अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होने के लिए, आपको विशेष रूप से चीजों को व्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए (विशेषकर वाक्यों की अस्पष्टता या दूसरे व्यक्ति के भ्रम से बचने के लिए)। स्पष्ट और वर्णनात्मक जानकारी - चाहे लिखित हो या मौखिक - न केवल आपको संप्रेषित किए जा रहे बिंदुओं को अधिक स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में मदद करेगी, इससे दूसरे व्यक्ति के लिए उन्हें समझना भी आसान हो जाएगा। जल्दी करने की कोई जरूरत नहीं है; अपने संदेश को संरचित करने के लिए समय निकालें और अधिक विशेष रूप से संचार करने के लाभों का आनंद लें।
कदम
2 का भाग 1: यह तय करना कि कौन सी सूचना संप्रेषित करनी है
चरण 1. एक विषय चुनें जिसमें आप अच्छे हैं।
जितना अधिक आप विषय के बारे में जानेंगे, आपके लिए विशिष्ट तथ्यों और आंकड़ों को बताना उतना ही आसान होगा।
- यदि आप विषय से परिचित नहीं हैं, तो थोड़ा शोध करें (एक किताब पढ़ें, इंटरनेट पेज ब्राउज़ करें, आदि) ताकि आप विषय के बारे में अधिक विस्तार से बता सकें या लिख सकें। एक व्यापक लेखन या भाषण सामग्री तैयार करने के लिए, आपको थोड़ा सा शोध करना चाहिए।
- यदि आपको अपनी क्षमताओं पर भरोसा नहीं है, तो विषय को किसी परिचित चीज़ से जोड़ने का प्रयास करें। आप एक उप-विषय के बारे में भी सोच सकते हैं जिसे आप बेहतर समझते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको जलवायु परिवर्तन के बारे में बात करने के लिए कहा जाता है, तो एक विशिष्ट पहलू को चुनने का प्रयास करें जिसे आप समझते हैं और अच्छे हैं, लेकिन यह जलवायु परिवर्तन के विषय के दायरे में आता है (जैसे कि ध्रुवीय भालू से आपका प्यार और प्रभाव उनके आवास पर जलवायु परिवर्तन का)।
चरण 2. अपने "कॉल टू एक्शन" को परिभाषित करें।
यह कदम जटिल लग सकता है, लेकिन यह आपके तर्क के फोकस को कम करने और श्रोता या पाठक को अपने लेखन या भाषण के उद्देश्य पर जोर देने के लायक है। दूसरे शब्दों में, स्पष्ट रूप से बताएं कि आपके तर्क को सुनने या पढ़ने के बाद पाठक या श्रोता को किस प्रकार की कार्रवाई करनी चाहिए। आपके द्वारा चुनी गई सामग्री के प्रकार के बावजूद (चाहे कथा या दार्शनिक तर्क), सुनिश्चित करें कि आप इस बारे में सोचते हैं कि आप श्रोता या पाठक की किस तरह की प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। सामग्री का प्रारूप तैयार करते समय इस चरण को न भूलें।
- एक "कॉल टू एक्शन" आमतौर पर मार्केटिंग की दुनिया में इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द है, लेकिन इसे लेखन या भाषण सामग्री के एक टुकड़े की रचना की प्रक्रिया पर भी लागू किया जा सकता है। आपका विषय जो भी हो, इस बारे में सोचें कि किसी विशिष्ट संदेश को संप्रेषित करने के लिए निबंध का उपयोग विपणन तत्व के रूप में कैसे किया जा सकता है और लोगों को आपकी अपेक्षाओं पर कार्य करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता है।
