"प्रबंधन दूसरों को प्रेरित करने से कहीं अधिक करता है।"
सुरक्षित! आप आखिरकार लंबे समय से प्रतीक्षित पदोन्नति पर पहुंच गए हैं, और अब, आप एक प्रबंधक हैं, शायद आपके करियर में पहली बार। तो अब क्या? यदि प्रबंधन में यह आपकी पहली भूमिका है, तो आप थोड़े नर्वस हो सकते हैं। भावना समझ में आती है, सामान्य है, और वास्तव में, अस्तित्व में होना निश्चित है। यह भूमिका आपकी पिछली नौकरी से बहुत अलग होगी। प्रबंधन के पूरी तरह से अलग नियम और उद्देश्य हैं, और इसके लिए विभिन्न प्रकार के कौशल की आवश्यकता होती है। अक्सर, प्रबंधन भूमिकाओं में नए लोग वास्तव में यह नहीं समझते हैं कि प्रबंधक होने का क्या अर्थ है, और उनका जीवन कैसे बदलेगा (हाँ, आपका परिवर्तन होगा)। यह सच है, खासकर यदि आप अब एक घंटे का वेतन नहीं, बल्कि एक निश्चित मासिक वेतन प्राप्त करते हैं। हम इसे बाद में कवर करेंगे।
यह लेख दिशानिर्देशों का एक सेट प्रस्तुत करेगा जिसका उपयोग आप भ्रमित करने वाले बदलावों को समझने के लिए कर सकते हैं। यह दिन-प्रतिदिन के आधार पर किए जाने का निर्देश नहीं है, यह अवधारणा अब नहीं है क्योंकि अब आप प्रबंधक हैं। हालांकि, यह एक रूपरेखा है जो लक्ष्य निर्धारित करने और कर्मचारियों को प्रबंधित करने की प्रक्रिया में आपकी सहायता करेगी। तो, एक गहरी सांस लें और शुरू करें!
कदम
चरण 1. जानें कि प्रबंधक के रूप में आपकी नई भूमिका के साथ क्या बदलेगा।
एक महत्वपूर्ण अंतर "व्यक्तिगत योगदान" नामक अवधारणा से प्रवास है। प्रबंधक व्यक्तिगत योगदानकर्ता नहीं हैं। इसका मतलब है कि आप दूसरों के काम के लिए जिम्मेदार हैं। आपकी सफलता टीम के प्रदर्शन पर निर्भर करती है। अब आप बहुत अधिक कार्य के प्रभारी हैं, जितना आप स्वयं नहीं कर सकते थे (चेतावनी अनुभाग देखें)। आप सभी समस्याओं को ठीक नहीं कर सकते। कोशिश करने की कोई जरूरत नहीं है, यह अब आपका काम नहीं है।
चरण 2. संक्रमण के लिए तैयार करें।
यह आपको भ्रमित और निराश छोड़ देगा, शायद तुरंत नहीं, लेकिन प्रबंधकों को आमतौर पर कई दिशाओं में खींचा जाता है। एक ड्रेस कोड हो सकता है जिसका आपको पालन करना चाहिए। ऐसे नए नियम हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए (विशेषकर मानव संसाधन क्षेत्र में)।
- एक सलाहकार खोजें: एक सलाहकार आपका प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक नहीं है, बल्कि बहुत अनुभव वाला दूसरा प्रबंधक है। अपने संक्रमण में मदद करने के लिए आकृति से पूछें। यह बहुत महत्वपूर्ण है और अक्सर इसे कम करके आंका जाता है। शीर्ष प्रबंधन टीम आपकी सराहना करेगी। एक संरक्षक खोजने का निर्णय परिपक्वता दर्शाता है।
