सबसे पहले, नौकरी की रिपोर्ट लिखना मुश्किल लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में आपके विचार से आसान है। कार्य रिपोर्ट का उपयोग आमतौर पर किसी विशेष परियोजना की प्रगति की व्याख्या करने या कार्यस्थल में कुछ मुद्दों पर निष्कर्ष और सिफारिशें प्रदान करने के लिए किया जाता है। एक प्रभावी कार्य रिपोर्ट को आसानी से लिखने के लिए, अपने उद्देश्य, दर्शकों, शोध और संदेश पर विचार करके शुरुआत करें। व्यवसाय रिपोर्ट प्रारूप का उपयोग करके एक रिपोर्ट तैयार करें। संशोधन करें ताकि रिपोर्ट प्रभावी हो जाए।
कदम
3 का भाग 1: कार्य रिपोर्ट की योजना बनाना
चरण 1. रिपोर्ट के उद्देश्य और विषय की पहचान करें।
कभी-कभी, आपको रिपोर्ट करने के लिए कहा जा सकता है। रिपोर्ट का उद्देश्य या विषय सबसे अधिक अनुरोध में बताया जाएगा। यदि आप किसी लक्ष्य या विषय के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो उस संदेश पर विचार करें जिसे आप अपने पाठकों तक पहुँचाना चाहते हैं। आप अपने पर्यवेक्षक या वरिष्ठ से भी स्पष्ट कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आपका लक्ष्य किसी व्यावसायिक समस्या का विश्लेषण करना, उस परियोजना के परिणामों की व्याख्या करना हो सकता है जिस पर आप काम कर रहे हैं, या पर्यवेक्षक को अपने काम की प्रगति की रूपरेखा प्रदान करना है।
चरण 2. एक स्वर और भाषा चुनें जो पाठक के अनुकूल हो।
पाठक के ज्ञान और उनके द्वारा ज्ञात शब्दजाल पर विचार करें। जब आप एक रिपोर्ट लिखते हैं, तो आप जनता के लिए लिखने की तुलना में शब्दजाल और अधिक पेशेवर भाषा का उपयोग कर सकते हैं।
- रिपोर्ट कौन पढ़ेगा? किसी भी पाठक पर विचार करें, जो आपकी रिपोर्ट का उपयोग करने की संभावना रखते हैं।
- यदि आपके पाठकों की संख्या विषम है, तो उस पाठक के लिए पूरी जानकारी लिखें, जिसे आप जो लिख रहे हैं, उसके बारे में सबसे कम जानकारी है। हालाँकि, प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षकों का उपयोग करें ताकि अधिक शिक्षित पाठक ऐसी जानकारी को छोड़ सकें जो उन्हें आवश्यक नहीं लगता। आप पाठकों के विशिष्ट समूहों को संबोधित करने के लिए विशिष्ट अनुभाग भी लिख सकते हैं।
चरण 3. डेटा और सहायक सामग्री एकत्र करें यदि कोई हो।
अपने निष्कर्षों या अनुशंसाओं के आधार के रूप में आपके द्वारा उपयोग की गई सामग्री को शामिल करें। रिपोर्ट तैयार करते समय आप इन सामग्रियों का उल्लेख करेंगे। आपको इन सामग्रियों को रिपोर्ट के परिशिष्ट में भी शामिल करना पड़ सकता है। रिपोर्ट तैयार करते समय आप निम्न प्रकार की सामग्री शामिल कर सकते हैं:
- वित्तीय जानकारी
- आरेख
- चार्ट
- सांख्यिकीय जानकारी
- सर्वेक्षण
- प्रश्नावली
- विशेषज्ञों, सहकर्मियों, ग्राहकों आदि के साथ साक्षात्कार के परिणाम।
चरण 4. यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं तो अपनी प्रगति की समीक्षा करें।
इसके बजाय, आपने जो कार्य किया है, जो कार्य आप करेंगे, और क्या कार्य प्रारंभिक लक्ष्य के अनुसार किया गया है, इसकी रूपरेखा दें। रिपोर्ट को आपके प्रोजेक्ट के बारे में लोगों के सवालों के जवाब के रूप में सोचें। नीचे वे प्रश्न हैं जिनका उत्तर आपको रिपोर्ट में देना चाहिए:
- क्या काम का दायरा बदल गया है?
- पिछली रिपोर्ट के बाद से आपने कौन सा काम पूरा किया है?
- आप क्या काम करेंगे?
- क्या आपका प्रोजेक्ट समय पर पूरा होगा? यदि नहीं, तो क्यों?
