Microsoft Access एक डेटाबेस निर्माण प्रोग्राम है जो किसी को भी डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह कार्यक्रम छोटी परियोजनाओं के लिए बड़े व्यवसायों के लिए उपयुक्त है, और बहुत ही दृष्टि से संचालित होता है। यह डेटा प्रविष्टि के लिए इसे उत्कृष्ट बनाता है, क्योंकि आपको टेबल या वर्कशीट के साथ काम करने की आवश्यकता नहीं है। Microsoft Access का अधिकतम लाभ उठाने के साथ आरंभ करने के लिए नीचे दिए गए पहले चरण देखें।
कदम
६ का भाग १: एक नया डेटाबेस बनाना
चरण 1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और "नया" चुनें।
डेटाबेस एक ऐसी जगह है जहां आपका डेटा विभिन्न रूपों में संग्रहीत होता है। आप एक खाली डेटाबेस बनाना चुन सकते हैं, या किसी मौजूदा टेम्पलेट से चुन सकते हैं।
- एक खाली डेटाबेस मानक एक्सेस डेटाबेस है, और स्थानीय उपयोग के लिए अनुशंसित है। स्थानीय डेटाबेस बनाने में एक तालिका शामिल होगी।
- वेब डेटाबेस को एक्सेस वेब उपकरणों के साथ संगत होने के लिए डिज़ाइन किया गया है। वेब डेटाबेस बनाने में एक टेबल शामिल होगी।
- टेम्प्लेट डेटाबेस होते हैं जिन्हें विभिन्न उपयोगों के लिए डिज़ाइन किया गया है। यदि आप डेटाबेस को डिज़ाइन करने में समय व्यतीत नहीं करना चाहते हैं तो एक टेम्पलेट चुनें।
चरण 2. डेटाबेस को नाम दें।
एक बार जब आप डेटाबेस प्रकार का चयन कर लेते हैं, तो इसे एक ऐसा नाम दें जो इसकी सामग्री को दर्शाता हो। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप कई अलग-अलग डेटाबेस के साथ काम करेंगे। "फ़ाइल नाम" बॉक्स में अपने डेटाबेस का नाम दर्ज करें। एक नई डेटाबेस फ़ाइल बनाने के लिए "बनाएँ" चुनें।
6 का भाग 2: डेटाबेस में डेटा जोड़ना
चरण 1. अपने डेटा के लिए सर्वोत्तम संरचना निर्धारित करें।
यदि आप एक खाली डेटाबेस बना रहे हैं, तो आपको अपने डेटा को व्यवस्थित करने और उचित डेटा संरचनाओं को जोड़ने के बारे में सोचना होगा। एक्सेस में अपने डेटा को फ़ॉर्मेट और इंटरैक्ट करने के कई तरीके हैं:
- टेबल्स - टेबल्स आपके डेटाबेस में डेटा स्टोर करने का प्राथमिक तरीका है। टेबल्स की तुलना एक्सेल में वर्कशीट से की जा सकती है: डेटा कॉलम और टेबल में व्यवस्थित होता है। इसलिए, एक्सेल और अन्य नंबर प्रोसेसिंग प्रोग्राम से डेटा आयात करना एक आसान प्रक्रिया है।
- प्रपत्र - प्रपत्र आपके डेटाबेस में डेटा जोड़ने का एक तरीका है। यद्यपि आप सीधे तालिकाओं में डेटाबेस में डेटा जोड़ सकते हैं, प्रपत्रों का उपयोग करने से डेटा की दृश्य प्रविष्टि में तेजी आएगी।
- रिपोर्ट - रिपोर्ट आपके डेटाबेस से डेटा को सारांशित करने और प्रदर्शित करने के लिए उपयोगी हैं। रिपोर्ट का उपयोग डेटा का विश्लेषण करने और विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर देने के लिए किया जाता है, जैसे कि कितना लाभ हुआ, या सबसे अधिक ग्राहक कहां हैं। रिपोर्ट मुद्रित करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं।
- क्वेरी - क्वेरी वह तरीका है जिससे आप डेटा प्राप्त करते हैं और सॉर्ट करते हैं। आप इसका उपयोग विभिन्न तालिकाओं से विशिष्ट प्रविष्टियों को प्रदर्शित करने के लिए कर सकते हैं। आप डेटा जोड़ने और अपडेट करने के लिए क्वेरीज़ का भी उपयोग कर सकते हैं।
चरण 2. अपनी पहली तालिका बनाएं।
यदि आप एक खाली डेटाबेस शुरू करते हैं, तो आप एक खाली टेबल से शुरू करेंगे। आप इस तालिका में डेटा दर्ज करना शुरू कर सकते हैं, या तो मैन्युअल रूप से या इसे किसी अन्य स्रोत से कॉपी करके।