- कुछ सामान्य उद्देश्य कार्रवाई के लिए कहते हैं: कुछ सूचित करें, किसी को कुछ करने के लिए प्रोत्साहित करें, कुछ अनुशंसा करें, कुछ बहस करें, तर्क का समर्थन करें, कुछ समझाएं, कुछ निर्देश दें, और कुछ लड़ें।
- यदि आप ध्रुवीय भालू और जलवायु परिवर्तन के बारे में लिखना चाहते हैं, तो आपकी कॉल टू एक्शन संभवतः उन कार्यों से संबंधित होगी जो श्रोता या पाठक जलवायु परिवर्तन के प्रभावों को संबोधित करने के लिए ले सकते हैं।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि आप विषय के प्रश्नों का उत्तर देते हैं।
आपका लक्ष्य जो भी हो (किसी प्रश्न का उत्तर देना, किसी तर्क का खंडन करना, या एक असाइनमेंट पूरा करना), उस विषय पर उन विशिष्ट प्रश्नों के बारे में ध्यान से सोचें जिनका उत्तर आपको देना है। बेशक आप कुछ अतिरिक्त जानकारी सम्मिलित कर सकते हैं जो अभी भी प्रासंगिक है। लेकिन पहले, सुनिश्चित करें कि आपने पहले मुख्य प्रश्नों का उत्तर दे दिया है।
प्रश्न शब्द पर विचार करें जो प्रश्न शुरू करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको यह वर्णन करने के लिए कहा जाता है कि आप काम पर क्या करते हैं, तो आप विषय से संबंधित अन्य चीजों को समझाने के लिए ललचा सकते हैं, जैसे कि आपने काम पर कैसा प्रदर्शन किया या आपने उस नौकरी को क्यों चुना। यह जानकारी - हालांकि दिलचस्प और सुनने में महत्वपूर्ण - मूल जानकारी नहीं है जिसे आपको प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आप कोई अन्य जानकारी जोड़ने से पहले मूल प्रश्न का उत्तर दें।
चरण 4. अपने लेखन या भाषण की लंबाई के बारे में सोचें।
यदि आपको अधिकतम 500 शब्द लिखने या 15 मिनट बोलने की अनुमति है, तो सुनिश्चित करें कि आप उन सीमाओं के भीतर सभी महत्वपूर्ण जानकारी और तर्क देने में सक्षम हैं। यदि लिखने या बोलने की अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो ध्यान से सोचें कि आपको क्या संदेश देना है, आप कौन से विषय उठाना चाहते हैं, और आपके लक्षित दर्शक या पाठक कौन हैं। इससे आपको अपने लेखन या बोलने का समय निर्धारित करने में मदद मिलेगी। सुनिश्चित करें कि सभी महत्वपूर्ण जानकारी श्रोता या पाठक को ऊबाए बिना और सुनने में कठिनाई के बिना संप्रेषित की जा सकती है।
- उल्टे पिरामिड सिद्धांत का प्रयास करें। एक उल्टा पिरामिड सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को सबसे ऊपर और कम महत्वपूर्ण सूचनाओं को सबसे नीचे रखता है। यदि आप श्रोता के ध्यान अवधि की परवाह करते हैं, तो इस सिद्धांत को लागू करना सीखें। बेशक, यह सिद्धांत सभी प्रकार के लेखन या भाषण पर लागू नहीं होता है। लेकिन कम से कम, यदि आप कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं को संप्रेषित करना सीखना चाहते हैं, तो उल्टे पिरामिड सिद्धांत एक कोशिश के काबिल है।
- यदि आपके पास समय बचा है (मौखिक संचार) या पृष्ठ (अशाब्दिक संचार), तो केवल अर्थहीन शब्द न जोड़ें। अन्य जानकारी या उदाहरणों के बारे में सोचने का प्रयास करें जो आपके विषय के लिए प्रासंगिक हों; उन विवरणों को संप्रेषित करें जो श्रोता या पाठक के लिए उपयोगी हों।
