आप सही नौकरी रिक्ति के लिए आवेदन करने की तैयारी कर रहे हैं और आपने अपने पाठ्यक्रम को अपडेट कर दिया है। लेकिन रुकिए, आवेदन करने से पहले आपको एक कवर लेटर लिखना होगा। यहां तक कि अगर आपको कवर लेटर लिखने का शौक नहीं है और लगता है कि यह समय की बर्बादी है, तो एक संक्षिप्त और संरचित कवर लेटर किराए पर लेने और न करने के बीच अंतर करेगा। अपने कौशल को उजागर करके जो नौकरी पर लागू किया जा सकता है और संभावित नियोक्ताओं को दिखाकर कि आप एक महान संपत्ति हो सकते हैं, पत्र आपको आपके सपनों की स्थिति में ले जाएगा।
कदम
3 का भाग 1: कवर लेटर तैयार करना
चरण 1. कागज की एक शीट लें और दो कॉलम बनाएं।
बाएं कॉलम में "आवश्यकताएं" और दाएं कॉलम में "माई स्किल्स" लिखें। नौकरी की रिक्तियों को ध्यान से पढ़ें और आवश्यकताओं को समझें। इसके बाद उन आवश्यकताओं की तुलना अपने पाठ्यक्रम जीवन में वर्णित कौशल और अनुभव से करें।
- बाएं कॉलम में, नौकरी के लिए आवश्यक आवश्यकताएं और कौशल लिखें।
- दाईं ओर के कॉलम में, अपने पाठ्यक्रम के उन बिंदुओं को लिखें जो इन आवश्यकताओं से मेल खाते हों।
- नौकरी के उद्घाटन से संबंधित बुलेट बिंदुओं को लिखने से आप अपने कवर लेटर में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी जल्दी और प्रभावी ढंग से प्रदान कर सकेंगे।
चरण 2. अपनी संपर्क जानकारी को सबसे ऊपर रखकर अपने पत्र की शुरुआत करें।
यह भर्ती करने वालों के लिए आपसे संपर्क करना और यह पता लगाना आसान बनाता है कि आप कौन हैं। एक पत्र शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक अच्छा लेटरहेड है।
- सुनिश्चित करें कि आपका पत्र संरेखित छोड़ दिया गया है।
-
पत्र लिखने की तिथि दर्ज करें, एक पंक्ति अलग करें, फिर अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें:
- नाम
- पता
- फ़ोन नंबर
- ईमेल पता (ईमेल)
- व्यक्तिगत वेबसाइट (यदि कोई हो)
- लिंक्डइन प्रोफ़ाइल
चरण 3. कंपनी की जानकारी दर्ज करें।
अपनी जानकारी दर्ज करने के बाद, आपको उस कंपनी के प्रमुख का नाम, जिसे आपका पत्र अभिप्रेत है, उसका शीर्षक, कंपनी का नाम और पता शामिल करना होगा।
- कंपनी की संपर्क जानकारी शामिल करके, आप इंगित करते हैं कि आपने कंपनी को विशेष रूप से लिखा है, और विज्ञापित पद के लिए भर्ती प्रबंधक की खोज की है।
- यह अतिरिक्त प्रयास आपको अधिकांश आवेदकों से आगे रखेगा जो आम तौर पर तैयार किए गए कवर पत्रों की प्रतिलिपि बनाते हैं, साथ ही यह भी दिखाते हैं कि आप समर्पित हैं।
- यदि आप हायरिंग मैनेजर का नाम नहीं जानते हैं, तो यह देखने के लिए कंपनी की वेबसाइट खोजें कि क्या आपको उसका नाम मिल सकता है। लिंक्डइन, या यहां तक कि ट्विटर पर देखें। यदि आपको कोई विशिष्ट नाम नहीं मिल रहा है, तो देखें कि क्या आप उस विभाग के प्रमुख को ढूंढ सकते हैं जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं। यदि अन्य सभी काम नहीं करते हैं और आपको कोई नाम नहीं मिल रहा है, तो आप विभाग के भर्ती प्रबंधक को आवेदन पत्र को संबोधित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "[विभाग] हायरिंग मैनेजर"।
चरण 4. अपने पत्र को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करें।
