लेखांकन, वित्तीय लेनदेन के विवरण की रिकॉर्डिंग, बड़े और छोटे व्यवसायों की सफलता के लिए आवश्यक एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। बड़ी कंपनियों में आम तौर पर कई कर्मचारियों के साथ बड़े लेखा विभाग होते हैं (और ऑडिट फर्मों के साथ मिलकर काम करते हैं) जबकि छोटे व्यवसायों में केवल एक बहीखाता कर्मचारी हो सकता है। इस बीच, एक व्यक्ति द्वारा चलाए जा रहे व्यवसायों को स्वतंत्र रूप से लेखांकन संभालना पड़ता है। चाहे आप अपने स्वयं के वित्त का प्रबंधन करने की कोशिश कर रहे हों या बहीखाता पद्धति में काम करने में रुचि रखते हों, लेखांकन की मूल बातें सीखने से आपको मदद मिल सकती है।
कदम
भाग 1 का 4: लेखांकन कौशल विकसित करना
चरण 1. बहीखाता पद्धति और लेखांकन के बीच अंतर को समझें।
बहीखाता पद्धति और लेखांकन शब्द का प्रयोग अक्सर एक दूसरे के स्थान पर किया जाता है। हालांकि, दोनों के कौशल और जिम्मेदारियां अलग-अलग हैं। मुनीम आमतौर पर बिक्री का विवरण दर्ज करता है। इसका मुख्य कार्य सूचीबद्ध कंपनी द्वारा अर्जित और उपयोग किए गए प्रत्येक रुपये को सुनिश्चित करना है, जबकि लेखाकार वित्तीय विवरण बनाने और विश्लेषण करने और रिपोर्टिंग की सटीकता और सटीकता सुनिश्चित करने के लिए वित्तीय रिकॉर्ड का ऑडिट करने के लिए जिम्मेदार है।
- कंपनी को पूर्ण सेवा प्रदान करने के लिए बुककीपर और एकाउंटेंट अक्सर एक साथ काम करते हैं।
- दोनों के बीच का अंतर एक पेशेवर डिग्री, आधिकारिक प्रमाणन या पेशेवर संगठन द्वारा चिह्नित किया जाता है।
चरण 2. एक्सेल में वर्कशीट बनाने की आदत डालें।
Microsoft Excel या अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम लेखाकारों के लिए बहुत उपयोगी हैं क्योंकि वे ग्राफ़ का उपयोग करके संख्याओं की निगरानी करने या वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए गणना करने में मदद कर सकते हैं। यदि आप केवल मूल बातें जानते हैं, तो आप हमेशा वर्कशीट, चार्ट और ग्राफ़ के निर्माण में इंटरमीडिएट या विशेषज्ञ के लिए आगे बढ़ना सीख सकते हैं।
चरण 3. लेखा पुस्तक पढ़ें।
लेखा पुस्तक उधार लेने या अपनी पसंद के स्टोर पर एक पुस्तक खरीदने के लिए स्थानीय पुस्तकालय में जाएँ। अनुभवी लोगों द्वारा लिखित लेखांकन की मूल बातें पर पुस्तकों की तलाश करें क्योंकि वे आम तौर पर विश्वसनीय जानकारी प्रदान करते हैं।
- प्रू मैरियट, जेआर एडवर्ड्स, और हॉवर्ड जे मेललेट द्वारा "लेखांकन का परिचय" आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली पुस्तक है और इसे उन लोगों के लिए अच्छा माना जाता है जो लेखांकन का सामान्य ज्ञान चाहते हैं और साथ ही वे छात्र जो लेखांकन का पता लगाना चाहते हैं।
- कैथी जे। स्कॉट द्वारा "कॉलेज अकाउंटिंग: ए करियर अप्रोच" एक किताब है जिसका इस्तेमाल अक्सर कॉलेज में अकाउंटिंग और वित्तीय प्रबंधन कक्षाओं के लिए किया जाता है। यह पुस्तक नौसिखिए लेखाकारों के लिए एक उपयोगी क्विकबुक अकाउंटिंग सीडी-रोम भी प्रदान करती है।
- थॉमस आर। इटेलसन द्वारा "वित्तीय विवरण: वित्तीय रिपोर्ट को समझने और बनाने के लिए एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका" वित्तीय विवरणों पर एक लोकप्रिय परिचयात्मक पुस्तक है जिसका उपयोग लेखांकन में रुचि रखने वाले शुरुआती लोगों के लिए किया जा सकता है।