- एक नेटवर्क समूह में शामिल हों: कई नेटवर्क समूह हैं, (जिनमें से एक टोस्टमास्टर्स है)। अन्य प्रबंधकों और अधिकारियों से स्थानीय क्लबों के बारे में पूछें। अपने क्षेत्र में नेटवर्किंग घटनाओं का लाभ उठाएं।
- एचआर से संपर्क करें: एचआर विभाग में जाएं और पूछें कि क्या कोई एचआर या प्रशिक्षण किताबें हैं जिनका उपयोग आप मदद के लिए कर सकते हैं। प्रबंधक होने के बारे में एक किताब पढ़ें। इस विषय पर कई किताबें हैं। साहित्य के कई टुकड़े एक साथ पढ़ें ("द वन मिनट मैनेजर" और "द सेवन हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल" प्रबंधन को अवश्य पढ़ना चाहिए)।
- कर्मचारियों को समस्याओं का समाधान करने में सहायता करें: वर्तमान में आप जिस कर्मचारी के अधीनस्थ हैं, वह आपके सहयोगी हो सकते हैं, और इससे ईर्ष्या (शायद नफरत भी) और घर्षण होगा। स्थिति अपरिहार्य है, लेकिन यदि आप संचार को खुला रखेंगे तो समस्या कम हो सकती है। हालाँकि, आपको यह याद रखना चाहिए कि अब आप प्रबंधक हैं और यदि आप अपनी नई स्थिति नहीं दिखाना चाहते हैं, तो भी आप अपने पूर्व सहयोगियों को आपके और उनके बीच मौजूद संबंधों का लाभ नहीं उठाने दे सकते। यहां तक कि जो कर्मचारी पहले सहकर्मी नहीं थे, उन्हें भी नया प्रबंधक मिलने पर बेचैनी होगी। कर्मचारियों से बात करें और अपनी योजनाओं को साझा करें। प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच संबंध जल्दी बनाएं। हालाँकि यह पहली बार में थोड़ा अटपटा लगा, नहीं शर्मीली, बस चरणों का पालन करें, स्वयं बनें, और कंपनी में अपनी प्रारंभिक स्थिति को न भूलें।
- परिवार की उपेक्षा न करें: पति/पत्नी/पति/पत्नी और बच्चों, और दोस्तों को अभी भी पहले की तरह ही ध्यान देने की जरूरत है। अब आपका दिमाग कई चीजों में व्यस्त है क्योंकि प्रबंधन एक कठिन संक्रमण है। प्राथमिकता दें कि क्या प्राथमिकता दी जानी चाहिए। यदि आप किसी को कहते हुए सुनते हैं कि आप थोड़े दूर हैं, तो ध्यान दें। अपने करियर को पारिवारिक रिश्तों को नष्ट न करने दें (कई उदाहरण हैं)
- स्वास्थ्य की उपेक्षा न करें: ठीक है, यह प्रबंधन भूमिका मजेदार है। काम दिलचस्प है, काम के घंटे लंबे हैं, शायद आप भी घर पर काम करते हैं, थोड़ी देर से सोते हैं, जल्दी उठते हैं, फिर भी परिवार और बच्चों पर ध्यान दे सकते हैं। हालाँकि, क्या आप पर्याप्त नींद ले रहे हैं? कुछ?