आपको एक औपचारिक पत्र लिखना होगा और एक उपयुक्त अभिवादन के साथ शुरुआत करनी होगी। "संबंधित व्यक्ति" को संबोधित न करें, क्योंकि यह अनौपचारिक, सामान्य है और यह आभास देता है कि आपने कंपनी पर शोध नहीं किया है।
दोबारा, यदि आप काम पर रखने वाले प्रबंधक का नाम नहीं जानते हैं, तो "प्रिय" लिखें। [विभाग] भर्ती प्रबंधक” पर्याप्त है।
3 का भाग 2: एक आवरण पत्र लिखना
चरण 1. एक आकर्षक पहला पैराग्राफ लिखें।
रिक्रूटर्स ने बहुत सारे कवर लेटर पढ़े हैं, और संभावना है कि वे यह तय करने के लिए उन्हें जल्दी से पढ़ लेंगे कि आपका पत्र कूड़ेदान में जाएगा या विचार किया जाएगा। महत्वपूर्ण जानकारी पहले लिख लें, अपने कवर लेटर को समाचार लेख की तरह समझें।
- एक मजबूत, घोषणात्मक वाक्य के साथ खोलें जो आपको सूचित करता है कि आप [कंपनी] में [पद] के लिए आवेदन करने में रुचि रखते हैं।
- संक्षेप में और विशेष रूप से उन कारकों का वर्णन करें जिन्होंने आपको आकर्षित किया। आपको कंपनी के बारे में क्या पसंद है? एक उदाहरण सेट करें, और अगर कंपनी का माहौल काफी आकस्मिक है तो कुछ संवादात्मक वाक्यों का उपयोग करने से डरो मत।
- हायरिंग मैनेजर को दिखाएं कि आप न केवल कंपनी के काम से परिचित हैं, बल्कि यह कि आप उनके समान स्वर का उपयोग करके एक उपयुक्त उम्मीदवार हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसी कंपनी में नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं जो समाचार लेख लिखती है, तो एक कवर पत्र लिखने का प्रयास करें जो उनके लेख से मेल खाता हो। क्या वे गंभीर हैं, या वे विनोदी हैं? यदि आप एक अधिक औपचारिक कंपनी जैसे कि एक बड़ी मार्केटिंग कंपनी या वित्तीय संस्थान में आवेदन कर रहे हैं, तो आपको यह दिखाने की आवश्यकता हो सकती है कि आप विश्वसनीय हैं, लेकिन फिर भी विनम्र हैं।
चरण 2. बताएं कि आपको रिक्ति के बारे में कैसे पता चला।
आवेदन करने से पहले, थोड़ा शोध करें और देखें कि क्या आप किसी ऐसे व्यक्ति को जानते हैं जो वहां काम करता है। अंदरूनी सूत्र और संदर्भ होना हमेशा बेहतर होता है, और यदि वह अनुमति देता है तो उसका नाम उल्लेख करने से न डरें।
यदि आपके पास कंपनी में संपर्क नहीं हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उन्हें यह बताते रहें कि आपको रिक्तियां कहां मिलीं, जैसे कि नौकरी खोज साइटों, कंपनी की वेबसाइटों, समाचार पत्रों आदि से।
चरण 3. बताएं कि अगर वे आपको काम पर रखते हैं तो उन्हें क्या लाभ मिलते हैं।
यह मत कहो कि कंपनी द्वारा काम पर रखने से आपको फायदा होगा। स्थिति एक कारण के लिए खुली थी, हल करने के लिए एक समस्या थी। आप इसे हल करने के लिए हैं।
- अपनी उपलब्धियों और अनुभवों की सूची देखें, एक या दो उदाहरण की तलाश करें जिनके बारे में आप बात कर सकते हैं। यह दिखाता है कि आप सही उम्मीदवार क्यों हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप देखते हैं कि पद के लिए किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो एक टीम का नेतृत्व कर सके और एक साथ कई परियोजनाओं को संभाल सके, तो अपनी उपलब्धियों की सूची देखें कि क्या आपके पास वह अनुभव है जो आवश्यकता के अनुरूप है। यदि आपने पहले किसी टीम का नेतृत्व किया है, तो संक्षेप में लिखें कि कैसे आपके नेतृत्व कौशल ने विभिन्न परियोजनाओं की उत्पादकता में वृद्धि की है।