चरण 4. एक लेखा पाठ्यक्रम लें।
आप अपने आस-पास के पाठ्यक्रमों की खोज कर सकते हैं, या एक मुफ्त ऑनलाइन लेखा पाठ्यक्रम ले सकते हैं। कौरसेरा साइट या अन्य शैक्षिक प्लेटफार्मों का प्रयास करें जो लेखा क्षेत्र में शीर्ष पेशेवरों द्वारा मुफ्त पाठ्यक्रम प्रदान करते हैं।
भाग 2 का 4: लेखांकन बुनियादी बातों का अभ्यास
चरण 1. दोहरी बहीखाता पद्धति को समझें।
लेखाकार प्रत्येक वित्तीय लेनदेन के लिए दो या अधिक प्रविष्टियाँ करते हैं। एक लेन-देन को कुछ खातों में संख्या में वृद्धि और अन्य खातों में संख्या में कमी के रूप में दर्ज किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी क्रेडिट पर बेचे गए सामान के लिए भुगतान स्वीकार करती है। यह भुगतान नकद खाते के अतिरिक्त और प्राप्य खाते में कमी (कंपनी को देय उपभोक्ता) के रूप में दर्ज किया गया है। दर्ज किए गए जोड़ और घटाव बराबर (बिक्री की मात्रा के लिए) होना चाहिए।
चरण 2. डेबिट और क्रेडिट रिकॉर्ड करने का अभ्यास करें।
दोहरी बहीखाता प्रणाली डेबिट और क्रेडिट के रूप में लेनदेन को रिकॉर्ड करती है। दोनों शब्द लेनदेन के कारण कुछ खातों के जोड़ या घटाव का वर्णन करते हैं। यदि आप दो बातों को ध्यान में रखते हैं तो उन शब्दों का उपयोग करना अपेक्षाकृत आसान है:
- डेबिट का अर्थ है टी-अकाउंट (अनुमानित टी-अकाउंट) के बाईं ओर रिकॉर्ड और क्रेडिट का मतलब है कि आपको दाईं ओर का उपयोग करना होगा। टी-अकाउंट एक मानक टी-अकाउंट एस्टीमेशन जर्नल है जिसके लंबवत पक्षों का उपयोग लेनदेन के आकार को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
- संपत्ति = ऋण + इक्विटी। यह लेखांकन समीकरण है। इसे अपने सिर में लगाओ। यह समीकरण लेन-देन की डेबिट और क्रेडिट स्थिति निर्धारित करने के लिए एक गाइड है। "एसेट्स" पक्ष के लिए, डेबिट का अर्थ है जोड़ और क्रेडिट का अर्थ घटाना। "ऋण + इक्विटी" पक्ष के लिए, डेबिट का अर्थ है घटाव और क्रेडिट का अर्थ है जोड़।
- एक खाते को डेबिट करना जिसमें एक संपत्ति (जैसे नकद खाता) शामिल है, का अर्थ है नकद जोड़ना। हालाँकि, एक खाते को डेबिट करना जिसमें ऋण शामिल है (जैसे कि देय चालू खाता) का अर्थ है ऋण में कमी।
- दोहरी बहीखाता पद्धति में विभिन्न प्रकार के लेन-देन दर्ज करने का अभ्यास करें, जैसे बिजली बिल जारी करना या उपभोक्ताओं से भुगतान प्राप्त करना।
चरण 3. एक सामान्य जर्नल बनाएं और बनाए रखें।
एक सामान्य पत्रिका एक बहु बहीखाता पद्धति के साथ लेनदेन रिकॉर्ड करने का एक माध्यम है। प्रत्येक लेन-देन (डेबिट और क्रेडिट) को सामान्य जर्नल में संबंधित खातों का उपयोग करके रिकॉर्ड किया जाता है। इसलिए, नकद में बिल भुगतान लेनदेन के लिए, आपको नकद खाते में क्रेडिट प्रविष्टि और व्यय खाते में डेबिट प्रविष्टि करने की आवश्यकता है। यदि आप एक लेखा कार्यक्रम का उपयोग करते हैं, तो यह प्रक्रिया सरल हो जाती है, लेकिन फिर भी इसे मैन्युअल रूप से करना अपेक्षाकृत आसान है।
चरण 4. नकद और प्रोद्भवन लेनदेन में अंतर करें।
नकद लेनदेन तब होता है जब कोई ग्राहक किसी स्टोर में कैंडी खरीदता है और आपको तुरंत नकद प्राप्त होता है। प्रोद्भवन लेनदेन क्रेडिट, चालान, बिल जैसी चीजों से निपटते हैं, न कि सीधे नकद भुगतान से। प्रोद्भवन लेनदेन भी सद्भावना जैसे अमूर्त संपत्ति को रिकॉर्ड करते हैं।
