ऐसे समय होते हैं जब आपको एक महत्वपूर्ण फोन कॉल करना पड़ता है, शायद किसी से मिलने या किसी चीज की मार्केटिंग करने के लिए कहना। यदि आप फोन पर बात करने के अभ्यस्त नहीं हैं, तो बातचीत शुरू करना मुश्किल हो सकता है। एक सफल टेलीफोन वार्तालाप की कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आसान चर्चा के लिए दोनों पक्ष सहज हों।
कदम
3 का भाग 1: योजना बनाना
चरण 1. निर्धारित करें कि आपका लक्ष्य क्या है।
रिसीवर लेने से पहले, आपको यह जानना होगा कि यह किस लिए है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को बुलाते हैं जिसे आप पसंद करते हैं, तो लक्ष्य यह हो सकता है कि वह आपसे मिलने के लिए कहे। व्यापार टेलीफोनी में, लक्ष्य वस्तुओं या सेवाओं को बेचना है। इस बारे में सोचें कि आप बातचीत से क्या उम्मीद करते हैं।
- अपने लक्ष्यों को विशिष्ट रखने का प्रयास करें। जिससे आपकी तैयारी और भी ज्यादा हो जाएगी।
- कुछ मामलों में, टेलीफोन पर बातचीत का उद्देश्य अधिक सामान्य हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी को उनकी सेवाओं के बारे में पूछने के लिए कॉल करना, बिना यह जाने कि आप वास्तव में क्या रुचि रखते हैं। आपको बाद में जो जानकारी मिलती है, वह यह निर्धारित करने में मदद करती है कि आपको क्या चाहिए या क्या चाहिए।
चरण 2. जानें कि आप किससे बात करेंगे।
किसी ऐसे विशिष्ट व्यक्ति को कॉल करते समय जिसे आप नहीं जानते हैं, पहले उसकी पृष्ठभूमि जानने का प्रयास करें। इस तरह, आप मोटे तौर पर जानते हैं कि बातचीत से क्या उम्मीद की जाए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी के CEO से बात करना चाहते हैं, तो वह बहुत व्यस्त हो सकता है और उसके पास अधिक समय नहीं हो सकता है। यदि आप किसी शर्मीले व्यक्ति को बुला रहे हैं, तो आपको अधिक बात करनी पड़ सकती है।
- व्यावसायिक फ़ोन के लिए, उस कंपनी की वेबसाइट पर जाएँ जहाँ आप जिस व्यक्ति को कॉल करना चाहते हैं वह काम करता है। आपको शीर्षक और शायद एक जीवनी मिलेगी जो आपको थोड़ा विचार देगी।
- निजी कॉल के लिए, उस व्यक्ति की जानकारी किसी ऐसे मित्र से मांगें जो उसे भी जानता हो।
चरण 3. बातचीत के कुछ बिंदु लिखिए।
एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप क्या चाहते हैं और आप किसे कॉल करने जा रहे हैं, तो कुछ नोट्स लेना एक अच्छा विचार है। आप बुलेट पॉइंट लिख सकते हैं जो सुनिश्चित करते हैं कि आपका प्रश्न पूछा जाए। एक सूची के साथ, आप कुछ महत्वपूर्ण कभी नहीं भूलते।
- आपको बातचीत को रेखांकित करने की भी आवश्यकता हो सकती है। रूपरेखा को दूसरे व्यक्ति की प्रतिक्रिया के अनुकूल बनाने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यदि आप घबराए हुए हैं तो यह मूल रूप से एक मार्गदर्शक है।
- इस बारे में सोचें कि आप कब तक बात करेंगे। यह मान लेना सबसे अच्छा है कि समय लंबा नहीं है। इसलिए, उस महत्वपूर्ण विषय पर ध्यान केंद्रित करें जिसके बारे में आप बात करना चाहते हैं।
3 का भाग 2: बातचीत शुरू करना
चरण 1. नमस्ते कहो और अपना परिचय दो।