- डेटा के प्रत्येक टुकड़े को अपने कॉलम (फ़ील्ड) में संग्रहित किया जाना चाहिए, जबकि डेटा को अपनी पंक्ति में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रत्येक ग्राहक का डेटा एक पंक्ति में संग्रहीत किया जाता है, जबकि उपलब्ध फ़ील्ड उस उपभोक्ता (प्रथम नाम, अंतिम नाम, ईमेल पता, आदि) के बारे में अलग-अलग जानकारी होती है।
- प्रत्येक फ़ील्ड का नाम जानना आपके लिए आसान बनाने के लिए आप कॉलम लेबल्स को नाम दे सकते हैं। कॉलम हेडर का नाम बदलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।
चरण 3. अन्य स्रोतों से डेटा आयात करें।
यदि आप किसी समर्थित फ़ाइल या स्थान से आयात करना चाहते हैं, तो आप जानकारी को स्वीकार करने के लिए एक्सेस सेट कर सकते हैं और इसे अपने डेटाबेस में जोड़ सकते हैं। यह वेब सर्वर या अन्य साझा स्रोतों से डेटा प्राप्त करने के लिए उपयोगी है।
- बाहरी डेटा टैब पर क्लिक करें
- उस फ़ाइल के प्रकार का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। "आयात और लिंक" अनुभाग में, आपको डेटा प्रकारों के लिए कई विकल्प दिखाई देंगे। अधिक विकल्प देखने के लिए आप More पर क्लिक कर सकते हैं। ODBC का मतलब ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी है, और इसमें SQL जैसे डेटाबेस शामिल हैं।
- डेटा स्थान ब्राउज़ करें। यदि डेटा सर्वर पर है, तो आपको सर्वर पता दर्ज करना होगा।
- अगली विंडो में, "निर्दिष्ट करें कि आप वर्तमान डेटाबेस में डेटा को कैसे और कहाँ संग्रहीत करना चाहते हैं" चुनें। "ओके" चुनें। अपना डेटा आयात करने के लिए चरणों का पालन करें।
चरण 4. एक और तालिका जोड़ें।
आप अलग-अलग डेटाबेस में अलग-अलग रिकॉर्ड स्टोर करना चाहेंगे। इससे आपका डेटाबेस सुचारू रूप से चलेगा। उदाहरण के लिए, आपके पास ग्राहक सूचना तालिका और सूचना का आदेश देने के लिए दूसरी तालिका हो सकती है। फिर आप ग्राहक सूचना तालिका को आदेश सूचना तालिका से लिंक कर सकते हैं।
होम टैब के "बनाएँ" अनुभाग में, "तालिका" बटन पर क्लिक करें। आपके डेटाबेस में एक नई तालिका दिखाई देगी। आप पहली तालिका की तरह ही जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
6 का भाग 3: तालिकाओं के बीच संबंध प्रबंधित करना
चरण 1. समझें कि ताले कैसे काम करते हैं।
प्रत्येक तालिका में प्रत्येक प्रविष्टि के लिए एक अद्वितीय प्राथमिक कुंजी होगी। प्रारंभ में, एक्सेस एक आईडी कॉलम बनाता है जिसकी संख्या प्रत्येक प्रविष्टि के साथ बढ़ती है। यह कॉलम "प्राथमिक कुंजी" के रूप में कार्य करेगा। तालिकाओं में "विदेशी कुंजी" फ़ील्ड भी हो सकते हैं, जो डेटाबेस में अन्य तालिकाओं से जुड़े हुए फ़ील्ड हैं। लिंक किए गए फ़ील्ड में समान डेटा होगा।
- उदाहरण के लिए, ऑर्डर तालिका में, ग्राहक द्वारा ऑर्डर किए गए ऑर्डर को रिकॉर्ड करने के लिए आपके पास ग्राहक आईडी फ़ील्ड हो सकता है। आप ग्राहक तालिका में आईडी फ़ील्ड के साथ उस फ़ील्ड के लिए संबंध बना सकते हैं।
- तालिकाओं के बीच संबंधों का उपयोग करने से आपके डेटा की स्थिरता, दक्षता और आसानी से पहुंच में मदद मिलेगी।
चरण 2. डेटाबेस उपकरण टैब पर क्लिक करें, फिर संबंध अनुभाग में संबंध बटन पर क्लिक करें।
यह डेटाबेस में सभी तालिकाओं के पूर्वावलोकन के साथ एक नई विंडो खोलेगा। प्रत्येक फ़ील्ड को प्रत्येक तालिका के नाम से प्रदर्शित किया जाएगा।