भाग ३ का ४: वित्तीय विवरणों का अध्ययन
चरण 1. जानें कि वित्तीय विवरण कैसे तैयार किए जाते हैं।
वित्तीय विवरण एक लेखा अवधि के दौरान कंपनी की वर्तमान वित्तीय स्थिति और वित्तीय प्रदर्शन का वर्णन करते हैं। वित्तीय विवरण सामान्य जर्नल में निहित जानकारी के आधार पर तैयार किए जाते हैं। लेखांकन अवधि के अंत में, प्रत्येक खाते की गणना बैलेंस शीट बनाने के लिए की जाती है। कुल डेबिट और क्रेडिट संतुलित होना चाहिए। यदि वे शेष राशि से बाहर हैं, तो लेखाकार को प्रत्येक खाते के लिए शेष राशि की पुन: जांच करनी चाहिए और यदि आवश्यक हो तो समायोजन या सुधार करना चाहिए।
जब सभी खातों को समायोजित और उपयुक्त किया जाता है, तो लेखाकार वित्तीय विवरणों में सारांश जानकारी दर्ज कर सकता है।
चरण 2. आय विवरण बनाना सीखें।
आय विवरण लेखांकन का एक मूल सिद्धांत है। यह रिपोर्ट एक सप्ताह से लेकर एक वर्ष तक की अवधि में कंपनी के मुनाफे को रिकॉर्ड करती है। आय विवरण दो कारकों द्वारा निर्धारित किया जाता है: कंपनी का राजस्व और व्यय।
- राजस्व समय की अवधि में माल या सेवाओं की बिक्री से धन की आमद है - हालांकि इसका मतलब यह नहीं है कि वास्तव में एक निश्चित अवधि में नकद का भुगतान किया जाता है। आय नकद या प्रोद्भवन लेनदेन के रूप में हो सकती है। यदि प्रोद्भवन को आय विवरण में शामिल किया जाता है, तो इसका मतलब है कि एक निश्चित सप्ताह या महीने में आय उस अवधि में भेजे गए या प्राप्त किए गए चालानों और बिलों को ध्यान में रखती है, भले ही नकद प्राप्त नहीं हुआ हो। आय विवरण कंपनी की लाभप्रदता के स्तर को दर्शाता है, न कि किसी निश्चित अवधि में कंपनी को कितना धन प्राप्त हुआ।
- व्यय किसी भी उद्देश्य के लिए कंपनी द्वारा पैसे का उपयोग होता है, जैसे सामग्री या कर्मचारी वेतन के लिए खरीदारी की लागत। राजस्व की तरह, खर्चों की भी रिपोर्ट तब की जाती है जब खर्च किए जाते हैं, न कि जब कंपनी सचमुच नकद या भुगतान करती है।
- लेखांकन में मिलान सिद्धांत के लिए कंपनियों को एक निश्चित अवधि में कंपनी की लाभप्रदता के वास्तविक स्तर को निर्धारित करने के लिए संबंधित खर्चों और राजस्व को एक साथ मिलाने की आवश्यकता होती है। एक सफल व्यवसाय में, यह प्रक्रिया एक कारण और प्रभाव संबंध की एक तस्वीर मात्र है। उदाहरण के लिए, बिक्री में वृद्धि से कंपनी की आय और व्यावसायिक व्यय में वृद्धि होगी, जैसे कि दुकानों और बिक्री आयोगों के लिए इन्वेंट्री खरीदने की आवश्यकता में वृद्धि।
चरण 3. एक बैलेंस शीट बनाएं।
आय विवरण के विपरीत जो एक निश्चित अवधि में वित्तीय स्थिति का वर्णन करता है, बैलेंस शीट एक निश्चित बिंदु पर कंपनी के वित्त का एक स्नैपशॉट है। बैलेंस शीट में तीन महत्वपूर्ण घटक होते हैं: संपत्ति, देनदारियां, पूंजी (शेयरधारक या कंपनी के मालिक) किसी भी समय पर। बैलेंस शीट को एक समीकरण के रूप में सोचें जो कंपनी की संपत्ति को ऋण और इक्विटी के बराबर व्यक्त करता है। दूसरे शब्दों में, आपकी संपत्ति में वह शामिल है जो आपने उधार लिया था और जो आपका है।
- संपत्ति कंपनी के स्वामित्व हैं। संपत्ति को कंपनी के सभी संसाधनों के रूप में सोचें, जैसे वाहन, नकदी, इन्वेंट्री, और उपकरण जो कंपनी के पास किसी एक समय में है। संपत्ति मूर्त (संयंत्र, उपकरण) और अमूर्त (पेटेंट, ट्रेडमार्क, सद्भावना) हो सकती है।
