चरण 1. Microsoft Outlook में डेटा सहेजने की प्रक्रिया को समझें।
ईमेल, फ़ोल्डर, संपर्क, कैलेंडर आदि सहित आउटलुक में सभी जानकारी एक्सटेंशन के साथ एक फाइल के रूप में संग्रहीत की जाती है ।PST या .ost कंप्यूटर पर। इन फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाकर, आप अपनी आउटलुक जानकारी का पूरा बैकअप बना सकते हैं।
चरण 2. आउटलुक डेटा फाइलों वाले फ़ोल्डर को खोलें।
आपको निर्देशिका C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ तक पहुंचने की आवश्यकता है। निर्देशिका तक पहुँचने के लिए आप कई चरणों का प्रयास कर सकते हैं:
- एक फ़ाइल एक्सप्लोरर विंडो खोलें और फ़ोल्डर पर जाएँ, लेकिन आपको पहले छिपी हुई फ़ाइलों को दिखाना होगा। "व्यू" टैब पर क्लिक करें और "हिडन आइटम" चुनें, या "व्यू" मेनू पर क्लिक करें, "फोल्डर विकल्प" चुनें, और "हिडन फाइल्स और फोल्डर प्रदर्शित करें" विकल्प की जांच करें। इस विकल्प के साथ, आप "उपयोगकर्ता" फ़ोल्डर के अंदर "AppData" फ़ोल्डर देख सकते हैं।
- आप विन दबा सकते हैं, %appdata% टाइप कर सकते हैं और एंटर दबा सकते हैं। "रोमिंग" फोल्डर खुल जाएगा। "AppData" फ़ोल्डर तक पहुंचने के लिए इसके ऊपर एक फ़ोल्डर में जाएं, फिर "स्थानीय" → "माइक्रोसॉफ्ट" → "आउटलुक" निर्देशिका पर जाएं।
- Windows XP में, निर्देशिका C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ खोलें।
चरण 3..pst और.ost फ़ाइलों की स्थिति जानें।
दोनों वर्तमान उपयोगकर्ता खाता आउटलुक प्रोग्राम के लिए डेटा फाइलें हैं। इन फ़ाइलों का नाम लिंक किए गए ईमेल पते के नाम पर रखा गया है। अधिकांश उपयोगकर्ताओं के पास.pst फ़ाइलें होती हैं, जबकि Exchange उपयोगकर्ताओं के पास आमतौर पर.ost फ़ाइलें होती हैं।
फ़ाइल को चुनकर और शॉर्टकट Ctrl+C दबाकर, या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके और "कॉपी करें" का चयन करके उसकी प्रतिलिपि बनाएँ।
चरण 4. फ़ाइल बैकअप प्रक्रिया को परिभाषित करें।
आपकी ज़रूरतों के आधार पर, आप अपनी डेटा फ़ाइलों का सुरक्षित रूप से बैकअप लेने के कई तरीके चुन सकते हैं। एकाधिक बैकअप बनाकर, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि कुछ गलत होने की स्थिति में आपकी फ़ाइलें सुरक्षित हैं।
- आप फ़ाइलों को USB ड्राइव में कॉपी कर सकते हैं। सामान्यतया,.pst फ़ाइलें 10-100 MB आकार की होती हैं, इसलिए वे USB ड्राइव में जोड़े जाने के लिए उपयुक्त होती हैं।
- आप फ़ाइलों को डिस्क पर कॉपी कर सकते हैं। इस तरह, आप कहीं भी जाएं, आप डिस्क को अपने साथ ले जा सकते हैं, लेकिन फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने के लिए संपूर्ण डिस्क स्थान का उपयोग करना बेकार लग सकता है क्योंकि फ़ाइल का आकार अपेक्षाकृत छोटा है। अधिक जानकारी के लिए DVD को बर्न करने के तरीके के बारे में लेख पढ़ें।
- आप Google डिस्क या OneDrive जैसी ऑनलाइन संग्रहण सेवा में फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं। इस विकल्प के साथ, आप अपनी फ़ाइलों को इंटरनेट से जुड़े किसी भी कंप्यूटर से एक्सेस कर सकते हैं। ऑनलाइन संग्रहण सेवाओं में फ़ाइलें अपलोड करने की प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी के लिए डेटा का बैकअप कैसे लें, इस पर लेख पढ़ें।
विधि 2 में से 2: प्रोग्राम में बैकअप फ़ाइलें पुनर्स्थापित करना
चरण 1. बैकअप फ़ाइल को कंप्यूटर पर कॉपी करें।
यदि फ़ाइल USB ड्राइव, डिस्क, या ऑनलाइन संग्रहण स्थान पर संग्रहीत है, तो आपको इसे पहले अपने कंप्यूटर के संग्रहण स्थान पर कॉपी करना होगा। आप कहीं भी फ़ाइलें रख सकते हैं (जैसे डेस्कटॉप या "दस्तावेज़" फ़ोल्डर)।
चरण 2. "फ़ाइल" टैब या "कार्यालय" बटन पर क्लिक करें।
यदि आप आउटलुक 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो "फाइल" मेनू पर क्लिक करें।
चरण 3. "खोलें और निर्यात करें" या "खोलें" चुनें।
उसके बाद आपको कई विकल्प दिखाई देंगे।
चरण 4. "आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें" पर क्लिक करें।
उसके बाद एक फाइल ब्राउजिंग विंडो खुलेगी।
चरण 5. डेटा फ़ाइल ब्राउज़ करें।
उस डेटा फ़ाइल का पता लगाएँ जिसे आपने पहले अपने कंप्यूटर पर कॉपी किया था। फ़ाइल का चयन करें और इसे लोड करने के लिए "खोलें" पर क्लिक करें।
चरण 6. एक बैकअप फ़ाइल का उपयोग करें।
आउटलुक सभी फ़ोल्डर्स, संदेशों, संपर्कों और कैलेंडर प्रविष्टियों सहित एक बैकअप डेटा फ़ाइल लोड करेगा।