- आपको किस समस्या का सामना करना पड़ा और आपने इसे कैसे हल किया?
- इस महीने आपने क्या सबक सीखा?
चरण 5. उस जानकारी की रूपरेखा तैयार करें जिसे आपको रिपोर्ट में शामिल करना चाहिए।
एक मार्गदर्शक के रूप में अपने विचार की रूपरेखा लिखिए। रूपरेखा तैयार करते समय, आप जो कहने जा रहे हैं उसे व्यवस्थित करने में सहायता के लिए रिपोर्ट शीर्षलेख विकसित करें। इस रूपरेखा को साफ-सुथरा या अच्छी तरह से लिखे जाने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि केवल आप ही इसका उपयोग करेंगे।
- आम तौर पर, रिपोर्ट परिणामों, निष्कर्षों या सिफारिशों की व्याख्या के साथ शुरू होती है। उसके बाद, समझाएं कि आप उस निष्कर्ष पर कैसे पहुंचे और यदि संभव हो तो आपके सोचने का तरीका।
- यदि आप एक विवादास्पद निष्कर्ष या सिफारिश करने जा रहे हैं, तो अपनी प्रक्रिया और तर्क की व्याख्या करें ताकि पाठक आपके निष्कर्षों और सिफारिशों के पीछे के कारणों को समझ सकें।
3 का भाग 2: कार्य रिपोर्ट तैयार करना
चरण 1. एक आवरण पृष्ठ या शीर्षक पृष्ठ का प्रयोग करें।
शीर्षक पृष्ठ में रिपोर्ट का नाम और उसके बाद एक अलग पंक्ति में प्रस्तुत करने की तिथि होनी चाहिए। तीसरी पंक्ति में, सभी रिपोर्ट लेखकों के नाम लिखें। उसके बाद चौथी लाइन पर संस्था का नाम लिखें।
- कुछ मामलों में, आप एक कवर लेटर शामिल कर सकते हैं जिसमें बताया गया हो कि आप रिपोर्ट क्यों लिख रहे हैं, इसमें क्या है और आगे क्या करना है। इस तरह के पत्र का प्रयोग आमतौर पर तब किया जाता है जब रिपोर्ट लिखने की प्रक्रिया में लंबा समय लगता है या लेखक को लगता है कि रिपोर्ट में खुदाई करने से पहले पाठक को अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।
- प्रगति रिपोर्ट के लिए, शीर्षक पृष्ठ पर अपना नाम, परियोजना का नाम, तिथि और रिपोर्टिंग अवधि लिखें। उन्हें अलग-अलग पंक्तियों में लिखिए। आप प्रत्येक पंक्ति को 'नाम', 'प्रोजेक्ट का नाम', 'तारीख' और 'रिपोर्ट अवधि' जैसे शब्दों से लेबल कर सकते हैं। आप इन चीजों के बारे में बिना लेबल के भी जानकारी लिख सकते हैं।
- अपने बॉस से पूछें कि क्या कार्य रिपोर्ट पर कोई विशिष्ट सिफारिशें हैं। रिपोर्ट तैयार करने के लिए ये सिफारिशें सामग्री का सबसे अच्छा स्रोत हैं।
चरण 2. एक कार्यकारी सारांश बनाएं जिसमें महत्वपूर्ण जानकारी हो।
अपने निष्कर्ष, औचित्य और सिफारिशें शामिल करें। पाठक रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को पूरी तरह से पढ़े बिना ही समझ जाएगा। आपको बहुत अधिक विवरण में जाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन पाठक को आपकी रिपोर्ट के विवरण को समझना चाहिए। कार्यकारी सारांश आधा से एक पृष्ठ का होना चाहिए।
- आपको पूरी रिपोर्ट को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है। रिपोर्ट में महत्वपूर्ण विचारों पर ध्यान दें, जैसे कि आपकी मुख्य सिफारिश या निष्कर्ष।
- यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो इस अनुभाग को छोड़ दें।
चरण 3. सामग्री की एक तालिका बनाएँ।
रिपोर्ट के सभी अनुभाग शीर्षकों और उनके पृष्ठ क्रमांकों को सूचीबद्ध करें। यह सूची पाठकों के लिए आपकी रिपोर्ट का उपयोग करना और उनके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान बना देगी।
- प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षकों और शीर्षकों का उपयोग करें ताकि रिपोर्ट को पढ़ना आसान हो।
- यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आमतौर पर आपको विषय-सूची बनाने की ज़रूरत नहीं है, जब तक कि आपका बॉस आपसे ऐसा करने के लिए न कहे। हालाँकि, रिपोर्ट को पढ़ने में आसान बनाने के लिए प्रत्येक अनुभाग के लिए एक शीर्षक और शीर्षक शामिल करें।
चरण 4. अपनी रिपोर्ट का अंदाजा लगाने के लिए एक परिचय लिखें।
पाठक को बताएं कि आपने रिपोर्ट क्यों लिखी। रिपोर्ट के पीछे के संदर्भ को सारांशित करें और अपना उद्देश्य स्पष्ट करें। उन सवालों के बारे में बताएं जिनका जवाब आप रिपोर्ट में देंगे या जिन मुद्दों को आप हल करेंगे। रिपोर्ट के दायरे और संगठन का वर्णन करें।
- परिचय लंबा नहीं होना चाहिए। स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से लिखें ताकि पाठकों को एक स्पष्टीकरण को बहुत लंबे समय तक पढ़े बिना संदर्भ और उद्देश्य का पता चल सके।
- परिचय के लिए 2-4 पैराग्राफ लिखें।
- एक प्रगति रिपोर्ट के लिए, १-२ अनुच्छेदों का एक परिचयात्मक खंड पर्याप्त है। परिचय को आपकी परियोजना और लक्ष्यों को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। आप अपने द्वारा पूर्ण किए गए कार्य और अपनी अगली योजनाओं का भी उल्लेख कर सकते हैं।
चरण 5. आपके द्वारा उल्लिखित परिणामों या निष्कर्षों की व्याख्या करें।
परियोजना के संबंध में आपके द्वारा पूरे किए गए किसी भी शोध या मूल्यांकन की रूपरेखा तैयार करें। रिपोर्ट के विषय के साथ निष्कर्षों और उनके संबंधों की चर्चा और व्याख्या लिखें।
- आम तौर पर, इस खंड में एक परिचयात्मक पैराग्राफ और आपके निष्कर्षों की एक सूची होती है।
- निष्कर्ष इस प्रकार लिखा जा सकता है, “१. जनसंख्या बढ़ती जा रही है इसलिए हमारे ग्राहकों के स्वास्थ्य जोखिम बढ़ रहे हैं।"
- यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिखते हैं, तो आपके पास कोई परिणाम या निष्कर्ष नहीं है। उन उपलब्धियों या कार्यों को लिखें जिन्हें आपने परिचय के बाद पूरा किया है। आप इस सेक्शन के लिए 2-4 पैराग्राफ लिख सकते हैं। हालांकि, आमतौर पर एक सूची पर्याप्त होगी। लिखें, "फेस्टिवल टेंट किराए पर लेने के लिए IDR 200,000,000 जुटाए," "त्योहार की योजना बनाने के लिए पार्टी प्लानिंग कंपनी के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए," और "जनमत इकट्ठा करने के लिए 1,500 निवासियों का एक सर्वेक्षण किया।"
चरण 6. भविष्य के चरणों के लिए सिफारिशें प्रदान करें।
सिफारिशों को स्पष्ट करना चाहिए कि भविष्य में क्या होगा। वर्णन करें कि आपके समाधान का उपयोग करके कौन सी समस्या हल की जा सकती है और यह आपके द्वारा निकाले गए निष्कर्ष से कैसे संबंधित है। स्पष्टीकरण लिखने के बाद, सिफारिशों को संख्या के आधार पर सूचीबद्ध करें। प्रत्येक वाक्य की शुरुआत क्रिया से करें। सिफारिशों की एक सूची बनाएं और सबसे महत्वपूर्ण से शुरू करें।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “१. कर्मचारियों को कार्डियोपल्मोनरी पुनर्जीवन प्रशिक्षण प्रदान करें।"
- यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको उन नौकरियों या लक्ष्यों की एक सूची बनानी चाहिए जिन पर आप अगली अवधि में काम करेंगे/प्राप्त करेंगे। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "त्योहार के लिए एक विक्रेता खोजें," "त्योहार के डिजाइन का निर्धारण करें," और "एक प्रचार पोस्टर का आदेश दें।"
चरण 7. उस प्रक्रिया और रूपरेखा पर चर्चा करें जो निष्कर्ष को रेखांकित करती है।
उस दृष्टिकोण का वर्णन करें जिसका उपयोग आपने विषय, समस्या या समस्या का विश्लेषण करने के लिए किया था। अपने निष्कर्षों की समीक्षा करें, फिर बताएं कि सिफारिशों के आधार के रूप में उनका उपयोग कैसे किया गया था। चर्चा को खंडों में तोड़ें। अनुभागों को उनकी सामग्री के अनुसार शीर्षक दें।