चरण 3. लक्ष्यों की पहचान करें।
आपका लक्ष्य वास्तव में क्या है? क्या आपके पास एक घंटे, दैनिक या साप्ताहिक लक्ष्य है जिसे टीम को पूरा करना होगा। उत्पादकता की जाँच जैसे आपके नए लक्ष्यों के बारे में क्या? यह सब लिख लें और इसे प्रकाशित करें (सुझाव देखें)। यह आपकी टू-डू सूची होगी। ध्यान दें कि सूची समय के साथ बदलेगी, सटीक दस्तावेज़ नहीं। कुछ चीजें हमेशा समान होती हैं (जैसे सेवा स्तर), लेकिन अन्य कार्यकारी प्रबंधन द्वारा दी गई रणनीति के अनुसार बदल सकते हैं। आलोचनात्मक दृष्टि से नियमित रूप से अपनी सूची की समीक्षा करें, और यदि आवश्यक हो तो संशोधन करें।
चरण 4. अपनी टीम को जानें।
आपको टीम के प्रत्येक सदस्य की ताकत और कमजोरियों को जानना चाहिए। टोनो वास्तव में तेजी से काम करता है, लेकिन कभी-कभी कुछ विवरण छूट जाता है। टिनी बहुत गहन है, लेकिन संसाधित किए जा रहे कार्य की मात्रा के साथ समस्याएँ हैं। बुडी के ग्राहकों के साथ एक शानदार रिश्ता है, लेकिन ग्राहकों को "नहीं" नहीं कह सकता, जबकि वटी के पास महान तकनीकी कौशल हैं, लेकिन लोगों के साथ बहुत अच्छा नहीं है। आपको यह सब अच्छी तरह से जानना होगा। यह ज्ञान टीम उत्पादकता को संतुलित करने के लिए उपयोगी है।
चरण 5. कर्मचारियों के साथ कार्यों का मिलान करें।
प्रत्येक व्यक्ति के लिए उपयुक्त नौकरी प्रदान करने के लिए ऊपर दिए गए चरणों से एकत्रित जानकारी का उपयोग करें। यह एक कौशल-आधारित असाइनमेंट है। आपको प्रत्येक व्यक्ति की ताकत को अधिकतम करना चाहिए और उनकी कमजोरियों को लक्षित करने वाले असाइनमेंट को कम करना चाहिए। यदि अवसर मिले, तो पूरक कौशल वाले कई लोगों को एक साथ लाएं। उदाहरण के लिए, टोनो और टिनी को किसी प्रोजेक्ट के लिए असाइन करें, या बुडी और वटी को प्रस्तुतियों में एक-दूसरे से परामर्श करने के लिए कहें।
चरण 6. टीम के सदस्यों के साथ बैठक करें।
प्रबंधन में नियमित आमने-सामने की बैठकें बहुत महत्वपूर्ण हैं। इस बैठक के कई उद्देश्य हैं।
- प्रदर्शन पर प्रतिक्रिया दें: पिछले सप्ताह के लक्ष्यों पर चर्चा करें, जिसमें अच्छा काम किया, किन क्षेत्रों में सुधार किया जा सकता है, और कैसे सुधार किया जाए। यह तब नीचे के चरणों में जारी रहता है।
- अगली बैठक के लिए रूपरेखा लक्ष्य: वे लक्ष्य निष्पादित किए जाने वाले लक्ष्य हैं और अगले सप्ताह की उत्पादन समीक्षा के लिए आधार बनाते हैं।
- स्टाफ के मुद्दों से अवगत रहें: इस नई स्थिति में, कर्मचारियों के साथ संपर्क कम हो जाएगा और आपको इसके बारे में पता होना चाहिए। टीम के प्रदर्शन को प्रभावित करने वाले मुद्दों (और उनके काम को प्रभावित करने वाले) के बारे में पता लगाने का एकमात्र तरीका कर्मचारियों की बात सुनना है।
- विचारों के लिए पूछें: आपके कर्मचारी शामिल होना चाहेंगे। इसमें कोई अपवाद नहीं है कि किसी कर्मचारी के नौकरी छोड़ने के निर्णय के पीछे सबसे महत्वपूर्ण प्रेरक कारक खराब प्रबंधन है, जो अक्सर उपेक्षित महसूस करने से उपजा है। आपको न केवल टीम के प्रदर्शन, बल्कि कर्मचारी टर्नओवर दर पर भी आंका जाता है।
- प्रेरणा: पीटर शोल्ट्स के अनुसार, मनुष्य स्वयं को प्रेरित करता है। सर्वश्रेष्ठ प्रबंधक हमेशा कर्मचारियों को अच्छा काम करने और गर्व महसूस करने के लिए प्रेरित करने के तरीके ढूंढते हैं। इस सत्र का उपयोग यह पता लगाने के लिए करें कि कर्मचारियों की प्रेरणाएँ क्या हैं और उस जानकारी का उपयोग उनके योगदान को बढ़ाने के लिए करें।
चरण 7. सुनिश्चित करें कि आपको ढूंढना आसान है।