सबसे पहले, आपको एक अभिवादन कहना चाहिए, जैसे "नमस्ते" या "हाय"। आज बहुत से लोग स्वचालित रिसीवर का उपयोग करते हैं, लेकिन आपको तब भी अपना परिचय देना चाहिए जब तक कि दूसरा व्यक्ति आपको नाम से बधाई न दे। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को बुला रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह जानते हैं, तो केवल नाम का उल्लेख करना ही पर्याप्त है। अन्य स्थितियों में, अधिक जानकारी प्रदान करें ताकि दूसरा व्यक्ति आपकी पहचान कर सके।
- अभिवादन के लिए, आप "सुप्रभात", "शुभ दोपहर", या "शुभ संध्या" का भी उपयोग कर सकते हैं।
- एक व्यावसायिक फ़ोन पर, अपनी कंपनी का नाम भी बताएं। उदाहरण के लिए, "सुप्रभात, मैं महकोटा विज्ञापन से अनीसा देवी हूं।"
- अपने क्रश को निजी कॉल के लिए, आपको यह उल्लेख करना पड़ सकता है कि आप उससे कहाँ मिले थे। उदाहरण के लिए, "हाय, यह महेश है। हम पिछले हफ्ते जिम में मिले थे।"
- यदि आप किसी मित्र के मित्र को बुला रहे हैं, तो उस मित्र का नाम बताएं। उदाहरण के लिए, "नमस्ते, यह लिसा है। मैं एरिक का दोस्त हूं। मुझे लगता है कि उसने पहले ही कहा था कि मैं फोन करूंगा।"
- यदि आप नौकरी के उद्घाटन के बारे में पूछताछ करने के लिए कॉल करते हैं, तो बताएं कि आपको जानकारी कहां से मिली है। उदाहरण के लिए, “नमस्ते, मेरा नाम नूरानी रहमान है। मैं उस नौकरी के बारे में पूछताछ करना चाहता हूं जिसका विज्ञापित कल के पेपर में किया गया था।"
- यदि आप किसी व्यवसाय से सामान्य जानकारी के लिए पूछना चाहते हैं, तो नाम बताने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप बस इतना कह सकते हैं, "नमस्कार, मुझे आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली संग्रहण सेवा में दिलचस्पी है।"
चरण 2. पूछें कि क्या अब बात करने का अच्छा समय है।
यदि आप चाहते हैं कि टेलीफोन पर बातचीत सफल हो, तो सुनिश्चित करें कि दूसरा व्यक्ति भी उतना ही केंद्रित है जितना आप हैं। इसलिए आपको यह पूछने की ज़रूरत है कि बातचीत शुरू करने से पहले उसके पास समय है या नहीं। अगर उत्तर हाँ है, तो कृपया बात करना शुरू करें। यदि उत्तर व्यस्त है या जाने वाला है, तो दूसरा समय निकालें।
- यदि वह बुलाए जाने पर बात करने के लिए तैयार नहीं है, तो फोन करने से पहले एक और समय निर्धारित करें। आप कह सकते हैं, “क्या मैं आज दोपहर को फिर से फोन कर सकता हूँ? 3 बजे, शायद?"
- यदि वह वापस कॉल करना चाहता है, तो एक दिन और समय प्रदान करें जब आप कर सकते हैं। कहो, “मैं कल सुबह बात कर सकता हूँ। शायद 10 के आसपास?"
चरण 3. सुखदताओं से शुरू करें।
यदि आप कुछ पूछने या बेचने के लिए कॉल कर रहे हैं, तो तुरंत इस मुद्दे पर न आएं। दूसरा व्यक्ति जल्द ही रुचि खो सकता है। इसके बजाय, एक परिचय के साथ शुरू करने का प्रयास करें जैसे कि मौसम के बारे में छोटी सी बात।
- हालाँकि, बहुत लंबे समय तक शब्दों का उच्चारण न करें। दूसरा व्यक्ति अधीर हो सकता है।
- यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिससे आप बात कर रहे हैं, तो उस विषय पर कुछ और व्यक्तिगत बात करें जो उन्हें रूचिकर लगे। उदाहरण के लिए, यदि वह एक फुटबॉल प्रशंसक है, तो कहें, "कल रात एक पर्सबाय मैच था, है ना?"