संबंध बनाने से पहले आपको "विदेशी कुंजी" के लिए एक फ़ील्ड बनानी होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप ऑर्डर तालिका में ग्राहक आईडी का उपयोग करना चाहते हैं, तो तालिका में ग्राहक नामक फ़ील्ड बनाएं और फ़ील्ड को खाली छोड़ दें। सुनिश्चित करें कि प्रारूप उसी फ़ील्ड के समान है जिससे आप लिंक कर रहे हैं (उदाहरण के लिए संख्याएं)।
चरण 3. उस फ़ील्ड को खींचें जिसे आप विदेशी कुंजी के रूप में उपयोग करना चाहते हैं उस फ़ील्ड में जिसे आपने विदेशी कुंजी के लिए बनाया है।
फ़ील्ड के बीच संबंध सेट करने के लिए प्रकट होने वाली विंडो में बनाएँ पर क्लिक करें। दो क्षेत्रों को जोड़ने वाली दो तालिकाओं के बीच एक रेखा दिखाई देगी।
संबंध बनाते समय "संदर्भात्मक सत्यनिष्ठा लागू करें" चेकबॉक्स को चेक करें। इसका मतलब यह है कि अगर एक फ़ील्ड में डेटा बदला जाता है, तो दूसरे फ़ील्ड का डेटा भी बदल जाएगा। यह आपके डेटा को और सटीक बना देगा।
६ का भाग ४: एक प्रश्न बनाना
चरण 1. प्रश्नों की भूमिका को समझें।
क्वेरी ऐसी क्रियाएं हैं जो आपको डेटाबेस में डेटा को तुरंत देखने, जोड़ने और संपादित करने की अनुमति देती हैं। साधारण खोजों से लेकर मौजूदा डेटा के आधार पर नई तालिकाएँ बनाने तक कई प्रकार की क्वेरीज़ होती हैं। रिपोर्ट जनरेशन में प्रश्न महत्वपूर्ण हैं।
प्रश्नों को दो मुख्य प्रकारों में विभाजित किया जाता है: चयन और क्रिया। पहली क्वेरी तालिका से डेटा खींचती है और इसकी गणना कर सकती है, जबकि दूसरी तालिका से डेटा जोड़, संपादित और हटा सकती है।
चरण 2. मूल चयन क्वेरी बनाने के लिए क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग करें।
यदि आप मूल चयन क्वेरी का उपयोग करना चाहते हैं, तो चरणों के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करने के लिए क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग करें। आप बनाएँ टैब से क्वेरी विज़ार्ड तक पहुँच सकते हैं। यह आपको किसी तालिका से विशिष्ट फ़ील्ड प्रदर्शित करने की अनुमति देता है।
मानदंड के साथ एक चयन क्वेरी बनाना
चरण 1. क्वेरी डिज़ाइन खोलें।
आप अपनी चयन क्वेरी को कम करने के लिए मानदंड का उपयोग कर सकते हैं और केवल वही जानकारी प्रदर्शित कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है। आरंभ करने के लिए, बनाएँ टैब पर क्लिक करें और क्वेरी डिज़ाइन चुनें।
चरण 2. अपनी तालिका चुनें।
शो टेबल बॉक्स खुलेगा। आप जिस तालिका का उपयोग करना चाहते हैं उस पर डबल-क्लिक करें और बंद करें पर क्लिक करें।
चरण 3. उन फ़ील्ड्स को जोड़ें जिनसे डेटा निकाला जाएगा।
तालिका में प्रत्येक फ़ील्ड को डबल-क्लिक करें जिसे आप क्वेरी में जोड़ना चाहते हैं। फ़ील्ड को डिज़ाइन सूची में जोड़ा जाएगा।
चरण 4. मानदंड जोड़ें।
आप विभिन्न प्रकार के मानदंडों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे टेक्स्ट या फ़ंक्शन। उदाहरण के लिए, यदि आप मूल्य फ़ील्ड से $50 से अधिक मूल्य प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो दर्ज करें
=50
मापदंड पर। यदि आप केवल यूके के ग्राहकों को दिखाना चाहते हैं, तो दर्ज करें
यूके
मानदंड बॉक्स में।
आप प्रत्येक क्वेरी में एकाधिक मानदंड का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 5. परिणाम देखने के लिए "रन" पर क्लिक करें।
यह बटन डिज़ाइन टैब पर है। आपकी क्वेरी के परिणाम विंडो में प्रदर्शित होंगे। क्वेरी को सेव करने के लिए Ctrl+S दबाएं..
