यदि आपकी नौकरी के लिए आपको ग्राहकों से फोन पर संपर्क करने की आवश्यकता है, तो आप ध्वनि संदेश बहुत छोड़ सकते हैं। हालाँकि, फ़ोन पर बीप सुनने के बाद वास्तव में क्या कहा जाना चाहिए? ध्वनि मेल के माध्यम से सभी प्रासंगिक जानकारी वितरित करना कठिन हो सकता है, इसलिए कई विवरणों को अनदेखा कर दिया जाता है। ध्वनि संदेशों के तत्काल वितरण को सही प्रणाली से बदलें। याद रखने में आसान कुछ बिंदुओं के माध्यम से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्राप्तकर्ता को सभी महत्वपूर्ण जानकारी से अवगत करा दिया जाए ताकि कॉल बैक होने की संभावना बढ़ जाए।
कदम
विधि १ का ३: अपना परिचय देना
चरण 1. आवाज के उपयुक्त स्वर का प्रयोग करें।
जैसे ही संदेश रिकॉर्ड होना शुरू होता है, स्पष्ट और आसानी से सुनाई देने वाली आवाज में बोलें। बड़बड़ाना या बहुत तेज बात न करें। श्रोता का ध्यान आकर्षित करने के लिए अपनी आवाज को आकर्षक और ऊर्जावान बनाने की कोशिश करें। भले ही वह आपको न देख पाए, लेकिन आपका लहजा साफ रहेगा। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप सही स्वर का उपयोग करते हैं।
- प्रत्येक शब्द का उच्चारण जोर से करें। एक बुरा संकेत आपकी आवाज को बादल सकता है, यहां तक कि आपके शब्दों को खत्म भी कर सकता है। कॉल करते समय साधारण बातचीत की आवाज अस्पष्ट रूप से सुनी जा सकती है।
- आपकी आवाज की गुणवत्ता कॉल के उद्देश्य को दर्शाती है। उदाहरण के लिए, आप अपनी भतीजी को स्कूल से स्नातक होने पर बधाई देने के लिए एक तेज आवाज संदेश छोड़ सकते हैं। हालांकि, अगर आप अपनी संवेदना व्यक्त करना चाहते हैं, तो एक गंभीर और सम्मानजनक आवाज संदेश छोड़ दें।
चरण 2. अपना नाम कहें।
मैसेज के शुरुआत में अपना नाम बताएं। इस तरह, कॉल करने वाले व्यक्ति को पता चल जाएगा कि आप कौन हैं। सरल शब्द, जैसे "यह (आपका उपनाम)" विभिन्न स्थितियों में उपयोग किया जा सकता है। आप अधिक विनम्र वाक्यों का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे "माई नेम इज (पूरा नाम)" यदि कॉल करने वाला व्यक्ति आपसे कभी नहीं मिला है। मित्र और परिवार आगे की पहचान के बिना आपको पहचान सकते हैं। यदि कॉल कार्य से संबंधित है, तो कॉल प्राप्तकर्ता को कॉल का उद्देश्य जानने के लिए एक नाम की आवश्यकता होती है, ताकि वे अधिक व्यक्तिगत रूप से बातचीत कर सकें।
- ऊपर दिए गए चरण तुच्छ लगते हैं, लेकिन ध्वनि संदेश छोड़ते समय नर्वस कॉलर्स द्वारा उन्हें अक्सर भुला दिया जाता है।
- यदि आपके पास एक पेशेवर शीर्षक या स्व-विवरण है जो कॉल करने वाले को आपकी पहचान करने में मदद कर सकता है, तो उसे अपने नाम के बाद बताएं। उदाहरण के लिए “मेरा नाम डॉ. एरीफ, तांगेरंग जनरल अस्पताल में रेडियोलॉजिस्ट" या "यह तस्या है, मैं सेल्वी की मां हूं जो आपके बच्चे के समान कक्षा में है।"
चरण 3. अपना फोन नंबर बताएं।