- देय खाते वे सभी ऋण (या देनदारियां) हैं जो कंपनी को उस समय देय होती है जब बैलेंस शीट लिखी जाती है। ऋण में देय ऋण, क्रेडिट पर खरीदी गई सूची के लिए देय धन और अवैतनिक कर्मचारी वेतन शामिल हैं।
- पूंजी संपत्ति और ऋण के बीच का अंतर है। पूंजी को अक्सर किसी कंपनी के "बुक वैल्यू" के बराबर किया जाता है। यदि कंपनी एक बड़ी कंपनी की श्रेणी में आती है, तो पूंजी शेयरधारकों के स्वामित्व में हो सकती है; यदि व्यवसाय केवल एक व्यक्ति के स्वामित्व में है, तो बैलेंस शीट पर लिखी गई पूंजी उस एक व्यक्ति के स्वामित्व वाली पूंजी है।
चरण 4. नकदी प्रवाह विवरण लिखें।
संक्षेप में, यह रिपोर्ट बताती है कि कैसे कंपनियां एक निश्चित अवधि में निवेश और वित्तपोषण गतिविधियों सहित धन का उपयोग और खर्च करती हैं। यह रिपोर्ट उसी समय अवधि के लिए बैलेंस शीट और आय विवरण से जानकारी का उपयोग करके तैयार की जाती है।
भाग 4 का 4: लेखांकन सिद्धांत सीखना
चरण 1. आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों (जीएएपी) का पालन करें।
इंडोनेशिया में, GAAP को वित्तीय लेखा मानक बोर्ड द्वारा निर्मित "वित्तीय लेखा मानक" कहा जाता है। वित्तीय लेनदेन की पारदर्शिता और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए लेखांकन प्रथाओं का मार्गदर्शन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सिद्धांत और धारणाएं हैं:
- आर्थिक इकाई सिद्धांत के लिए एक एकाउंटेंट की आवश्यकता होती है जो कंपनी के मालिक के व्यक्तिगत लेनदेन से व्यावसायिक लेनदेन को अलग करने के लिए एकमात्र स्वामित्व (एक व्यक्ति के स्वामित्व वाला व्यवसाय) के लिए काम करता है।
- मौद्रिक इकाई धारणा एक समझौता है जो दर्ज की गई आर्थिक गतिविधि को मुद्रा की कुछ इकाइयों में व्यक्त किया जाना चाहिए। इसलिए, लेखांकन केवल उन गतिविधियों को रिकॉर्ड करता है जिन्हें रूपया में परिमाणित किया जा सकता है।
- समय अवधि की धारणा एक समझौता है कि लेनदेन रिपोर्ट एक विशिष्ट समय अवधि पर आधारित होनी चाहिए और उस अवधि को सटीक रूप से दर्ज किया जाना चाहिए। यह अवधि आम तौर पर कम होती है: कम से कम एक वर्ष हालांकि कई कंपनियां एक सप्ताह की अवधि का उपयोग करती हैं। रिपोर्ट में यह निर्दिष्ट होना चाहिए कि रिपोर्टिंग अवधि कब शुरू और समाप्त होती है। रिपोर्ट तैयार करने की तारीख को शामिल करना पर्याप्त नहीं है; एक लेखाकार को रिपोर्ट में निर्दिष्ट करना होगा कि क्या रिपोर्ट एक सप्ताह, एक महीने, एक वित्तीय तिमाही या एक वर्ष का प्रतिनिधित्व करती है।
- लागत सिद्धांत या ऐतिहासिक लागत सिद्धांत का अर्थ है कि जब मुद्रास्फीति पर विचार किए बिना लेनदेन होता है तो रिकॉर्ड पैसे के मूल्य के आधार पर बनाए जाते हैं।
- पूर्ण प्रकटीकरण सिद्धांत के लिए एकाउंटेंट को इच्छुक पार्टियों, विशेष रूप से निवेशकों और लेनदारों को सभी प्रासंगिक वित्तीय जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है। वित्तीय विवरणों के मुख्य भाग में या रिपोर्ट के अंत में टिप्पणियों में सूचना प्रस्तुत की जानी चाहिए।
- गोइंग कंसर्न सिद्धांत या व्यवसाय निरंतरता का सिद्धांत मानता है कि कंपनी भविष्य में जीवित रहेगी। इस सिद्धांत के लिए एकाउंटेंट को भविष्य में होने वाले कुछ परिवर्तनों या विफलताओं के बारे में सभी जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है। यदि एक एकाउंटेंट का मानना है कि एक कंपनी दिवालिया हो रही है, तो वह निवेशकों और अन्य इच्छुक पार्टियों को वह जानकारी प्रदान करने के लिए बाध्य है।
