कई कंपनियां अपने कर्मचारियों से खुद का मूल्यांकन करके कार्य उपलब्धि रिपोर्ट बनाने के लिए कहती हैं ताकि वे रिपोर्ट कर सकें कि उन्होंने एक निश्चित अवधि में क्या किया है। यदि आप मीटिंग नोट लेने वाले के रूप में काम करते हैं, तो आपको रिपोर्ट बनाने के लिए भी कहा जा सकता है। यह लेख बताता है कि एक अच्छी प्रदर्शन रिपोर्ट कैसे तैयार की जाती है क्योंकि यह आपके करियर की सफलता या विफलता को निर्धारित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।
कदम
3 का भाग 1: कार्य उपलब्धि रिपोर्ट प्रारूप को समझना
चरण 1. अपनी उपलब्धियों का संक्षिप्त सारांश लिखकर रिपोर्ट तैयार करना प्रारंभ करें।
रिपोर्ट के शीर्ष पर, अपने कार्य प्रदर्शन की समग्र तस्वीर देने के लिए आपके द्वारा सबमिट की गई जानकारी का सारांश प्रस्तुत करें।
- उदाहरण के लिए: आप एक गैर-लाभकारी संगठन के लिए काम करते हैं और आपका बॉस आपसे एक प्रदर्शन रिपोर्ट बनाने के लिए कहता है। संक्षेप में एक पैराग्राफ में सभी पूर्ण किए गए कार्यों की रिपोर्ट करें, उदाहरण के लिए: आपने ऐसी गतिविधियों का आयोजन किया है जो संगठन के मालिक के लिए फायदेमंद हैं, उद्योग में मान्यता प्राप्त करने में सफल रहे हैं, और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संबंध बनाए हैं।
- सारांश में विशिष्ट चीजें शामिल न करें क्योंकि सामान्य रूप से कार्य उपलब्धियों का अवलोकन देने के लिए आपको केवल महत्वपूर्ण जानकारी प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। एक गाइड के रूप में, रिपोर्ट 2 पृष्ठों में प्रस्तुत की जानी चाहिए, जब तक कि नियोक्ता एक अलग प्रारूप निर्दिष्ट न करे। पहले सुनिश्चित करें कि आपको एक निश्चित प्रारूप के अनुसार रिपोर्ट बनानी है या नहीं।
चरण 2. विस्तृत सहायक तथ्य प्रदान करें।
रिपोर्ट की शुरुआत में प्रस्तुत सारांश में प्रत्येक जानकारी का समर्थन करने के लिए, निम्नलिखित निर्देशों के अनुसार विवरण लिखें:
- एक सूची प्रारूप का प्रयोग करें। प्रत्येक गतिविधि के लिए अलग से रिपोर्ट तैयार करें। गतिविधि को रिपोर्ट के शीर्षक के रूप में शामिल करें और उसके बाद शीर्षक के अंतर्गत गतिविधि का विवरण शामिल करें। उदाहरण के लिए: आप जो गतिविधि करते हैं वह है "घटना की तैयारी और निष्पादन"।
- शीर्षक के तहत, संक्षेप में और विशेष रूप से उस घटना का वर्णन करने के लिए संख्याओं या अक्षरों का उपयोग करके एक सूची बनाएं जो आप आयोजित कर रहे हैं, जिसमें संगठन के मिशन की उपलब्धि का समर्थन करने में इसके उद्देश्य और लाभ शामिल हैं।
चरण 3. एक मानक प्रारूप में एक रिपोर्ट बनाएं ताकि वह पेशेवर दिखे।
यादृच्छिक रिपोर्ट प्रस्तुत न करें। इसके बजाय, मानक आकार के कागज का उपयोग करके पेशेवर फ़ॉन्ट में साफ-सुथरी टाइप की गई रिपोर्ट तैयार करें।
- रिपोर्ट के शीर्षक को मोटे अक्षरों में कागज के बीच में रखें ताकि जानकारी को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित किया जा सके।
- रिपोर्ट के शीर्ष पर, रिपोर्ट के पूर्ण होने की तिथि लिखें। रिपोर्ट तैयार करने वाले व्यक्ति का नाम, शीर्षक और शीर्षक भी शामिल करें।
चरण 4. रिपोर्टिंग अवधि के दौरान जर्नलाइज़ करें।
यदि आप गतिविधियों के चलने पर तुरंत नोट्स लेते हैं तो आपके लिए रिपोर्ट संकलित करना आसान हो जाएगा।
- एक निश्चित अवधि में कार्य उपलब्धियों को रिकॉर्ड करने के लिए एक नोटबुक या फ़ोल्डर तैयार करें। इससे आपके लिए रिपोर्ट तैयार करना आसान हो जाएगा यदि आपका बॉस आपसे ऐसा करने के लिए कहे।
- यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में महत्वपूर्ण उपलब्धियों को भुला दिया जा सकता है।
3 का भाग 2: गुणवत्तापूर्ण सामग्री वितरित करना
चरण 1. उस लक्ष्य का वर्णन करें जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं और नौकरी की अपेक्षाओं को पूरा करने की आवश्यकता है।
पाठकों को याद दिलाएं कि रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में, एक लक्ष्य है जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आप संगठन के लक्ष्यों और आपसे अपेक्षित कार्य योगदान को जानते हैं। यदि आप अभी तक नहीं जानते हैं, तो नियोक्ता से इन बातों के बारे में पूछें।
- फिर, समझाएं कि आपने वास्तविक डेटा प्रदान करके अपना लक्ष्य प्राप्त कर लिया है। एक रिपोर्ट बनाएं जो लक्ष्य और उसकी प्राप्ति के बीच डेटा की तुलना प्रस्तुत करे।
- उदाहरण के लिए: आप लक्ष्य से अधिक धन जुटाने में कामयाब रहे और यह उपलब्धि निवेशकों और नियोक्ताओं के लिए एक सकारात्मक बात है। हालाँकि, इस कार्य के परिणामों को सफलता नहीं माना जा सकता है और यह निर्धारित करना मुश्किल है कि यदि कोई तुलना डेटा नहीं है तो आपकी सफलता कितनी अधिक है।
चरण 2. रिपोर्ट में दृश्य जानकारी शामिल करें।
कुछ टेबल या ग्राफ़ संलग्न करें जिससे पाठकों के लिए आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे डेटा की कल्पना करना आसान हो जाए।
- ध्यान रखें कि व्यस्त पाठक आमतौर पर केवल रिपोर्ट को स्किम करते हैं। कभी-कभी, दृश्य साधन सूचना को अधिक प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने में सक्षम होते हैं।
- हालाँकि, बहुत अधिक ग्राफ़िक्स प्रस्तुत न करें। 1-2 चार्ट चुनें जो महत्वपूर्ण जानकारी की व्याख्या कर सकें।
चरण 3. "कार" पर ध्यान दें।
सीएआर का अर्थ है: चुनौती (चुनौती), कार्रवाई (कार्रवाई), परिणाम (परिणाम)। आप इन तीन बातों पर चर्चा करके एक व्यवस्थित कार्य उपलब्धि रिपोर्ट बना सकते हैं।
- आपके सामने आने वाली चुनौतियों का निर्धारण करें। उन कार्यों का वर्णन करें जो आपने चुनौतियों से पार पाने के लिए किए और परिणाम क्या थे। उदाहरण के लिए: एक रेस्तरां प्रबंधक के रूप में, एक रिपोर्ट में लिखें: "चुनौती: रात के खाने में भीड़ के समय कतारें लंबी होती जा रही हैं और शिकायत करने वाले ग्राहक 10% तक बढ़ रहे हैं। कार्रवाई: व्यस्त समय के दौरान सेवा की गुणवत्ता में सुधार के लिए 1 वेटर को 1 घंटे पहले काम शुरू करने के लिए कहें। परिणाम: शिकायत करने वाले ग्राहकों की संख्या घटकर 2 हो गई या 80% कम हो गई।
- विशिष्ट जानकारी प्रदान करके एक रिपोर्ट बनाएं। उपलब्धियां जो मापने योग्य नहीं हैं, उदाहरण के लिए: "मैं एक टीम में अच्छा काम करने में सक्षम हूं" बेकार हैं क्योंकि हर कोई एक ही बात कह सकता है। इसलिए, आपको विशिष्ट डेटा और जानकारी प्रदान करके परिणामों और समस्याओं के बीच संबंध दिखाने और प्रदर्शन की रिपोर्ट करने में सक्षम होना चाहिए।
चरण 4. आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कार्यप्रणाली का वर्णन करें।
यदि आपको रिपोर्ट लिखने के आधार के रूप में डेटा एकत्र करने की आवश्यकता है, तो उस डेटा संग्रह पद्धति का संक्षेप में वर्णन करें जिसे आप लागू कर रहे हैं।