- प्रासंगिक पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें। अप्रासंगिक विवरण केवल आपके तर्क को कम केंद्रित करेंगे।
चरण 5. एक उदाहरण दीजिए।
चाहे मौखिक हो या अशाब्दिक, दोनों के लिए आपको एक तर्क बनाने और उस तर्क का समर्थन करने के लिए उदाहरण प्रदान करने की आवश्यकता होती है। याद रखें, विशिष्ट जानकारी के लिए हमेशा सत्यापन की आवश्यकता होती है।
- एक राजनीतिक भाषण या विद्वानों के काम में, उदाहरण के लिए, उदाहरणों को प्रत्यक्ष और विशिष्ट प्रारूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए, जैसे "उदाहरण …"। जबकि अधिक आकस्मिक शैलियों में, जैसे कि रचनात्मक लेखन, उदाहरण अधिक निहित प्रारूप में दिए जाते हैं। उदाहरण के लिए, यह समझाने के लिए कि आपका चरित्र बहुत फैशन-प्रेमी है, आपको यह वर्णन करना होगा कि वह किस तरह के कपड़े पहनती है या उसका पसंदीदा कपड़ों की दुकान क्या है।
- उदाहरणों के साथ ओवरबोर्ड मत जाओ। यदि आप बहुत से असंबंधित उदाहरण देते हैं, तो संभावना है कि आपके श्रोता या पाठक आपके मुख्य विषय को भूल जाएंगे। आप जिस उदाहरण को प्रस्तुत करने जा रहे हैं, उसके सभी विवरणों का मूल्यांकन करके इस संभावना से बचें; सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा प्रदान किए गए उदाहरण और आपके मुख्य तर्क के बीच एक स्पष्ट संबंध है।
चरण 6. जितना संभव हो, सभी प्रश्न शब्दों की व्याख्या करें।
जब तक आपकी सामग्री बहुत संक्षिप्त न हो, यह स्पष्ट करने पर विचार करें कि आपकी सामग्री में कौन, क्या, कब और कहाँ के प्रश्न हैं। व्यावसायिक संचार में लागू होने के लिए यह विधि विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि आप किसी से कुछ चाहते हैं, तो निश्चित रूप से आपको यह बताने की जरूरत है कि आपको क्या चाहिए, किसे इसकी जरूरत है, इसे कब पूरा करना है और इसे कहां पूरा किया जा सकता है।
प्रश्न शब्द "कैसे" और "क्यों" महत्वपूर्ण हो सकते हैं या नहीं भी हो सकते हैं (आपके संदेश की सामग्री के आधार पर)। ध्यान से सोचें कि श्रोता या पाठक आपके संदेश की व्याख्या कैसे करेंगे; यह कभी न मानें कि यदि आप उन्हें नहीं बताएंगे तो वे समझ जाएंगे।
चरण 7. विषय का सामान्यीकरण न करें।
सामान्यीकरण अक्सर तब किया जाता है जब आप नहीं जानते कि और क्या कहना है (आमतौर पर अशाब्दिक/लिखित संचार में होता है)। कुछ सामान्य उदाहरण वाक्य हैं "बहुत पहले से …" या "बहुत से लोग सोचते हैं …"। इन वाक्यांशों को बहुत सारगर्भित और व्यापक कहा जा सकता है, इसलिए सत्य को सही ठहराना मुश्किल है।
उदाहरण के लिए, "प्रौद्योगिकी आधुनिक जीवन को बदतर बना रही है" कहकर अपना निबंध शुरू करने के बजाय, आप कह सकते हैं, "कुछ विशेषज्ञों के अनुसार, प्रौद्योगिकी लोगों के बीच संचार समस्याओं का कारण बनती है और एक व्यक्ति की अकेलेपन की भावना को बढ़ाती है।"
भाग २ का २: शब्दों का चयन
