सही पत्र प्रारूप का निर्णय मुख्य रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार के पत्र को लिखना चाहते हैं और आप किसको पत्र को संबोधित कर रहे हैं। किसी मित्र को लिखते समय आप जिस पत्र प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं, वह औपचारिक पत्र लिखने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रारूप से बहुत भिन्न होगा। इतना ही नहीं, डाक द्वारा भेजा जाने वाला पारंपरिक पत्र प्रारूप ईमेल के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रारूप से भिन्न होता है। एक पत्र को ठीक से प्रारूपित करने के तरीके के बारे में अधिक जानने के लिए पढ़ते रहें जिसका उपयोग आप अपना अगला पत्र लिखने के लिए कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 का 4: व्यवसाय या औपचारिक पत्र का प्रारूपण
चरण 1. अपने पत्र के शीर्ष पर अपना नाम और पता लिखें।
सड़क के पते, शहर, प्रांत, और ब्लॉकों में पोस्टल कोड, बाईं ओर संरेखित और एकल-स्थान शामिल करें।
- शहर, प्रांत और डाक कोड एक पंक्ति में लिखे जाते हैं, जबकि सड़क के पते एक अलग पंक्ति पर लिखे जाते हैं।
- यदि आप लेटरहेड का उपयोग करके एक पत्र भेज रहे हैं जिसमें पहले से ही यह जानकारी शामिल है, तो इस चरण को छोड़ दें। वापसी पता दो बार शामिल न करें।
चरण 2. अपने पते के ठीक नीचे तारीख लिखें।
पत्र लिखे जाने की तिथि या पत्र के पूर्ण होने की तिथि लिखें, यह आप पर निर्भर है।
- तारीख बाईं ओर लिखी जाती है, ठीक उसके ऊपर पता लिखने के समान।
- तारीख को "महीने-दिन-वर्ष" प्रारूप में लिखें। महीने को अक्षरों से लिखें, लेकिन दिन और साल लिखने के लिए अंकों का इस्तेमाल करें। उदाहरण के लिए: 9 फरवरी, 2013।
चरण 3. तारीख और पत्र के अगले भाग के बीच एक खाली रेखा छोड़ दें।
यह पते को अगले भाग से अलग कर देगा, जिससे पढ़ने में आसानी होगी।
चरण 4. यदि आवश्यक हो तो संदर्भ पंक्ति लिखें।
यदि पत्र किसी विशेष बिंदु के संदर्भ में लिखा गया है, तो यह पाठक को संदर्भ की एक पंक्ति लिखने में मदद कर सकता है जो "पुन:" से शुरू होता है।
- संदर्भ पंक्तियाँ बाईं ओर संरेखित लिखी जाती हैं और केवल एक पंक्ति से मिलकर बनने का प्रयास करती हैं।
- पत्रों, नौकरी के उद्घाटन, या जानकारी का अनुरोध करते समय संदर्भ पंक्ति लिखें।
- यदि आप संदर्भों की एक पंक्ति लिख रहे हैं, तो उसके बाद एक खाली पंक्ति छोड़ दें ताकि संदर्भ की रेखा शेष पत्र से अलग हो जाए।
चरण 5. प्राप्तकर्ता का पता लिख लें।
प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक, साथ ही कंपनी का नाम, सड़क का पता, शहर, राज्य और डाक कोड लिखें।
- यह सारी जानकारी संरेखित और एकल स्थान पर छोड़ दी गई है। प्राप्तकर्ता का नाम प्राप्तकर्ता के शीर्षक, कंपनी का नाम और सड़क के पते के साथ एक अलग लाइन पर लिखा जाता है। शहर, प्रांत और डाक कोड एक पंक्ति में लिखे गए हैं।
- यदि आप किसी अन्य देश को पत्र भेज रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता के पते के नीचे एक अलग लाइन पर बड़े अक्षरों में देश का नाम लिखें।
- यदि संभव हो तो किसी विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें, और उस व्यक्ति का नाम "श्री" या "माँ" जैसे उपयुक्त शीर्षक के साथ लिखें। यदि आप प्राप्तकर्ता के लिंग को नहीं जानते हैं, तो आपको शीर्षक लिखने की आवश्यकता नहीं है।