- पाठक को सर्वेक्षण विधि चुनने के कारणों, उसके लाभों और परिणामों के बारे में सूचित करें। यह भी बताएं कि विधि को विश्वसनीय क्यों माना जाता है। ऊपर दिए गए उदाहरण में रेस्तरां परिदृश्य को जारी रखते हुए, समझाएं कि आप ग्राहक शिकायत डेटा का उपयोग सर्वेक्षण पद्धति के रूप में क्यों कर रहे हैं।
- सर्वेक्षण की तिथि या अवधि शामिल करें और सर्वेक्षण से आप क्या हासिल करना चाहते हैं।
चरण 5. कार्य उपलब्धियों की रिपोर्टिंग पर ध्यान दें।
रिपोर्ट में जानकारी को कार्य उपलब्धियों पर केंद्रित रखने के लिए, इस बारे में सोचें कि रिपोर्टिंग अवधि के दौरान आपको किस बात पर सबसे अधिक गर्व था, उदाहरण के लिए: आप एक चिंतित अतिथि को शांत करने या किसी अधीनस्थ को प्रशिक्षण प्रदान करने में सक्षम हैं। पाठक को बहुत विस्तृत जानकारी न दें।
- एक अन्य तरीका "स्टार" विधि का उपयोग करना है, जिसका अर्थ है: स्थिति (समस्या), कार्य (कार्य), क्रिया (क्रिया), परिणाम (परिणाम)। संक्षेप में उस स्थिति का वर्णन करें जिसमें आप थे, आपको जो कार्य करना था, उस कार्य को पूरा करने के लिए आपने जो कार्य किए, और जो परिणाम आपने प्राप्त किए। "सीएआर" पद्धति की तरह, लक्ष्य "समस्या" और "परिणाम" के बीच संबंध दिखाना है और यह बताना है कि इसे कैसे प्राप्त किया जाए।
- रिपोर्ट बनाने पर ध्यान दें जो निम्नलिखित दिखाने में सक्षम हैं: कठिनाई, विशेषाधिकार, प्राथमिकता, उच्च दृश्यता, समय सीमा, नवाचार, नौकरी विवरण, और आपके काम का संगठन पर प्रभाव।
- उदाहरण के लिए: रिपोर्ट में बताएं कि जब आपको शाखा प्रबंधक के रूप में पदोन्नत किया गया था तब कर्मचारियों का वार्षिक कारोबार 35% था। जब आप कर्मचारी संतुष्टि सर्वेक्षण करते हैं, कर्मचारियों को सलाह देते हैं, और पूरे कर्मचारियों के साथ साप्ताहिक बैठकें करते हैं, तो कर्मचारी का कारोबार 15% तक गिर जाता है। इस उदाहरण से पता चलता है कि उपलब्धि रिपोर्ट में लंबे वाक्यों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है जब तक कि पाठक रिश्ते को सही ढंग से समझ सके।
चरण 6. अपने कार्य के गुणों की व्याख्या करें।
केवल परिणाम न दें। आपको यह भी बताना होगा कि उपलब्धि संगठन के लिए फायदेमंद क्यों है।
- उदाहरण के लिए: आपने कर्मचारियों के साथ बैठक की है। बताएं कि अनुवर्ती क्या है और संगठन को इसके लाभ क्या हैं? आप जो रिपोर्ट करना चाहते हैं, उसके बारे में ध्यान से सोचें। यदि यह उपयोगी नहीं है, तो आपको अन्य कार्य की रिपोर्ट करनी चाहिए।
- यदि कर्मचारियों के साथ बैठक कार्य प्रेरणा को बढ़ाने में सक्षम है ताकि कर्मचारी अनुपस्थिति में सुधार हो और कंपनी के मालिकों के पैसे की बचत हो। यह उस कार्य का परिणाम है जिसे उपयोगी माना जाता है।
चरण 7. सबमिट करने से पहले रिपोर्ट की जांच करें।
यदि आप एक रिपोर्ट सबमिट करते हैं जिसमें कई त्रुटियां और गैर-पेशेवर लेखन प्रारूप हैं, तो रिपोर्ट लेखन लक्ष्य प्राप्त नहीं हुए हैं।
- शब्दों के व्याकरण, विराम चिह्न और वर्तनी की जाँच करें। अपनी रिपोर्ट को 1 रात के लिए सुरक्षित रखें और फिर सुबह इसे दोबारा पढ़ें। अंतिम समय की रिपोर्ट न बनाएं।
- रिपोर्ट को कागज पर प्रिंट करें और यह देखने के लिए जांचें कि क्या कुछ और है जिसे ठीक करने की आवश्यकता है। कभी-कभी, कंप्यूटर स्क्रीन पर बहुत देर तक घूरने से हमारी आंखें इतनी थक जाती हैं कि गलतियों को नजरअंदाज कर दिया जाता है।
भाग ३ का ३: सही शब्दों का प्रयोग
चरण 1. नकारात्मक बातों को सकारात्मक तरीके से कहें।