चरण 1. उचित विशेषण और क्रिया विशेषण का प्रयोग करें।
वर्णनात्मक वाक्य आमतौर पर श्रोता या पाठक के लिए यह समझना आसान बनाते हैं कि आपका क्या मतलब है। इसके अलावा, ऐसे वाक्य आमतौर पर सुनने या पढ़ने में अधिक दिलचस्प होंगे। हालांकि, अक्सर वर्णनात्मक वाक्यों का प्रयोग न करें; यह आशंका है कि ये वाक्य वास्तव में बेमानी होंगे और श्रोताओं या पाठकों पर कम प्रभाव डालेंगे।
- इस बारे में सोचें कि श्रोता या पाठक आपकी पसंद के शब्दों की कल्पना कैसे करेंगे। यदि आपके शब्द उनके दिमाग में एक स्पष्ट तस्वीर नहीं बनाते हैं, तो संभावना है कि आप ऐसे शब्दों का चयन कर रहे हैं जो बहुत अस्पष्ट हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल यह कहते हैं, "वह व्यक्ति घर चला गया," सुनने वाले को इसकी कल्पना करने में कठिनाई होगी। इसके बजाय, "थका हुआ बूढ़ा अपने अंधेरे और खाली घर में घर आया" कहने का प्रयास करें; इस तरह के विवरण से श्रोता या पाठक के लिए स्थिति को समझना बहुत आसान हो जाएगा।
- वाक्य "वह हकलाता है और हकलाता है" में एक निरर्थक क्रिया विशेषण होता है, क्योंकि "हकलाना" शब्द को पहले से ही एक भाषण विकार के रूप में व्याख्या किया जा सकता है जो एक व्यक्ति को रुक-रुक कर बोलने का कारण बनता है।
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि उपयोग की जाने वाली भाषा पर्याप्त वर्णनात्मक है या नहीं, तो अपने किसी करीबी से अपने लेखन को पढ़ने और मूल्यांकन करने के लिए कहें। उनसे पूछें कि क्या आपका लेखन पर्याप्त विस्तृत है, और यदि आप जिस भाषा का उपयोग करते हैं वह पर्याप्त स्पष्ट है।
- आपके द्वारा उल्लिखित प्रत्येक वस्तु का वर्णन करने के बजाय, अपने संदेश में केवल सबसे महत्वपूर्ण वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित करें।
चरण 2. सही संज्ञा का प्रयोग करें।
अपने पाठकों या श्रोताओं को भ्रमित न होने दें; हमेशा एक विशिष्ट नाम, शीर्षक और स्थान का उल्लेख करने का प्रयास करें।
चरण 3. समय के बारे में विवरण प्रदान करें।
सुनिश्चित करें कि श्रोता या पाठक आपके द्वारा बताए गए समय के क्रिया विशेषण को समझने में सक्षम हैं; "अगले सप्ताह" या "जल्द ही" कहने के बजाय, "सोमवार को" या "साढ़े पांच बजे से पहले" जैसे अधिक विशिष्ट शब्दों का उपयोग करें।
चरण 4. लेखन तकनीक "शो मत बताओ" का प्रयोग करें।
रचनात्मक लेखन में, वर्णनात्मक शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग पांच इंद्रियों पर आधारित होता है: दृष्टि, गंध, स्वाद, श्रवण और स्पर्श। यह विधि अन्य प्रकार के लिखित या मौखिक भाषण के लिए भी उपयोगी है, खासकर जब से श्रोताओं या पाठकों के लिए स्थिति का "अनुभव" करना और अपने निष्कर्ष पर आना संभव है।
- उदाहरण के लिए, वाक्य "देशावन बहुत खुश है" में अभी भी विस्तार की कमी है। पाठक उस खुशी को नहीं समझ पाएंगे जैसा देशावन महसूस करता है। इसके बजाय, लिखने का प्रयास करें, "देशावन ने महसूस किया कि जब वह आखिरकार एरिका से मिली तो उसका दिल धड़क रहा था। वह अपने पुराने दोस्त के साथ अभी-अभी सुनी गई खुशखबरी को साझा करने के लिए इंतजार नहीं कर सकता।" देशावन की भावनाओं के बारे में ये ठोस और विशिष्ट विवरण पाठक को देशावन की भावनाओं को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देते हैं।