अपने आप को कर्मचारियों से अलग न करें। कभी-कभी, काम का बोझ बहुत अधिक होता है, इसलिए आप अपने दम पर काम पूरा करने के लिए कर्मचारियों से दूर हो जाते हैं, खासकर बहुत सारी कागजी कार्रवाई के साथ। यह आभास न दें कि आप परेशान नहीं हो सकते। यदि टीम के सदस्य अपने नेता से नहीं मिल पाते हैं, तो अराजकता की मनोवृत्ति विकसित हो जाती है। आपके लिए स्थिति बहुत खराब रहेगी। यहां तक कि अगर आप वस्तुतः कर्मचारियों का प्रबंधन कर रहे हैं, तो भी आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे आपकी उपस्थिति को "महसूस" करें। यदि आप कई पारियों के प्रभारी हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप नियमित रूप से प्रत्येक पाली में जाते हैं।
चरण 8. दस्तावेज़ टीम गतिविधियाँ।
आपकी व्यक्तिगत प्रदर्शन समीक्षा टीम के प्रदर्शन पर बहुत अधिक ध्यान देगी। इसलिए सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक मुद्दे और उपलब्धि पर नज़र रखें। यदि कोई गंभीर समस्या उत्पन्न होती है तो यह बहुत महत्वपूर्ण होगा। समस्याएं हमेशा रहेंगी, आपको और आपकी टीम को बस अपने प्रयासों को हल करने पर ध्यान केंद्रित करने की जरूरत है।
चरण 9. कर्मचारी के प्रदर्शन की सराहना करें।
पुरस्कार हमेशा पैसे के रूप में नहीं होते हैं। पुरस्कार राशि मजेदार है, लेकिन यह मुख्य नौकरी प्रेरक नहीं है। एक अधिक प्रभावी इनाम मान्यता है। यदि आपके पास अधिकार है, तो शायद आप उन्हें उनके प्रदर्शन के लिए समय दे सकते हैं (उत्कृष्ट कार्य के लिए एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी)। पुरस्कार नियमित और प्राप्य हैं, लेकिन कठिन हैं। जब आप कोई उपहार देते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह ज्ञात है (उपहार सार्वजनिक रूप से, निजी तौर पर फटकारें)।
चरण 10. मार्गदर्शन करना सीखें।
ऐसे समय होंगे जब आपको कर्मचारियों के व्यवहार में सुधार करना होगा। तो आपको इसे करना सीखना होगा। यदि आप इसे अच्छी तरह से कर सकते हैं, तो आपको वांछित परिणाम मिलेगा। नहीं तो स्थिति और खराब हो जाएगी। आप सकारात्मक प्रतिक्रिया के बीच मार्गदर्शन प्रदान करना सीख सकते हैं।
टिप्स
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शीर्ष स्तर के उद्देश्यों को याद रखें।
आपको सुसंगत रहना होगा। स्पष्ट संचार विकसित करें और स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करें। सुनना। प्रतिक्रिया दें, विशेष रूप से सकारात्मक। टीम की सफलता के लिए सभी बाधाओं को दूर करें।
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स्टाफ की प्रशंसा करें।
यह एक छोटा सा कदम है जिसके कई फायदे हैं। किसी के प्रदर्शन की तारीफ करने से बहुत फर्क पड़ सकता है। बहुत अधिक व्यर्थ की तारीफ न करें, बल्कि अपने कर्मचारियों को दिखाएं कि उनकी सराहना की जाती है।
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एक उदाहरण दें।
नेताओं को काम के सभी पहलुओं में एक उदाहरण स्थापित करने में सक्षम होना चाहिए। सकारात्मक वाइब्स उत्सर्जित करके सहकर्मियों के लिए एक रोल मॉडल बनें। कार्य को टीम वर्क और समर्पण पर केंद्रित रखते हुए चिंता, समझ और सम्मान दिखाएं। प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को कार्यस्थल में सर्वोत्तम सिद्धांतों को लागू करने में सक्षम होना चाहिए। यदि यह नई स्थिति आपके व्यक्तिगत जीवन को सुर्खियों में रखती है, तो समझें कि आपका पूरा जीवन आपके मॉडल में परिलक्षित होता है।
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संचार, संचार, संचार!
