बड़े या छोटे सभी व्यवसायों को अपने सभी लेनदेन की निगरानी करने की आवश्यकता है। बिक्री के लिए कई सरल वित्तीय सॉफ्टवेयर सिस्टम हैं, लेकिन आपको अभी भी इस बात की स्पष्ट समझ होनी चाहिए कि लेखांकन लेनदेन कैसे काम करता है। आप सभी व्यावसायिक लेन-देन, जैसे आय प्राप्त करना या बिलों का भुगतान करना, एक बहीखाता के समान एक लेखा पत्रिका में दर्ज करेंगे। यहां, आपको खाते नामक विभिन्न श्रेणियों को एकत्र करने की आवश्यकता है, और डेबिट या क्रेडिट पर रिकॉर्ड किया जाएगा (वृद्धि या कमी के अनुसार)। उदाहरण बाद में दिए जाएंगे। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर निर्माता भी अपने प्रोग्राम बनाने में इस फॉर्मूले का पालन करते हैं, लेकिन आकस्मिक उपयोगकर्ताओं के लिए प्रक्रिया को आसान बना दिया गया है।
कदम
3 का भाग 1: लेन-देन दर्ज करना
चरण 1. व्यावसायिक लेनदेन के संबंध में सभी दस्तावेज एकत्र करें।
इन दस्तावेजों में आम तौर पर आपूर्तिकर्ता रसीदें, उपयोगिता बिल (जैसे पानी और बिजली), ग्राहकों को जारी किए गए क्रेडिट मेमो, कर विवरण, जारी किए गए चेक और पेरोल जानकारी शामिल हैं। लेखा जर्नल रिकॉर्ड करने से पहले प्रत्येक चालान और प्राप्त भुगतान को सटीक और सत्यापित करने के लिए जांचें। सुनिश्चित करें कि सिस्टम में लेनदेन दर्ज करने से पहले पर्यवेक्षक या व्यवसाय के स्वामी द्वारा सब कुछ स्वीकार कर लिया गया है।
चरण 2. प्रत्येक प्रकार के लेन-देन के लिए अलग-अलग खाते या श्रेणियां सेट करें।
उदाहरण के लिए दर्ज किए गए खाते नकद, सूची, व्यय, और इसी तरह। इन खातों को एक व्यक्तिगत बजट में सूचीबद्ध एक नोटबुक या आइटम की पंक्ति में अलग-अलग पृष्ठों के रूप में सोचें। निम्नलिखित खाता प्रकार सेट करें:
- बिक्री, या राजस्व, खाता ग्राहकों को सभी बिक्री रिकॉर्ड करता है।
- एक व्यय खाता एक व्यवसाय द्वारा खर्च किए गए सभी धन को रिकॉर्ड करता है, उदाहरण के लिए एक व्यवसाय सुविधा संचालित करने, उत्पाद बनाने और उत्पाद बेचने के लिए।
- इसके अलावा, व्यवसायों को अपनी संपत्ति, जैसे नकद, प्राप्य (अवैतनिक बिक्री), और संपत्ति, संयंत्र और उपकरण जैसे भवन और उपकरण रिकॉर्ड करने की भी आवश्यकता होती है।
- एक देयता खाता उन सभी धन को रिकॉर्ड करता है जो व्यवसाय बाहरी पार्टियों से उधार लेता है, जैसे कि बैंक ऋण, व्यापार देय (जैसे आपूर्तिकर्ताओं को), और देय वेतन (वेतन जो पहले से ही कर्मचारियों के कारण हैं लेकिन भुगतान नहीं किया गया है)।
- इन बड़ी श्रेणियों को आमतौर पर छोटे, विशिष्ट खातों में विभाजित किया जाता है।
चरण 3. निर्धारित करें कि खाता डेबिट या क्रेडिट किया गया है या नहीं।
यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक लेनदेन में डेबिट और क्रेडिट खाते शामिल होते हैं और डेबिट और क्रेडिट की कुल संख्या समान होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, जब आप किसी ग्राहक से भुगतान प्राप्त करते हैं, तो आप नकद को डेबिट और प्राप्य खातों को क्रेडिट के रूप में रिकॉर्ड करेंगे। जब आप विज्ञापन के लिए भुगतान करते हैं, तो आप डेबिट पर विज्ञापन व्यय और क्रेडिट पर नकद रिकॉर्ड करेंगे।
- खर्च, संपत्ति (जैसे नकद और उपकरण) में किसी भी वृद्धि को रिकॉर्ड करें, और लाभांश खातों को डेबिट के रूप में और रिकॉर्ड क्रेडिट के रूप में घट जाता है। अन्य खातों में, जैसे कि देनदारियां और राजस्व, वृद्धि को क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है और कमी को डेबिट के रूप में दर्ज किया जाता है। इस लेखा प्रणाली का अपना तर्क है और खातों में "वृद्धि" और "कमी" के कारणों को निर्धारित करने के लिए अपने तर्क का उपयोग करते समय याद रखना शुरू करें।