पैरामीटर के साथ एक चयन क्वेरी बनाना
चरण 1. क्वेरी डिज़ाइन खोलें।
पैरामीटर वाली क्वेरी से आप यह सेट कर सकते हैं कि हर बार जब आप कोई क्वेरी चलाते हैं तो आप कौन सा डेटा प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास विभिन्न शहरों के ग्राहकों का डेटाबेस है, तो आप पैरामीटर के साथ एक क्वेरी का उपयोग करके पूछ सकते हैं कि आप किस शहर के लिए डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं।
चरण 2. एक चयन क्वेरी बनाएं और तालिका को परिभाषित करें।
तालिका पूर्वावलोकन पर डबल क्लिक करके वे फ़ील्ड जोड़ें जिनका डेटा आप क्वेरी में पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं।
चरण 3. मानदंड अनुभाग में पैरामीटर जोड़ें।
पैरामीटर उनके चारों ओर "" वर्णों से चिह्नित हैं। कोष्ठक में पाठ उस क्वेरी पर प्रदर्शित होगा जो क्वेरी के निष्पादित होने पर प्रकट होती है। उदाहरण के लिए, शहर इनपुट का अनुरोध करने के लिए, शहर फ़ील्ड के लिए मानदंड सेल पर क्लिक करें, और दर्ज करें
[कौनसा शहर?]
आप के साथ पैरामीटर समाप्त कर सकते हैं? या:, लेकिन साथ नहीं ! या ।
चरण 4. कई मापदंडों के साथ एक क्वेरी बनाएं।
आप अपने क्वेरी परिणामों में कस्टम स्पेसिंग बनाने के लिए कई पैरामीटर का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका पसंदीदा क्षेत्र दिनांक है, तो आप कोड>[प्रारंभ तिथि:] और [समाप्ति तिथि:] के बीच टाइप करके विशिष्ट तिथियों के बीच परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। जब आप क्वेरी चलाते हैं तो आपको दो संकेत प्राप्त होंगे।
तालिका निर्माण क्वेरी बनाना
चरण 1. बनाएँ टैब पर क्लिक करें और क्वेरी डिज़ाइन चुनें।
आप किसी मौजूदा तालिका से विशिष्ट डेटा पुनर्प्राप्त करने और उस डेटा के साथ एक नई तालिका बनाने के लिए एक क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। यह बहुत उपयोगी है यदि आप अपने डेटाबेस के किसी विशिष्ट भाग को विभाजित करना चाहते हैं, या डेटाबेस के किसी विशिष्ट भाग के लिए प्रपत्र बनाना चाहते हैं। आप पहले एक नियमित चयन क्वेरी बनाएंगे।
चरण 2. उस तालिका का चयन करें जिससे आप डेटा पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं।
तालिकाओं पर डबल-क्लिक करें। यदि आवश्यक हो तो आप एक साथ कई तालिकाओं का चयन कर सकते हैं।
चरण 3. उस फ़ील्ड का चयन करें जिससे आप डेटा पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं।
प्रत्येक फ़ील्ड को डबल-क्लिक करें जिसे आप तालिका पूर्वावलोकन से जोड़ना चाहते हैं। यह फ़ील्ड आपकी क्वेरी सूची में जोड़ दी जाएगी।
चरण 4. मानदंड निर्धारित करें।
यदि आप किसी फ़ील्ड में कुछ डेटा निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो इसे सेट करने के लिए मानदंड अनुभाग का उपयोग करें। विवरण के लिए "मानदंड के साथ एक चयन क्वेरी बनाना" अनुभाग देखें।
चरण 5. यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी क्वेरी का परीक्षण करें कि परिणाम आपकी आवश्यकताओं से मेल खाते हैं।