यदि कोई लक्ष्य है जो प्राप्त नहीं हुआ है, तो बेहतर है कि उसकी रिपोर्ट न करें। पाठक को इस पर केंद्रित रखने के बजाय इसे दूसरे तरीके से सूचित करने का प्रयास करें।
- सकारात्मक वाक्यों का उपयोग करके असंतोषजनक कार्य परिणामों का वर्णन करें, उदाहरण के लिए, अन्य लोगों को दोष देने या बहाने बनाने के बजाय, समस्या को हल करने के लिए आप जो ठोस कदम उठाएंगे, उस पर स्पष्टीकरण पर ध्यान केंद्रित करके।
- दूसरे लोगों को दोष न दें। आपके द्वारा किए गए कार्यों की व्याख्या करने और यह दिखाने पर ध्यान दें कि आप एक सकारात्मक व्यक्ति हैं। उन चीजों को साझा करें जो आपने या आपकी टीम ने अच्छा किया है। रिपोर्ट पर ध्यान केंद्रित करने के लिए काम पर ध्यान दें।
चरण 2. रिपोर्ट में संख्याएं प्रस्तुत करें और मीट्रिक का उपयोग करें।
यदि आप बहुत विशिष्ट डेटा प्रस्तुत करने में सक्षम हैं, तो आपकी कार्य उपलब्धियां अधिक विश्वसनीय होंगी। आपके द्वारा दी गई जानकारी को सहायक साक्ष्य के रूप में मापने योग्य किसी चीज़ के साथ पूरा करें।
- अतिशयोक्तिपूर्ण शब्द जिनका बहुत अधिक उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए: "सर्वश्रेष्ठ" या "विश्वसनीय" कम उपयोगी होते हैं। हर कोई कह सकता है "इस साल मेरा काम का प्रदर्शन बहुत अच्छा था"।
- इस वाक्यांश को याद रखें: "इसे साबित करो, सिर्फ बात मत करो!" अन्य लोगों को यह बताने के बजाय कि आप इस वर्ष अच्छा काम करने में सक्षम हैं, डेटा और मीट्रिक के साथ विस्तार से दिखाएं कि आपने क्या अच्छा किया। केवल यह न कहें कि आप ग्राहकों के साथ अच्छे संबंध बना सकते हैं। इसके बजाय, ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण के परिणामों को उद्धृत करें, ग्राहक से प्राप्त एक पत्र संलग्न करें, और शिकायत करने वाले ग्राहकों की संख्या में कमी पर डेटा प्रदान करें।
- वर्तमान संख्याएँ। यह कहना कि आप कई कर्मचारियों का नेतृत्व करने में सक्षम हैं, व्यर्थ है यदि पाठक यह नहीं जानते कि आपके पास कितने कर्मचारी हैं। डेटा को संख्यात्मक रूप में प्रस्तुत करें ताकि पाठकों को पता चले कि आप कितने लोगों को "कई" कहते हैं और आपके द्वारा किए गए कार्य का विवरण समझाते हैं।
चरण 3. किसी भी मामले में सच बताओ।
अतिरंजना या झूठ मत बोलो। पकड़े गए तो बड़ी मुसीबत में पड़ जाएंगे।
- भले ही यह पूरी तरह से अनजाने में हो, अगर आप झूठ बोलते हैं तो आप बड़ी मुसीबत में पड़ जाएंगे। आप असुरक्षित महसूस करेंगे और आपके करियर का रास्ता अवरुद्ध हो जाएगा।
- अपनी ताकत और कमजोरियों की रिपोर्ट करने के लिए एक ईमानदार आत्म-मूल्यांकन करें जैसे वे हैं। कमियों को सकारात्मक तरीके से दूर करने का प्रयास करें।
चरण 4. दूसरों के काम को स्वीकार करें।
व्यवसाय और इंजीनियरिंग रिपोर्ट लेखन पाठ्यक्रम सुझाव देते हैं कि आप "I" शब्द का उपयोग नहीं करते हैं, लेकिन इसका उपयोग कुछ मामलों में प्रदर्शन रिपोर्ट में किया जा सकता है।
- उदाहरण के लिए: यदि आप रिपोर्ट करते हैं: "मैंने 100 कर्मचारियों को काम पर रखा है", तो यह बताना न भूलें कि आपकी सफलता अन्य लोगों या टीम के योगदान से समर्थित है।
- यदि आप अहंकारी नहीं हैं तो आपको अतिरिक्त मूल्य मिलेगा। विभिन्न वाक्यों को व्यवस्थित करें ताकि वे हमेशा "I" शब्द से शुरू न हों।
टिप्स
- प्रदर्शन रिपोर्ट में कभी भी क्रोध व्यक्त करने वाले शब्दों का प्रयोग न करें। अगर आप हमेशा सकारात्मक रहेंगे तो आप पर अच्छा प्रभाव पड़ेगा।
- पेशेवर शब्दों का प्रयोग करें। अनौपचारिक भाषा शैली का प्रयोग न करें।
