अनुकूल अनुस्मारक ईमेल लिखना मुश्किल हो सकता है। आप धक्का-मुक्की या अधीर नहीं दिखना चाहते, लेकिन आपके संदेश को लोगों तक पहुंचाना होगा। ईमेल में विनम्र अभिवादन और भावों के साथ दोस्ताना लहजे का प्रयोग करें। रिमाइंडर ईमेल भेजने का कारण शामिल करें ताकि प्राप्तकर्ता जान सकें कि आप क्या चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि ईमेल में कोई गलती नहीं है ताकि आप न केवल मित्रवत, बल्कि पेशेवर भी दिखें।
कदम
3 का भाग 1: एक अनुकूल स्वर का उपयोग करना
चरण 1. प्राप्तकर्ता को नमस्कार करें।
एक व्यावसायिक स्थिति में, आपको "प्रिय" जैसे औपचारिक अभिवादन का "चाहिए" उपयोग करना चाहिए। हालाँकि, व्यक्तिगत ईमेल का अधिक से अधिक बार उपयोग किया जा रहा है। कुछ ईमेल अभिवादन जो एक अनुकूल स्वर बनाने में मदद कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:
- नमस्ते!
- हे मित्र
- बहुत समय से मिले नहीं
- अरे!
चरण 2. प्राप्तकर्ता के साथ अपने संबंधों का संकेत दें।
यदि आप केवल रिमाइंडर पर ध्यान केंद्रित करेंगे, तो आपका संदेश ठंडा दिखाई देगा। दोस्ती और साझा अनुभवों को प्रतिबिंबित करने वाले वाक्यांशों को शामिल करके प्राप्तकर्ता के साथ एक व्यक्तिगत संबंध का संकेत दें। यह भी शामिल है:
- स्कूल कैसा है?
- नमस्ते दोस्त आप कैसे हो?
- पिछला वीकेंड बहुत मजेदार रहा।
- एक महीने पहले हमने आखिरी बार कब बात की थी?
- हमारी आखिरी यात्रा वाकई मजेदार थी! हमें इसे फिर से करना होगा।
चरण 3. अपनी अभिव्यक्ति को परिष्कृत करें।
यह ईमेल के रिमाइंडर अनुभाग के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि आप लंबे समय से प्राप्तकर्ता के संपर्क में नहीं हैं, तो माफी मांगना या उन्हें केवल उन्हें याद दिलाने के लिए कॉल करने का बहाना देना सबसे अच्छा है। सूक्ष्म भावों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- मुझे पता है कि हमने लंबे समय से बात नहीं की है, लेकिन मैं आपको याद दिलाना चाहता हूं …
- एक नए बच्चे के आगमन ने मुझे व्यस्त रखा है, बस आपको याद दिलाने के लिए मुझे याद आया…
- मुझे पता है कि आप व्यस्त हैं, इसलिए मैं आपको परेशान नहीं करना चाहता, लेकिन मैं एक रिमाइंडर भेजना चाहता था…
चरण 4. विनम्र रहें।
यदि अनुस्मारक महत्वपूर्ण है, तो आप धक्का-मुक्की के रूप में सामने आ सकते हैं। याद रखें कि प्राप्तकर्ता अपने जीवन में व्यस्त है। हमेशा उपयुक्त भावों के साथ "कृपया" और "धन्यवाद" कहें। आप विनम्र वाक्यांशों को शामिल करना चाह सकते हैं जैसे:
- मुझे आपको परेशान करने के लिए खेद है, लेकिन मैं यह सुनिश्चित करना चाहता था…
- कृपया इस ईमेल का जल्द से जल्द उत्तर दें…
- इस रिमाइंडर ईमेल को पढ़ने और उत्तर देने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। मैं वास्तव में इसकी प्रशंसा करता हूँ।
- मैं तुम्हारे जवाब का इंतज़ार कर रहा हूँ।
3 का भाग 2: लिस्टिंग आवश्यकताएँ
चरण 1. कॉलम शीर्षकों का प्रयोग करें।
आपको स्मार्ट हेडिंग कॉलम लिखने की जरूरत नहीं है। स्तंभ शीर्षक जो स्पष्ट और स्पष्ट हों, अधिक उपयोगी होंगे। इस तरह, प्राप्तकर्ता एक नज़र में ईमेल के उद्देश्य को जान सकता है। मित्रवत अनुस्मारक ईमेल के लिए कुछ सामान्य विकल्पों में शामिल हैं:
- जाँच
- इसके बारे में त्वरित अनुस्मारक…
- आगामी यात्राएं/कार्यक्रम।
- यात्रा / घटना प्रतिभागियों की गिनती।
चरण 2. एक अनुस्मारक शामिल करना याद रखें।
जब आप विनम्र और मिलनसार बनने की बहुत कोशिश करते हैं, तो आप कुछ महत्वपूर्ण भूल सकते हैं, जैसे कि एक अनुस्मारक। ग्रीटिंग और व्यक्तिगत संबंध वाक्य के बाद ईमेल की शुरुआत में एक पैकेज रिमाइंडर लिखें। उदाहरण के लिए:
- "हे मित्र, हमने लंबे समय से बात नहीं की, बेन। आपकी पत्नी और बच्चे कैसे हैं? मेरी पत्नी और बच्चे ने मुझे व्यस्त रखा है, लेकिन मैं आपसे इस बारे में पूछना चाहता था…”
-
नमस्ते!