- प्राप्तकर्ता के पूरे पते के नीचे एक खाली लाइन छोड़ें।
चरण 6. अपने पत्र के मुख्य भाग की शुरुआत विनम्र अभिवादन से करें।
एक सामान्य अभिवादन आमतौर पर "प्रिय महोदय" से शुरू होता है, इसके बाद प्राप्तकर्ता का शीर्षक और अंतिम नाम होता है। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम के बाद अल्पविराम लगाएं।
- ग्रीटिंग्स को लेफ्ट एलाइन्ड लिखा जाता है।
- यदि आप प्राप्तकर्ता के लिंग को नहीं जानते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता को उसके पूरे नाम से संबोधित कर सकते हैं, या प्राप्तकर्ता की नौकरी का शीर्षक उसके अंतिम नाम के बाद लिख सकते हैं।
- अभिवादन के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें।
चरण 7. यदि वांछित हो, तो एक विषय पंक्ति लिखें।
अभिवादन के नीचे बड़े अक्षरों में विषय पंक्ति लिखें, बाईं ओर संरेखित।
- विषय पंक्ति को छोटा लेकिन वर्णनात्मक रखें। केवल एक पंक्ति से मिलकर प्रयास करें।
- यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह अपरंपरागत है और इसे अक्सर उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
- यदि आप पहले से ही एक संदर्भ पंक्ति शामिल कर चुके हैं तो विषय पंक्ति शामिल न करें।
- अगर आप सब्जेक्ट लाइन शामिल करते हैं तो सब्जेक्ट लाइन के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें।
चरण 8. अपने पत्र के उद्देश्य को स्पष्ट करते हुए एक संक्षिप्त परिचय के साथ पत्र के मुख्य भाग की शुरुआत करें।
पत्र के पैराग्राफ बाएं संरेखित लिखे गए हैं लेकिन प्रत्येक पैराग्राफ की शुरुआत इंडेंट लिखी गई है।
चरण 9. पत्र के लंबे शरीर के साथ पत्र की शुरूआत का पालन करें।
इस खंड को पत्र के उद्देश्य की व्याख्या करनी चाहिए और पत्र में लिखी गई हर चीज को सारांशित करने वाला निष्कर्ष भी शामिल करना चाहिए।
पत्र के मुख्य भाग को संक्षेप में लिखें। प्रत्येक पैराग्राफ सिंगल-स्पेस है, लेकिन प्रत्येक पैराग्राफ के बीच और अंतिम पैराग्राफ के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें।
चरण 10. अपने पत्र को एक विनम्र समापन अभिवादन के साथ समाप्त करें।
विनम्र समापन अभिवादन के उदाहरणों में "ईमानदारी से," "नमस्कार," या "धन्यवाद" शामिल हैं। समापन अभिवादन को बाईं ओर संरेखित करना और उसके बाद अल्पविराम लिखना याद रखें।
समापन अभिवादन के पहले शब्द के केवल पहले अक्षर को बड़े अक्षरों में लिखा जाता है।
चरण 11. अपने नाम के साथ समापन अभिवादन का पालन करें।
हालाँकि, अपना पूरा नाम लिखने से पहले समापन अभिवादन के तहत तीन खाली लाइनें छोड़ दें, इसके बाद नीचे की पंक्ति पर अपनी नौकरी का शीर्षक लिखें।
चरण 12. अपने पत्र के बिल्कुल अंत में संलग्नकों की सूची बनाएं।
यदि आप कोई अनुलग्नक संलग्न कर रहे हैं, तो अपने नाम और शीर्षक के नीचे एक पंक्ति "संलग्नक" / "अनुलग्नक" लिखें और पत्र के साथ शामिल किसी भी अनुलग्नक को लिखें।
- ध्यान दें कि यदि आप कोई अटैचमेंट शामिल नहीं करते हैं तो यह अनिवार्य नहीं है।
- अनुलग्नकों को संरेखित छोड़ दिया गया है और एकल स्थान दिया गया है।
चरण 13. यदि वांछित हो, तो टाइपिस्ट के आद्याक्षर दर्ज करें।