- इस खंड में अनुसंधान और मूल्यांकन की लंबी चर्चा भी शामिल है।
- यह आपकी रिपोर्ट का सबसे लंबा खंड होना चाहिए।
- यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं। आप किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय और उन्हें दूर करने के तरीके के बारे में एक खंड के साथ इसे बदल सकते हैं। आप लिख सकते हैं, "कई निवासी सर्वेक्षण नहीं लौटाते क्योंकि वे प्रीपेड डाक के साथ नहीं आते हैं। इसके बाद हम प्रीपेड पोस्टेज को शामिल करेंगे या डिजिटल सर्वे का विकल्प मुहैया कराएंगे।
चरण 8. रिपोर्ट तैयार करने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए गए संदर्भों की सूची बनाएं।
संदर्भ जर्नल लेख, समाचार, साक्षात्कार, सर्वेक्षण, प्रश्नावली, सांख्यिकीय निष्कर्ष, और अन्य संबंधित जानकारी के रूप में हो सकते हैं। रिपोर्ट के अंत में इन संदर्भों का हवाला दें। इसे "ग्रंथ सूची" शीर्षक दें।
- जब तक आपसे विशिष्ट उद्धरण शैली का उपयोग करने के लिए नहीं कहा जाता है, तब तक व्यावसायिक रिपोर्ट में एपीए प्रारूप का उपयोग करें।
- यदि आप प्रगति रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं तो इस चरण को छोड़ दें।
चरण 9. सर्वेक्षण, प्रश्नावली, या ईमेल जैसी सामग्री के लिए अनुलग्नक संलग्न करें।
प्रत्येक रिपोर्ट के लिए अनुलग्नक की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, आप उन्हें शामिल कर सकते हैं यदि आप अपने द्वारा उद्धृत सामग्री या अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना चाहते हैं जो उन्हें आपके विषय या निष्कर्षों को अधिक आसानी से समझने में मदद कर सके। प्रत्येक अनुलग्नक को एक अलग अक्षर का उपयोग करके लेबल करें।
- उदाहरण के लिए, आपके पास "परिशिष्ट ए", "परिशिष्ट बी" और "परिशिष्ट सी" हो सकता है।
- यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको इस अनुभाग को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 10. अपने सभी निष्कर्षों या प्रगति का सारांश देते हुए एक संक्षिप्त निष्कर्ष लिखें।
आपको निष्कर्ष लिखने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन एक निष्कर्ष आपके द्वारा किए गए प्रयासों को उजागर कर सकता है। रिपोर्ट में आपके द्वारा प्रस्तुत सभी सूचनाओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए 3-4 वाक्यों का निष्कर्ष निकालें।
आप लिख सकते हैं, “कला उत्सव नियोजन परियोजना को निर्धारित समय के अनुसार पूरा किया गया है। हमने नियोजन गतिविधियों का 90% पूरा कर लिया है और सामग्री क्रय प्रक्रिया में चले गए हैं। वर्तमान में, परियोजना किसी भी बाधा का सामना नहीं कर रही है, लेकिन हम भविष्य में होने वाली किसी भी समस्या से निपटेंगे।"
3 का भाग 3: प्रभावी रिपोर्ट लिखना
चरण 1. रिपोर्ट को उपयोग में आसान बनाने के लिए स्पष्ट शीर्षक का उपयोग करें।
शीर्षक स्पष्ट करें न कि क्रियात्मक। शीर्षक देखकर पाठक को तुरंत समझ आ जाना चाहिए कि आपकी रिपोर्ट किस बारे में है।
- आपको जिन शीर्षकों की आवश्यकता हो सकती है उनमें शामिल हैं: परिचय, कार्य पूर्ण, अगली अवधि का लक्ष्य, बाधाएं और समाधान, और निष्कर्ष।
- एक शीर्षक बनाएं जो रिपोर्ट में दी गई जानकारी से मेल खाता हो।
- प्रगति रिपोर्ट के लिए, आपके पाठक पर्यवेक्षक, टीम या ग्राहक होने की संभावना रखते हैं।
चरण 2. विचारों को व्यक्त करने के लिए सरल, सीधी भाषा का प्रयोग करें।