- यदि आपको आँकड़े और आंकड़े प्रस्तुत करने का अवसर मिले तो ऐसा करें। आपको काम पर रखने के लाभों का वर्णन करते समय, कंपनी के राजस्व में वृद्धि या आपके नेतृत्व में लागत में कमी जैसे आंकड़ों का उपयोग करने का प्रयास करें।
चरण 4. संक्षेप में अपनी ताकत, योग्यता और अनुभव शामिल करें।
दूसरे पैराग्राफ में, आपको अपनी दो या तीन क्षमताओं और अनुभव के साथ नौकरी की आवश्यकताओं से मेल खाना चाहिए, इससे पता चलता है कि आप सही उम्मीदवार हैं।
- अपनी योग्यता और कौशल की अधिक गहन व्याख्या के लिए पाठ्यक्रम जीवन और कौशल अनुभाग देखें।
- छोटे उपाख्यानों की तलाश करें जो दिखाते हैं कि आप उन समस्याओं को हल करने में सक्षम हैं जो कंपनी को उनकी शर्तों पर सामना करना पड़ सकता है।
- अपने करियर के सबसे प्रासंगिक पहलुओं को शामिल करें। हालांकि अपनी सबसे हाल की उपलब्धि के साथ शुरुआत करना अच्छा है, यह संभव है कि आपने पहले किसी ऐसी चीज़ पर काम किया हो जो आवश्यकताओं के अनुरूप हो; पुराने अनुभवों को खोदने में संकोच न करें।
चरण 5. अपने बारे में एक विवरण प्रदान करें जो कि पाठ्यक्रम में शामिल नहीं है।
हायरिंग मैनेजर रिज्यूमे पढ़ सकते हैं और देख सकते हैं कि आपने पिछली नौकरियों में क्या किया है। आपको उसे दिखाना होगा कि इस उपलब्धि के पीछे कौन है।
- कंपनी का आप पर व्यक्तिगत रूप से एक या दो वाक्यों में प्रभाव व्यक्त करें। यदि यह आपका सपनों का काम है, तो संभावना है कि कंपनी ने आपके जीवन को किसी तरह से आकार दिया है।
- ज्यादा भावुक न हों और इसे छोटा रखें। हालाँकि, एक कहानी के साथ अपना मानवीय पक्ष दिखाकर, आप दिखाते हैं कि आप कागज के एक टुकड़े पर सिर्फ एक तथ्य से अधिक हैं।
3 का भाग 3: अनुप्रयोगों को पूरा करना
चरण 1. उन कारणों को संक्षेप में बताते हुए एक वाक्य लिखें जो आपको आदर्श उम्मीदवार बनाते हैं।
अपने कवर लेटर को सही लहजे में बंद करना एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि यह आपको इंटरव्यू तक ले जा सकता है।
- जब आप समझाते हैं कि आप कंपनी में कैसे योगदान करते हैं, तो याद रखें कि आपको खुद को एक हायरिंग मैनेजर के स्थान पर रखना चाहिए। कहें कि आपके योगदान से कंपनी को मदद मिलेगी, न कि आपकी मदद करने वाली कंपनी की।
- अपने आप से पूछें कि यदि आप भर्ती करने वाले उम्मीदवार थे तो आप एक उम्मीदवार में क्या देखेंगे।
चरण 2. भर्ती प्रबंधक को आपसे संपर्क करने के लिए आमंत्रित करें।
हमें बताएं कि स्थिति पर आगे चर्चा करने और अपनी संपर्क जानकारी फिर से प्रदान करने का अवसर मिलने पर आपको खुशी होगी।
- आप हायरिंग मैनेजर को धन्यवाद देकर और इसे निम्नलिखित जैसे बयान के साथ समाप्त करके पत्र को बंद कर सकते हैं, जैसे ही आपका व्यस्त कार्यक्रम अनुमति देता है, मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।
- यदि आपको लगता है कि आप एक अच्छे उम्मीदवार हैं, तो हायरिंग मैनेजर से केवल आपसे संपर्क करने के लिए न कहें। यह कहकर आत्मविश्वास दिखाएं (अभिमानी न होकर) कि आप और बात करना चाहते हैं।
चरण 3. समापन अभिवादन के साथ समाप्त करें।
समापन अभिवादन के बारे में बाद में सोचा जा सकता है, लेकिन यदि आप नहीं जानते कि क्या कहना है तो यह निराशाजनक हो सकता है। "ईमानदारी से" या बस "अभिवादन" का प्रयोग करें।
