ईमेल आधुनिक दुनिया में संचार के सबसे सामान्य रूपों में से एक है। ईमेल के माध्यम से दूसरों को अपना परिचय देने का तरीका जानने से आपका करियर और नेटवर्क बेहतर हो सकता है। एक संक्षिप्त और स्पष्ट परिचयात्मक ईमेल लिखने से ईमेल के पढ़ने और पाठक के आपके साथ जुड़ने की संभावना बढ़ जाएगी। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका ईमेल बाकियों से अलग है, कुछ अधिक सामान्य गलतियों से बचें।
कदम
विधि 1 में से 3: ईमेल को मजबूती से प्रारंभ करना
चरण 1. सुनिश्चित करें कि ईमेल का विषय स्पष्ट है।
प्राप्तकर्ताओं को ईमेल खोलने से पहले उसकी रूपरेखा जानना आवश्यक है। सुनिश्चित करें कि यह संक्षिप्त है; क्योंकि लंबी चीजें जटिल हो सकती हैं। एक परिचयात्मक ईमेल के लिए, आप "परिचय - आपका नाम" लिख सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आप पहले विषय लिख लें! अक्सर जो गलती होती है वह है ईमेल के बारे में लिखना भूल जाना।
- मोबाइल डिवाइस आमतौर पर विषय में केवल 25-30 वर्ण प्रदर्शित करते हैं, इसलिए इसे छोटा रखना सुनिश्चित करें।
चरण 2. एक व्यावसायिक अभिवादन के साथ खोलें।
"हैलो" या "हाय" से शुरू न करें। इस तरह अभिवादन तभी करें जब आप उस व्यक्ति को पहले से ही जानते हों। सही व्यावसायिक अभिवादन के साथ शुरुआत करें। प्राप्तकर्ता के पहले नाम का उपयोग करने से बचें।
- "टू मिस/सर/मैडम" - यदि आप महिला प्राप्तकर्ता की वैवाहिक स्थिति के बारे में बिल्कुल भी अनिश्चित हैं, तो हमेशा मिस का उपयोग अधिक विनम्र होने के लिए करें।
- "इच्छुक पार्टियों के लिए" - इस अभिवादन का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब आप सुनिश्चित न हों कि संदेश कौन प्राप्त करेगा।
चरण 3. अपना परिचय दें।
पहले वाक्य को प्राप्तकर्ता को अपना परिचय देना चाहिए। यह उन्हें शेष ईमेल संदेश के साथ नाम जोड़ने की अनुमति देता है।
- "मैं …"
- यदि उपलब्ध हो तो शीर्षक दें। यदि आपके पास एक से अधिक डिग्रियां हैं, तो केवल सबसे महत्वपूर्ण या प्रासंगिक डिग्री का चयन करें।
विधि २ का ३: ईमेल को संक्षिप्त रखना
चरण 1. बताएं कि आप प्राप्तकर्ता का ईमेल पता कैसे प्राप्त कर सकते हैं।
प्राप्तकर्ताओं को बताएं कि आपको उनकी संपर्क जानकारी कैसे मिली। इससे यह दिखाने में मदद मिलती है कि आप उन तक पहुंचने के लिए सही रास्ते का अनुसरण कर रहे हैं।
- "आपके कार्यालय प्रबंधक ने मुझे यह ईमेल पता दिया है"
- "मुझे यह ईमेल पता आपकी वेबसाइट पर मिला है"
- "फलाने और फलाने ने कहा कि मुझे तुम्हें फोन करना चाहिए"
चरण २। पिछली बार जब आपने एक-दूसरे को देखा (यदि कोई हो) के बारे में बात करें।
किसी की स्मृति को जगाने से अधिक जुड़ाव पैदा होगा।
- "हमने पिछले सप्ताह सम्मेलन में संक्षेप में बात की थी"
- "हमने कल फोन पर बात की थी"
- "मैंने आपकी प्रस्तुति देखी …"
चरण 3. साझा हितों को साझा करें।
यह आपको अपने प्राप्तकर्ताओं के संपर्क में रहने में मदद करता है, और आपके व्यवसाय ईमेल को कम रूखा बनाता है। सामान्य रुचियों को निर्धारित करने के लिए, आप ईमेल प्राप्त करने वाले पर थोड़ा शोध कर सकते हैं। फेसबुक, ट्विटर और लिंक्डइन को भी देखें।
- सुनिश्चित करें कि आपने यह बताया है कि आपको यह सामान्य रुचि कहां से मिली, अन्यथा आपको एक शिकारी के रूप में देखा जा सकता है।
- यदि संभव हो, तो ईमेल की सामग्री को किसी ऐसे व्यवसाय से संबंधित रखें जो एक सामान्य हित से संबंधित हो, जैसे कि आपके क्षेत्र में कुछ या एक साझा पेशेवर जुनून जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
