कई चीजें कभी-कभी आपको अपॉइंटमेंट रद्द करने के लिए मजबूर करती हैं, उदाहरण के लिए क्योंकि आप एक आपात स्थिति का सामना कर रहे हैं, ट्रैफिक जाम में फंस गए हैं, या अपने शेड्यूल का गलत प्रबंधन कर रहे हैं। रद्दीकरण को सूचित करने के तरीके के बारे में सोचते समय आप चिंतित महसूस कर सकते हैं, लेकिन जो लोग नहीं मिल सके वे समझ सकते हैं यदि आप उन्हें जल्द से जल्द बता दें। जब आप उससे संपर्क करें या अवसर आने पर एक नया मीटिंग शेड्यूल सेट करें। उसे सहज महसूस कराने के लिए, उसके घर या कार्यालय के नजदीक किसी स्थान पर मिलने की पेशकश करें।
कदम
2 का भाग 1: विनम्रतापूर्वक नियुक्तियों को रद्द करना
चरण 1. लापता व्यक्ति से जल्द से जल्द संपर्क करें।
यदि आप अंतिम समय तक अपनी नियुक्ति रद्द करना बंद कर देते हैं तो आप अन्य लोगों को परेशान कर रहे हैं। उसे समय से पहले बताना दर्शाता है कि आप उसका सम्मान करते हैं और उस समय की सराहना करते हैं जो उसने आपके लिए तैयार किया है।
चरण २। यदि आप किसी अपॉइंटमेंट को रद्द करते हैं जो बहुत करीब है, तो आपको व्यक्तिगत रूप से फोन द्वारा सूचित करें।
यदि आप उसी दिन अपॉइंटमेंट रद्द करते हैं तो आपको व्यक्तिगत रूप से सूचित करने के लिए कॉल करना होगा। अपॉइंटमेंट को अचानक रद्द करना ताकि दूसरा व्यक्ति नाराज़ महसूस करे, अगर आप उन्हें ईमेल, टेक्स्ट मैसेज या किसी और के माध्यम से बताते हैं तो यह असभ्य लग सकता है।
चरण 3. ईमानदारी से माफी मांगें।
यहां तक कि अगर आप उन्हें समय से पहले बताते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि आपको खेद है कि आपको अपनी नियुक्ति रद्द करनी पड़ी। हो सकता है कि वह निराश हो कि आपने अपनी नियुक्ति रद्द कर दी है, भले ही उसने आपको देखने के लिए अन्य योजनाओं को पहले ही रद्द कर दिया हो।
- उदाहरण के लिए, "क्षमा करें, मैं कल नहीं आ सकता।"
- अस्पष्ट शब्दों का प्रयोग न करें या कहें कि आप अपना वादा नहीं निभा सकते हैं। खबर को ईमानदारी और सीधे तौर पर बताएं।
चरण 4. एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें कि आपने नियुक्ति रद्द क्यों की।
यदि कारण तार्किक है, उदाहरण के लिए, क्योंकि वाहन खराब हो गया है या आप बीमार हैं, तो उसे बताएं कि यह क्या है। यदि कारण को स्वीकार करना कठिन है, उदाहरण के लिए क्योंकि आप अपॉइंटमेंट लेना भूल गए हैं या गलती से डबल शेड्यूल किया गया है, तो एक सामान्य कारण दें, उदाहरण के लिए, "क्षमा करें, मुझे एक तत्काल आवश्यकता है।"
- यदि आप सच कह रहे हैं तो भी आपको विस्तृत कारण बताने की आवश्यकता नहीं है। विस्तार से समझाने से ऐसा लगता है कि आप कुछ छिपाना चाहते हैं।
- यह मत कहो, "मेरे पास करने के लिए और भी महत्वपूर्ण चीजें हैं" या इसी तरह का कोई अन्य बहाना।
- झूठ मत बोलो क्योंकि अगर यह पता चलता है कि आप ईमानदार नहीं हैं तो रिश्ता मुश्किल में पड़ जाएगा।
चरण 5. सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि आप उसके समय को महत्व देते हैं।
यह स्पष्ट करें कि आप उसके लिए समय निकालने की उसकी इच्छा की सराहना करते हैं और आपको वास्तव में खेद है कि उसे नियुक्ति रद्द करनी पड़ी क्योंकि आप समझते हैं कि वह व्यस्त है और उसने आपसे मिलने के लिए समय निकाला है।
यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप ऐसे लोगों के साथ अपॉइंटमेंट ले रहे हैं जिनकी आपको मदद की ज़रूरत है, जैसे कि प्रोफेसर या क्लाइंट।
2 का भाग 2: एक स्थानापन्न शेड्यूल सेट करना
चरण 1. जब आप समाचार दें तो बैठक के कार्यक्रम को बदलने के लिए उसकी इच्छा पूछें।
अपॉइंटमेंट लेने के लिए उससे दोबारा संपर्क करने की परेशानी को कम करने के अलावा, यह कदम दर्शाता है कि आप वास्तव में उसे देखना चाहते हैं। कॉल या ईमेल करते समय, यह कहकर समाप्त करें कि यदि आप बुरा नहीं मानते हैं तो आप एक और नियुक्ति करना चाहेंगे।
चरण 2. अपने कार्यक्रम की जाँच करें और उससे मिलने के लिए उपलब्ध समय को नोट करें।
आप मीटिंग शेड्यूल सुझा सकते हैं, लेकिन अपने शेड्यूल को उसके शेड्यूल में फिट करने का प्रयास करें। कई वैकल्पिक शेड्यूल विकल्प प्रदान करें और फिर प्रतिक्रिया मांगें।
उदाहरण के लिए, उसे बताएं, "मेरा शेड्यूल सोमवार को सुबह से शाम तक, गुरुवार को 1 से 5 बजे तक और शुक्रवार को 2 के बाद भरा नहीं है, लेकिन अगर आप ऐसा नहीं कर सकते हैं, तो मैं शेड्यूल को एडजस्ट कर दूंगा।"
चरण 3. सुझाव दें कि बैठक उनके घर या कार्यालय के नजदीक किसी स्थान पर आयोजित की जाए।
अपॉइंटमेंट रद्द करने के मुआवजे के रूप में, किसी ऐसे स्थान पर मीटिंग की व्यवस्था करना एक अच्छा विचार है जहां वह आसानी से पहुंच सकता है, जैसे कि अपने कार्यालय में या घर के रास्ते में किसी निश्चित स्थान पर।
वैकल्पिक रूप से, यदि वह बहुत व्यस्त है या शहर से बाहर है, तो उसे Skype या Google Hangouts का उपयोग करके मिलने का सुझाव दें।
चरण 4. एक प्रतिस्थापन कार्यक्रम निर्धारित करें जिसे आप पूरा कर सकते हैं।
पहली अपॉइंटमेंट रद्द करने के बाद दूसरी अपॉइंटमेंट को दोबारा रद्द न होने दें। अधिक कष्टप्रद और असहज होने के अलावा, यह आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है। एक प्रतिस्थापन शेड्यूल पर सहमत होने से पहले, अपने शेड्यूल को ध्यान से देखें और सुनिश्चित करें कि आप नए शेड्यूल के अनुसार अपनी नियुक्तियों को पूरा कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, दिसंबर के दौरान आपके पास कोई अपॉइंटमेंट नहीं है, लेकिन आमतौर पर, आपके पास नए साल से पहले बहुत सारी गतिविधियाँ होती हैं। इसलिए, उस समय को एक प्रतिस्थापन कार्यक्रम के साथ न भरें।
चरण 5. सहमत नए मीटिंग शेड्यूल को रिकॉर्ड करें।
यदि कोई प्रतिस्थापन कार्यक्रम है, तो उसे कार्यसूची में लिख लें। इसके अलावा, अपने शेड्यूल को एक कागज़ के टुकड़े पर लिख लें और इसे आसानी से दिखाई देने वाली जगह पर रिमाइंडर के रूप में रख दें।
चरण 6. जब आप उनसे मिलें तो उनकी समझ और धैर्य के लिए उन्हें धन्यवाद दें।
नियुक्ति रद्द करने के लिए सहमत होने के लिए उसे (या उन्हें) धन्यवाद देकर बातचीत खोलें। आपको दोबारा माफी मांगने की जरूरत नहीं है। इसके बजाय, शेड्यूल बदलने के अवसर की सराहना करके दिखाएं कि आप उसके समय को महत्व देते हैं।
टिप्स
- जहां तक संभव हो, निर्धारित बैठकों को रद्द न करें क्योंकि इससे प्रतिष्ठा और अन्य लोगों के साथ संबंधों को नुकसान पहुंच सकता है।
- किसी ऐसे व्यक्ति के साथ अनुबंध करने से पहले जो सशुल्क सेवा प्रदान करता है, जैसे कि एक सलाहकार, पता करें कि क्या आप उसके साथ अपनी नियुक्ति रद्द करते हैं।