नाम का उल्लेख करने के बाद अपना फोन नंबर बताएं। अधिकांश फ़ोन प्राप्तकर्ता संपर्क जानकारी प्राप्त करने के लिए ध्वनि मेल के अंत तक प्रतीक्षा करते हैं, लेकिन यदि प्राप्तकर्ता इसे तुरंत नहीं हटाता है, तो उन्हें संदेश को फिर से शुरू करना होगा। फोन नंबर का उल्लेख करते समय धीरे और स्पष्ट रूप से बोलना याद रखें ताकि प्राप्तकर्ता इसे अच्छी तरह से सुन सके।
- एक संदेश की शुरुआत में एक फोन नंबर कहने का एक आसान तरीका यह है कि "यह (आपका नाम), मेरा नंबर (आपका फोन नंबर)" या "यह (आपका नाम) नंबर (आपका फोन नंबर) से कुछ कहना है।)।"
- हालांकि कॉलर आईडी सुविधा प्राप्तकर्ता को आपका नंबर देखने की अनुमति देती है, फिर भी यदि आपका नंबर सहेजा नहीं गया है या आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपको किसी अन्य नंबर पर कॉल करे, तब भी फ़ोन नंबर का उल्लेख करने की अनुशंसा की जाती है।
चरण 4. संबंध बनाएं।
जब आप अज्ञात प्रेषकों से व्यवसाय से संबंधित ध्वनि संदेश सुनते हैं, तो लोगों को संदेह होने लगेगा या वे रुचि खो देंगे यदि वे नहीं जानते कि आप कौन हैं और कॉल का उद्देश्य क्या है। किसी ज्ञात मित्र या नंबर देने वाले का नाम बताकर उन्हें शांत करें। फिर से, यह विधि कॉल को और अधिक व्यक्तिगत महसूस करा सकती है। वॉइसमेल अनसुने होंगे और आपको वह प्रतिक्रिया मिलने की संभावना है जिसकी आप अपेक्षा करते हैं।
- श्रोताओं को यह बताने के लिए एक संक्षिप्त परिचय देने की कोशिश करें, जैसे "मुझे यह नंबर एंडी से मिला है, जिसने कहा था कि आप अपनी नाव बेचने जा रहे हैं।"
- यहां तक कि अगर आप व्यवसाय पर कॉल नहीं कर रहे हैं, तो व्यक्तिगत कनेक्शन स्थापित करने से प्राप्तकर्ता अधिक सहज महसूस कर सकता है। "यह बॉब है, पूरे घर में आपका पड़ोसी" "यह बॉबी रहमदिका सेतियावान है" की तुलना में मित्रवत लगता है।
विधि 2 का 3: अपनी आवश्यकताओं की व्याख्या
चरण 1. पहले से सोचें कि क्या कहना है।
ध्वनि मेल छोड़ने से पहले, आपको यह जानना होगा कि आप क्या संदेश देना चाह रहे हैं। यदि आपके मन में कोई विशिष्ट लक्ष्य है तो यह कोई समस्या नहीं है, लेकिन ध्वनि मेल रिकॉर्ड होने का संकेत देने वाली बीप सुनना किसी को भी परेशान कर सकता है। जिस जानकारी को आप बताना चाहते हैं उसे कई बिंदुओं में तोड़ें, फिर लटकने से पहले सब कुछ समझाएं।
- विशेष रूप से बहुत महत्वपूर्ण ध्वनि संदेशों के लिए, आप संदेश रिकॉर्ड करने से पहले एक रफ स्क्रिप्ट लिख सकते हैं।
- यदि आप अचानक हकलाते हैं, तो संक्षेप में अपना नाम, संपर्क जानकारी और कॉल करने का कारण बताने पर ध्यान दें।
- कल्पना कीजिए कि आप एक रात पहले की तारीख के बारे में एक रोमांटिक संदेश छोड़ने के लिए एक आवाज संदेश भेज रहे हैं। संदेश रिकॉर्ड करने से पहले आप जिस ध्वनि संदेश को देने जा रहे हैं उसकी कल्पना करना आपको घबराहट और शर्मीले होने के बजाय एक शांत, शांत और आरामदायक एहसास दे सकता है।
चरण 2. अपना संदेश छोटा रखें।