- पत्र को औपचारिक रूप से बंद करना आपके लिए एक अहितकारी हो सकता है क्योंकि यह कपटी या आपके पत्र की शैली के अनुरूप नहीं होगा।
- "ईमानदारी से" या "नमस्कार" लिखकर, आप बिना यह कहे सम्मान दिखा रहे हैं कि आप एक प्रेम पत्र लिख रहे हैं। "बाद में मिलते हैं" जैसा अभिवादन बहुत ही अनौपचारिक और शायद अभिमानी लग सकता है।
स्टेप 4. क्लोजिंग ग्रीटिंग के तहत अपना नाम लिखें।
समापन अभिवादन के बाद, अपना पूरा नाम नीचे कुछ पंक्तियों में लिखें, और अपना हस्ताक्षर करें।
- यदि आपका हस्ताक्षर आपके कंप्यूटर के वर्ड प्रोसेसर पर पहले ही बन चुका है, तो आप इसे क्लोजिंग ग्रीटिंग के तहत दर्ज कर सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, आप पत्र को प्रिंट कर सकते हैं और उस पर हाथ से हस्ताक्षर कर सकते हैं। यदि आप इस विधि को चुनते हैं, तब भी आपको अपने मेल को अपने कंप्यूटर पर वापस स्कैन करना होगा, यदि वह ईमेल के माध्यम से भेजा जाएगा।
- कुछ कंपनियों को पहले से ही पूरा नाम होने पर हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती है।
टिप्स
- आपका कवर लेटर स्पष्ट और सटीक होना चाहिए। नियोक्ता की नजर में आपकी पहली छाप इस पत्र के माध्यम से बनती है।
- केवल तीन पैराग्राफ लिखने का निर्णय लें, और कभी भी एक से अधिक पृष्ठ न लिखें। काम पर रखने वाले प्रबंधकों को पूरी तरह से पढ़ने से पहले प्रासंगिक जानकारी के लिए जल्दी से एक कवर पत्र पढ़ने की संभावना है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांचें कि आपका पत्र औपचारिक है और उसमें आकस्मिक या अनौपचारिक भाषा नहीं है।
- यदि लागू हो तो फोन नंबर, ईमेल पता और संदर्भ नाम दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, किसी को आपको संदर्भ प्रदान करने के लिए कहें और जब आप अपना कवर लेटर और पाठ्यक्रम जीवनी सबमिट करें तो उन संदर्भों को शामिल करें।
- किसी मित्र या परिवार के सदस्य से आपका कवर लेटर पढ़ने के लिए कहें कि कहीं उन्हें इसमें कोई गलती तो नहीं है।
- टाइप किए गए कवर पत्रों को प्राथमिकता दी जाती है क्योंकि उन्हें हस्तलिखित पत्रों की तुलना में अधिक औपचारिक और पढ़ने में आसान माना जाता है, इसलिए आपके पत्र के पढ़ने की संभावना अधिक होती है।
- प्रासंगिक फोंट का प्रयोग करें। एरियल या टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करने का प्रयास करें। कॉमिक सेन्स जैसे फनी फॉन्ट से बचें, क्योंकि यह व्यावसायिकता की कमी को प्रदर्शित करके आपके पत्र की प्रतिष्ठा को जल्दी से नुकसान पहुंचा सकता है। कुछ अद्वितीय रिक्तियां हैं जहां इस तरह के फ़ॉन्ट का उपयोग करना ठीक होगा लेकिन आमतौर पर ऐसा बेहतर खोजना दुर्लभ है, सावधान रहें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांचें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सही है। पैराग्राफ और विराम चिह्न का प्रयोग करें।
चेतावनी
- यह मत सोचिए कि आपको अपने कवर लेटर में नौकरी मिल जाएगी। ऐसे वाक्यों से बचें जो यह सुझाव देते हैं कि आप पहले से ही कंपनी के लिए काम कर रहे हैं, जैसे "यदि आप मुझे काम पर रखते हैं, तो मैं निम्नलिखित चीजें करूंगा।"
- आपका कवर लेटर आपके पाठ्यक्रम जीवन की पुनरावृत्ति नहीं होना चाहिए।