अपनी तालिका बनाने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए एक क्वेरी चलाएँ कि यह सही डेटा प्राप्त करती है। जब तक आपको सही डेटा न मिल जाए, तब तक मानदंड और फ़ील्ड समायोजित करें।
चरण 6. Ctrl+S दबाकर क्वेरी को सहेजें।
क्वेरी स्क्रीन के बाईं ओर नेविगेशन फ्रेम में दिखाई देगी। इसे फिर से चुनने के लिए क्वेरी पर क्लिक करें और डिज़ाइन टैब पर क्लिक करें।
चरण 7. "क्वेरी टाइप" सेक्शन में "मेक टेबल" पर क्लिक करें।
एक नया टेबल नाम पूछने के लिए एक विंडो दिखाई देगी। तालिका का नाम दर्ज करें और ठीक क्लिक करें।
चरण 8. रन पर क्लिक करें।
आपके द्वारा बनाई गई क्वेरी के आधार पर आपकी नई तालिका बनाई जाएगी। तालिका स्क्रीन के बाईं ओर नेविगेशन फ्रेम में दिखाई देगी।
परिशिष्ट क्वेरी बनाना
चरण 1. पहले बनाई गई क्वेरी को खोलें।
आप किसी अन्य तालिका से मौजूदा तालिका में डेटा जोड़ने के लिए एक संलग्न क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब आपको किसी तालिका में डेटा जोड़ने की आवश्यकता होती है जिसे आपने तालिका निर्माण क्वेरी के माध्यम से बनाया है।
चरण 2. डिज़ाइन टैब पर संलग्न करें बटन पर क्लिक करें।
इससे एपेंड विंडो खुल जाएगी। उस तालिका का चयन करें जिसमें आप डेटा जोड़ना चाहते हैं।
चरण 3. अपने क्वेरी मानदंड को इच्छानुसार बदलें।
उदाहरण के लिए, यदि आप "वर्ष" फ़ील्ड में मानदंड "2010" के साथ एक तालिका बनाते हैं, तो इसे उस वर्ष में बदलें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, उदाहरण के लिए "2011"।
चरण 4. सेट करें कि आप डेटा कहाँ जोड़ना चाहते हैं।
सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक कॉलम के लिए सही फ़ील्ड सेट किया है जिसमें आप डेटा जोड़ते हैं। उदाहरण के लिए, उपरोक्त परिवर्तनों का उपयोग करते हुए, डेटा को "इसमें संलग्न करें" पंक्ति में वर्ष बॉक्स में जोड़ा जाना चाहिए।
चरण 5. क्वेरी चलाएँ।
डिज़ाइन टैब पर "रन" पर क्लिक करें। क्वेरी निष्पादित की जाएगी और डेटा तालिका में जोड़ा जाएगा। फिर आप यह जांचने के लिए एक तालिका जोड़ सकते हैं कि डेटा सही ढंग से दर्ज किया गया था या नहीं।
६ का भाग ५: प्रपत्र बनाना और उनका उपयोग करना
चरण 1. उस तालिका का चयन करें जिसके लिए आप प्रपत्र बनाना चाहते हैं।
प्रपत्र आपको प्रत्येक फ़ील्ड में डेटा देखने और प्रविष्टियों के बीच स्थानांतरित करने और नई प्रविष्टियाँ जल्दी और आसानी से बनाने की अनुमति देते हैं। यदि आप लंबे समय तक डेटा दर्ज करते हैं तो फॉर्म बहुत महत्वपूर्ण होते हैं, क्योंकि बहुत से लोगों को टेबल की तुलना में इसका उपयोग करना आसान लगता है।
चरण 2. क्रिएट टैब पर फॉर्म बटन पर क्लिक करें।
यह स्वचालित रूप से तालिका में फ़ील्ड के आधार पर एक प्रपत्र बनाएगा। एक्सेस पर्याप्त आकार के फ़ील्ड बनाता है, लेकिन आप अपनी इच्छानुसार तत्वों का आकार बदल सकते हैं और उन्हें स्थानांतरित कर सकते हैं।
- यदि आप नहीं चाहते कि फ़ॉर्म पर कुछ फ़ील्ड दिखाई दें, तो आप राइट-क्लिक कर सकते हैं और हटाएँ का चयन कर सकते हैं।