यदि कोई अन्य व्यक्ति पत्र लिख रहा है और आप डिक्टेट कर रहे हैं, तो टाइपिस्ट का पहला और अंतिम नाम अपने पत्र के बिल्कुल नीचे, संलग्नक के नीचे एक पंक्ति में सूचीबद्ध करें।
चरण 14. छपाई के बाद पत्र पर हस्ताक्षर करें।
समापन ग्रीटिंग और अपने नाम के बीच एक पेन के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें। एक पत्र पर पेन से हस्ताक्षर करने से प्राप्तकर्ता को पता चलता है कि आप उन्हें यह पत्र भेजने के लिए अपना समय ले रहे हैं और यह महत्वपूर्ण है।
विधि 2 का 4: किसी करीबी मित्र या रिश्तेदार को पत्र प्रारूपित करना (व्यक्तिगत पत्र)
चरण 1. तारीख लिखिए।
उस तारीख को शामिल करें जब पत्र लिखा गया था या पत्र के शीर्ष दाईं ओर पत्र पूरा किया गया था।
- तारीख को "महीने-दिन-वर्ष" प्रारूप में लिखें। महीने को अक्षरों में लिखना आमतौर पर मानक प्रारूप है, लेकिन इस प्रकार के पत्र के लिए आप पूरी तारीख को अंकों में लिख सकते हैं।
- तिथि सही संरेखित लिखी गई है।
चरण 2. एक दोस्ताना अभिवादन लिखें।
"प्रिय" अभिवादन अभी भी सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला अभिवादन है, लेकिन, प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंधों के आधार पर, आप बिना किसी औपचारिकता के प्राप्तकर्ता का नाम लिखने में सक्षम हो सकते हैं।
- अभिवादन को बाईं ओर संरेखित किया जाता है और उसके बाद अल्पविराम लिखा जाता है।
- किसी मित्र या सहकर्मी को लिखते समय, आप आमतौर पर केवल उनका पहला नाम ही लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए: "प्रिय जेन"।
- और भी अधिक व्यक्तिगत पत्र के लिए, आप "प्रिय" को "हैलो," "हाय," या "अरे" जैसे आकस्मिक अभिवादन से बदलना चाह सकते हैं।
- यदि आप माता-पिता या किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसका आपको वास्तव में सम्मान करने की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता का व्यक्तिगत शीर्षक और उपनाम शामिल करें। उदाहरण के लिए: "प्रिय श्रीमती रॉबर्ट्स"
- ग्रीटिंग और पत्र के मुख्य पाठ के बीच एक खाली रेखा छोड़ दें।
चरण 3. अपने पत्र के मुख्य पाठ का परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष लिखें।
परिचय और निष्कर्ष प्रत्येक में केवल एक छोटा पैराग्राफ होना चाहिए, लेकिन पत्र का मुख्य भाग आमतौर पर बहुत लंबा होता है।
- पत्र का मुख्य पाठ संरेखित छोड़ दिया गया है, लेकिन प्रत्येक अनुच्छेद की पहली पंक्ति इंडेंट है।
- पत्र का संपूर्ण मुख्य पाठ एकल-स्थान वाला है। आप आमतौर पर एक व्यक्तिगत पत्र में पैराग्राफ के बीच पैराग्राफ नहीं छोड़ते हैं, लेकिन आप कर सकते हैं यदि यह आपके पत्र को पढ़ने में आसान बनाता है।
- मुख्य पाठ को समापन अभिवादन से अलग करने के लिए अपने मुख्य पाठ के अंतिम वाक्य के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।
चरण 4. एक उपयुक्त समापन अभिवादन के साथ बंद करें।
व्यक्तिगत पत्रों के लिए भी "ईमानदारी से" अभी भी काफी सामान्य रूप से उपयोग किया जाता है। यदि पत्र पर्याप्त आकस्मिक है, हालांकि, आप कम पारंपरिक समापन अभिवादन शामिल कर सकते हैं। कुछ इस तरह का प्रयास करें "बाद में मिलते हैं!" या "बाद में मिलते हैं!" अगर आप किसी करीबी दोस्त को लिखते हैं।