दादी, मैं लंबे समय से इस संदेश को भेजने के लिए तैयार हूं। मुझे बहुत व्यस्त होने के लिए खेद है। मैं दादी को हमारे दोपहर के भोजन के बारे में याद दिलाना चाहता हूँ…”
चरण 3. संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें।
यह सच है कि विनम्र भाषा के लिए लंबे वाक्यों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, वाक्यांश "कड़ी मेहनत करें" अधिक विनम्र होगा यदि आपने लिखा "यह बेहतर होगा यदि आप कड़ी मेहनत करते हैं।" विनम्र होने पर, लंबे वाक्य आपके ईमेल का फोकस अस्पष्ट बना सकते हैं।
अपने ईमेल के लिए एक सरल संरचना का प्रयोग करें। शायद कुछ इस तरह: अभिवादन (उद्घाटन) → व्यक्तिगत संबंध → अनुस्मारक → समापन अभिवादन (समापन)
चरण 4. अनावश्यक जानकारी संपादित करें।
प्रत्येक वाक्य और वाक्य के भाग के लिए, अपने आप से पूछें, "क्या यह आवश्यक है?" कुछ मामलों में, "आवश्यक" का व्यापक अर्थ हो सकता है जैसे "यह आवश्यक है ताकि मेरा ईमेल ठंडा न लगे।" अनावश्यक भागों को हटा दें ईमेल से।
सामान्य तौर पर, क्रियाविशेषण (जैसे "बहुत," "बहुत," "वास्तव में," "एक बार," और "बिल्कुल") को आपके ईमेल को अधिक संक्षिप्त बनाने के लिए हटाया जा सकता है।
चरण 5. ईमेल को समापन अभिवादन के साथ समाप्त करें।
"आशीर्वाद" का अर्थ है "अलविदा।" समापन अभिवादन में "नमस्ते," "ईमानदारी से," "ईमानदारी से," और "नमस्कार" जैसे भाव शामिल हैं। आपका हस्ताक्षर समापन अभिवादन के बाद लिखा जाना चाहिए। इस तरह का एक सामान्य समापन अभिवादन औपचारिक लग सकता है। आप कुछ ऐसा करने की कोशिश कर सकते हैं:
- तुम्हारा मित्र
- तुम्हारा मित्र
- सफलता के लिए शुभकामनाएँ भेजें
- आपका दिन शुभ हो
- आपकी बारी
- तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे
भाग ३ का ३: यह सुनिश्चित करना कि ईमेल में कोई त्रुटि नहीं है
चरण 1. अपना ईमेल दोबारा जांचें।
यहां तक कि एक या दो बार ईमेल को स्किम करने से कोई भी बुनियादी त्रुटियां कम हो जाएंगी जो आपके द्वारा उन्हें लिखते समय पॉप अप हो सकती हैं। अपना ईमेल लिखने के बाद, अपने ईमेल में वर्तनी और व्याकरण की दोबारा जांच करें।
- कई ईमेल प्रदाताओं में वर्तनी और व्याकरण जाँच सुविधाएँ होती हैं। सुविधा की गुणवत्ता ईमेल प्रदाता पर निर्भर करती है। कुछ मामलों में, यह सुविधा बहुत सटीक नहीं हो सकती है।
- शीर्षक, अभिवादन और समापन (समापन) फ़ील्ड की जाँच करना याद रखें। आप शायद इसके बारे में भूल जाएंगे और केवल ईमेल की सामग्री पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
चरण 2. ईमेल को जोर से पढ़ें।
यदि आप एक महत्वपूर्ण ईमेल लिख रहे हैं, या यदि आप किसी के प्रति विनम्र और मैत्रीपूर्ण दिखना चाहते हैं, तो अपना ईमेल शुरू से अंत तक जोर से पढ़ें। क्या यह बातचीत की तरह लगता है? यदि हां, तो आपका ईमेल भेजने के लिए तैयार है।
अजीब लगने वाले वाक्यों या अंशों को फिर से लिखें। इसका मूल्यांकन करते समय अपने सर्वोत्तम निर्णय का प्रयोग करें। आप कैसे बात करते हैं इसके आधार पर प्रत्येक व्यक्ति का एक अलग दृष्टिकोण होगा।
चरण 3. क्या किसी और ने आपका ईमेल पढ़ा है।
महत्वपूर्ण संचार के लिए, जैसे व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, आप किसी अन्य व्यक्ति को रिमाइंडर ईमेल भेजने से पहले उसकी जांच करने के लिए कह सकते हैं। यदि आपका ईमेल संक्षिप्त है, तो इसमें आमतौर पर केवल थोड़ा समय लगता है और छोटी-छोटी त्रुटियों को भी पहचानना आसान हो जाता है।
- ऑनलाइन मैसेजिंग सेवाओं की जाँच करें। मित्रों को ऑनलाइन ईमेल करें और ऐसे प्रश्न पूछें, “नमस्कार, क्या आप वह संक्षिप्त ईमेल पढ़ सकते हैं जो मुझे भेजने की आवश्यकता है? ज्यादा समय नहीं लगेगा।"
- आपका ईमेल पढ़ने वाले सभी लोगों को हमेशा धन्यवाद देना याद रखें। आखिरकार, वे आपकी मदद करते हैं।