- यदि आपकी तालिका में कोई संबंध है, तो लिंक किए गए डेटा को प्रदर्शित करने वाली प्रत्येक प्रविष्टि के नीचे डेटा की एक पंक्ति दिखाई देगी। यह आपको लिंक किए गए डेटा को अधिक आसानी से संपादित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आपके डेटाबेस में प्रत्येक विक्रेता के पास ग्राहक डेटा उनकी प्रविष्टि से जुड़ा हो सकता है।
चरण 3. अपने फॉर्म को ब्राउज़ करें।
नीचे दिए गए दिशात्मक बटन प्रविष्टियों के बीच जाने के लिए उपयोगी होते हैं। जैसे ही आप प्रविष्टियों के बीच आगे बढ़ेंगे, फॉर्म के बॉक्स आपके डेटा से भर जाएंगे। आप पहले या अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए कोने में स्थित बटनों का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 4. तालिका का उपयोग करने के लिए डेटाशीट बटन पर क्लिक करें।
यह बटन सबसे ऊपर बाईं ओर है, और आपको फ़ॉर्म के साथ अपने डेटा की सामग्री को बदलना शुरू करने की अनुमति देगा।
चरण 5. आपके द्वारा की गई प्रविष्टियों को बदलें।
तालिका में मौजूदा डेटा को बदलने के लिए आप प्रत्येक प्रविष्टि के लिए पूरे बॉक्स में टेक्स्ट को संपादित कर सकते हैं। किए गए परिवर्तन तालिका और लिंक किए गए डेटा पर तुरंत दिखाई देंगे।
चरण 6. एक नई प्रविष्टि जोड़ें।
लाइन के अंत में एक नई प्रविष्टि बनाने के लिए नेविगेशन बटन के पास "रिकॉर्ड जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। आप टेबल में खाली बॉक्स में डेटा दर्ज करने के लिए बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। तालिका दृश्य का उपयोग करने के बजाय, जानकारी जोड़ने का यह एक आसान तरीका है।
चरण 7. समाप्त होने पर फॉर्म को सहेजें।
सुनिश्चित करें कि आपने फॉर्म को Ctrl + S दबाकर सहेज लिया है ताकि आप इसे बाद की तारीख में एक्सेस कर सकें। प्रपत्र स्क्रीन के बाईं ओर नेविगेशन फ़्रेम में दिखाई देगा।
६ का भाग ६: रिपोर्ट बनाना
चरण 1. कोई तालिका या क्वेरी चुनें।
रिपोर्ट आपको अपने डेटा का सारांश प्रदर्शित करने की अनुमति देगी। रिपोर्ट का उपयोग अक्सर पेरोल और डिलीवरी रिपोर्ट के लिए किया जाता है, और इसे किसी भी उपयोग के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। रिपोर्टें आपके द्वारा बनाई गई तालिकाओं या क्वेरी से डेटा पुनर्प्राप्त करती हैं।
चरण 2. क्रिएट टैब पर क्लिक करें।
आप जिस प्रकार की रिपोर्ट बनाना चाहते हैं, उसका चयन करें। रिपोर्ट बनाने के कई तरीके हैं जो आप कर सकते हैं। एक्सेस आपके लिए स्वचालित रूप से रिपोर्ट तैयार कर सकता है, और आप कस्टम रिपोर्ट भी बना सकते हैं।
- रिपोर्ट - यह आपके स्रोत से सभी डेटा के साथ एक स्वचालित रिपोर्ट तैयार करेगा। यहां डेटा का कोई समूह नहीं है, लेकिन छोटे डेटाबेस के लिए इस प्रकार की रिपोर्ट आपकी आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त हो सकती है।
- रिक्त रिपोर्ट - यह एक रिक्त रिपोर्ट बनाएगी जिसे आप अपनी इच्छानुसार डेटा भर सकते हैं। कस्टम रिपोर्ट बनाने के लिए आप उपलब्ध फ़ील्ड में से चुन सकते हैं।
- रिपोर्ट विज़ार्ड - रिपोर्ट निर्माण विज़ार्ड आपको रिपोर्ट निर्माण प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेगा, जिससे आप डेटा का चयन और समूह कर सकते हैं, और डेटा को प्रारूपित कर सकते हैं।