- यदि आप उसे करीब से नहीं जानते हैं, तो सामान्य आनंद के लिए विकल्प चुनें। उदाहरण के लिए, “हाल ही में बहुत गर्मी हुई है। ऐसा लगता है कि पिछले साल सूखे का मौसम इतना गर्म नहीं था।"
चरण 4. बातचीत के बिंदुओं पर चर्चा करें।
एक बार जब आप और दूसरा व्यक्ति अधिक सहज और तनावमुक्त हो जाएं, तो बातचीत के केंद्र में आ जाएं। संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से बोलें क्योंकि यदि आप जुआ खेल रहे हैं तो आप असुरक्षित लगेंगे।
- आत्मविश्वास की छाप बनाते समय, सुनिश्चित करें कि जब आप दूसरे व्यक्ति से कुछ मांगते हैं तो आप विनम्र होते हैं।
- यदि आप बिना रुके बहुत देर तक बात करते हैं, तो दूसरा व्यक्ति ध्यान देना बंद कर सकता है। इसलिए एक ब्रेक लें और अगर आपको कुछ कहना है तो प्रतिक्रिया मांगें।
- बात करते समय गम न खाएं और न ही चबाएं। यह जो आवाज करता है उससे यह आभास होगा कि आप गंभीर नहीं हैं।
3 में से 3 भाग: सेटिंग करना
चरण 1. एक शांत जगह खोजें।
बेशक आप चाहते हैं कि फोन कॉल अच्छी तरह खत्म हो। इसलिए, शांत जगह पर बात करने के लिए अनुकूल माहौल बनाएं। पृष्ठभूमि में शोर कम से कम करें ताकि आपको दूसरे व्यक्ति से यह कहने की आवश्यकता न पड़े कि वह क्या कह रहा है या वह आपको सुनने के लिए चिल्ला रहा है।
- कॉल करने के लिए सबसे अच्छी जगह एक बंद दरवाजे वाला एक खाली कमरा है। आपको शांति से बोलने में सक्षम होने की गारंटी है।
- यदि आपको एक खुले कार्यालय में कॉल करना है और सहकर्मियों की आवाज़ें सुन सकते हैं, तो कार्यालय के थोड़ा शांत होने पर कॉल करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, लंच ब्रेक के दौरान या दिन के अंत में जब बाकी सभी लोग घर चले गए हों।
- जब भी संभव हो, सार्वजनिक स्थानों जैसे रेस्तरां या दुकानों में महत्वपूर्ण फोन कॉल से बचें। सार्वजनिक स्थान आमतौर पर विकर्षणों से भरे होते हैं और बहुत भीड़भाड़ वाले होते हैं। अगर आपको बाहर होने पर कॉल करना ही है, तो एक शांत जगह ढूंढें, जैसे किसी रेस्तरां के बाथरूम के बाहर एक गली या किसी स्टोर पर एक खाली हॉलवे।
चरण 2. सिग्नल की जांच करें।
आज, बहुत से लोग सेल फोन को अपने प्राथमिक फोन के रूप में उपयोग करते हैं। अगर ऐसा है, तो सुनिश्चित करें कि आपका सेल फोन सिग्नल मजबूत है ताकि आप सुनिश्चित हो सकें कि ध्वनि की गुणवत्ता अच्छी होगी। ऐसी जगह की तलाश करें जो एक मजबूत संकेत प्रदान करे। यदि कोई संकेत नहीं है, तो आपको लैंडलाइन का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।
- लैंडलाइन फोन की ध्वनि की गुणवत्ता आमतौर पर सेल फोन की तुलना में बेहतर होती है। इसलिए यदि यह अत्यंत आवश्यक है, तो जब भी संभव हो एक लैंडलाइन का उपयोग करें, खासकर यदि आप एक विकलांग माता-पिता को बुलाने जा रहे हैं।
- यदि आप सेल फोन का उपयोग कर रहे हैं, तो इसे इस तरह पकड़ें कि बिल्ट-इन माइक्रोफ़ोन बिना किसी कठिनाई के आपकी आवाज़ उठाए। महत्वपूर्ण कॉलों में लाउडस्पीकर का प्रयोग नहीं करना चाहिए।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि आप सहज हैं।
कॉल करना शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से बातचीत पर ध्यान केंद्रित करने के लिए तैयार हैं। उदाहरण के लिए, अपने आप को तैयार करें ताकि आपको बाथरूम में जाकर एक पेय प्रदान न करना पड़े ताकि प्यास लगने पर आपको खड़ा न होना पड़े। यदि आपको फोन पर छींकने की आवश्यकता हो तो ऊतक को संभाल कर रखना एक अच्छा विचार है।
तय करें कि क्या आप बैठकर या खड़े होकर बात करने में अधिक सहज हैं। यदि आप घबराए हुए हैं, तो शायद आप थोड़ा टहल कर शांत हो सकते हैं।
टिप्स
- यदि आप घबराए हुए हैं, तो शायद आपको कुछ अभ्यास की आवश्यकता है। जिस व्यक्ति को आप बुला रहे हैं, उसके रूप में किसी मित्र या परिवार के सदस्य को कार्य करने के लिए कहें।
- यदि आप लोगों को निजी तौर पर या सामाजिक क्षमता में बुला रहे हैं, तो आप एक संदेश भेजकर शुरुआत कर सकते हैं जो कहता है, "क्या आप फोन पर बात करने के लिए एक मिनट का समय ले सकते हैं?" वह अधिक ग्रहणशील हो सकता है यदि वह जानता है कि आप कॉल करेंगे।
- सकारात्मक दृष्टिकोण बनाने की कोशिश करें। भले ही आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं, वह देख नहीं सकता, बात करते समय मुस्कुराने से आपकी आवाज़ उत्साही और सकारात्मक लगेगी।
- शब्दों का सही उच्चारण करें। दूसरे व्यक्ति को यह समझाने की कोशिश करें कि आप क्या कह रहे हैं बिना किसी कठिनाई के।
- अपने भाषण की गति पर ध्यान दें। जो शब्द बहुत तेज़ होते हैं उन्हें पकड़ना कभी-कभी मुश्किल होता है।