अपने वॉइसमेल को 20-30 सेकंड तक सीमित करें। शायद ही आपको उस अवधि से अधिक समय के ध्वनि संदेश की आवश्यकता होगी। आप नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता उन संदेशों को सुनकर थक जाएं जो बहुत लंबे और चिंताजनक हैं। केंद्रित रहें और संदेश को सीधे मुद्दे तक पहुंचाएं। लघु संदेश जिज्ञासा को ट्रिगर कर सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ता वापस कॉल करने में रुचि रखता हो।
- दूसरी ओर, यदि आपका ध्वनि मेल बहुत छोटा है, तो प्राप्तकर्ता इसे महत्वहीन समझ सकता है और फिर उसे बिना सुने ही हटा सकता है। अनजान नंबर से कॉल करने पर ऐसा हो सकता है।
- ध्वनि मेल छोड़ने का उद्देश्य किसी को वापस कॉल करने के लिए प्राप्त करना है, न कि वह सभी जानकारी साझा करना जो आप सीधे कॉल पर देना चाहते हैं।
चरण 3. सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ ध्वनि मेल प्रारंभ करें।
कॉल करने के अपने कारणों के साथ झाड़ी के चारों ओर मत मारो। यदि आप केवल यह पूछना चाहते हैं कि आप कैसे कर रहे हैं, तो बस इतना कहें। यदि आप किसी विशिष्ट वस्तु की पेशकश करना चाहते हैं, या किसी अपॉइंटमेंट की पुष्टि करना चाहते हैं, तो ऐसा कहें। यदि आप संदेश की शुरुआत में कॉल के उद्देश्य का उल्लेख नहीं करते हैं तो श्रोता जल्दी से रुचि खो देंगे और संदेश को हटा देंगे।
- आपके पास संदेश पहुंचाने के लिए बहुत कम समय है। यदि आप बहुत अधिक बात करते हैं, तो श्रोता महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने से पहले संदेश को म्यूट कर सकते हैं।
- बुरी खबर देना बेहतर है, जैसे कि "पिताजी अस्पताल में हैं", और फिर शेष समय का उपयोग सहानुभूति और स्पष्टीकरण देने के लिए करें, बजाय इसके कि जब तक श्रोता चिंतित न हो जाए, तब तक इधर-उधर न घूमें।
चरण 4. व्यक्तिगत और व्यवस्थित रूप से संदेश छोड़ें।
फोन पर जितना हो सके उतनी सख्ती से बोलने की इच्छा का विरोध करें। मिलनसार बनो, स्वयं बनो और स्वाभाविक रूप से बोलो। लोग एक विक्रेता को देख सकते हैं जो उन्हें कुछ खरीदने की कोशिश कर रहा है, और यदि वे विनम्र तरीके से संपर्क महसूस करते हैं तो वे आपके ध्वनि मेल को सुनने की अधिक संभावना रखते हैं।
जैसे कि आप कोई स्क्रिप्ट पढ़ रहे हैं, इस तरह बात करने से यह आभास होगा कि श्रोता उन कई लोगों में से एक है जिन्हें आप एक ही चीज़ की पेशकश करने के लिए बुलाते हैं।
विधि 3 में से 3: ध्वनि मेल बंद करना
चरण 1. एक विशिष्ट प्रश्न या अनुरोध में फेंक दें।
संदेश समाप्त करते समय, समझाएं कि आप प्राप्तकर्ता को वापस कॉल क्यों करना चाहते हैं। एक विशिष्ट प्रश्न पूछें या एक अनुरोध करें जो उसे फोन लेने के लिए प्रेरित करे। यदि प्राप्तकर्ता ध्वनि संदेश सुनने के बाद आपके गंतव्य के बारे में भ्रमित या अनिश्चित महसूस करता है, तो संदेश असफल रहा।
- "मुझे बताएं कि क्या आपको सबमिट की गई रेसिपी पसंद है" या "मुझे इस प्रस्ताव पर आपके विचार सुनने में दिलचस्पी होगी" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करने का प्रयास करें।