चरण 3. अपनी रिक्त रिपोर्ट के लिए डेटा स्रोत का चयन करें।
यदि आप एक रिक्त रिपोर्ट जनरेट करना चुनते हैं, तो आपको डेटा स्रोत का चयन करना होगा। सबसे पहले, अरेंज टैब पर क्लिक करें, और प्रॉपर्टी शीट चुनें। या, आप Alt+Enter भी दबा सकते हैं।
रिकॉर्ड स्रोत के आगे नीचे तीर पर क्लिक करें। आपकी तालिकाओं और प्रश्नों की एक सूची दिखाई देगी। एक तालिका या क्वेरी का चयन करें और रिपोर्ट के लिए आपके विकल्पों का चयन किया जाएगा।
चरण 4. अपनी रिपोर्ट में फ़ील्ड जोड़ें।
एक बार आपके पास स्रोत होने के बाद, आप अपनी रिपोर्ट में फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। "प्रारूप" टैब पर क्लिक करें, और "मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें" पर क्लिक करें। फ़ील्ड की एक सूची दाईं ओर दिखाई देगी।
- उन फ़ील्ड्स को क्लिक करें और खींचें जिन्हें आप डिज़ाइन फ़्रेम में जोड़ना चाहते हैं। प्रविष्टि आपकी रिपोर्ट पर दिखाई देगी। जब आप अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़ते हैं, तो वे मौजूदा फ़ील्ड के साथ स्वचालित रूप से सेट हो जाएंगे।
- आप किसी फ़ील्ड के कोने पर क्लिक करके और उसे माउस से खींचकर उसका आकार बदल सकते हैं।
- रिपोर्ट से किसी फ़ील्ड को उसके शीर्षक पर क्लिक करके और हटाएँ दबाकर निकालें।
चरण 5. अपनी रिपोर्ट समूहित करें।
समूहीकरण आपको रिपोर्ट से जानकारी को शीघ्रता से संसाधित करने की अनुमति देता है, क्योंकि संबंधित डेटा पहले से ही व्यवस्थित है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप बिक्री को क्षेत्र या विक्रेता द्वारा समूहबद्ध करना चाहें। समूहीकरण आपको ऐसा करने की अनुमति देता है।
- डिज़ाइन टैब पर क्लिक करें, और "समूह और क्रमबद्ध करें" पर क्लिक करें।
- उस क्षेत्र में कहीं भी राइट-क्लिक करें जिसे आप समूह बनाना चाहते हैं। मेनू पर "ग्रुप ऑन" चुनें।
- समूह के लिए एक प्रमुख बनाया जाएगा। आप शीर्षलेख शीर्षकों को समूहों को लेबल करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं।
चरण 6. रिपोर्ट सहेजें और साझा करें।
एक बार आपकी रिपोर्ट पूरी हो जाने के बाद, आप इसे किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह सहेज और साझा या प्रिंट कर सकते हैं। निवेशकों के साथ प्रदर्शन रिपोर्ट साझा करने के लिए रिपोर्ट का उपयोग करें, श्रमिकों पर संपर्क जानकारी, और बहुत कुछ।
टिप्स
Microsoft Access "बैकस्टेज व्यू" मोड में खुलता है, जो मेनू विकल्प प्रदान करता है जो आपको एक डेटाबेस खोलने, एक नया डेटाबेस बनाने, या अपने डेटाबेस को संपादित करने के लिए कमांड एक्सेस करने की अनुमति देता है।
चेतावनी
आपके द्वारा बनाए जा रहे डेटाबेस के प्रकार के आधार पर एक्सेस में कुछ सुविधाएं हमेशा उपलब्ध नहीं होती हैं। उदाहरण के लिए, आप वेब पर एक डेस्कटॉप डेटाबेस साझा नहीं कर सकते हैं, और कुछ डेस्कटॉप सुविधाएँ जैसे कि प्रश्नों की संख्या वेब डेटाबेस पर उपलब्ध नहीं हैं।
== स्रोत ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