- समापन अभिवादन के बाद अल्पविराम लगाएं, लेकिन उसके बाद अपना नाम न लिखें।
- समापन अभिवादन लेटर हेड के समानांतर लिखा जाता है।
चरण 5. अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें।
समापन अभिवादन के तहत अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें। आमतौर पर, आपका नाम प्रिंटर पर छपने के बजाय हाथ से लिखा जाता है।
यदि आप आमतौर पर पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ एक दूसरे को पहले नाम कहते हैं, तो आप बस अपना पहला नाम लिख सकते हैं और इसके साथ किया जा सकता है। हालाँकि, यदि प्राप्तकर्ता यह नहीं जानता है कि आप अपने पहले नाम से कौन हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने अपना अंतिम नाम भी शामिल किया है।
विधि 3 का 4: आधिकारिक या व्यावसायिक ईमेल का प्रारूपण
चरण 1. अपने ईमेल के उद्देश्य का एक संक्षिप्त लेकिन सटीक विवरण लिखकर प्रारंभ करें।
यह विवरण आपके ईमेल के विषय में स्थित है, ईमेल के मुख्य भाग में नहीं।
यदि ईमेल प्राप्तकर्ता द्वारा आपके ईमेल की प्रतीक्षा की गई है, तो यह विवरण केवल उस विषय का संदर्भ हो सकता है जिस पर चर्चा की जा रही है। यदि इस ईमेल पर प्रतीक्षा नहीं की जाती है, तो विवरण लिखना थोड़ा कठिन हो सकता है। विवरण लिखने का उद्देश्य यह है कि पाठक यह अनुमान लगा सकें कि जब वे आपका ईमेल खोलते और पढ़ते हैं तो आपका ईमेल क्या होता है। इसका मतलब है कि विवरण को आपके पाठकों को आपका ईमेल खोलने और पढ़ने के लिए प्रेरित करने की आवश्यकता है।
चरण 2. औपचारिक अभिवादन के साथ ईमेल लिखना शुरू करें।
यह आमतौर पर "प्रिय" से शुरू होता है और इसके बाद ईमेल प्राप्त करने वाले या जिस कंपनी को आप ईमेल कर रहे हैं उसका आधिकारिक शीर्षक होता है।
- यदि संभव हो तो किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को पत्र को संबोधित करें। गुमनाम प्राप्तकर्ताओं को पत्र भेजने से बचें। कोई अन्य विकल्प न होने पर ही "जिसके लिए यह चिंता कर सकता है" का उपयोग करें।
- दरअसल, अभिवादन के बाद उपयोग करने के लिए सबसे उपयुक्त विराम चिह्न अभी भी एक कोलन है। हालाँकि, आजकल अधिकांश लोग आधिकारिक ईमेल लिखने में अभिवादन के बाद अल्पविराम का उपयोग करते हैं।
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि प्राप्तकर्ता को "माँ" या "पिता" के साथ अभिवादन करना है, तो बस प्राप्तकर्ता का पूरा नाम लिखें।
- औपचारिक अभिवादन के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें।
चरण 3. पत्र का मुख्य पाठ संक्षिप्त लेकिन सूचनात्मक रखते हुए लिखें।
किसी भी प्रकार के पत्र की तरह, मुख्य पाठ में एक परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। शरीर के अंगों सहित सभी अंगों को यथासंभव छोटा और सटीक रखें।
- मुख्य पाठ संरेखित छोड़ दिया गया है।
- प्रत्येक पैराग्राफ की शुरुआत को इंडेंट करने की आवश्यकता नहीं है।
- मुख्य पाठ एकल-स्थान वाला है, लेकिन प्रत्येक अनुच्छेद के बीच और अंतिम अनुच्छेद के बाद एक रिक्त रेखा छोड़ दें।
चरण 4. एक विनम्र समापन अभिवादन का प्रयोग करें।
अपने पत्र के मुख्य पाठ के बाद "ईमानदारी से" या अन्य समान रूप से विनम्र समापन अभिवादन टाइप करें और अल्पविराम के साथ इसका पालन करें।