यदि आप उन्हें बताएं कि क्या हो रहा है, तो कर्मचारी अधिक शामिल महसूस करेंगे। कभी-कभी, हर कोई "बड़ी तस्वीर" देखना चाहता है
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निष्पक्ष, लेकिन दृढ़।
ऐसे समय होते हैं जब आपको बर्खास्तगी की ओर ले जाने वाली अनुशासनात्मक कार्रवाई पर विचार करने की आवश्यकता होती है। अनुभवी प्रबंधकों के लिए भी यह बहुत कठिन है। कर्मचारियों को कैसे अनुशासित किया जाए यह अपने आप में एक विषय है और इस लेख के दायरे से बाहर है, लेकिन इसके कई अच्छे संदर्भ हैं। संक्षिप्त उत्तर संगति और प्रलेखन है।
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ईएपी को समझें।
EAP का मतलब कर्मचारी सहायता कार्यक्रम है। एईपी बहुत उपयोगी है और अधिकांश बड़ी कंपनियों के पास यह कार्यक्रम है। यदि आपके किसी कर्मचारी को कोई व्यक्तिगत समस्या है, तो उसे EAP टीम देखने के लिए कहें (नहीं मनोचिकित्सक बनने की कोशिश कर रहा है)। यदि आपको कोई व्यक्तिगत समस्या है (चेतावनी अनुभाग देखें), तो आप ईएपी का भी लाभ उठा सकते हैं।
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एक संरक्षक खोजें।
एक मेंटर के अलावा, आपको एक मेंटर की भी आवश्यकता होती है (यदि अवसर और साधन है)। मेंटर्स मददगार होते हैं, लेकिन उनके पास आमतौर पर हमेशा समय नहीं होता है। सलाहकार प्रशिक्षित पेशेवर होते हैं जिनके पास एक प्रामाणिक प्रबंधन शैली विकसित करने में आपकी सहायता के अलावा एजेंडे में कुछ भी नहीं होता है।
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लक्ष्य प्रकाशित करें।
सुनिश्चित करें कि आप अपने लक्ष्यों और टीम के लक्ष्यों को एक दृश्यमान स्थान पर प्रकाशित करते हैं। आपकी टीम को इसे हर समय देखना चाहिए। "अगले 6 महीनों में सेवा स्तर को 5% तक बढ़ाएं" का लक्ष्य गुप्त नहीं होना चाहिए। नए लक्ष्य निर्धारित होते ही वितरित करें।
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मानव संसाधन विभाग का लाभ उठाएं।
अगर कोई मानव संसाधन विभाग है, तो अब वे आपके सबसे नए और सबसे अच्छे दोस्त हैं। यह विभाग एक संसाधन है जिसका दोहन किया जाना चाहिए। वे आपको इनाम देने में मदद कर सकते हैं, कर्मचारियों को अनुशासित कर सकते हैं, आपको कानूनी परेशानी से दूर रख सकते हैं, और वे वास्तव में ऐसे प्रबंधकों को पसंद करते हैं जो इसके बारे में जानते हैं। वे आपकी तरफ हैं।
चेतावनी
- एक व्यक्ति की गलतियों के लिए पूरे विभाग को फटकार न लगाएं। उदाहरण के लिए, यदि केवल टिनी अक्सर देर से आती है, तो सभी कर्मचारियों को समय पर आने के लिए चेतावनी ईमेल न भेजें। मामले पर निजी तौर पर चर्चा करने के लिए टिनी को बुलाओ।
- सार्वजनिक रूप से कर्मचारियों को कभी भी डांटें नहीं।