कार्य रिपोर्ट में जटिल शब्दों और फूलदार वाक्यों की आवश्यकता नहीं होती है। आपको बस महत्वपूर्ण बिंदुओं को पाठक तक पहुंचाने की जरूरत है। सरलतम संभव शब्दों का उपयोग करके विचारों को व्यक्त करें और विचार के केंद्र में आएं।
"राजस्व में ५०% की वृद्धि हुई और चौथी-तिमाही की आय को शानदार बनाने" के बजाय, "Q4 में राजस्व ५०% ऊपर" लिखें।
चरण 3. अपनी रिपोर्ट को संक्षिप्त रखने के लिए संक्षिप्त लेखन का प्रयोग करें।
बहुत लंबा लिखना आपके और पाठक के लिए केवल समय की बर्बादी है। अनावश्यक शब्दों को हटा दें और सीधे अपने बयान पर पहुंचें।
- कुछ कार्य रिपोर्ट स्वाभाविक रूप से लंबी होती हैं क्योंकि उनमें बहुत सारी जानकारी होती है। हालाँकि, जिस तरह से आप इसे लिखते हैं वह संक्षिप्त रहना चाहिए।
- यह लिखना बेहतर है, "पिछले तिमाही में कर्मचारियों द्वारा टेलीफोन मार्केटिंग करने के बाद बिक्री में वृद्धि हुई," के बजाय, "पिछली तिमाही में राजस्व में तेजी से वृद्धि हुई क्योंकि हमारे प्रतिभाशाली और समर्पित बिक्री बल ने संभावित ग्राहकों को फोन पर उन्हें खरीदने के लिए विपणन किया। अधिक। उत्पाद।"
चरण 4. वस्तुनिष्ठ और भावहीन भाषा का उपयोग करके विचार प्रस्तुत करें।
तथ्यों को लिखें और पाठकों को एक वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण के आधार पर अपने निष्कर्ष निकालने दें। आप किसी विशेष मुद्दे को संभालने के तरीके के बारे में सिफारिशें कर सकते हैं, लेकिन पाठक की भावनाओं को उन्हें मनाने के लिए उकसाने की कोशिश न करें। पाठकों को एक वस्तुनिष्ठ परिप्रेक्ष्य के आधार पर विचारों और निर्णयों का निर्माण करने दें।
लिखने के बजाय, "नाखुश कर्मचारियों में आमतौर पर मनोबल की कमी होती है, इसलिए कार्यालय एक बेकार मशीन की तरह महसूस करता है," आप लिख सकते हैं, "अपेक्षाकृत कम उत्पादकता वाले कर्मचारी कहते हैं कि वे दुखी महसूस करते हैं।"
चरण 5. अनौपचारिक भाषा और "I" या "I" शब्दों का प्रयोग न करें।
यदि आप अकेले प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं तो आप प्रगति रिपोर्ट में "I" शब्द का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं। अन्यथा, नौकरी की रिपोर्ट में "I" या बहुत ही अनौपचारिक शब्दों का प्रयोग न करें। हालाँकि, आप अपने लक्षित दर्शकों के लिए कुछ वाक्यों को निर्देशित करते समय "आप" शब्द का उपयोग कर सकते हैं।
रिपोर्ट में पेशेवर भाषा का प्रयोग करें।
चरण 6. यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट को दोबारा पढ़ें कि कहीं कोई त्रुटि तो नहीं है।
व्याकरण और वर्तनी की त्रुटियां रिपोर्ट की व्यावसायिकता की प्रतिष्ठा को कम कर देंगी। यह सुनिश्चित करने के लिए इसे फिर से पढ़ें कि कोई वर्तनी की गलतियाँ, खराब वाक्यांश या गलत शब्द विकल्प तो नहीं हैं। बेहतर होगा कि आप रिपोर्ट को दो बार दोबारा पढ़ सकें।
- हो सके तो किसी और को रिपोर्ट पढ़ने के लिए कहें क्योंकि कभी-कभी खुद में गलती ढूंढना मुश्किल हो सकता है।
- यदि आपके पास समय है, तो रिपोर्ट को दोबारा पढ़ने से पहले 24 घंटे के लिए छोड़ दें।
टिप्स
- पहली कार्य रिपोर्ट लिखने के बाद, इसे बाद की रिपोर्ट के लिए एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें।
- आपके कार्यस्थल में कार्य रिपोर्ट टेम्पलेट हो सकता है। अपने पर्यवेक्षक से पूछें कि क्या आप कार्यालय टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।
- यदि आप ऐसा कर सकते हैं, तो उस संगठन के मौजूदा कार्य रिपोर्ट प्रारूप का उपयोग करें जिसके लिए आप काम करते हैं। कार्यालय में फाइलों की जांच करें या रिपोर्ट की एक प्रति के लिए पर्यवेक्षक या सहकर्मी से पूछें।