- चीजों को बेहतर ढंग से समझाने में सक्षम होने के लिए, चीजों को और अधिक विस्तार से देखना सीखें। अपने दैनिक जीवन में छोटे-छोटे विवरणों को देखकर प्रारंभ करें; अपनी पांच इंद्रियों को तेज करें।
चरण 5. जानें कि कब व्याख्या करना है।
यदि आप किसी और के शब्दों को उद्धृत करना चाहते हैं, तो वास्तविक वाक्य को उद्धृत करने पर विचार करें। दुर्भाग्य से, यह विधि केवल तभी काम करती है जब उद्धरण स्पष्ट और संक्षिप्त हो। यदि आपके द्वारा उद्धृत वाक्य बहुत जटिल या समझने में कठिन है, तो श्रोताओं या पाठकों को समझने में आसान बनाने के लिए पैराफ्रेशिंग (इसे अपने शब्दों में फिर से समझाएं) पर विचार करें।
रचनात्मक लेखन में कथानक और चरित्र के विकास के लिए संवाद एक आवश्यक तत्व है। तो सुनिश्चित करें कि आप इसे संवाद रूप में लिखते हैं, न कि पैराफ्रेश में।
चरण 6. अपनी शब्दावली का विस्तार करें।
एक विस्तृत शब्दावली आपको बेहतर संवाद करने में मदद कर सकती है। आप जितने अधिक शब्दों को जानेंगे, आपके लिए उन शब्दों का चयन करना आसान होगा जो आपके द्वारा व्यक्त किए जाने वाले विवरण से सबसे अच्छी तरह मेल खाते हों।
- कुछ स्थितियों में, आपको जटिल शब्द विकल्पों का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन सुनिश्चित करें कि आप उन शब्दों से बचें जो सामान्य नहीं हैं और समझने में मुश्किल हैं। याद रखें, संचार का एक महत्वपूर्ण तत्व संदेश है, शब्दावली का चुनाव नहीं। आपको तकनीकी शब्दजाल चुनने में भी सावधानी बरतने की जरूरत है; यह आशंका है कि श्रोताओं या पाठकों के मन में शब्दजाल परिचित नहीं है।
- भाषा शब्दकोश और थिसॉरस ऐसी वस्तुएं हैं जो वास्तव में आपको कुछ समझाने में मदद करती हैं। यदि आप अपने द्वारा चुने गए शब्दों के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो हमेशा शब्दकोश में शब्दों के अर्थ की जाँच करें।
चरण 7. अत्यधिक जटिल वाक्य संरचनाओं से बचें।
सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक शब्द को सही क्रम में रखा है। यह भी सुनिश्चित करें कि आप सही वाक्य संरचना का उपयोग करते हैं ताकि आपका संदेश तरल, स्पष्ट और संक्षिप्त महसूस हो। नीचे दिए गए वाक्यों की तुलना करने का प्रयास करें:
- "औद्योगिक जासूसी, कॉर्पोरेट सूचनाओं को संग्रहीत और संसाधित करने के लिए कंप्यूटर के बढ़ते उपयोग के साथ, तेजी से बढ़ रहा है।" यह संदेश अस्पष्ट लगता है क्योंकि सम्मिलित खंड वास्तव में वाक्य के मुख्य विचार को भ्रमित करते हैं।
- "कॉरपोरेट सूचनाओं को संग्रहीत और संसाधित करने के लिए कंप्यूटर के बढ़ते उपयोग के साथ औद्योगिक जासूसी तेजी से बढ़ रही है।" यह संदेश अधिक स्पष्ट लगता है क्योंकि वाक्य की शुरुआत में मुख्य विचार व्यक्त किया जाता है।
