का प्रयोग करें।
जब आप संभावित नियोक्ता के प्रश्न का उत्तर देते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप ऐसे शब्दों का उपयोग करते हैं जो उम्मीदवार को आकर्षक बनाते हैं। यह क्रिया उम्मीदवार को अन्य उम्मीदवारों से श्रेष्ठ दिखाएगी।
- उम्मीदवार का वर्णन करने के लिए आप विभिन्न क्रियाओं, संज्ञाओं और विशेषणों का भी उपयोग कर सकते हैं। आपका विवरण जितना स्पष्ट होगा, संभावित नियोक्ताओं को एक सूचित निर्णय लेने में मदद करने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि "अमीर प्रियंबोडो में बहुत ही रचनात्मक तरीके से समस्याओं को हल करने की क्षमता है," या "वह अपने विचारों को स्पष्ट रूप से संवाद कर सकता है।"
- सुनिश्चित करें कि आप उन कौशलों के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं जिनकी उम्मीदवार को अपनी नई नौकरी में आवश्यकता होगी।
चरण 8. व्यक्तिगत विषयों से बचें।
केवल उन चीजों के बारे में बात करें जो उम्मीदवार के प्रदर्शन से संबंधित हैं, जैसे कि बेहतर नेतृत्व कौशल या सहकर्मियों के बीच संघर्ष को हल करने की क्षमता। अपने निजी जीवन के बारे में बात न करें क्योंकि यह इसे बना देगा, और आप संभावित नियोक्ताओं के लिए कम पेशेवर दिखेंगे।
- धर्म, वैवाहिक स्थिति, उम्र या स्वास्थ्य सहित किसी भी व्यक्तिगत बात पर चर्चा न करें।
- व्यक्तिगत जानकारी प्रदान करने से उम्मीदवार के नौकरी पाने की संभावना खतरे में पड़ सकती है। आपके द्वारा प्रकट की जाने वाली जानकारी के प्रकार के आधार पर यह अवैध हो सकता है।
चरण 9. मौखिक संदर्भ समाप्त करें।
एक बार जब आप संभावित नियोक्ता के सभी सवालों का जवाब दे दें, तो फोन पर मौखिक संदर्भ को पूरा करें। आप प्रश्न पूछ सकते हैं यदि आपको लगता है कि यह आवश्यक है या यदि आप उम्मीदवार के बारे में और स्पष्टीकरण प्रदान कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप संभावित नियोक्ता को धन्यवाद देते हैं और यदि आवश्यक हो तो और जानकारी प्रदान करने की पेशकश करते हैं।