चरण 4. उन कारणों को बताएं जिन्हें आप कनेक्ट करना चाहते हैं।
ईमेल के मूल में जाने के लिए बहुत लंबा इंतजार न करें। आपके ईमेल तक पहुंचने से पहले कोई भी ईमेल कुछ पैराग्राफ आगे नहीं पढ़ेगा। स्पष्ट रूप से और संक्षेप में बताएं कि आप क्या चाहते हैं और आप उस व्यक्ति से क्यों संपर्क कर रहे हैं। यदि आप सलाह मांग रहे हैं या कोई अन्य अनुरोध कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि अनुरोध अच्छी तरह से प्रबंधित है, खासकर यदि यह आपका पहला संपर्क है।
- "मुझे इसके बारे में और जानने में दिलचस्पी है …"
- "मैं आपसे चर्चा करने के लिए मिलना चाहूंगा …"
- "मुझे आपकी राय चाहिए…"
चरण 5. सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल एक विषय पर केंद्रित है।
एक कुटिल ईमेल प्राप्तकर्ता को रुचि खो देगा या भूल जाएगा कि आपने ईमेल क्यों भेजा है। अपना परिचयात्मक ईमेल सरल रखें और प्राप्तकर्ता से केवल एक ही बात पूछें।
विधि 3 का 3: ईमेल समाप्त करना
चरण 1. प्राप्तकर्ता को उनके समय के लिए धन्यवाद।
संपूर्ण ईमेल को पढ़ना कुछ गंभीरता लेता है, इसलिए इसे पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें। यह सरल शिष्टाचार प्राप्तकर्ता के मूड में काफी सुधार करेगा और आपको प्रतिक्रिया मिलने की संभावना बढ़ जाएगी।
- "मैं इस ईमेल को पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए आपकी सराहना करता हूं।"
- "इसे पढ़ने के लिए अपने शेड्यूल से समय निकालने के लिए धन्यवाद।"
चरण 2. कार्रवाई के लिए कॉल तैयार करें।
प्राप्तकर्ता को ईमेल का जवाब देने, कॉल करने, अपने प्रस्ताव के बारे में सोचने या उसे शामिल करने के लिए कुछ और करने के लिए कहें। बॉन्डिंग बढ़ाने का एक और तरीका है सवाल पूछना।
- "जब आपके पास खाली समय हो तो मुझे कॉल करें"
- "चलो दोपहर के भोजन के लिए जल्द ही मिलते हैं"
- "इस बारे में तुम्हारा क्या विचार है…?"
- "मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतज़ार रहेगा"
चरण 3. ईमेल समाप्त करें।
एक पेशेवर ईमेल समाप्त करते समय, संक्षेप में धन्यवाद कहना सुनिश्चित करें। एक साधारण अंतिम अभिवादन ईमेल को पेशेवर बनाए रखेगा लेकिन फिर भी आपका आभार व्यक्त करेगा।
- "सादर",
- "शुक्रिया",
- "सधन्यवाद",
- "नमस्ते और सादर", "ईमानदारी से", "चीयर्स!", "शांति का अभिवादन", "आपके विचार के लिए धन्यवाद" कहने से बचें।
चरण 4. हस्ताक्षर शामिल करें।
यदि आपने हस्ताक्षर शामिल करने के लिए अपनी ईमेल सेवा को कॉन्फ़िगर नहीं किया है, तो ईमेल को अपने नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी के साथ समाप्त करना सुनिश्चित करें। इस अनुभाग को पाँच फ़ोन नंबर, दो ईमेल पते और तीन वेबसाइटों से अभिभूत न करें। इसे सरल रखें ताकि प्राप्तकर्ता आपके साथ फिर से जुड़ने का सबसे अच्छा तरीका जान सके। अपने हस्ताक्षर में उद्धरण शामिल करने से बचें।
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- जो स्मिथ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joessmithswebsite.com
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चरण 5. ईमेल की वर्तनी की जाँच करें।
"भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले, अपने ईमेल को कुछ बार पढ़ने के लिए कुछ समय निकालें और आपको मिलने वाली किसी भी त्रुटि को ठीक करें। यह ईमेल प्राप्तकर्ता के साथ आपका पहला संपर्क होने की संभावना है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सबसे अच्छा प्रभाव छोड़ते हैं। वर्तनी और व्याकरण संबंधी गलतियाँ तुरंत आपके ईमेल को बहुत कम पेशेवर बना देंगी।