- मिलान सिद्धांत लेखाकारों को सभी वित्तीय विवरणों में आय के साथ खर्चों का मिलान करने का निर्देश देता है।
- राजस्व मान्यता सिद्धांत एक सिद्धांत है जो बताता है कि लेनदेन पूरा होने पर राजस्व दर्ज किया जाना चाहिए, न कि जब पैसा वास्तव में भुगतान किया जाता है।
- भौतिकता एक गाइड है जो लेखाकारों को पेशेवर रूप से यह आकलन करने की स्वतंत्रता देता है कि क्या एक निश्चित राशि के साथ लेनदेन रिपोर्ट में शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। इस सिद्धांत का अर्थ यह नहीं है कि लेखाकारों को गलत रिपोर्ट देने की अनुमति है। भौतिकता सिद्धांत लेखाकारों को स्वतंत्रता देता है, उदाहरण के लिए, वित्तीय विवरणों में लेनदेन मूल्य को सबसे छोटे रुपिया में गोल करने के लिए।
- रूढ़िवाद या रूढ़िवाद एक सिद्धांत है जो एक लेखाकार को संभावित नुकसान की रिपोर्ट करने की सलाह देता है (वास्तव में, यह एक दायित्व है), लेकिन लेखाकार को संभावित लाभ को वास्तविक लाभ के रूप में रिपोर्ट करने की अनुमति नहीं है। यह निवेशकों को कंपनी की वित्तीय स्थिति की गलत तस्वीर रखने से रोकने के लिए किया जाता है।
चरण 2. राष्ट्रीय और/या अंतर्राष्ट्रीय विनियमों और मानकों का पालन करें।
संयुक्त राज्य में कंपनियों के वित्तीय लेखा मानक बोर्ड द्वारा बनाए गए नियम हैं जबकि इंडोनेशिया में वित्तीय लेखा मानक बोर्ड द्वारा बनाए गए नियम हैं। इन बोर्डों के नियम और मानक हैं जिनका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि इच्छुक पार्टियों के पास विश्वसनीय और सटीक जानकारी हो और लेखाकार नैतिक और ईमानदारी से काम करें। FASB ढांचे की अवधारणा को FASB वेबसाइट पर पाया जा सकता है और वित्तीय लेखा मानकों को इन्डोनेशियाई इंस्टीट्यूट ऑफ अकाउंटेंट्स वेबसाइट पर प्राप्त किया जा सकता है।
चरण 3. उद्योग में आमतौर पर पालन की जाने वाली प्रथाओं का पालन करें।
लेखांकन के सामान्य अभ्यास को आकार देने में एक लेखाकार की अन्य लेखाकारों से अपेक्षाएँ नीचे दी गई हैं:
- विश्वसनीयता, सत्यापन योग्यता और वस्तुनिष्ठता के सिद्धांतों के लिए एक लेखाकार को उन आंकड़ों की रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है, जिन पर अन्य लेखाकार सहमत होंगे यदि वे समान जानकारी के संपर्क में थे। यह सिद्धांत लेखांकन पेशे की गरिमा को बनाए रखने और भविष्य के लेनदेन को निष्पक्ष और ईमानदारी से संचालित करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए लागू किया गया है।
- संगति सिद्धांत के लिए लेखाकारों को वित्तीय विवरण तैयार करने में सुसंगत प्रथाओं और प्रक्रियाओं को पूरा करने की आवश्यकता होती है। यदि कोई कंपनी अपनी नकदी प्रवाह मान्यताओं को बदल देती है, तो कंपनी के लेखाकारों का दायित्व है कि वे परिवर्तन की रिपोर्ट करें।
- तुलनीयता या तुलनीयता के सिद्धांत के लिए एकाउंटेंट को कुछ मानकों का पालन करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि GAAP या SAK, यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक कंपनी के वित्तीय विवरणों की तुलना अन्य कंपनियों के वित्तीय विवरणों से की जा सकती है।