- ध्यान रखें कि डेबिट और क्रेडिट पर जर्नल किए गए नंबर समान नहीं हो सकते हैं, लेकिन योग समान होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक किसी उत्पाद के लिए आंशिक रूप से नकद और आंशिक रूप से क्रेडिट द्वारा भुगतान करता है, तो दो खाते डेबिट पर प्रकाशित होते हैं, अर्थात् नकद और प्राप्य खाते। जबकि खाता जो क्रेडिट पर जर्नलाइज़ किया जाता है, वह केवल एक है, अर्थात् बिक्री।
- सभी कंप्यूटर सॉफ्टवेयर सिस्टम जर्नल में सभी खातों को उनके सही स्थानों पर दर्ज करके लेखांकन पत्रिकाओं को रिकॉर्ड करना आसान बना देंगे।
- यदि आपके पास स्टॉक की बिक्री या भूमि की खरीद जैसे असाधारण लेनदेन हैं, तो आपको जर्नल में एक नया खाता नाम बनाना पड़ सकता है।
चरण 4. जर्नल में दर्ज किए गए सभी लेखांकन लेनदेन को कम से कम दो बार जांचें।
प्रत्येक लेन-देन अपनी श्रेणी में दिखाई देगा: उदाहरण के लिए, जर्नल के एक तरफ डेबिट, और राशि जर्नल के क्रेडिट पक्ष पर दिखाई देने वाली राशि के बराबर होनी चाहिए।
उदाहरण के लिए, आप 500,000 रुपये के डेबिट पक्ष पर देय खातों और क्रेडिट पर 500,000 रुपये नकद दर्ज करके बिजली बिल भुगतान लेनदेन रिकॉर्ड करेंगे। नोट अनुभाग में रसीद संख्या और एक संक्षिप्त विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें।
चरण 5. जर्नल में खातों को समय-समय पर सामान्य खाता बही में स्थानांतरित करें।
सामान्य खाता बही आपके सभी खातों का एक संग्रह है। उदाहरण के लिए, आपके सामान्य खाता बही में प्रत्येक श्रेणी के नकद, प्राप्य, देय, व्यय, आदि के लिए पृष्ठ हैं। फिर, आप समय के साथ प्रत्येक खाते की कुल राशि देख पाएंगे।
- लेन-देन को रिकॉर्ड करने वाली पत्रिका के विपरीत, एक सामान्य खाता बही खाते से जानकारी रिकॉर्ड करता है। दूसरे शब्दों में, एक लेन-देन जो सामान्य लेज़र में ले जाया जाता है, वह लेज़र में कम से कम दो स्थानों (खातों) में होगा।
- उदाहरण के लिए, बिक्री पर ग्राहकों से नकद प्राप्तियों को जर्नल में एक लेनदेन के रूप में दर्ज किया जाएगा और डेबिट पर नकद और क्रेडिट पर आय को मान्यता दी जाएगी। जब सामान्य खाता बही में स्थानांतरित किया जाता है, तो इन प्रविष्टियों को अलग-अलग स्थानों में दर्ज किया जाता है: नकद और राजस्व खाते। इस तरह, आप देख सकते हैं कि लेनदेन प्रत्येक व्यक्तिगत खाते को कैसे प्रभावित करते हैं।
- सामान्य खाता बही में रिकॉर्ड दिनांकित होना चाहिए ताकि लेनदेन के स्रोत की पहचान की जा सके। कुछ एकाउंटेंट में एक संदर्भ संख्या भी शामिल होती है, उदाहरण के लिए एक सीरियल नंबर के रूप में, ताकि लेन-देन की आसानी से जर्नल में निगरानी की जा सके।
3 का भाग 2: लेखांकन लेनदेन को संतुलित करना
चरण 1. हर बार जब आप एक लेखांकन लेनदेन दर्ज करते हैं, तो बंद करने से पहले सामान्य खाता बही को संतुलित करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण शेष और अन्य रिपोर्ट तैयार करें कि प्रत्येक लेनदेन के लिए दर्ज संख्या और खाते सही हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितने लेन-देन दर्ज किए गए हैं, कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होना चाहिए।
यदि आप मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर प्रोग्राम के साथ नोट्स लेते हैं, तो डेबिट और क्रेडिट में सभी नंबर जोड़ दिए जाएंगे, चाहे वह किसी भी श्रेणी का हो। डेबिट और क्रेडिट की कुल राशि समान होनी चाहिए।
चरण 2. ट्रायल बैलेंस में त्रुटियों की जाँच करें।