- कर्मचारियों का काम करने की कोशिश मत करो। एक कहावत है: "यदि आप कुछ सही करना चाहते हैं, तो इसे स्वयं करें।" उस वाक्यांश को भूल जाओ। इसे अपने दिमाग से निकालो। आपने इसे कभी नहीं सुना है, वाक्यांश अर्थहीन है, और एक प्रतिकूल अवधारणा है। यदि आप चाहते हैं कि कुछ सही हो, तो उसे सही लोगों को सौंपें और अपने कर्मचारियों को प्रेरित करें। यदि आप बहुत अधिक शामिल हो जाते हैं, तो आप प्रबंधन की आवश्यकताओं को पूरा करने में विफल रहते हैं। आपका लक्ष्य प्रबंधन करना है। काम सौंपने का यह एक अच्छा समय है।
- साप्ताहिक निजी बैठक नहीं प्रदर्शन मूल्यांकन। यहां तक कि अगर आप पिछले सप्ताह की गतिविधि की समीक्षा करते हैं, तो भी सारा ध्यान उस पर नहीं होता है। ये साप्ताहिक बैठकें कम औपचारिक होती हैं और चर्चा के लिए खुली होती हैं। बहुत अधिक नियंत्रित न हों क्योंकि यह केवल आपकी बैठक ही नहीं, बल्कि एक कर्मचारी बैठक भी है।
- ओवरटाइम के लिए तैयार रहें। यह तथ्य है। आपको एक प्रबंधक के रूप में भुगतान किया जाता है और आपसे अपेक्षा की जाती है कि वह काम पूरा करने के लिए जो कुछ भी करता है वह करें। प्रबंधकों के पास ऐसे फायदे हैं जो सामान्य कर्मचारियों के पास नहीं हैं, लेकिन उनके पास अधिक जिम्मेदारियां भी हैं। देर से मत आना, जल्दी घर मत आना। और कभी-कभी, आपको भी दूसरों की तरह किसी चीज़ पर काम करना पड़ता है। हालाँकि, इसकी आदत न डालें। अब आप नेता हैं। आपको एक नेता के रूप में काम करना होगा।
- कंपनी के रहस्य रखें। आपको कुछ राज पता चलेंगे। आमतौर पर ऐसे रहस्य साझा करने की प्रवृत्ति होती है जो आपको अधिक महत्वपूर्ण लगते हैं। यदि आप एक छंटनी योजना से अवगत हो जाते हैं और प्राधिकरण के बिना जानकारी लीक कर देते हैं, तो छंटनी सूची के निवासी बनने के लिए तैयार रहें। यह कठिन है, लेकिन किसी ने नहीं कहा कि प्रबंधक बनना आसान है।
- प्रबंधन में संक्रमण कई बार डरावना हो सकता है। यह हमेशा ऐसा नहीं होता है, लेकिन आमतौर पर एक नया प्रबंधक अपनी स्थिति में सहज महसूस करने से पहले बहुत तनाव का अनुभव करेगा। किसी से बात कर लो। यदि आपके पास एक संरक्षक है (चरण 2 देखें), तो वह मदद करेगा। कुछ भी वापस मत पकड़ो। किसी भी अवांछित व्यवहार परिवर्तन (क्रोध, संदेह, शराब की खपत में वृद्धि, आदि) से अवगत रहें।
- कर्मचारी रहस्य रखें (यदि संभव हो तो)। कभी-कभी यह संभव नहीं होता है (कुछ एचआर मुद्दों में, जैसे कि कार्यस्थल पर हिंसा की संभावना), लेकिन अगर कोई कर्मचारी आपको किसी समस्या के बारे में बताने आता है, तो इस रहस्य को सावधानी से संभालें। आपकी प्रतिष्ठा एक पल में बर्बाद हो सकती है और कानूनी समस्याएं खड़ी हो सकती हैं। अगर कोई कहता है "यह एक रहस्य है," सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि प्रबंधक के रूप में, आपको कुछ रहस्य रखने की अनुमति नहीं है।