- यदि आप केवल "कॉल बैक, ओके" कहने के बजाय एक विशिष्ट अनुरोध करते हैं, तो लोग वापस कॉल करने के लिए अधिक प्रेरित होते हैं।
चरण 2. अपना नाम और संपर्क जानकारी पुन: स्थापित करें।
अपना नाम और फोन नंबर दोहराकर संदेश समाप्त करें। अपना फ़ोन नंबर दो बार दोहराएं ताकि प्राप्तकर्ता को सुनाई न दे और नोट्स ले सके। प्राप्तकर्ता द्वारा कॉल किए जाने पर सभी उपयोगी विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें, जैसे कि आपके पास समय कब है और कॉल करने का सबसे अच्छा समय कब है।
- किसी संदेश के अंत में फ़ोन नंबर को दो बार से अधिक कहना बहुत अधिक है और संदेश प्राप्त करने वाले के लिए आपत्तिजनक हो सकता है।
- यदि संदेश आकस्मिक रूप से मित्रों या परिवार को दिया जाता है, तो आपको इस चरण का अभ्यास करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 3. संदेश को शब्दशः समाप्त न करें।
जब रुकने का समय हो, तो बकबक करना जारी न रखें या संदेशों को अनावश्यक रूप से लंबा न करें। यदि प्राप्तकर्ता वह नहीं है जिसकी आप परवाह करते हैं, तो मीठे शब्दों को छोड़ने की कोई आवश्यकता नहीं है। आपका संदेश जितना लंबा होगा, प्राप्तकर्ता से उतना ही कम ध्यान मिलेगा। इसलिए, अंत में फोकस न खोएं। दिए गए समय के लिए उसे धन्यवाद दें और उसे संचार जारी रखने दें।
- "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" जैसे अंतिम शब्द "आपका दिन शुभ हो" जैसे घटिया व्यावसायिक शब्दों की तुलना में अधिक गर्म और अधिक प्रभावी हैं।
- निष्कर्ष पर न जाएं या अंत में अपने संदेश को संक्षेप में प्रस्तुत न करें। यदि प्राप्तकर्ता को कुछ विवरणों का पूर्वाभ्यास करने की आवश्यकता है, तो वह बाद में आपके संदेश को फिर से चला सकता है।
टिप्स
- याद रखें जब आपको एक ध्वनि मेल मिला जिससे आपको लगता है कि "यह व्यक्ति क्या चाहता है?" एक ध्वनि संदेश छोड़ें जिसे आप सुनना चाहते हैं।
- अपने फोन नंबर के अलावा एक ईमेल पता या संपर्क जानकारी प्रदान करें यदि यह अभी भी संदेश प्राप्तकर्ता के साथ आपकी बातचीत के लिए प्रासंगिक है।
- यदि आप समय से संबंधित जानकारी के साथ कोई संदेश छोड़ते हैं तो तारीख का उल्लेख करना न भूलें।
- मुस्कान! आपकी मुस्कान व्यक्त की जाएगी, भले ही वह दिखाई न दे।
- यदि आप किसी संवेदनशील विषय को संबोधित करने के लिए कॉल कर रहे हैं, तो ध्वनि मेल में साझा की गई जानकारी को सीमित करें ताकि कोई और न सुन सके।
- किसी आपात स्थिति या प्राकृतिक आपदा में, यह बताने के लिए ध्वनि मेल का उपयोग करें कि आप ठीक हैं।
चेतावनी
- यदि आप किसी को वापस बुलाने की कोशिश कर रहे हैं, तो उन्हें अपनी पिछली कॉल विफलताओं के बारे में न बताएं। यह श्रोता को परेशान करेगा और वह आपके साथ व्यापार करने में सहज महसूस नहीं करेगा।
- व्यावसायिक रूप से, यदि फ़ोन पर मौजूद व्यक्ति उत्तर नहीं देता है, तो आपको हमेशा एक ध्वनि मेल छोड़ना चाहिए। बिना वॉइसमेल के बहुत सी मिस्ड कॉल्स देखना यह दर्शाता है कि आपका व्यवसाय महत्वपूर्ण नहीं है।