यदि डेबिट क्रेडिट के बराबर नहीं है, तो आपको अपनी जर्नल प्रविष्टियों में त्रुटियां ढूंढनी होंगी। वास्तव में, त्रुटियां तब भी हो सकती हैं, भले ही डेबिट और क्रेडिट राशि समान हों, उदाहरण के लिए दोहरी रिकॉर्डिंग या गलत खाते में दर्ज लेनदेन के कारण।
- उदाहरण के लिए, जब आप किसी ग्राहक से भुगतान प्राप्त करते हैं, तो हो सकता है कि आपने नकद रिकॉर्ड किया हो, लेकिन प्राप्य खातों को रिकॉर्ड करना भूल गए हों, ताकि जर्नल ऐसा लगे कि प्राप्य राशि अभी भी अवैतनिक है। इस प्रकार, डेबिट पर राशि क्रेडिट से अलग होगी।
- कुछ मामलों में, आपको त्रुटियों को खोजने के लिए जर्नल में प्रारंभिक प्रविष्टि के लिए रिकॉर्ड्स का पता लगाने की आवश्यकता हो सकती है। यही कारण है कि लेन-देन की तारीख और/या संदर्भ संख्या को जर्नल में दर्ज करने की आवश्यकता है ताकि ट्रेसिंग आसान हो।
चरण 3. आय विवरण, बैलेंस शीट और पूंजी परिवर्तन रिपोर्ट के लिए रिपोर्ट चलाएँ।
ये वित्तीय रिपोर्ट मैन्युअल रूप से या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर सिस्टम के साथ की जा सकती हैं। इन रिपोर्टों से आपको अपने व्यवसाय की पूरी तस्वीर मिलती है।
- उदाहरण के लिए, आय विवरण एक निश्चित अवधि के दौरान किए गए खर्चों से अर्जित आय को घटा देगा, और इस रिपोर्ट से आप जानते हैं कि कंपनी ने लाभ या हानि की है।
- बैलेंस शीट कंपनी की सभी संपत्ति और देनदारियों को प्रदर्शित करती है। कंपनी की संपत्ति में नकद, उपकरण, भूमि और प्राप्य खाते शामिल हैं। देनदारियों में देय खाते और देय नोट शामिल हैं।
- यदि आपने पिछली अवधियों में शेयरधारकों को लाभांश (पुरस्कार) का भुगतान किया है, तो आपको इक्विटी में परिवर्तन के विवरण की भी आवश्यकता होगी। यह रिपोर्ट भुगतान किए गए लाभांश से उत्पन्न लाभ (शुद्ध आय नहीं) की राशि को दर्शाती है। बरकरार रखी गई कमाई उस कमाई का प्रतिनिधित्व करती है जिसे कंपनी में पुनर्निवेश किया जाता है।
भाग ३ का ३: लेखांकन लेनदेन का विस्तृत रिकॉर्ड रखना
चरण 1. जर्नल में दर्ज किए गए प्रत्येक लेनदेन का संक्षिप्त विवरण शामिल करें।
उदाहरण के लिए, "नकद टेलीविजन विज्ञापन भुगतान, फरवरी, 2016।" इस प्रकार, प्रत्येक लेनदेन को रिकॉर्ड करने की राशि, कारण और प्रक्रिया स्पष्ट हो जाएगी।
चरण 2. अपने लेन-देन जर्नल का बैकअप रखें।
त्रुटियों या भविष्य के प्रश्नों के मामले में बैकअप बनाने की आवश्यकता है। एक पैकेज में कई रिकॉर्ड और जर्नल की तारीख दर्ज करके सभी अभिलेखों का दस्तावेज़ीकरण दर्ज किया जा सकता है। सभी को सामान्य लेज़र में जर्नल प्रविष्टियों की खोज करने में सक्षम होना चाहिए और फिर बैकअप दस्तावेज़ीकरण को आसानी से एक्सेस करना चाहिए
चरण 3. सभी दस्तावेजों की कागजी प्रतियां कम से कम एक वर्ष तक रखें।
इसमें सभी चालान और अन्य लेनदेन दस्तावेजों के साथ जर्नल प्रविष्टियां और लेजर शामिल हैं। ये सभी दस्तावेज ऑडिट और टैक्स कारणों से जरूरी हैं।
चरण 4. कम से कम सात वर्षों के लिए दस्तावेज़ीकरण इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखें।
अपने कागज़ के दस्तावेज़ों को आगे और पीछे स्कैन करें, और उन्हें दो इलेक्ट्रॉनिक मामलों में संग्रहीत करें: एक कार्यालय में भंडारण के लिए और एक आपात स्थिति में उपयोग के लिए कहीं और। पिछले कुछ वर्षों में कॉर्पोरेट करों का लेखा-जोखा किए जाने की संभावना हमेशा बनी रहती है, इसलिए इन दस्तावेजों को रखने की आवश्यकता है।
टिप्स
- हर दिन अपनी पत्रिका को संतुलित करें। सभी त्रुटियों की निगरानी करें और उन्हें तुरंत ठीक करें। यह इतना महत्वपूर्ण है कि यह लेखांकन छात्रों के लिए पहला पाठ बन जाता है।
- क्रॉस-ट्रेनिंग कर्मचारियों को प्रदान करें ताकि एक से अधिक कर्मचारियों को लेखा प्रणाली की समझ और लेनदेन कैसे दर्ज किया जा सके।