- समापन अभिवादन को बाईं ओर संरेखित करना याद रखें और अभिवादन के पहले शब्द का केवल पहला अक्षर बड़े अक्षरों में लिखा जाता है।
- अन्य औपचारिक समापन अभिवादन जिनका उपयोग किया जा सकता है उनमें "धन्यवाद," "नमस्कार," और "नमस्कार" शामिल हैं।
स्टेप 5. क्लोजिंग ग्रीटिंग के ठीक नीचे अपना नाम टाइप करें।
कागज पर लिखे/मुद्रित पत्रों के विपरीत, आप अपने ईमेल पर पेन से हस्ताक्षर नहीं कर पाएंगे।
आपका नाम संरेखित छोड़ दिया गया है।
चरण 6. नीचे अपनी संपर्क जानकारी लिखें।
अपने नाम के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें, फिर अपना भौतिक पता, फोन नंबर, ईमेल पता और अपनी वेबसाइट या ब्लॉग टाइप करें यदि आपके पास एक है।
सभी जानकारी बाएं संरेखित और एकल स्थान पर लिखी गई है। प्रत्येक संपर्क जानकारी एक अलग लाइन पर टाइप की जाती है।
विधि 4 का 4: मित्रों के लिए ईमेल प्रारूपित करना
चरण 1. ईमेल विषय अनुभाग में अपने ईमेल विषय का संक्षिप्त लेकिन सटीक विवरण लिखकर प्रारंभ करें।
यह विवरण प्राप्तकर्ताओं को आपके ईमेल को खोलने से पहले एक नज़र में उसका विषय जानने देता है, और उन्हें पर्याप्त जानकारी देता है ताकि वे अनुमान लगा सकें कि आपका ईमेल किस बारे में है।
चरण 2. ईमेल के टेक्स्ट सेक्शन में विनम्र अभिवादन या अभिवादन लिखकर शुरुआत करें।
आप जो भी विनम्र अभिवादन पसंद करते हैं उसे लिख सकते हैं, जैसे "प्रिय"। प्राप्तकर्ता के नाम के साथ इसका पालन करें।
- ग्रीटिंग्स को लेफ्ट एलाइन्ड लिखा जाता है।
- यदि आप किसी करीबी दोस्त को लिख रहे हैं, तो आप ग्रीटिंग को पूरी तरह से छोड़ सकते हैं और बस उनके पहले नाम के बाद अल्पविराम से शुरुआत कर सकते हैं।
- अभिवादन और अपने ईमेल के मुख्य भाग के बीच एक रिक्त रेखा छोड़ें।
चरण 3. अपने ईमेल के मुख्य भाग में टाइप करें।
सभी प्रकार के पत्रों की तरह, आपके ईमेल के मुख्य भाग में एक परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। हालाँकि, यदि आप किसी करीबी मित्र को ईमेल लिख रहे हैं, तो इस प्रकार का प्रारूप आवश्यक नहीं हो सकता है।
चरण 4. एक समापन अभिवादन के साथ अपना ईमेल समाप्त करें।
किसी मित्र के लिए ईमेल बंद करते समय, समापन अभिवादन औपचारिक होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह एक संकेत होना चाहिए कि आपका ईमेल समाप्त हो रहा है।
यदि आप किसी बहुत करीबी दोस्त को लिख रहे हैं, तो कभी-कभी एक समापन ग्रीटिंग लिखने के बजाय अपने नाम के साथ अपना ईमेल समाप्त करना ठीक है।
टिप्स
- यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संयुक्त राज्य अमेरिका में आधिकारिक पत्रों और यूनाइटेड किंगडम (यूके) में आधिकारिक पत्रों के बीच मामूली अंतर हैं। यूके में, वापसी का पता और तारीख सही संरेखित है और विषय पंक्ति, यदि कोई हो, केंद्रित है। इसके अलावा, तिथि "दिन-महीने-वर्ष" प्रारूप में लिखी जाती है, और अभिवादन के बाद अल्पविराम लिखा जाता है, न कि एक बृहदान्त्र।
- यदि आपको यहां वर्णित प्रारूप पसंद नहीं है, जिसे कभी-कभी ब्लॉक प्रारूप के रूप में संदर्भित किया जाता है, तो आप संशोधित ब्लॉक प्रारूप और अर्ध-ब्लॉक प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं। इन प्रारूपों में मूल रूप से समान जानकारी होती है, और केवल स्थान भिन्न होते हैं।
